“"ANO DEL BICENTENARIO, DE LA CONSOLIDACION DE NUESTRA INDEPENDENCIA, ‘Y DE LA CONMEMORACION DE LAS HEROIGAS BATALLAS DE JUNIN Y AYACUCHO GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECTIVA N°002-2024- GAF-MDSJB “NORMAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA ‘LAS CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS IGUALES O INFERIORES A OCHO (8) UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN BAUTISTA” SAN JUAN BAUTISTA, JUNIO 2024DIRECTIVA N‘002.2024- GAF-MDSJB —_genecta 0¢ apMinisTRACION Y TENANZAS 'NORMASY PROCEDMIENTOS NTERNOS PARA LAS CONTRATACIONES OE BIENES Y SERVICIOS POR NONTOS GUALES.O IMFERIORES& OCHO a) UMDADES TMPOSTIVAS TRIUTARIS Dz UA MUNCIPALIDAD DSTRITAL DE SAN JUAN BAUTISTA |. OBJETIVO Contribuir a una buena gestién logistica mediante la disposici6n de un marco normativo especifico que permita a la Entidad establecer lineamientos para formular y aprober los Requerimientos de Bienes y Servicios. COptimizar de manera oportuna las contrataciones sin proceso de Bienes y Servicios de la Entidad por montos que no superen las ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias (UIT), en el marco de los supuestos excluidos dentro del 4mbito de aplicacién de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, estando sujeto a supervision de! Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) FINALIDAD Fortalecer la eficiencia en la ejecucién de gastos en Bienes y Servicios en la Municipalidad, asi’ como la transparencia € integridad en las contrataciones sin proceso, bajo las excepciones de la Ley de Contrataciones del Estado. Ill, BASE LEGAL ~ Constitucién Politica del Pert de 1993. - Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades y sus modificatorias. - Ley N° 27658, Ley Marco de Modernizacién de la Gestion del Estado y sus modificatorias. -Ordenanza Municipal N° 013-2021-A-MDSJB, que aprueba el Reglamento de Organizaci6n y Funciones de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista. -Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento. - Decreto Supremo N° 217-2019-EF, Reglamento del Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento. - Ley N° 30225, Ley que aprueba las Contrataciones del Estado y sus modificatorias. -Decreto Supremo N° 344-2018-EF, Reglamento de la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias. = Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Normas Técnicas de Control Interno para el sector piblico, aprobadas por Resolucion de Contraloria N° 320-2006-CG. - Disposiciones emitidas por el OSCE y normas conexas, complementarias y modificatorias relacionadas con el objeto de la contratacién. ALCANCE Las disposiciones establecidas en la presente Directiva son de aplicacion y cumplimiento obligatorio para todas las areas usuarias (Gerencias, Oficinas y demas éreas) del Municipio Distrital de San Juan Bautista, que ejecutan gastos en bienes y servicios en general, bajo los supuestos excluidos de la Ley de Contrataciones del Estado. Pagina | 2DIRE 2.2024. GAF-MDSJB © GERENCIA DE ADMINISTRACIONY TNANZAS. OCEDIMENTOS NTERNGS PARA LAS CONTRATACIONES DE BIENESVSERYICOS POR MONTOSIGUALES © NFERORES A OCHO (@]UNDADES ‘MPOSTTVAS TREUTARAS DE LA HUNICPALDAD OSTRTAL DE SAN JUAN BAUTISTA V. NORMAS GENERALES 5.1 DEFINICIONES Para efectos de la aplicacién y cumplimiento claro de la presente directiva, se debe tener en cuenta las siguientes definiciones: 5.1.1 REQUERIMIENTO: Es la descripcién objetiva y precisa de los bienes y servicios, donde se justifica la necesidad, que requiere la Municipalidad para cumplir la finalidad pUblica de la contratacion sin proceso, conteniendo las Especificaciones Técnicas y los Términos de Referencia. Es formulada de acuerdo al Cuadro Multianual de Necesidades, considerando las exigencias previstas en las leyes, reglamentos técnicos, normas metrolégicas y/o sanitarias y cualquier otra norma que regulen el objeto de la contratacién con cardcter obligatotio. 5.1.2 AREA USUARIA: Dependencia de la Municipelidad, cuyas necesidades pretenden ser atendidas y que, segiin su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras areas subordinadas, que colabora y participa en la planificacion de las contrataciones, y que previa 2 su conformidaad, realiza la verificacién técnica que las contrataciones sin proceso sean efectuadas de acuerdo a su requerimiento. 5.1.3 PROVEEDOR: Proveedor seleccionado para atender con bienes y servicios en general a las reas usuarias de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista, en base a criterios directamente que consideren en cada entidad, de conformidad con las excepciones de la Ley de Contrataciones del Estado ysu Reglamento, 5.1.4 ORGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES (OEC): Es la unidad orgénica que realiza las actividades relativas a la gestion del sistema abastecimiento de la Municipalidad, incluida la gestion administrativa de las érdenes de compra u érdenes de servicios (que sustituyen al contrato). Revisa y verifica que el requerimiento no incluya exigencias desproporcionadas, irrazonables ¢ innecesarias; y en caso de encontrarlas, se encarga de comunicar al area usuaria para su adecuacién oportuna. 5.1.5 TERMINOS DE REFERENCIA (TDR): Descripci6n objetiva y exacta de las caracteristicas, condiciones y plazos en que se ejecutara la contratacién de servicios en general, asi como el perfil para el caso de consultoria en general ESPECIFICACION TECNICA ([Link].): Descripcion objetiva y precisa de las caractetisticas técnicas ylo requisites funcionales selectos, asi como cantidad, calidad, los plazos y demas condiciones en que se ejecutara la 5A. Pagina | 3ol CGERENCIA DE ADMINISTRACION Y 'NORMASY PROCEDMIENTOS INTERNOS PARA LAS CONTRATACIONES DE BENES Y SERVICIOS POR MONTOS [Link] A OCHO (8) UNDADES TMPOSTIVAS TRIBUTARIS OE LA MUNICPALIDAD DSTRITAL DE SAN JUAN BAUTISTA contratacion de bienes, incluyendo obligaciones digitales de informacion y tecnologias de posicionamiento espacial, asi como otros requisites de evaluacién que sean ineludibles. 5.2 PRINCIPIOS A CONSIDERAR EN LAS CONTRATACIONES En toda contratacion publica, por montos iguales 0 menores a ocho (8) UIT, deberé 5.24 5.2.2 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.27 considerarse los principios del Sistema Nacional de Abastecimiento y de las Contrataciones del Estado, sin perjuicio de aplicar otros principios, como son: PRINCIPIO DE ECONOMIA: Representa el ahorro en el uso de bienes, servicios y obras; empleo prudente de los recursos piblicos; y maximizacién de los recursos piblicos. PRINCIPIO DE INTEGRIDAD: La conducta de los participantes en la contratacién sin proceso, debe ser guiada por la honestidad y veracidad, evitando cualquier practica indebida, y en caso de producirse, debe ser comunicada a las autoridades competentes de manera directa y acertada, PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: La informacion debe ser clara y coherente a fin de que el desarrollo de la contratacién sin proceso sea comprendido por los proveedores, garantizando la libertad de concurrencia, y que se desarrolle bajo igualdad de condiciones, es decir, de trato justo, objetivo e imparcial. PRINCIPIO DE EFICIENCIA Y EFICACIA: En las decisiones que se adopten debe tenerse en cuenta el cumplimiento de los fines y objetivos del Municipio, garantizando una efectiva y oportuna satisfaccién de los fines publicos, bajo condiciones de calidad y con el dptimo uso de los recursos pibblicos. PRINCIPIO DE COMPETENCIA: Se deberé establecer condiciones de competencia efectiva y obtener la propuesta mas ventajosa, para satisfacer el interés piblico, encontrandose prohibida la adopcién de practicas que delimiten 0 afecten la competencia. PRINCIPIO DE EQUIDAD: La contratacién sin proceso en las prestaciones y derechos de las partes deberan establecer una razonable relacién de equivalencia y proporcionalidad, sin periuicio de las fecultades que cortesponden al Estado en la gestion del interés general. VIGENCIA TECNOLOGICA: Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad y modemidad tecnolégicas necesarias, para cumpiir con efectvidad la finalidad publica; estableciendo tiempo de duracién, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse (si fuera el caso) con los avances cientificos y tecnolégicos. Pagina | 4DIRECTIVA N°002-2024-GAF-MDSJB —_gerencia DE aouinistRACiON'Y ‘NORMAS Y PROCEDIMENTOS INTERNOS PARA LAS CONTRATACIONES DE BENES YSERVCIDS POR MONTOS IGUALESOINFERIORES A OCHO [a UNDADES 5.2.8 5.29 5.3.4 5.3.2 5.3.3 5.3.4 IMPOSTIVAS TREUTARIAS OE UA MUNCPALIDAD DSTRITAL DE SAN JUAN BAUTISTA SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Y SOCIAL: En el disefio y desarrollo de la contratacion sin proceso, se consideran criterios y practicas que permitan contribuir, tanto a la proteccién ambiental, como social y al desarrollo humano. DEVENGADO CONTABLE: Consiste en el registro contable de las transacciones y otros hechos econémicos, en el momento en que ocurren y no cuando se efectiia su cobro o su pago, para asegurar el reconocimiento y medicién oportuna de los elementos que conforman la informacién financiera. 5.3 PROHIBICION DE FRACCIONAMIENTO La Municipalidad esta prohibida de cualquier practica indebida para fraccionar las contrataciones de bienes, servicios u obras, que conlleve a evitar el tipo de procedimiento de seleccién que corresponda segin la necesidad anual, como lo describe el articulo 20° del TUO de la Ley de Contrataciones del Estado. Por ende, esta prohibido de dividir la contratacion a través de la realizacion de dos 0 més procedimientos de seleccién. Asimismo, las contrataciones por montos iguales o menores a ocho (8) UIT, no deben ser utiizadas para evadir la aplicacion de la Ley y su reglamento, ya sea reduciendo intencionalmente la cantidad y/o monto de la contrtaci coon la finalidad de enmarcatle en dicho supuesto de exclusion Las contrataciones de la Municipalidad, por montos iguales o menores a ocho (8) UIT, vigentes al momento de la transaccién, se encuentra bajo los supuestos excluidos del Ambito de aplicacién de la Ley, pero sujetos a ‘supervision del OSCE, conforme al literal a) del numeral 5.1 del articulo 5 del TUO de la Ley de Contrataciones del Estado. Asimismo, lo seftalado en dicho literal no es aplicable a las contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catalogo Electrénico de Acuerdo Marco. No se incurre en fraccionamiento, cuando las contrataciones de bienes y servicios son idénticos a los contratados anteriormente durante el mismo ejercicio fiscal; tampoco, cuando la contratacién completa no se pudo realizar oportunamente debido a insuficientes recursos presupuestales (debidamente acreditado); 0 cuando haya surgido una necesidad imprevisible adicional a lo programada, como sefiala el articulo 40 del Reglamento de la Ley N° 30225. Ante lo expuesto, esta forma de contratacién no exime de la aplicacién de cexigencias colaterales para estos casos, como exigir a los proveedores el contar con su Registro Nacional de Proveedor (RNP) y el “No estar Impedidos de contratar con el Estado". Pagina | SDIRECTIVA N°002-2024- GAF-MDSJB —_exeNcia De aowinisTRACION Y na ‘NoRMUAS YPRCCEDIMENTOS NTERNOS PARA LAS CONTRATAGONNES DE BIENESYSERVIIOS POR MONTOS IGUALESOINFERORES A OCHO (8) UNDAES 5.4 'MEOSTWAS TRUTARIAS GE LA MUNCPALIAD DSTRFALDE SAN JAN BAUTISTA 5.3.5 Cabe hacer mencién, que la Direccién Técnico Normativa del OSCE en la Opinion N° 086-2019/DTN de 25 de abril de 2019, seftala que: a. La prohibicién del fraccionamiento indebido, regulado en la normativa de contrataciones del Estado, se encuentra referido a la division deliberada ~ en miltiples contrataciones — de prestaciones (bienes, servicios en general, consultorias, ejecucién de obras) que son identicas o similares y cuya unidad esencial permite que estes puedan ser objeto de una sola contratacion. b. Si durante un ejercicio fiscal una Entidad realiza la contratacion independiente de determinados bienes o servicios (idénticos 0 similares) cuya unidad esencial permite que estos puedan ser objeto de una sola contratacion, no se incurrira en fraccionamiento indebido si es que dicha contratacion independiente obedece a la carencia de recursos disponibles o cuando aparezca una necesidad adicional imprevisible. ¢. Corresponde a cada Entidad evaluar y definir si los bienes, servicios u obras que requiere, representan un mismo objeto contractual, que origine una Unica contratacién; si por el contrario la Entidad determina que dicha unidad resulta inexistente, corresponde que se realice una contrataci6n diferente por cada objeto contractual.” DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE La implementaci6n de la presente directiva recae en el funcionario responsable de la Gerencia de Administracion y Finanzas, asi como, en el funcionario responsable de la Sub Gerencia de Logistica. Dentro de las funciones de la Gerencia de Administracién y Finanzas, estan: a) Establecer normas y elaborar directivas de cardcter interno para la implementaci6n de mejoras en los procesos de gestién, que involucra el abastecimiento y los servicios generales de la Municipalidad en concordancia con la normativa vigente. Proponer la implementacion de disefios de sistemas modemnos de contol previo y el procesamiento y sistematizacién de informacion base, precisando las necesidades de informacion de las diferentes areas, el flujo de los procedimientos administrativos y las caracteristicas de los formularios. ©) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Operativo Institucional (PO!) de las unidades organicas pertenecientes a su cargo. De cortesponder, autorizar, la programacién y ejecucion de gastos que se encuentran incluidos en el Presupuesto Institucional de la Municipalidad b qj Pagina | 6DIRECTIVA N*002-2024- GAF-MDSJB © GeRencia oe aDMaNISTRACION Y PNANZAS. 'NORAS YPROCEDIAENTOS INTERNOS PARA LAS CONTRATACINES DE SIENES Y SERVICIOS POR MONTOS IGUALESINFERIORES A OCHO (© UNDADES 55, TMPOSTVAS TIBUTARIAS DE LA MUNICPALOAD DISTRTALDE SAN UAN BAUTISTA Dentro de las funciones de la Sub Gerencia de Logistica como *Organo Encargado de las Contrataciones (OEC)’, estan: a) Programar, ditigir, coordinar, ejecutar y controlar la ejecucion de los procedimientos técnicos de abastecimiento, en concordancia con la normativa legal vigente. b) Efectuarlas adquisiciones programadas y no programadas de bienes y servicios para la Municipalidad, dentro del marco establecido por la Ley de Contrataciones del Estado. ©) Efectuar las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios, menor o igual a ocho (8) UIT. d) Proponer directivas internas sobre adquisiciones de bienes y prestacién de servicios. DEL REGISTRO Y PUBLICACION DE LAS ORDENES EN EL SEACE La Municipalidad a través del Organo Encargado de las Contrataciones (OEC), registra la informacion de las érdenes de compra u érdenes de servicio en el Sistema Electrénico de las Contrataciones (SEACE), inclusive aquellas que fueron anuladas, debiendo respetar el numero correlative establecido por cada Entidad. Asimismo, el funcionario de dicho organo debe publicarlo en la pagina de Portal de Transparencia de la Municipalidad Distrital de San Juan Bautista. Con el fin de ser transparente y oportuno en la informacién sobre las contrataciones sin proceso, el registro y publicacién debe efectuarse a partir del mes siguiente a la fecha de emisin de la orden respectiva, siendo el plazo maximo de cinco (5) dias habiles del mes siguiente. VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 641 ‘SOBRE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Participan en la generaci6n, aplicacion y cumplimiento de la presente directiva, el funcionario responsable de la Gerencia de Administracion y Finanzas, y el funcionario responsable de la Sub Gerencia de Logistica, asi como, el funcionario y personal de las areas usuarias, que a continuacién se detalla: 6.1.1 El funcionario o servidor del rea usuaria, que suscribe el Requerimiento, es responsable de su formulacién, con una anticipacion de diez (10) dias habiles; estimando y cuantiicando sus necesidades, para cumplir los objetivos y resultados que buscan lograr, debiendo programarlo en su Cuadro de Necesidades, en funcién a sus actividades formulado en su Plan Operative Institucional (POI), y segiin el monto de la asignacion del Pagina | 7DIRECTIVA N°002-2024- GAF-MDSJB —_genencia De AnuinisTRACiON Y 'NORWAS Y PROCEDIMENTOS INTERNOS PARA LAS CONTRATACINNES OE EIENESY SERVICIOS POR MONTOS IGUALESOINFERIORES A OCHO (8) UNDADES 6.41.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 TPOSTVAS TRIBUTARIAS DE LA MUNICEALIDAD DISTRITALDE SAN JUAN BAUTISTA Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), prevista en el correspondiente afio fiscal, Las Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia deben adjuntarse al Requerimiento, cuya formulacién es de manera objetiva y precisa, siendo responsabilidad del funcionario o servidor del area usuaria su aprobacién. Asimismo, debe detallar lo siguiente: a) El objeto y la finalidad pablica de la contratacién, asi como contemplar los requisitos técnicos minimos que definan con precision y objetividad las, caracteristicas, condiciones, cantidad, calidad y otros requisitos, de los bienes y servicios a contratarse. b) Debe inclur las exigencias previstas en la normativa de contrataciones, regkamentos técnicos, normas metrolégicas ylo senitarias, y cualquier otra norma que regulen el objeto de contratacién con caracter obligatorio, ©) Considerar el plazo razonable, las penalidades respectivas en caso de incumplimiento en la entrega del bien o la prestacién del servicio. 4) Otros procedimientos y requisites, para la verificacién de atencion de la necesidad. La contratacién deberé guardar coherencia con las actividades a realizar y con los bienes y servicios requeridos, segin corresponda, Es responsabilidad del funcionario 0 servidor del area usuaria, veriicar previamente que la contratacion menor o igual a ocho (8) UIT no se requiera de manera continua o periédica, en cuyo caso deberé programar su contratacién mediante procedimiento de seleccién. La Sub Gerencia de Logistica como Organo Encargado de las Contrataciones debe revisarlo con la finalidad de no incurrr en fraccionamiento durante el ejercicio fiscal. El funcionario o servidor del area usuaria es responsable del tramite, para la contratacién sin proceso del bien y servicio de manera oportuna, con la finalidad de no afectar la obtencién de los productos ylo entregables de los servicios contratados, los cuales son gastos necesarios para lograr las metas y objetivos institucionales, Por consiguiente, no se reconocerén requerimientos para regularizar contrataciones de cualquier tipo. El funcionario o servidor del area usuaria, es responsable de coordinar la Programacién Multianual de Necesidades que formulen en el Sistema Integrado de Gestion Administrativa SIGA - MEF, a fin de optimizar la atencién de los diversos requetimientos del Municipio. Todos los Requerimientos deben sujetarse a los criterios de razonabilidad y objetividad, debiendo ser coherentes con la contratacion en funcién a los Pagina | 8