Guía N° 4
Control
La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de
garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para
alcanzarlos. Es una función de todo administrador. Al ejercer la función de control, el
administrador trabaja como el piloto de un vehículo monitoreando constante la
organización en la ruta, se desvía de los accidentes y llega a su destino.
Control por niveles jerárquicos
El proceso de control se aplica a toda organización. Todos los aspectos de desempeño de
una institución deben monitorearse y evaluarse en sus 3 niveles jerárquicos principales:
El control estratégico: complementa la planeación estratégica, una vez que éste trabaja
con la definición de misiones, estrategias, objetivos ventajas competitivas, el control
estratégico intenta monitorear:
El grado de realización de las misiones estrategias y objetivos estratégicos
La adecuación de las misiones, objetivos y estrategias a las amenazas y
oportunidades del ambiente
La competencia y otros factores externos
La eficiencia y otros factores internos
Con base a esa información que se monitorea de forma continua, los directores de una
organización definen y re definen sus estrategias para asegurar sus posiciones,
defenderse de la competencia, mejorar la competitividad de sus sistemas internos,
explorar oportunidades, etc.
B) Controles administrativos: En una organización, los controles administrativos se
practican en las en las áreas funcionales: producción, marketing, finanzas, recursos
humanos.
Son controles que producen información especializada y posibilitan la toma de decisiones
en cada una de estas áreas. Hay criterios y patrones de control tradicionales para todos
ellos, por ejemplo, índice de rotación, ausentismo y atrasos (área de recursos humanos)
cantidad y calidad en los servicios (área de higiene y seguridad).
La síntesis y de información sobre el desempeño de las áreas funcionales es uno de los
componentes del control de nivel estratégico.
C) Control operativos: Se enfoca en las actividades y el consumo de recursos en cualquier
nivel de la organización, los cronogramas de presidencia y presupuestos son las
principales herramientas de planeación y al mismo tiempo de control operativo.
La función general de control consiste en la coordinación y corrección del desempeño
para garantizar que los objetivos se cumplan.
El proceso de control básico en cualquier parte que se encuentre y sea lo que sea que se
controle, incluye 3 pasos:
1) establecimientos de estándar: El primer paso es establecer planes. Pero dado que
varían en detalle y complejidad y que los administradores no pueden vigilar todo,
se establecen estándares especiales. Son criterios de desempeño en los que se
establecen medidas para que los administradores reciban señales de cómo van
las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes. Hay
diferentes tipos de estándares, por ejemplo, metas u objetivos verificables.
2) Medición del desempeño: Deberá realizarse hacia el frente para que las
desviaciones se puedan detectar antes de que ocurran. Aquí la administración que
posea esta cualidad en ocasiones predice posibles mediciones.
En ausencia de tal capacidad las mediciones deben ser deben ser descubiertas tan
pronto como sea posible.
3) Corrección de las desviaciones: Es el punto donde el control se puede ver como
una parte de todo el sistema de administración y relacionarlo con las otras
funciones generales. Requiere saber con precisión dónde aplicar las medidas
correctivas con la asignación de los deberes individuales o del grupo. La manera
en la que se pueden corregir las desviaciones, es volviendo a trazos los planes o
modificando las metas. También un administrador puede corregir a partir de la de
reasignación o aclaración de tareas.
Otra forma de corregir es a partir de una mejor dirección, una mayor explicación de la
tarea o técnicas de liderazgo más eficientes.
Glosario de términos clave en la función de control administrativo:
1. Control administrativo: Proceso de medición y corrección del desempeño para
asegurar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
2. Control estratégico: Monitoreo y evaluación del grado de realización de misiones,
objetivos y estrategias, ajustando la dirección según amenazas y oportunidades del
entorno.
3. Control operativo: Control de actividades y recursos de una organización,
asegurando la ejecución correcta de cronogramas y presupuestos.
4. Estándares: Criterios de desempeño que sirven como referencia para medir la
eficiencia de los procesos y resultados. Pueden ser metas u objetivos verificables.
5. Medición del desempeño: Evaluación continua para detectar desviaciones
respecto a los planes establecidos, actuando de manera proactiva para corregirlas.
6. Corrección de desviaciones: Acción de ajustar o corregir el rumbo de la
organización cuando se identifican fallos o diferencias entre el desempeño real y el
planificado.
7. Cronograma: Herramienta que organiza las actividades de una organización en un
tiempo determinado, facilitando el control del avance.
8. Presupuesto: Plan financiero que asigna recursos para diversas actividades, y
sirve tanto como herramienta de planeación como de control de gastos.
9. Área funcional: División de la empresa que se encarga de una función específica,
como producción, marketing, finanzas, o recursos humanos.
10. Índice de rotación: Medida utilizada en recursos humanos que indica la cantidad
de empleados que salen y entran de una organización en un período de tiempo.
11. Ausentismo: Falta de asistencia de un empleado a su lugar de trabajo, que se
monitorea para medir la eficiencia y clima laboral.
12. Desempeño: Grado de cumplimiento de las actividades y objetivos establecidos
en los planes de una organización.
13. Planificación estratégica: Proceso de definir los objetivos a largo plazo de una
organización y establecer las estrategias para alcanzarlos.
14. Eficiencia: Relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos, que
refleja el nivel de optimización en los procesos.
15. Competitividad: Capacidad de una organización para mantener una posición
favorable en el mercado frente a sus competidores.
