1

Preguntas Frecuentes del Proceso de

Administración de Legajos 2

Preguntas Frecuentes
Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH
Normas para la Gestión del Proceso de Administración de Legajos

1. ¿A quiénes y a qué entidades aplica

la directiva Normas para la gestión del
proceso de administración de legajos?

La Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH Normas

para la gestión del proceso de administración de Referencia:
legajos, aplica a las entidades públicas del Sistema Artículo V del Título
Administrativo de Gestión de Recursos Humanos Preliminar y Prime
de los niveles: nacional, regional y local. ra
Disposición Comp
lementaria
Transitoria de la D
Esta Directiva resulta de aplicación en lo que irectiva
N° 001-2023-SERV
resulte pertinente para la administración de IR-GDSRH .
legajos de servidores/as del Estado que perciban
dietas, practicantes, secigristas, y regímenes
especiales.

2. ¿Cómo se aplica la Directiva a los

legajos de los/as servidores/as civiles
vinculados a partir de la fecha de
vigencia?
Referencia:
Para los/as servidores/as que se vinculen a partir
Segunda Disposición
de la vigencia de la Directiva N° 001-2023-SERVIR-
Complementaria
GDSRH, es decir, desde el 06 de octubre de 2023,
Transitoria de la Directiva sus legajos deben sujetarse a las disposiciones
N° 001-2023-SERVIR-GDSRH. contenidas en la directiva.
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 3

3. ¿En qué plazo la entidad debe adecuar

los legajos activos a los formatos de la
Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH?

Para el caso de los/as servidores/as que Referencia:

mantienen un vínculo vigente, las entidades Primera Disposició
n
públicas adecuarán de forma progresiva los Complementaria
Transitoria de la D
legajos activos, a la fecha de entrada de vigencia irectiva
N° 001-2023-SERV
de la Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH, IR-GDSRH.
acorde los siguientes plazos:

a) Las entidades públicas del Gobierno

Nacional, cuentan con hasta seis (06)
meses contados desde el día siguiente
de la publicación de la Directiva N°
001-2023-SERVIR-GDSRH, para culminar su
implementación.
b) Las entidades públicas del Gobierno
Regional, cuentan con hasta doce (12)
meses contados desde el día siguiente
de la publicación de la Directiva N°
001-2023-SERVIR-GDSRH, para culminar su
implementación.
c) Las entidades públicas del Gobierno
Local, cuentan con hasta dieciocho (18)
meses contados desde el día siguiente de
la publicación de la presente Directiva, para
culminar su implementación.

4. ¿Debo utilizar sólo los formatos

aprobados en la Directiva?
Referencia:
osición
Segunda Disp Las ORH podrán utilizar otros formatos a los
ria
Complementa establecidos en la Directiva N° 001-2023-SERVIR-
o r ia d e la D ir ectiva GDSRH, siempre que cumplan con la información
Transit GDSRH
2 0 2 3 - S E R V IR - mínima requerida en dichos formatos.
N° 001-
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 4

5. ¿El Manual Normativo de Personal

N° 005-94-DNP Legajo de Personal se
seguirá aplicando a las entidades del
régimen del D. Leg. N° 276?
Referencia:
No, el artículo 2 de la Resolución de Presidencia Artículo 2 de la Resolució
Ejecutiva N° 190-2023-SERVIR-PE que aprueba n
de Presidencia Ejecutiva
la Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH dejó
N° 190-2023-SERVIR-PE,
sin efecto el Manual Normativo de Personal N°
que aprueba la Directiva
005-94-DNP, Legajo de Personal aprobado por N° 001-2023-SERVIR-GDSR
la Resolución Directoral N° 004- 94-INAP/DNP H.
del Instituto Nacional de Administración Pública.
Por tal motivo, para la Administración de Legajos
en las entidades públicas se deberán aplicar las
disposiciones establecidas en la Directiva N°
001-2023-SERVIR-GDSRH.

:
6. ¿Cuál es el contenido mínimo del
Referencia nto legajo personal?
d e l R e g la m e
Artículo 131 y N ° 3 0 057,
la L e
General de io Civil y La organización del legajo, tanto en archivo
e l S e r v ic
Ley d físico o digital, debe efectuarse por secciones,
Artículo 3 y considerando como mínimos las siguientes:
0 1 d e la D irectiva
Anexo I R - G D SRH.
- S E R V
N° 001-2023 Sección 01 Información personal y familiar.
Sección 02 Incorporación.
Sección 03 Formación académica y
capacitación.
Sección 04 Experiencia laboral.
Sección 05 Movimientos del Personal.
Sección 06 Compensaciones.
Sección 07 Evaluación de desempeño,
progresión en la carrera y desplazamiento.
Sección 08 Reconocimientos y sanciones
disciplinarias.
Sección 09 Relaciones laborales individuales
y colectivas.
Sección 10 Seguridad y Salud en el Trabajo
(SST) y bienestar social.
Sección 11 Desvinculación.
Sección 12 Otros que considere la entidad.
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 5

7. ¿Las entidades deben realizar la

fiscalización posterior a los legajos de los/
as servidores/as que estaban vinculados
antes de la entrada en vigencia de la
Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH?
Referenci
a:
Sí, las ORH tienen la obligación de realizar la Tercera Dis
posición
fiscalización posterior de acuerdo a lo establecido Compleme
Transitoria ntaria
en el artículo 7 de la Directiva, a los documentos de la Direc
N° 001-202 tiva
presentados por los/las servidores/as civiles con 3-SERVIR-G
DSRH.
los cuales acreditan el cumplimiento del perfil
del cargo o puesto, cuyos legajos se encuentren
activos a la fecha de entrada en vigencia de la
Directiva, es decir al 06 de octubre de 2023.

8. ¿Cómo las Entidades públicas deben

realizar fiscalización posterior a los
documentos que presenten los/as
servidores/as?

Las entidades deben realizar a fiscalización

posterior, conforme a los numerales 1.7 y 1.16
Referencia:
lo 7 d e la D ir ectiva del artículo IV del Texto Único Ordenado de la Ley
Artícu
0 0 1 - 2 0 2 3 - S E RVIR- N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo
N°
GDSRH. General, aprobado por Decreto Supremo
N° 004-2019-JUS. Dicha fiscalización aplica
obligatoriamente a funcionarios/as, directivos/as
públicos/as y personal de confianza, dentro de los
dos (2) días hábiles siguientes a su vinculación con
la entidad, culminando como máximo a los quince
(15) días hábiles de iniciado el mismo.

Para el caso de los/as servidores/as civiles que

no son funcionarios/as, directivos/as públicos/
as y personal de confianza, dicho proceso se
inicia como máximo dentro de los treinta (30)
días hábiles siguientes a su vinculación, debiendo
cubrir como mínimo al diez por ciento (10 %) de
las incorporaciones efectuadas en el mes, y hasta
un máximo de ciento cincuenta (150) legajos por
semestre. Sin perjuicio de ello, las entidades pueden
establecer disposiciones internas que regulen
porcentajes mayores, siempre que cuenten con
los recursos humanos, logísticos y presupuestales
necesarios; culminando como máximo a los quince
(15) días hábiles de iniciado el mismo.
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 6

9. ¿A qué documentación contenida en

el legajo se debe realizar fiscalización
posterior? Referenci
Numeral 7 a:
La ORH inicia la fiscalización posterior para .1 del artíc
7 de la Dire ulo
verificar la autenticidad y exactitud de los 001-2023-S ctiva N°
documentos presentados por el/la servidor/a ERVIR-GDS
RH.
civil, respecto de los documentos emitidos por
entidades públicas y privadas con los cuales
acreditó el cumplimiento del perfil de puesto.

10. ¿La fiscalización posterior es

obligatoria para los/las funcionarios/as,
directivos/as públicos/as y personal de
confianza?
Referencia:
l artículo Sí, la fiscalización posterior es obligatoria a
Numeral 7.2 de la totalidad de funcionarios/as, directivos/as
N°
7 de la Directiva públicos/as y personal de confianza que hubiera
0 2 3 -S E R V IR -G DSRH.
001-2 en la entidad pública, dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes a su vinculación con la entidad,
culminando como máximo a los quince (15) días
hábiles de iniciado el mismo.

Referencia:
Literal c) del Artículo
11. ¿Es necesario que la entidad cuente
IV del Título Preliminar
con legajos digitales y físicos de manera
de la Directiva N°
simultánea? 001-2023-SERVIR-GDSRH
.
No, las entidades públicas podrán administrar sus
legajos sea por medio de legajos en formato digital
o en formato físico, no requiriéndose que deban
implementar ambos formatos simultáneamente.

Sin perjuicio de lo anterior, en caso de contar con

ambos formatos, la actualización y administración
del legajo deberá aplicar a ambos.
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 7

12. ¿Qué datos personales de los/as

servidores/as no se debe divulgar o son
exceptuadas al acceso público?

La información relacionada a los datos personales Referencia:

de los/las servidores/as civiles exceptuada del Ley N° 29733, L
ey de
acceso público solo es aquella cuya difusión Protección de D
atos
afecte su intimidad personal y/o familiar, y aquella Personales, y su
reglamento,
referida a la salud, secreto bancario y tributario, aprobado por D
ecreto
por lo cual, deberá ser excluida del acceso público Supremo N° 003
-2013-
a través de algún mecanismo de disociación que JUS y Artículo VII
del Título
garantice su protección. Preliminar.

Referencia: 13. ¿Cuál es la diferencia entre datos

33, Le y d e P rotección
Ley N° 297 a le s, y su personales y datos sensibles?
s P e r s o n
de Dato o b a d o por
a p r
reglamento, o N ° 003- Los datos personales son toda información sobre
r e m
Decreto Sup u lo IV del una persona natural que la identifica o la hace
A r t íc
2013-JUS y inar. identificable a través de medios que pueden ser
Título Prelim razonablemente utilizados. Por otro lado, los
datos sensibles son datos referidos al origen
racial y étnico, ingresos económicos; opiniones
o convicciones políticas, religiosas, filosóficas
o morales; afiliación sindical; e información
relacionada a la salud o a la orientación sexual.
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 8

14. ¿Quién puede solicitar acceso al

legajo de personal?

Es un derecho del/de la servidor/a civil acceder a la

lectura de su legajo físico y/o digital, solicitándolo
a la ORH. La lectura del legajo se realiza en el
Referencia:
ambiente designado para su custodia, pudiendo Artículo 6 de
ser en la misma ORH. Asimismo, podrá solicitar la Directiva
N° 001-2023
copia de la documentación contenida en el -SERVIR-
GDSRH.
mismo.

Así también, se podrá solicitar acceso a la

información de un legajo en el marco del Texto
Único Ordenado (TUO) de la Ley N° 27806, Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública,
aprobado por Decreto Supremo N° 021-2019-
JUS.

15. ¿Un/a servidor/a puede llevarse el

legajo personal cuando se desvincule de
Referencia: la entidad?
tiva
Artículo 6 de la Direc
0 0 1 -2 0 2 3 -S E R V IR -G DSRH. No, en el marco del derecho al acceso del legajo
N°
personal de un/a servidor/a sólo podrá solicitar
copia de la documentación contenida en él.

16. ¿Qué declaraciones juradas debe

contener un legajo personal?
Referencia:
Acorde al Anexo 1 – Contenido de las secciones del Anexo N° 1 de la Directiva
legajo de la Directiva N° 001-2023-SERVIR-GDSRH, N° 001-2023-SERVIR-GDSRH.
este debe contener como mínimo las siguientes
declaraciones juradas:

a) Declaración jurada o Certificado de

antecedentes penales.
b) Declaración jurada o Certificado de
antecedentes policiales.
c) Declaración Jurada de ingresos y de bienes y
rentas, en caso corresponda.
d) Declaración Jurada de no tener impedimentos
para ser designado funcionario público o
directivo público de libre designación y remoción,
en el marco de la Ley N° 31419 y su reglamento.
e) Otras que se disponga por norma.
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 9

17. ¿Si un/a servidor/a se vincula

nuevamente a la entidad a un nuevo Referencia:
puesto debe tener dos legajos? Artículos 3 y 4 de la
Directiva
No, durante la apertura del legajo personal, la N° 001-2023-SERVIR-
ORH, verifica los documentos presentados para GDSRH.
identificar la documentación que ya se encuentra
en el legajo pasivo del/de la servidor/a.

En caso se identifique documentación similar

en el legajo pasivo, se puede referenciar dicha
documentación al legajo aperturado con el
objetivo de simplificar el proceso de fiscalización
posterior, fedateo y la verificación de validez de
la documentación.

El legajo pasivo se coloca en la sección 12 del Legajo

activo, utilizando la información establecida
en el Anexo N° 07 - formato de referencia de
documentos ubicados en legajo pasivo, de la
presente Directiva.

18. ¿Se debe utilizar algún material en

Referencia: específico para el folder del legajo?
Artículo 9 de la Directiva
N° 001-2023-SERVIR- No, la entidad deberá determinar el material del
GDSRH. folder del legajo que sea adecuado para dicho
fin.

19. ¿Qué es el control de legajos?

Es una relación en formato digital de los legajos

activos y pasivos, donde se controle la información Referencia
del legajo y en la cual se identifique el número, :
Artículo 1 de
el estado y la ubicación de cada legajo, como la
Directiva
mínimo. N° 001-2023
-SERVIR-
GDSRH.
En caso la entidad pública no contara con los
medios informáticos necesarios, puede realizar
el presente registro de manera física.
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 10

20. ¿En la actualización del legajo se

puede solicitar la eliminación de un Referencia:
documento? Artículo 5 de la
Directiva
No, se encuentra prohibida la eliminación o N° 001-2023-SERVIR-
alteración de los documentos contenidos en el GDSRH.
legajo. La actualización del legajo que se requiera
debe realizarse conforme al contenido presente
o nueva información que deba incluirse.

21. ¿La directiva establece el proceso de

designación del fedatario?

No. El régimen de fedatarios se establece en el

artículo 138 del Texto Único Ordenado (TUO)
de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General, aprobado por Decreto
Supremo N° 004-2019-JUS. Asimismo, de
acuerdo a la Cuarta Disposición Complementaria
Transitoria de la referida norma, cada entidad
podrá elaborar un reglamento interno en el
cual se establecerá los requisitos, atribuciones y
demás normas relacionadas con el desempeño
de las funciones de fedatario.
Preguntas Frecuentes del Proceso de
Administración de Legajos 11

22. ¿La documentación contenida en el

legajo debe estar organizada en orden
ascendente (de abajo hacia arriba) o
descendente (de arriba hacia abajo)? Referencia:
Artículo 9 de
Los documentos contenidos en el legajo en la Directiva N°
archivo físico deben estar foliados por sección 001-2023-SERVIR-
de forma correlativa y en orden cronológico, a GDSRH.
efectos que el más reciente sea ubicado sobre
los otros en cada sección correspondiente. Todos
los documentos del legajo en archivo físico deben
estar orientados en una sola dirección.

23. ¿Los regidores de los gobiernos

locales deben contar con un legajo de
personal?
Referencia:
Artículo 52 de la Sí. Los regidores son clasificados como
Ley N° 30057, Ley funcionarios públicos de elección popular, directa
del Servicio Civil. y universal, de acuerdo con el art. 52 de la Ley
N° 30057, por tanto, se encuentran dentro de la
aplicación de la Directiva N° 001-2023-SERVIR-
GDSRH.

24. Respecto a los documentos remitidos

de forma virtual por el servidor entrante,
¿Estos deben registrar el sello, firma y
fecha de recepción?
Referencia
Sí. Para los casos en los que se gestione legajos :
de forma física, y se deba registrar documentos Artículo 4 de
la Directiva N
con firma digital, regulado en la Ley N° 27269, Ley °
001-2023-SE
de Firmas y Certificados Digitales, el/la servidor/a RVIR-
civil debe remitirlos por los medios electrónicos GDSRH.
que disponga la entidad; a efectos que pueda ser
incorporados al legajo personal, incorporando el
sello, firma y fecha de recepción del día en que
se entrega a la entidad.

25. ¿Los documentos referidos a la

entrega de cargo deben formar parte de
las secciones del legajo?
Referencia:
Sí. La documentación relacionada a la entrega de
Anexo N° 1 de la Directiva cargo forma parte de la Sección 11. Desvinculación
H.
N° 001-2023-SERVIR-GDSR del legajo, conforme se establece en el Anexo N°
1 de la Directiva.
12