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ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
GENERALIDADES
De acuerdo con un concepto ampliamente aceptado, un sistema de control interno incluye
todas las medidas mediante las cuales la administración de una empresa controla sus
recursos.
Estas medidas están ideadas para descubrir errores, desperdicios, ineficiencia, desviaciones
de políticas establecidas y fraude. Sin embargo, téngase presenta que el sistema, por bueno,
adecuado y completo que sea, no puede impedir tales sucesos: solo puede asegurar su
pronto descubrimiento.
Un eficaz sistema de control interno debe incluir un control presupuestal, costos estándar,
reportes periódicos de operación, análisis estadísticos, u programa de entrenamiento de
personal, así como programas y personal de auditoria interna. Puede comprender
actividades de otras áreas, como estudios de tiempo y movimientos de campo de la
ingeniería industrial y controles de calidad a través de la inspección, que son una función de
producción.
Aunque en muchos casos no se puede realizar una división tajante de estos procedimientos,
para efectos de estudios se los puede clasificar, según su naturaleza, en:
a) Controles contables
b) Controles administrativos
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que se relacionan directa y principalmente con la salvaguarda de los
activos y la eficacia de los registros financieros. Incluyen, por lo general, los sistemas de
aprobación y autorización, separación e tareas respecto al registro en auxiliares e informes
contables relacionados con las operaciones, la custodia de los activos y los controles físicos
de estos.
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos que conciernen, principalmente, a la eficiencia operacional, la
adhesión a las políticas administrativas y por lo general, se relacionan solo en forma
indirecta con los registros financieros. Comúnmente incluyen controles tales como
análisis estadísticos, estimados de tiempos y movimientos, ejecución de reportes,
programas de entrenamiento de empleados y controles de calidad.
El auditor independiente, para determinar el alcance y profundidad de sus pruebas,
se concentra principalmente en los controles internos contables.
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Se puede afirma que el control interno de un negocio es el sistema de su organización, los
procedimientos que tiene implantados y el personal con que cuenta, estructurados
coordinadamente en un todo, para logra cuatro objetivos fundamentales:
a) Obtener información financiera correcta y segura.
b) Proteger los activos del negocio.
c) Promover la eficiencia operativa.
d) Procurar adhesión a las políticas prescritas por la dirección.
El amplio alcance de esta definición indica que el control interno es mucho más que un
instrumento dedicado a la prevención de fraudes o al descubrimiento de errores
accidentales en el proceso contable; constituye una ayuda indispensable par una eficiente
administración, particularmente en grandes empresas.
Este amplio concepto del control interno es de la mayor significación cuando es visto en
relación con una gran organización industrial, ya que esta técnica se ha desarrollado hasta
adquirir vital importancia para logra que la administración de las grandes y complejas
organizaciones funcione en forma eficaz. En vista de que el control interno ha logrado
mayor significado en las grandes empresas, la exposición de este concepto se considera en
relación con ellas.
En síntesis, se puede decir que el control interno, en la actualidad, abarca todas las
actividades de una empresa. Así, incluye los métodos por medio de los cuales loa altos
funcionarios delegan autoridad y asignan responsabilidades a funciones tales como ventas,
compras, contabilidad y producción; además, el programa para la preparación verificación
y distribución, en los diferentes niveles de supervisión, de aquellos informes ordinarios y
análisis que capacitan a los ejecutivos para mantener el control de la gran variedad de
funciones y actividades propias de una gran empresa. La utilización de técnicas
presupuestarias, métodos de producción, inspecciones de laboratorio, estudios de tiempos y
movimientos, así como los programas de entrenamiento de personal, requieren la
colaboración de ingenieros y muchos técnicos cuyos campos de actividad se encuentran
muy lejos de la acciones contables y financieras. Sin embargo, todos estos recursos forman
parte del mecanismo que actualmente conforma un sistema de control interno.
En este universo es preciso hacer notar que algunos procedimientos o medidas implantados
por la dirección no están relacionados con los estados financieros y consecuentemente, no
son del interés directos del contador publico independiente.
La dirección esta interesada en mantener fueres controles sobre sus operaciones de
producción y actividades de venta, así como sobre sus funciones contables y financieras.
El auditor debe interesarse, principalmente, en los controles de naturaleza contable o
financiera, o sea aquellos que tienen consecuencias directas sobre le grado de confianza que
se pueda depositar en los registros contables y en los estados financieros. Por ejemplo, si el
plan de la organización requiere que las conciliaciones bancarias mensuales sean realzadas
por un empleado que no este autorizado a emitir cheques o manejar efectivo, esta división
de funciones constituye un control contable de importancias. Por otra pare, la auditoria de
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estados financieros no se ocupa, en su examen ordinario de las medidas de naturaleza
administrativa dedicadas a promover operaciones mas eficientes en el campo de la
producción o las ventas.
Un ejemplo de control administrativo lo constituye la instrucción por escrito al
departamento de contratación de una compañía, estableciendo mínimos específicos que
deben ser observados para la selección de nuevos empleados. En un examen ordinario de
estados financieros, probablemente no sean necesario verificar si el departamento de
personal aplico el criterio de la administración para la contratación de nuevos empleados.
Otro ejemplo de control administrativo seria el de un gerente de ventas de una empresa
manufacturera que exige a sus agentes vendedores que presentes informes semanales con el
numero diario de llamadas telefónicas hechas a los clientes.
Para que un procedimiento contable sea completo y confiable, debe reunir un mínimo de
características, que son las siguientes:
a) Provenir de un plan de organización que proporcione una apropiada separación de las
responsabilidades funcionales.
b) Contemplas un sistema de autorización y registro de procedimientos adecuados para
proporcionar un control contable razonable sobre los activos, pasivo, ingreso y gastos.
c) Mantener prácticas adecuadas para ejecutar los deberes y funciones de cada una de las
unidades de la empresa.
d) Contar con personal de calidad proporcional a las funciones del puesto.
Por otra parte, estos procedimientos contables dan origen al sistema de contabilidad, que
para producir información completa y segura debe incluir como mínimo:
1. Un catálogo de cuentas clasificado de acuerdo con las responsabilidades individuales de
empleados clave y su instructivo.
2. Un manual de políticas y procedimientos contables.
3. Un presupuesto o plan maestro de operaciones, consistente en un pronóstico detallado
de las operaciones y el informe oportuno para el análisis de las variaciones ente los
resultados actuales y los presupuestados.
4. Un sistema de contabilidad de costos en caso de que las actividades productivas de la
empresa lo requiera.
5. Documentos y formas bien diseñadas y controladas a través de la prenumeración.
ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO
Es estudio es el examen, la investigación y análisis del control intenso existen. La
evaluación es la conclusión a que se llega, el juicio que se obtiene al medir los resultados
del estudio del control interno.
Métodos para efectuar el control interno
Exciten tres métodos para efectúa el estudio del control interno:
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1. Descriptivo
2. De cuestionarios
3. Gráfico
Método descriptivo. Consiste en la explicación, por escrito, de las rutinas establecidas
para la ejecución de las distintas operaciones o aspectos específicos del control interno. Es
decir, es la formulación de la memorada donde se transcriben en forma fluida los distintos
pasos de un aspecto operativo.
La siguiente es una narración escrita que describe el control interno sobre los recibos de
efectivo.
Cristales Industriales S.A.
Procedimiento de recibo de efectivo
Diciembre 31, 2004
Todos los recibo s de efectivo llegan en el correo en forma de cheques. Laura Martínez, la cajera,
recibe el correo cada mañana en la oficina de correo y lo entrega sin abrir a Helen Estrada, la
contadora jefe.
Estrada abre y distribuye el correo. Los cheques de los clientes los entregan a Martínez, quien
registra los remitentes en el diario de ingresos de efectivo, prepara volantes de consignación por
duplicado y envía por correo los recibos diarios en forma intacta al Banco Nacional. El banco
devuelve por correo los volantes de consignación por duplicado validados y Estrada los archiva en
orden cronológico. Estrada traslada diariamente las partidas del diario de recibos de efectivo al
mayor auxiliar de cuentas por cobrar.
Cualquier cheque de un cliente devuelto por parte del banco, Estrada los entrega al gerente,
William Domínguez, quien hace seguimiento y vuelve a depositar los cheques. Estrada también le
entrega a Domínguez los extractos bancarios mensuales sin abrir. Domínguez hace la
conciliación del extracto bancario mensualmente, compara las fechas y los montos de los
depósitos con las entradas en el diario de recibos de efectivo y revisa la exactitud de los
descuentos de venta registrados en el diario de recibos de efectivo.
Martínez, Estrada y Domínguez están todos asegurados.
Vladimir Morales Hernández
6 de septiembre 2004
Método de cuestionarios. En este procedimiento se elabora, previamente, una relación de
preguntas sobre los aspectos básicos de la operación a investigar y a continuación, se
procede a obtener respuesta a las mismas. Generalmente, estas preguntas se formulan de
tal suerte que una repuesta negativa señale debilidades del control interno; no obstante,
cuando se hace necesario deben incluirse expiaciones mas amplias que otorguen mayor
amplitud a las repuestas.
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A continuación se muestra un ejemplo de un cuestionario de control interno
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
Nombre:
Periodo cubierto:
ASPECTOS CONTABLES Y GENERALES SI NO N/A Observaciones
¿Se prepara los asientos de diario?
¿Se revisan y aprueban los asientos de diario?
¿Se pasan los asientos al libro mayor?
OBLIGACIONES RESPECTO A LOS
INGRESOS
¿Existen controles adecuados para las entradas
diarias de dinero como recibos prenumerados,
relaciones de cobranza y de valores recibidos por
correo, o endosos restrictivos?
¿Se registran los ingresos en efectivo?
¿Se prepara el depósito diario?
¿Se hace el depósito diario en el banco?
¿El efectivo proveniente de la cobranza es
depositado íntegramente y en forma inmediata?
OBLIGACIONES RESPECTO A LOS
EGRESOS
¿Los pagos se realizan por cheques?
¿Se revisa y refrenda los cheques?
¿Existe custodia los cheques expedidos?
¿Las firmas autorizadas para girar contra las
cuentas bancarias, están debidamente autorizadas
por la administración de la compañía?
¿Existen controles adecuados para las salidas de
dinero como autorización previa de las erogaciones,
comprobación adecuada de las mismas, uso de
firmas mancomunadas, control físico de facsímiles
y chequeras, o limite para pagos en efectivo?
¿Se efectúa la conciliación bancaria?
¿Se mantiene el control de los formularios en
blanco?
PAGOS
¿Son pasadas las facturas directamente a la
contabilidad y sellada las copias con la palabra
“duplicado”?
Al procesar facturas:
¿Se cotejan los datos contra las copias aprobadas de
orden de compra?
¿Son verificados todos los cálculos, sumas,
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descuentos, etc.?
¿Revisa y aprueba la distribución contable y el pago
un empleado responsable?
Es efectuado todo pago con cheque?
¿Se utilizan secuencialmente los cheques
prenumerados?
¿Son preparados los cheques por empleados
independientes de aquellos que aprueban la
documentación?
¿Las funciones de autorización, adquisición y venta,
custodia, cobranza, tesorería, registro de
movimientos y operaciones, son realizadas por
diferentes personas?
¿La empresa se encuentra protegida mediante el
afianzamiento de las personas que manejan fondos
y valores?
¿Existen registros que permitan la identificación y
control de títulos como: clase, serie, títulos que
ampara, rendimientos, cupones adheridos, valor del
titulo, fecha y referencia de adquisición?
¿Existe una verificación periódica y sorpresiva de
los fondos y valores en poder de los cajeros
custodios?
¿Se elaboran conciliaciones mensuales de las
cuentas bancarias y de inversiones, por personas
ajenas a las encargadas del manejo del efectivo y
valores?
INGRESOS
¿Son confrontadas las facturas o comprobantes de
ingreso contra los reportes de ventas?
¿Contienen los recibos toda la información
necesaria para identificar claramente la transacción?
¿Existe garantía de que todos los ingresos ganados
se perciban realmente?
¿Se preparan recibos de caja y se adjuntan los datos
pertinentes?
¿Se asientan en los libros los ingresos de caja por
personas ajenas a quienes realizan funciones de
recibo de dinero?
¿Se depositan los ingresos intactos diariamente?
¿Existen controles físicos adecuados sobre los
ingresos de caja?
¿Está segregada la función de caja general del
manejo de libros auxiliares y mayor?
¿Se valúan al tipo de cambio o cotización las
inversiones en moneda extranjera y los metales
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preciosos?
CAJA CHICA
¿Es el custodio del fondo un empleado separado de
la custodia de los fondos pendientes de registrar, de
las entradas y salidas de efectivo y de las cuentas
por cobrar?
¿Se tiene un fondo fino con un monto razonable?
¿Se utilizan formas prenumeradas con tinta?
¿Se llenan las formas prenumeradas con tinta?
¿Se deja constancia en la forma prenumerada de la
aprobación de un funcionario responsable?
¿Se revisan los comprobantes de respaldo de los
desembolsos antes de reembolsar el fondo?
¿Se expiden los cheques de reembolso a nombre del
custodio?
¿Existe un límite para desembolsos?
¿Se practican periódicamente arqueos?
Preparado por: Revisado por:
Fecha: Fecha:
Método gráfico. Tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el
empleo de dibujos, flechas, cuadros, figuras geométricas, etcétera. En estos dibujos deben
representarse departamentos, formas, archivos, etcétera, para indicar y explicar los flujos de
las operaciones.
En la práctica, resulta más conveniente el empleo combinado de los tres métodos, ya
que de este modo se logran resultados más completos y se fundamentan mejor las
conclusiones.
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Cajero Contador
Laura Martínez Helen Estrada
Inicio
Correo que
ingresa
Abre, ordena,
distribuye
Recoge correo correo
en la oficina de
correo
Cheques
Prepara
consignación
bancaria Cheques sin
fondo Archivos
cronológica-
Volantes de mente
Deposita consignación
volante 1 Al banco
2
Cheques Archivos
cronológica-
mente
Diario de Revisión
Da entrada en Traslada a Mayor de Diario de
recibos de periódica
el diario de Cuentas de cuentas recibos
efectivo de
recibos de los clientes por Cobrar de efecto
(DRE) descuento
efectivo s en
ventas en
DRE
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A continuación se muestran algunos ejemplos de los métodos de evaluación del control
interno
