República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Politécnica Territorial del Norte del Táchira “Manuela Sáenz”
Programa Nacional de Formación en Administración

Manuales

Autor:
Nieto,
Profesora:
Dorly
Organización y Sistemas
Trayecto II Modulo II

La Fría, Estado Táchira, Venezuela

agosto de 2024
 MANUALES
Qué son los Manuales
Nos referimos a un libro o folleto que recopila aspectos básicos y esenciales
de una actividad o procedimiento, por medio de estos nos permiten comprender el
funcionamiento de algo o acceder de manera ordenada y concisa, al conocimiento
algún tema o materia, tan simple como el manual de vehículo, don se recopilan
todos los aspectos básicos del mismo desde el encendido hasta composición de
tableros eléctricos y demás. Los electrodomésticos hoy día vienen acompañados
con el manual de instrucciones de uso. Pero así de simple puede llegar así de
complejo como el manual de funcionamiento de la planta productora de vehículos,
o la planta de procesamiento de petróleo, manual de procedimientos de la planta
eléctrica nuclear a base de uranio o plutonio.
Los manuales han hecho su papel protagónico en el desarrollo tecnológico,
pues los mismo fueron el medio de comunicación directo del fabricante al
consumidor, elaborados en distintos idiomas pero que permitieron la fácil expansión
del mercado industrial.
Bien sin embargo los manuales de procedimientos organizacionales, no son
otra cosa que las indicaciones escritas paso a paso del proceso (productivo,
administrativo, seguridad, atención al cliente) explicando de manera detallada las
actividades o pasos a seguir en la ejecución de un proceso en específico, dentro de
una organización permitiendo el desenvolvimiento armonioso de la institución.
Como, por ejemplo, Manual de procedimientos específicos de la Dirección General
del Hospital Central de San Cristóbal, Manual de procedimientos de operación del
Banco de SOFITASA.

Estructura de un manual de procedimientos

Los elementos que debe incluir cualquier manual de procedimientos son:
 Identificación
 Título
 Logotipo de la organización
  Denominación y extensión
 Índice o contenido
 Prólogo y/o introducción
 Objetivos de los procedimientos
 Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos
 Responsables
 Políticas o normas de operación
 Conceptos(s)
 Procedimiento (Descripción de las operaciones)
 Formatos impresos
 Diagramas de flujos
 Glosario de términos

Tipos de manuales de procedimientos

Se clasifican por su contenido: historia, organización, políticas,
procedimientos, adiestramiento; por su función específica; producción, compras,
ventas, finanzas, contabilidad, etc. Existiendo un sin fin de manuales de
procedimientos. Entre estos tenemos:
 Manual organizacional o administrativo. Es aquel en el que se indica cómo
y quiénes deben realizar las tareas administrativas y de organización de una
empresa o institución.
 Manual departamental. Es aquel en el que se indican todos los
procedimientos de un área o departamento, y funciona como guía para los
jefes de un sector específico.
 Manual de puesto. Es aquel en el que se indican todos los procedimientos o
actividades que debe realizar una persona según su rol. Está dirigido a quienes
ya trabajan en una compañía o a nuevos empleados.
 Manual de técnico. Es aquel en el que se mencionan todos los pasos
implicados en un proceso para realizar correctamente una tarea.
  Manual de políticas. Consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos
 Manual de procedimientos. Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo.
Manual de adiestramiento o instructivo. Utilizado generalmente en
procesos de capacitación y adiestramiento de personal, es un documento que
puntualiza y describe en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas
por el personal, así como la forma en que deben llevarse a cabo.
 Manual de producción. Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones con base en los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solución.
 Manual de contabilidad. Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal que
labora en ese departamento.
 Manual de recursos humanos. Abarca una serie de consideraciones para
ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo
que se refiere a personal, este puede contener aspectos como: reclutamiento
y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de
conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitación, entre otros.

Objetivos de los manuales de procedimiento

 Dar a conocer a todo el personal los objetivos, responsabilidades y políticas
asociadas a cada tarea.
 Brindar una uniformidad en la manera de trabajar.
 Evitar duplicidad de funciones e identificar omisiones.
 Detectar errores y proponer mejoras en los procedimientos para una mayor
eficiencia administrativa.
  Facilitar la inducción de los nuevos colaboradores.
 Reducir los esfuerzos y los recursos.
 Es un instrumento útil para auditores y agentes de control interno.

Utilidad de los manuales de procedimientos

Los manuales representan una guía práctica que se utiliza como herramienta
de soporte para la organización y comunicación. Contiene información ordenada y
sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr
una eficiente administración. Son considerados uno de los elementos más eficaces
para la toma de decisiones en la administración y nos sirven para:
 Dividir las tareas de una organización. Se emplea para distribuir todas las
tareas de una organización, ya sean administrativas, productivas, de logística
o de otra índole.
 Indicar qué debe hacer cada persona y cada área. Indica las tareas de cada
puesto de trabajo, de cada departamento o de la organización en general.
Además, también determina cuál es la responsabilidad de cada persona según
su rol o jerarquía.
 Unificar los procedimientos. Permite que todos los procesos similares se
realicen de una única forma, y así se evitan dudas, errores y confusiones.
Además, suele indicar cómo se deben solucionar los inconvenientes que
puedan surgir.
 Evaluar, gestionar y mejorar el trabajo. Permite evaluar el desempeño de
los trabajadores y de cada área, la calidad de aquello que se produce, la
eficiencia, entre otros elementos, con el objetivo de realizar todos los cambios
que sean necesarios.
 Implementar nuevos procedimientos de forma sencilla. Explica
detalladamente todos los pasos de un procedimiento y, por lo tanto, es útil en
las capacitaciones de los empleados.
  Mejorar la administración del tiempo. Permite que las actividades se puedan
desarrollar sin la necesidad de consultar con un superior constantemente o de
tener que perder tiempo para resolver situaciones complejas.
 Mejorar la administración de recursos. Sirve para que los recursos, tales
como los materiales, se utilicen de la manera más eficiente posible. Además,
de esta forma, se genera menos desperdicio y disminuyen los costos.
 Tomar mejores decisiones. Al explicar cómo son las actividades de una
organización, facilita el análisis de los procesos para poder tomar mejores
decisiones.
 Mejorar la comunicación. Sirve para explicar de forma sencilla y clara cómo
se debe realizar una actividad y, así, reducir los errores de interpretación.
 Alcanzar objetivos. Cuando se plantean nuevos objetivos, es útil para
organizar las etapas y las tareas que permitirán alcanzarlos.

Cómo se hace un manual de procedimientos

 Realizar un diagnóstico. Se debe realizar una evaluación sobre cuáles son
los procedimientos de una organización, sus objetivos, cómo se llevan a cabo,
si se encuentran escritos y cuáles son sus ventajas y desventajas. De esta
forma, se podrá determinar con qué información ya se cuenta, cuál se debe
formular desde cero y qué procedimientos es necesario corregir para que sean
más eficientes.
 Establece los objetivos. Se deben determinar los objetivos, es decir, aquello
que se quiere lograr una vez que se hayan aplicado los procedimientos. Para
ello, se deben tener en cuenta la visión, la misión y los valores de la
organización.
 Ve de más a menos. Ver el panorama completo de la organización para
comunicar eficientemente los objetivos de cada procedimiento. Esto deben
conocerlo quienes consulten el manual, pues ayuda a dar sentido a su tarea y
a entender la relevancia de su función dentro de la organización.
 Describe los procesos y su alcance. Es fundamental describir cuáles son
los procesos que necesitan documentarse, explicar cómo se realizan los
procedimientos teniendo en cuenta todos sus pasos y el orden en el que se
llevan a cabo, quiénes son los responsables, cuánto duran, cómo y dónde se
hacen, cómo se relacionan y cuál es la secuencia lógica de pasos para
asegurar el logro de los objetivos comerciales que se hayan planteado.
 Incluye las normas y políticas. Un manual de procedimientos es un
documento que define las particularidades de una actividad específica. Esta
siempre debe estar regida por los códigos de conducta de la organización, los
objetivos empresariales y, evidentemente, por sus normas.
 Señala responsabilidades. Especificar cuáles son los roles en los diferentes
departamentos que están involucrados en los procesos, porque algunos
podrían abarcar diferentes departamentos o equipos.
 Redacta el documento siguiendo la estructura. Se debe redactar el manual
teniendo en cuenta su estructura y cuál es el público al que está dirigido,
puesto que tiene que ser sencillo y claro. Es probable que con el paso del
tiempo el manual deba ser modificado para adaptarse a cambios externos y a
nuevas metas.
 REFERENCIAS

COPARMEX Jalisco, Recuperado de

[Link]
de-
procedimientos/#:~:text=Un%20manual%20es%20un%20libro,conocimiento%20al
g%C3%BAn%20tema%20o%20materia.

COMCEPTO, Recuperado de
[Link]

LatinRisk consultores en seguridad patrimonial, Recuperado de

[Link]
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