CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
De las 3 recomendaciones emitidas mediante informe DR5-DPM-AE-0043-2020
aprobado el 12 de abril de 2020 del examen especial a los procesos de contratación
para la adquisición de vehículos y maquinarias; su registro, control, uso y destino en la
dirección administrativa y demás unidades relacionadas, comprendido entre el periodo
del 1 de enero del 2019 al 31 de diciembre del 2019 y entregado a la entidad mediante
oficio 00118-DR1-DPM-AE-2020 el 10 de junio de 2020, realizado por Auditoría
Externa de la Dirección Provincial de Manabí de la Contraloría General del Estado, se
evidenció el cumplimiento en su totalidad.
Deficiencias en la identificación y codificación de los bienes de larga duración
Se realizaron constataciones físicas en el departamento de la Dirección Administrativa
del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Montecristi,
evidenciándose bienes sin el código y membrete institucional de identificación impreso,
como se detalla a continuación:
Bienes Adquiridos por el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Del
Cantón Montecristi
Fecha de Código del Descripción
Cantidad Departamento
Adquisición Bien del Bien
Archivador
13/11/2022 puertas de 1
vidrio
Dirección Administrativa
Silla de espera
10/12/2022 unipersonal 1
cromadas
Escritorio color
15/12/2022 olivo cajonera 1
metálica
11/5/2022 Computador 1
de mesa color
plateada
marca Dell
Inspiron
El borrador del informe es un documento provisional que no constituye pronunciamiento definitivo ni oficial de la
Contraloría ni de las unidades administrativas de control, por lo cual no podrá ser impugnado en sede
administrativa ni judicial.
Computador
portátil color
22/6/2022 1
negro marca
HP EliteBook
Impresora
color negra
30/9/2022 1
marca Epson
WorkForce
Fuente: Constatación Física
Adicionalmente, se verificó que no todos los bienes se encuentran respaldados
mediante la revisión de sus características y/o número de serie, la etiqueta se ha
desprendido o borrado. Situación que se produjo debido a que el Guardalmacén
actuante durante el período 2022-01-01 al 2023-04-28, el Jefe de Bodega en funciones
durante el período 2023-05-15 al 2023-12-31, y el Custodio Administrativo responsable
de los bienes de larga duración en funciones durante el período 2022-01-01 al 2023-
12-31, no realizaron un control adecuado y permanente de los bienes de larga
duración registrados en el sistema de activos fijos de la entidad, producto de una
ausencia de verificaciones físicas periódicas y la falta de un sistema de codificación
apropiado, ocasionando que no se codifique en su totalidad los bienes municipales y
que no se puedan identificar fácilmente, dificultando el control, localización y ubicación
de los mismos, manteniendo el inventario de los bienes desactualizados por custodios.
Por lo que los servidores antes mencionados habrían inobservado las siguientes
disposiciones, incumpliendo con el artículo 12: letra b) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, el artículo 22: letra e) de la Ley Orgánica del Servicio
Público, en correspondencia al artículo 8 y el artículo 10 del Reglamento General para
la Administración, las Normas de Control Interno 406-07 y 406-08. Lo que ocasionó
que en la entidad se ponga en riesgo pérdidas de bienes de larga duración.
Con oficios No. 001-009-DPM-AE-2024, No. 001-010-DPM-AE-2024 y No. 001-011-
DPM-AE-2024 de 23 de abril de 2024, se comunicó los resultados a los servidores
mencionados.
Mediante oficios No. 001-009-DPM-AE-2024, de 23 de abril de 2024, se comunicó
resultados provisionales al Guardalmacén en funciones durante el periodo 2022-01-01
al 2023-12-31, quien mediante oficio DF-UR-1388-2024 de 1 de mayo del 2024,
expreso:
El borrador del informe es un documento provisional que no constituye pronunciamiento definitivo ni oficial de la
Contraloría ni de las unidades administrativas de control, por lo cual no podrá ser impugnado en sede
administrativa ni judicial.
“…cabe recalcar que se ha protegido los adhesivos codificados para evitar los
desprendimientos de los bienes, ya sean cubriéndolos o reforzándolos con
cintas adhesivas transparentes y utilizando marcadores permanentes, a fin de
que el código se mantenga legible en cada bien, ya que la institución no cuenta
con un sistema adecuado y moderno que permita que el código asignado por
el SIGF "Sistema Integrado de Gestión Financiera" de la institución se
conserve en el mismo, y que permita su identificación clara, rápida y exacta del
bien. De acuerdo a esta situación se ha buscado mejorar el sistema de
conservación de los códigos, pero lastimosamente estos han sido de costos
muy elevado (…)"
Mediante oficios No. 001-0010-DPM-AE-2024, de 23 de abril de 2024, se comunicó
resultados provisionales al Jefe de Bodega en funciones durante el periodo 2022-01-
01 al 2023-12-31, quien mediante oficio DF-UR-1393-2024 de 1 de mayo del 2024,
expreso:
"se verificó que no todos los bienes se encuentran codificados correctamente
, le informo que, para evitar que los bienes sean alterados, hasta adquirir las
impresoras térmicas, se implementó en esta dependencia una nueva codifica
ción y se elaborará un cronograma para recodificar los bienes de las diferent
es dependencias municipales (...)"
Lo comentado por el Guardalmacén y Jefe de Bodega actuante durante el periodo
2022-01-01 al 2023-12-31, por lo que el equipo auditor se ratifica al comentario de este
examen realizado, ya que se evidenció que no fueron codificados todos los bienes
municipales, ni se actualizaron los custodios de estos.
Conclusión
Se realizaron constataciones físicas en el departamento de la Dirección Administrativa
del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Montecristi, se
evidenció bienes de larga duración sin el código y membrete institucional de
identificación impreso, como se detalló anteriormente, adicionalmente, se verificó que
no todos los bienes se encuentran respaldados mediante la revisión de sus
características y/o número de serie, la etiqueta se ha desprendido o borrado. Situación
que se produjo debido a que el Guardalmacén actuante durante el período 2022-01-01
al 2023-04-28, el Jefe de Bodega en funciones durante el período 2023-05-15 al 2023-
12-31, y el Custodio Administrativo responsable de los bienes de larga duración en
funciones durante el período 2022-01-01 al 2023-12-31, no realizaron un control
adecuado y permanente de los bienes de larga duración registrados en el sistema de
El borrador del informe es un documento provisional que no constituye pronunciamiento definitivo ni oficial de la
Contraloría ni de las unidades administrativas de control, por lo cual no podrá ser impugnado en sede
administrativa ni judicial.
activos fijos de la entidad, producto de una ausencia de verificaciones físicas
periódicas y la falta de un sistema de codificación apropiado, ocasionando que no se
codifique en su totalidad los bienes municipales y que no se puedan identificar
fácilmente, dificultando el control, localización y ubicación de los mismos, manteniendo
el inventario de los bienes desactualizados por custodios. Lo que ocasionó que en la
entidad se ponga en riesgo pérdidas de bienes de larga duración.
Recomendación
Al Guardalmacén
1. Una vez realizada las constataciones físicas comunicará al jefe de Bodega el
estado de los membretes para su restitución.
Al Jefe de Bodega
2. Se dispondrá en cumplir con la revisión y recodificación de todos los bienes de
larga duración.
Al Custodio Administrativo
3. Establecerá por escrito los procedimientos que garanticen la conservación,
seguridad y mantenimiento de los mismos.
Bienes de larga duración no han sido dados de baja
Se efectuó la constatación física en la Dirección Administrativa del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón Montecristi, evidenciándose que 47 bienes pese
a su mal estado no han sido susceptibles de chatarrización, destrucción o reciclaje,
como se detalla a continuación:
Descripción del bien Cantidad Estado
COPIADORA SAVIN 2555 1 Malo
CPU 10 Malo
IMPRESORAS 25 Malo
MONITORES 11 Malo
Total 47
Fuente: Acta de constatación física de 18 de octubre de 2022
El borrador del informe es un documento provisional que no constituye pronunciamiento definitivo ni oficial de la
Contraloría ni de las unidades administrativas de control, por lo cual no podrá ser impugnado en sede
administrativa ni judicial.
Los bienes antes descritos por su condición no se encuentran en uso y permanecen
apilados en los interiores y exteriores de las bodegas de la entidad. Situación que se
produjo debido a que el Custodio Administrativo responsable de los bienes de larga
duración, actuante el periodo 2022-01-01 al 2023-12-31 no constató los equipos
informáticos actualizados durante las constataciones físicas o al momento de efectuar
los mantenimientos de los equipos, impidiendo tomar acciones correctivas oportunas e
iniciar los respectivos procesos. El Guardalmacén actuante el periodo 2022-01-01 al
2023-12-31 no comunicó oportunamente el estado de 47 equipos informáticos en mal
estado, bienes considerados inservibles u obsoletos, ocasionando que no hayan sido
dados de baja; y, que la entidad no pueda iniciar los respectivos procesos
chatarrización, destrucción y reciclaje, según corresponda. Por lo que los servidores
antes mencionados habrían inobservado las siguientes disposiciones, el Custodio
Administrativo incumplió con los artículos 57 y 164 del Reglamento Administración y
Control de Bienes de Sector Público. El Guardalmacén incumplió los artículos 14 y 55
del Reglamento General Sustitutivo para la Administración, Utilización, Manejo y
Control de los Bienes e inventarios del Sector Público. Además, los servidores
inobservaron las Normas de Control interno 406-10. Lo que ocasionó la presentación
de saldos irreales en los informes al aun mantener bienes de larga duración que
debieron haber sido dados de baja, se genera una pérdida de recursos institucionales
por la cantidad de 13 500 USD.
Con oficios No. 001-009-DPM-AE-2024 y No. 001-011-DPM-AE-2024 de 23 de abril de
2024, se comunicó los resultados a los servidores mencionados.
Mediante oficios No. 001-009-DPM-AE-2024, de 23 de abril de 2024, se comunicó
resultados provisionales al Guardalmacén en funciones durante el periodo 2022-01-01
al 2023-12-31, quien mediante oficio DF-UR-1388-2024 de 1 de mayo del 2024,
expreso:
“…manifiesto que, no se me ha informado sobre el estado de los equipos
tecnológicos; que se encuentra realizando el proceso de constatación física,
por lo que no puede determinar novedades a fin de realizar trámites respectivo,
sin embrago no verifique oportunamente el estado de los bienes para realizar
el proceso de baja correspondiente (…)”
Mediante oficios No. 001-0011-DPM-AE-2024, de 23 de abril de 2024, se comunicó
resultados provisionales al custodio administrativo en funciones durante el periodo
El borrador del informe es un documento provisional que no constituye pronunciamiento definitivo ni oficial de la
Contraloría ni de las unidades administrativas de control, por lo cual no podrá ser impugnado en sede
administrativa ni judicial.
2022-01-01 al 2023-12-31, quien mediante oficio DF-UR-1340-2024 de 1 de mayo del
2024, expreso:
“…en comunicación de 28 de octubre de 2022, se presentó un oficio GLOJ-
UITC-2022-0002 de la misma fecha, con el que se solicitó se den de baja los
equipos inservibles (…)”
Lo comentado por el guardalmacén y custodio administrativo actuante durante el
periodo 2022-01-01 al 2023-12-31, por lo que el equipo auditor se ratifica al
comentario de este examen realizado, ya que no se encuentran evidencias
documentadas de que los servidores hayan comunicado a la máxima autoridad las
novedades relacionadas con la constatación física de los bienes al momento de
efectuar los mantenimientos.
Conclusión
Se efectuó la constatación física en la Dirección Administrativa del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón Montecristi, evidenciándose que 47 bienes pese
a su mal estado no han sido susceptibles de chatarrización, destrucción o reciclaje.
Situación que se produjo debido a que el Custodio Administrativo responsable de los
bienes de larga duración, actuante el periodo 2022-01-01 al 2023-12-31 no constató
los equipos informáticos actualizados durante las constataciones físicas o al momento
de efectuar los mantenimientos de los equipos, impidiendo tomar acciones correctivas
oportunas e iniciar los respectivos procesos. El Guardalmacén actuante el periodo
2022-01-01 al 2023-12-31 no comunicó oportunamente el estado de 47 equipos
informáticos en mal estado, bienes considerados inservibles u obsoletos, ocasionando
que no hayan sido dados de baja; y, que la entidad no pueda iniciar los respectivos
procesos chatarrización, destrucción y reciclaje, según corresponda. Lo que ocasionó
la presentación de saldos irreales en los informes al aun mantener bienes de larga
duración que debieron haber sido dados de baja, se genera una pérdida de recursos
institucionales por la cantidad de 13 500 USD.
Recomendación
Al Custodio Administrativo
El borrador del informe es un documento provisional que no constituye pronunciamiento definitivo ni oficial de la
Contraloría ni de las unidades administrativas de control, por lo cual no podrá ser impugnado en sede
administrativa ni judicial.
4. Mantendrá un listado semestral actualizado de los equipos informáticos con
todos los datos relevantes incluidas las garantías, para ello coordinará con el
Guardalmacén la verificación periódica del estado de cada bien.
Al Guardalmacén
5. Coordinará con las unidades administrativas la verificación periódica del estado
de cada bien para los respectivos procesos de baja, a fin de no mantener
equipos obsoletos almacenados en las bodegas de la entidad; y, registrará
oportunamente todos los movimientos de los bienes institucionales,
garantizando que los bienes permanezcan actualizados.
____________________________
ABG. Giorgi Gorozabel Intriago
Director Provincial de Manabí
El borrador del informe es un documento provisional que no constituye pronunciamiento definitivo ni oficial de la
Contraloría ni de las unidades administrativas de control, por lo cual no podrá ser impugnado en sede
administrativa ni judicial.
