UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

MAZATENANGO SUCHITEPEQUEZ
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CURSO: Seminario de Competencias Gerenciales

CATEDRATICO: Lic. Rudy Mario González Méndez

Grupo 3
Organigramas y Manuales Administrativos

Estudiantes:

Bryan Omar García Hernández 3022-21-3120

Katerine Daniela Coc Gómez 3022 21 8050

Antonia Ixtamer Méndez 3022-21-3637

Sigrid Arandy López Álvarez 3022-215857

Agosto 2024
 INTRODUCCIÓN
Los organigramas son una representación gráfica de la jerarquía que existe en
una empresa, estos organigramas pueden clasificarse de diferente forma como lo
son: Organigrama Jerárquico, Organigrama Matricial y Organigrama Funcional.
Cada uno de estos tienen diferente forma de representarse gráficamente, la
elaboración ayuda a que en la empresa exista un orden de jerarquía y así
cumplirse uno de los principios de Henry Fayol que es la Unidad de mando. Los
manuales administrativos son documentos escritos que contienen de forma clara y
ordenada procedimientos de una organización. Cada uno de los manuales debe
estar diseñado para la tarea particular a realizar, existen diferentes tipos de
manuales entre ellos están los siguientes: Por su Contenido, Por su ámbito de
aplicación y por su función específica. Cada una de estas clasificaciones tienen
ramas como por ejemplo dentro de los manuales de contenido podemos encontrar
de historia, de políticas de procedimientos, etc. Y dentro de por su ámbito de
aplicación están los de organizaciones y funciones, los de reclutamiento y
selección, etc. Dentro de las de función especifica esta las de ventas, Compras,
contabilidad etc.
 OBJETIVOS
General:
 Conocer las funciones de los diferentes tipos de organigramas co el fi de
que la empresa.

Específicos:

 Lograr identificar los diferentes tipos de organigramas y manuales que

pueden tener las organizaciones.

 Adquirir nuevos conocimientos y reforzarlos a través de la instigación.

 Investigar los temas para conocer la clasificación de organigramas y

manuales administrativos.
 ORGANIGRAMAS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS
ORGANIGRAMAS
1. Definición
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una
organización, mostrando las relaciones jerárquicas y funcionales entre sus
diferentes partes o departamentos.

2. Aplicación
Los organigramas se utilizan para visualizar la estructura organizativa, entender
las relaciones de dependencia, coordinar actividades y mejorar la comunicación
interna. Ayudan en la planificación, la administración del personal y la toma de
decisiones.

3. Procedimientos
Identificación de las unidades organizativas: Definir todos los departamentos,
unidades y funciones de la organización.
Establecimiento de jerarquías: Determinar las relaciones jerárquicas entre las
diferentes unidades.
Dibujo del organigrama: Utilizar software especializado o herramientas de
diagramación para crear el organigrama, asegurándose de representar
correctamente las líneas de autoridad y comunicación.
Revisión y actualización: Revisar el organigrama regularmente y actualizarlo
cuando se produzcan cambios en la estructura organizativa.

4. Ejemplos
Organigrama jerárquico: Representa una estructura piramidal con diferentes
niveles de autoridad.
Organigrama matricial: Muestra relaciones de dependencia dual, típica de
organizaciones que manejan proyectos.
Organigrama funcional: Se organiza según las funciones principales de la
organización, como marketing, ventas, finanzas, etc.
Características de un organigrama
Los organigramas varían según el tipo de organización, por ejemplo, una empresa,
una escuela o una organización sin fines de lucro.
Sin embargo, existen algunas características comunes a todos los organigramas:
 Un organigrama grafica los departamentos de una organización, según su
nivel de jerarquía.
 Cada departamento está señalizado con su responsable a cargo.
 Cada departamento está conectado, a través de una flecha, con el área a la
que debe responder.
 Es una herramienta que evidencia el modo de trabajar que tiene la
organización.
 Es una herramienta que debe ser actualizada a medida que se produzcan
cambios estructurales en la organización.
Importancia de un organigrama
Un organigrama es importante porque es una herramienta que evidencia o da a
conocer la estructura y el tamaño de una organización, tanto a los empleados
como a las personas externas que accedan a esa información.
Además, contar con un diagrama de las distintas áreas y funciones que conforman
una empresa o institución permite analizar cambios o mejoras en la estructura con
el objetivo de optimizar su desempeño.
Es importante que el organigrama se mantenga actualizado a medida que
pasa el tiempo y la organización modifica su estructura departamental.

1. Organigrama Jerárquico:

Un organigrama jerárquico, también conocido como organigrama vertical, es una

estructura organizativa donde la autoridad fluye desde la parte superior hacia la
parte inferior en una jerarquía de niveles. Este tipo de organigrama es común en
muchas organizaciones, incluidas las empresas grandes y las entidades
gubernamentales.

 Ejemplo: Empresa Manufacturera

o Nivel 1: CEO (Director Ejecutivo)
 Nivel 2: Directores de Departamento
 Director de Operaciones
 Director Financiero
 Director de Marketing
  Director de Recursos Humanos
 Nivel 3: Gerentes
 Gerente de Producción
 Gerente de Logística
 Gerente de Contabilidad
 Gerente de Ventas
 Gerente de Reclutamiento
 Nivel 4: Supervisores
 Supervisores de Línea de Producción
 Supervisores de Almacén
 Supervisores de Equipo de Contabilidad
 Supervisores de Equipo de Ventas
 Supervisores de Selección de Personal

En este ejemplo, cada nivel representa una capa de autoridad y responsabilidad.

El Director Ejecutivo está en la cima y toma las decisiones estratégicas más
importantes. Los Directores de Departamento informan directamente al CEO y
supervisan a los Gerentes, quienes a su vez supervisan a los Supervisores.

2. Organigrama Matricial:

El organigrama matricial combina aspectos de la estructura jerárquica tradicional

con una estructura horizontal, permitiendo una mayor flexibilidad y colaboración
entre diferentes departamentos. Este tipo de organigrama es común en
organizaciones que manejan múltiples proyectos simultáneamente.

 Ejemplo: Empresa de Consultoría de Proyectos

o Nivel 1: CEO
 Nivel 2: Directores Funcionales
 Director de Tecnología
 Director de Finanzas
 Director de Recursos Humanos

 Nivel 3: Gerentes de Proyecto

  Gerente de Proyecto A
 Gerente de Proyecto B
 Gerente de Proyecto C

 Nivel 4: Equipos de Proyecto

 Equipo de Proyecto A
 Especialistas en Tecnología
 Especialistas en Finanzas
 Especialistas en Recursos Humanos
 Equipo de Proyecto B
 Especialistas en Tecnología
 Especialistas en Finanzas
 Especialistas en Recursos Humanos

En este ejemplo, los empleados tienen dos líneas de reporte: una a su director
funcional (por ejemplo, el Director de Tecnología) y otra a su Gerente de Proyecto.
Esto facilita la colaboración entre diferentes departamentos y permite a la empresa
adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de los proyectos.

3. Organigrama Funcional:

Un organigrama funcional organiza a la empresa según las principales funciones o

actividades que realiza. Este tipo de estructura es común en organizaciones que
necesitan especialización y eficiencia en áreas específicas.

 Ejemplo: Empresa de Software

o Nivel 1: CEO
 Nivel 2: Departamentos Funcionales
 Departamento de Desarrollo de Software
 Gerente de Desarrollo
 Equipos de Desarrollo (Frontend, Backend, QA)
 Departamento de Marketing
 Gerente de Marketing
  Equipos de Publicidad, Relaciones Públicas,
Análisis de Mercado
 Departamento de Ventas
 Gerente de Ventas
 Equipos de Ventas Regionales, Soporte al
Cliente
 Departamento de Finanzas
 Gerente de Finanzas
 Equipos de Contabilidad, Tesorería, Auditoría
Interna

En este ejemplo, cada departamento se enfoca en una función específica, como

desarrollo de software, marketing, ventas y finanzas. Los gerentes de cada
departamento informan directamente al CEO y son responsables de la eficiencia y
el rendimiento de su área funcional.

Manuales Administrativos
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones
periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organización.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y
objetivos de la dirección de esta.
Clasificación de los manuales administrativos
La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos,
siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal
para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido
está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la
misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen
dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos
de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión
del tema central objeto de estudio:
POR SU CONTENIDO
1. De historia
Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento,logros y
posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y
aplicadomotiva al empleado a comprender mejor a la organización y a
sentirse parte deella.
2. De organización
Expone de forma detallada la estructura de la organizaciónformal a través
de dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades yresponsables de
distintos puestos.
3. De políticas
Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de decisionespara el
logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado permitirá agilizar
elproceso de toma de decisiones y facilitará la descentralización.
4. De procedimientos
Expresa los procedimientos administrativos a través de loscuales se enfoca
la actividad operativa del organismo. También le explica alpersonal cómo
hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos administrativosprescritos.
5. De contenido múltiple
 Es cuando la cantidad de personal o actividades no seanlas suficientes
como para hacer manuales detallados y se crean manuales donde se
combinen dos o más categorías como “políticas y procedimiento”.

POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

1. General
También reglamentos internos, se refieren a estructura globalde la
organización, sus políticas, los procedimientos de trabajo, delpersonal.
Son de propósito múltiple.
a. De organización y funciones
Establece estructura orgánica de laentidad y funciones que
cumplen diferentes órganos internos, las relacionesformales
necesarias en el cumplimiento de sus tareas.
b. De procedimiento
Su objetivo es establecer los procedimientos detodas las unidades
que conforman un organismo con el fin de unificarlas.
c. De políticas
Dirección fija orientaciones y directrices que deben seradoptadas
por los miembros de la organización. Facilita cumplimiento
deobjetivos aprobados tratando de dar armonía, consistencia y
solidez a entidad y sus miembros en las relaciones con los
clientes, con losproveedores y con otras organizaciones.
2. Específico
Estos manuales contienen información de una unidadorgánica.
a. De reclutamiento y selección
Se refiere al área del personal y suobjetivo es establecer pautas
de cómo reclutar y seleccionar.
b. De auditoría interna
Agrupa lineamientos e instrucciones que seaplican a actividades
de la auditoría interna.
c. De políticas de personal
Su objetivo es definir políticas, así comoseñalar guías respecto a
temas de contratación, permisos, etc.
 d. De procedimiento de tesorería
Su objetivo es establecer procesosa seguir en el área de
tesorería, a fin de capitalizar las oportunidades que segeneran al
seguir una secuencia en el trabajo.

POR FUNCIÓN ESPECÍFICA

1. De Producción
Dicta las instrucciones necesarias para coordinar losprocesos de
fabricación, es decir la inspección y control de producción.
2. De Compras
Define las actividades que se relacionan con las compras, esuna útil fuente
de referencia para los compradores.
3. De Ventas
-Su objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo deventas como
son las políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.
4. De Finanzas
Determina responsabilidades financieras en todos los nivelesde
administración y contiene instrucciones específicas dirigidas al personalque
tengan que ver con el manejo de dinero y protección de bienes.
5. De Contabilidad
Señala los principios y técnicas de la contabilidad quedebe seguir todo el
personal relacionado con esta actividad. Contieneestructura orgánica del
departamento, descripción del sistema contable,manejo de registros, etc.
6. De Crédito y Cobranzas
Son los procedimientos y normas por escrito quedeterminan a esta
actividad. Puede contener operaciones de crédito ycobranza, control y
cobro de las operaciones de crédito, etc.
7. De Personal
Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de ladirección superior
en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento yselección,
administración de personal, políticas de personal, capacitación.
8. Técnico
 Contiene los principios y técnicas de una función operacionaldeterminada.
Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas yprocedimientos.
9. De Adiestramiento
Su objetivo es explicar de forma detallada las labores,los procesos y las
rutinas de un puesto en particular. También incluyetécnicas programadas de
aprendizaje o cuestionarios de autoevaluaciónpara el usuario

REQUISITOS PARA SU APLICACIÓN

a. Comprenda a la totalidad de la estructura, dependencias,cargos, funciones,
procesos atribuciones y responsabilidades.
b. Variable tiempo deba estar presente en todo momento.
c. Entiendan todos destinatarios, redactado en lenguaje claro,sencillo y
concreto.
d. Conocido por todos, llegar a cada trabajador para lo conozcan,puedan
examinarlo y lo puedan aplicar.

ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

I. Tabla de contenido.
II. Introducción.
III. Instrucciones para el uso de manual.
IV. Cuerpo.
V. Flujograma(s).
VI. Glosario, con términos importantes.
VII. Conclusiones.
VIII. Recomendaciones.
IX. Anexos
ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar
una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:
 1. Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los
manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las
unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios
determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable
quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el
contenido y la presentación de la información.
También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas
que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como
el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a
desarrollar para la elaboración de los manuales.
2. Búsqueda de la Información.
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la
información necesaria para la elaboración de los manuales, según las
herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas
seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:
 Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos
impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante
para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios
técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa,
manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de
servicio, memorias institucionales, entre otros.
 Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se
encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a
entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha
información por parte de los funcionarios que la conocen.
3. Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del
manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden
lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la
información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:
 ¿Qué trabajo o actividad se hace?
 ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee
el dato del responsable ¿Quién lo hace?
 ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
 ¿Para qué se realiza el trabajo?
 ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
  ¿Cuándo o en qué momento se hace?
 ¿Por qué se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten
conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las
relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de
la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.
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4. Elaboración del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para
elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:
 La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para
manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los
usuarios del mismo
 La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de
espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
 El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una
secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea
comprensible, entre otros aspectos de forma.
5. Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe
presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que
corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada
corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que
le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades
administrativas a las que va dirigido el manual.
6. Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En
este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa
correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar
con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en
general o de las unidades administrativas correspondientes.
7. Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el
mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que
los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en
la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser
incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la
ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.
8. Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser
flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo
mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con
el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar
un Manual Administrativo.
 CONCLUSIONES
 El tipo de organigrama de cada organización dependerá de cómo ellas
quieran estructurarlo, ya sea de manera jerárquica, matricial o funcional, la
diferencia entre cada una de ellas se nota al momento de graficarlas, los
manuales administrativos normalmente se ven en las empresas grandes,
esto por el hecho de manejar mucho personal, para la elaboración de un
manual deberá ser examinada a que área será dirigida.

 Cuando se elabora un manual por su contenido se deberá tener en cuenta

que clase de manual realizar, para realizar un manual de políticas se deben
tener los puntos establecidos a seguir en la toma de decisiones para el
logro de los objetivos.

 Para la elaboración de los manuales administrativos se deben tomar en

cuenta los siguientes aspectos: Planificación del trabajo, Búsqueda de la
información, análisis de la información, elaboración del manual, validación
del manual, autorización del manual, difusión y distribución del manual y por
ultimo la revisión y actualización del manual, el manual siempre tendrá que
adaptarse a los cambios que ocurran en la empresa.
 RECOMENDACIONES
 Al momento de elegir qué tipo de organigrama estructurar debemos tener
en cuenta que la forma de toma de decisiones es totalmente diferente a uno
jerárquico, la principal diferencia entre la estructura jerárquica y la matricial
es que en esta última los miembros del equipo informan a dos gerentes.
Esto hace que sea más compleja y pone más responsabilidad en los
miembros del equipo.

 Los manuales administrativos requieren bastante tiempo para la

elaboración, durante la investigación se logra observar que hay una serie
de etapas la cual debe de cumplir esto con el fin de asegurarse que el
contenido sea exactamente lo que se quiera comunicar.

 Tanto los organigramas como los manuales son de mucha relevancia en las
organizaciones, los organigramas reflejan el orden que se tiene dentro de la
organización, en donde cada colaborador recibe ordenes de su jefe o sus
jefes. Mientras que los manuales nos permiten comprender el
funcionamiento de algo de manera ordenada.
 E grafías

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administrativos/