ELABORACIÓN DE ACTA
Acta: definición
Un acta es un documento que se redacta con el objetivo de dejar un registro escrito de los aspectos más importantes del
seguimiento a un proyecto.
Dependiendo del tipo de organismo que esté dirigiendo la reunión y el motivo por el cual se esté llevando a cabo, el
carácter que tendrá el acta será en menor o mayor grado formal. El carácter de un acta de reunión puede ser:
Informativo o de consulta (cuando se trata de un proyecto interno en una empresa, por ejemplo),
De seguimiento o de control
Oficial u obligatorio (en el caso de proyectos que se estén desarrollando para la Administración Pública o dentro
del marco de un contrato con obligaciones).
¿Cuáles son las partes de un acta? Estructura de un acta en 5 pasos
Según las particularidades del proyecto y su tema, como por ejemplo las partes que intervienen en el desarrollo del
mismo, los aspectos de los cuales se requiera hacer seguimiento, la decisión esperada, etc., el acta incluirán cierta
información.
1. Encabezado: identificación del acta
Se trata de un formato común a todas las actas, en el cual, sin embargo, cambiará la información específica a cada
reunión como:
el número de consecutivo,
la fecha,
la hora,
el lugar,
los participantes,
el objetivo.
Nota: Las reuniones que lleva a cabo una empresa pueden ser de carácter interno o externo. En este último caso, es
aconsejable listar a los participantes, indicando a qué organismo pertenecen y el cargo que ocupan.
2. Orden del día: presentación de la reunión
Este consiste en una lista de las acciones que se esperan desarrollar a lo largo de la reunión. Esto puede hacer referencia
a:
los asuntos por tratar,
los temas por validar,
las intervenciones por parte de los participantes que van a tener lugar,
la presentación de resultados, etc.
3. Cuerpo del acta: desarrollo de la reunión
Esta sección es donde se desglosará el orden del día. En una reunión al seguimiento de un proyecto, por ejemplo, esta es
la parte donde se listan las actividades que estaban previstas para el periodo comprendido entre la reunión anterior y la
actual y se describe todo lo que se hizo durante su ejecución.
Lo anterior puede contemplar:
El recuento del trabajo ya realizado: tareas y sus resultados (entregables, por ejemplo).
Las acciones que quedaron pendientes.
Los aspectos que requieren validación por parte de los asistentes a la reunión.
Nota: Según el tipo de proyecto, el acta puede incluir otros detalles como quién es el responsable de llevar a cabo la
acción, dentro de qué plazo y cuál es el resultado esperado al final de la misma.
La fase final del desarrollo de la reunión es donde se llegan a acuerdos sobre los asuntos más importantes que se
discutieron. Muchas veces, la evaluación de dichos asuntos es sometida a votación. En este sentido, debes:
listar los asuntos evaluados,
indicar cuántas personas participaron en la votación,
justificar las medidas tomadas con base en los resultados de la votación.
4. Conclusión: cierre de la reunión
En esta parte del acta se hace un resumen de:
los acuerdos a los que se llegaron.
las acciones que están por venir y sus responsables.
la fecha de la próxima reunión y los detalles del encuentro (lugar, hora, motivo, etc.).
Se prevé un espacio, al final de la sección, para la firma del acta. Esto generalmente lo hace quien ha redactado el acta
(el/la secretario⋅a) y la persona que convocó a la reunión (Director⋅a de proyectos, Presidente⋅a, etc.).
Nota: El acta, cuando se trata de un proyecto que desarrolla un contratante para un contratista, debe contar con la
firma de los representantes de cada una de las partes interesadas. Para esto, es necesario enviar el documento para
firma y aprobación de todo el mundo, una vez acaba la reunión.
5. Anexos: soportes al acta
Los anexos no son obligatorios y no todas las reuniones cuentan con estos. Generalmente, cuando hablamos de anexos,
hacemos referencia a documentos de soporte que sirvieron para presentar alguna información en la reunión, tales como:
informes,
presupuestos,
análisis estadísticos,
gráficos,
fotografías,
planillas de asistencias
Nota: La importancia de incluirlos en el acta es hacerlos disponibles para consulta y para que sustenten de manera
escrita lo que se dijo durante la reunión.
