¿Qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica es un resumen de datos, empaquetado en una sola tabla, que
te permite informarte y explorar tendencias en tu información. Son muy útiles si
tienes filas o columnas largas donde necesitas conocer cantidades rápidamente y
compararlas entre sí.
las tablas dinámicas analizan los datos que contienen tus bases de datos. Y, más
específicamente, te posibilitan agrupar tus datos de diferentes maneras para que
puedas sacar conclusiones fácilmente.
La parte «dinámica» en una tabla dinámica se deriva del hecho de que puedes ver
los datos desde perspectivas diferentes, sin alterar el contenido.
Partes de una tabla dinámica
Cuando creas una tabla dinámica, notarás que se muestra una lista de campos
disponibles y las áreas donde se pueden acomodar. Eso es lo que permite que
puedas comparar datos de tu base.
Filtro de informe. Los campos que añadas aquí crearán
filtros para la tabla dinámica con el fin de que puedas
restringir la información que ves en pantalla.
Etiquetas de columna. Son los campos que se mostrarán
como columnas de la tabla dinámica.
Etiquetas de fila. Se trata de los campos que determinan
las filas de la tabla dinámica.
Valores. Son los campos que se colocarán como las
celdas de la tabla dinámica y que serán totalizados para
cada columna y filas.
La tabla dinámica es una de las funciones más potentes e intimidantes
de Microsoft Excel. Potente porque puede ayudarte a resumir y dar
sentido a grandes conjuntos de datos. Intimidante porque no todos
somos expertos en Excel, y las tablas dinámicas siempre han tenido la
reputación de ser complicadas.
Hay una buena noticia: aprender a crear una tabla dinámica en Excel es
mucho más fácil de lo que has pensado.
Pero antes de guiarte en el proceso de creación de una, veremos qué es
exactamente una tabla dinámica y por qué podrías necesitarla.
¿Qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica es un resumen de datos, empaquetado en una sola
tabla, que te permite informarte y explorar tendencias en tu
información. Son muy útiles si tienes filas o columnas largas donde
necesitas conocer cantidades rápidamente y compararlas entre sí.
Las tablas dinámicas analizan los datos que contienen tus bases de
datos. Específicamente, te posibilitan agrupar tus datos de diferentes
maneras para que puedas sacar conclusiones fácilmente.
La parte «dinámica» en una tabla dinámica se deriva del hecho de que
puedes ver los datos desde perspectivas diferentes, sin alterar el
contenido.
Partes de una tabla dinámica
Cuando creas una tabla dinámica, notarás que se muestra una lista de
campos disponibles y las áreas donde se pueden acomodar. Eso es lo
que permite que puedas comparar datos de tu base.
Filtro de informe. Los campos que añadas aquí crearán filtros para
la tabla dinámica con el fin de que puedas restringir la información
que ves en pantalla.
Etiquetas de columna. Son los campos que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.
Etiquetas de fila. Se trata de los campos que determinan las filas
de la tabla dinámica.
Valores. Son los campos que se colocarán como las celdas de la
tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
A continuación, te enumeramos algunos funcionamientos reales de una
tabla dinámica.
Para que sirve una tabla dinámica en Excel
1. Comparar los totales de ventas de diferentes
productos
Supongamos que tienes una hoja de trabajo que contiene datos de
ventas mensuales de tres productos diferentes (producto 1, producto 2 y
producto 3) y deseas averiguar cuál de los tres ha generado mayor
cantidad de dinero. Por supuesto, puedes consultar la hoja de trabajo y
agregar manualmente la cifra de ventas correspondiente a un total
acumulado cada vez que aparece el producto 1. Entonces podrías hacer
lo mismo para el producto 2 y 3, hasta que tengas los totales para todos
ellos. Suena bastante sencillo hasta el momento.
Ahora, imagina que la hoja de trabajo mensual de ventas tiene miles y
miles de filas. Clasificarlos manualmente puede llevarte toda una vida.
Con una tabla dinámica, puedes agregar automáticamente todas las
cifras de ventas para el producto 1, producto 2 y producto 3 y calcular
sus respectivas sumas en menos de un minuto.
2. Mostrar las ventas de productos como porcentajes
de las ventas totales
Las tablas dinámicas muestran por defecto los totales de cada fila o
columna cuando las creas. Pero esa no es la única operación que pueden
producir automáticamente.
Supongamos que ingresaste números de ventas trimestrales para tres
productos separados en una hoja de Excel y convertiste estos datos en
una tabla dinámica. La tabla te dará automáticamente tres totales en la
parte inferior de cada columna, después de haber sumado las ventas
trimestrales de cada producto. Pero ¿qué sucedería si quisieras
encontrar el porcentaje de contribución de todas las ventas de la
compañía, en lugar de solo los totales de ventas de esos productos?
Con una tabla dinámica puedes configurar cada columna para obtener el
porcentaje de la columna de los tres totales, en lugar de solo el total de
la columna. Si las ventas de tres productos totalizaron $200.000 en
ventas, por ejemplo, y el primer producto ganó $45.000, puedes editar
una tabla dinámica para decir que este producto contribuyó con un 22,5
% de todas las ventas de la compañía.
Para mostrar las ventas de productos como porcentajes de las ventas
totales en una tabla dinámica, simplemente haz clic en el botón derecho
de la celda que contiene un total de ventas y selecciona «Mostrar
valores como» > «% del total general».
3. Obtener un recuento de empleados para
departamentos separados
Las tablas dinámicas son útiles para calcular automáticamente cosas
que no puedes encontrar fácilmente en una tabla básica de Excel. Una
de ellas es contar filas que tienen algo en común.
Si tienes una lista de empleados en una hoja de Excel, por ejemplo, y
junto a sus nombres están los respectivos departamentos a los que
pertenecen, puedes crear una tabla dinámica a partir de estos datos que
muestre el nombre de cada área y la cantidad de trabajadores que
forman parte de ella. La tabla dinámica elimina la tarea de ordenar la
hoja de Excel por nombre de departamento y contar cada fila
manualmente.
4. Agregar valores predeterminados a celdas vacías
No todos los conjuntos de datos que ingreses a Excel llenarán cada
celda. Si estás esperando que se incorporen nuevos datos antes de
ingresarlos en Excel, es posible que tengas muchas celdas vacías que
parecerán confusas o que necesitas más explicaciones al mostrar estos
datos a tu gerente. Ahí es donde entran las tablas dinámicas.
Puedes personalizar fácilmente una tabla dinámica para llenar celdas
vacías con un valor predeterminado como $ 0 o PD (para «Por
Determinar»). Para tablas con muchos datos, etiquetar estas celdas
rápidamente es un recurso útil, especialmente cuando varias personas
están revisando la misma hoja.
Para formatear automáticamente las celdas vacías de tu tabla dinámica,
haz clic en el botón derecho en tu tabla y después en «Opciones de tabla
dinámica». En la ventana que aparece, marca la casilla «Celdas vacías
como» e ingresa lo que deseas que se muestre cuando una celda no
tiene otro valor.
5. Combinar el resultado de dos variables
Supongamos que realizaste una encuesta donde los participantes
dejaron sus datos como sexo y el producto que más compran. Como
resultado de esta encuesta, quieres saber la cantidad de hombres que
prefieren el producto 1, así como la cantidad de mujeres que prefieren el
producto 2. Con una tabulación cruzada, puedes indicar que en las
columnas y filas de una nueva tabla estarán los posibles valores de las
dos variables, y en el cruce de cada columna y fila se encontrará la
cantidad de veces que aparecen los pares correspondientes.
La tabulación cruzada se realiza de manera más fácil a través de una
tabla dinámica. Solo debes seleccionar la tabla de datos original e
insertarla para que Excel defina las filas y columnas de la tabla
dinámica.
La tabla dinámica es una de las funciones más potentes e intimidantes
de Microsoft Excel. Potente porque puede ayudarte a resumir y dar
sentido a grandes conjuntos de datos. Intimidante porque no todos
somos expertos en Excel, y las tablas dinámicas siempre han tenido la
reputación de ser complicadas.
Hay una buena noticia: aprender a crear una tabla dinámica en Excel es
mucho más fácil de lo que has pensado.
Pero antes de guiarte en el proceso de creación de una, veremos qué es
exactamente una tabla dinámica y por qué podrías necesitarla.
¿Qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica es un resumen de datos, empaquetado en una sola
tabla, que te permite informarte y explorar tendencias en tu
información. Son muy útiles si tienes filas o columnas largas donde
necesitas conocer cantidades rápidamente y compararlas entre sí.
En otras palabras, las tablas dinámicas analizan los datos que
contienen tus bases de datos. Y, más específicamente, te posibilitan
agrupar tus datos de diferentes maneras para que puedas sacar
conclusiones fácilmente.
La parte «dinámica» en una tabla dinámica se deriva del hecho de que
puedes ver los datos desde perspectivas diferentes, sin alterar el
contenido.
Partes de una tabla dinámica
Cuando creas una tabla dinámica, notarás que se muestra una lista de
campos disponibles y las áreas donde se pueden acomodar. Eso es lo
que permite que puedas comparar datos de tu base.
Filtro de informe. Los campos que añadas aquí crearán filtros
para la tabla dinámica con el fin de que puedas restringir la
información que ves en pantalla.
Etiquetas de columna. Son los campos que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.
Etiquetas de fila. Se trata de los campos que determinan las filas
de la tabla dinámica.
Valores. Son los campos que se colocarán como las celdas de la
tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
A continuación, te enumeramos algunos funcionamientos reales de una
tabla dinámica.
Para qué sirve una tabla dinámica en Excel
1. Comparar los totales de ventas de diferentes
productos
Supongamos que tienes una hoja de trabajo que contiene datos de
ventas mensuales de tres productos diferentes (producto 1, producto 2 y
producto 3) y deseas averiguar cuál de los tres ha generado mayor
cantidad de dinero. Por supuesto, puedes consultar la hoja de trabajo y
agregar manualmente la cifra de ventas correspondiente a un total
acumulado cada vez que aparece el producto 1. Entonces podrías hacer
lo mismo para el producto 2 y 3, hasta que tengas los totales para todos
ellos. Suena bastante sencillo hasta el momento.
Ahora, imagina que la hoja de trabajo mensual de ventas tiene miles y
miles de filas. Clasificarlos manualmente puede llevarte toda una vida.
Con una tabla dinámica, puedes agregar automáticamente todas las
cifras de ventas para el producto 1, producto 2 y producto 3 y calcular
sus respectivas sumas en menos de un minuto.
2. Mostrar las ventas de productos como porcentajes
de las ventas totales
Las tablas dinámicas muestran por defecto los totales de cada fila o
columna cuando las creas. Pero esa no es la única operación que pueden
producir automáticamente.
Supongamos que ingresaste números de ventas trimestrales para tres
productos separados en una hoja de Excel y convertiste estos datos en
una tabla dinámica. La tabla te dará automáticamente tres totales en la
parte inferior de cada columna, después de haber sumado las ventas
trimestrales de cada producto. Pero ¿qué sucedería si quisieras
encontrar el porcentaje de contribución de todas las ventas de la
compañía, en lugar de solo los totales de ventas de esos productos?
Con una tabla dinámica puedes configurar cada columna para obtener el
porcentaje de la columna de los tres totales, en lugar de solo el total de
la columna. Si las ventas de tres productos totalizaron $200.000 en
ventas, por ejemplo, y el primer producto ganó $45.000, puedes editar
una tabla dinámica para decir que este producto contribuyó con un 22,5
% de todas las ventas de la compañía.
Para mostrar las ventas de productos como porcentajes de las ventas
totales en una tabla dinámica, simplemente haz clic en el botón derecho
de la celda que contiene un total de ventas y selecciona «Mostrar
valores como» > «% del total general».
3. Obtener un recuento de empleados para
departamentos separados
Las tablas dinámicas son útiles para calcular automáticamente cosas
que no puedes encontrar fácilmente en una tabla básica de Excel. Una
de ellas es contar filas que tienen algo en común.
Si tienes una lista de empleados en una hoja de Excel, por ejemplo, y
junto a sus nombres están los respectivos departamentos a los que
pertenecen, puedes crear una tabla dinámica a partir de estos datos que
muestre el nombre de cada área y la cantidad de trabajadores que
forman parte de ella. La tabla dinámica elimina la tarea de ordenar la
hoja de Excel por nombre de departamento y contar cada fila
manualmente.
4. Agregar valores predeterminados a celdas vacías
No todos los conjuntos de datos que ingreses a Excel llenarán cada
celda. Si estás esperando que se incorporen nuevos datos antes de
ingresarlos en Excel, es posible que tengas muchas celdas vacías que
parecerán confusas o que necesitas más explicaciones al mostrar estos
datos a tu gerente. Ahí es donde entran las tablas dinámicas.
Puedes personalizar fácilmente una tabla dinámica para llenar celdas
vacías con un valor predeterminado como $ 0 o PD (para «Por
Determinar»). Para tablas con muchos datos, etiquetar estas celdas
rápidamente es un recurso útil, especialmente cuando varias personas
están revisando la misma hoja.
Para formatear automáticamente las celdas vacías de tu tabla dinámica,
haz clic en el botón derecho en tu tabla y después en «Opciones de tabla
dinámica». En la ventana que aparece, marca la casilla «Celdas vacías
como» e ingresa lo que deseas que se muestre cuando una celda no
tiene otro valor.
5. Combinar el resultado de dos variables
Supongamos que realizaste una encuesta donde los participantes
dejaron sus datos como sexo y el producto que más compran. Como
resultado de esta encuesta, quieres saber la cantidad de hombres que
prefieren el producto 1, así como la cantidad de mujeres que prefieren el
producto 2. Con una tabulación cruzada, puedes indicar que en las
columnas y filas de una nueva tabla estarán los posibles valores de las
dos variables, y en el cruce de cada columna y fila se encontrará la
cantidad de veces que aparecen los pares correspondientes.
La tabulación cruzada se realiza de manera más fácil a través de una
tabla dinámica. Solo debes seleccionar la tabla de datos original e
insertarla para que Excel defina las filas y columnas de la tabla
dinámica.
Cómo hacer una tabla dinámica en Excel
1. Ingresa los datos en un rango de filas y columnas
Cada tabla dinámica en Excel comienza con una tabla básica donde se
alojan todos los datos que utilizarás. Para crear esta tabla, solo debes
ingresar tus valores en conjunto específico de filas y columnas. Usa la
fila superior o la primera columna para clasificar los valores de acuerdo
con lo que representan.
Por ejemplo, para crear una tabla en Excel con datos de rendimiento de
publicaciones de blog, puedes tener una columna que enumere el
«Título de la publicación» de cada URL, una columna que enumere las
«Vistas» de cada artículo, y así sucesivamente. Veamos cómo luciría
una tabla básica (muestra cifras ficticias, a modo de ejemplo):
2. Ordena los datos por un atributo específico
Cuando tengas todos los datos que deseas ingresar en tu hoja de Excel,
ordena estos datos de alguna manera para que sea más fácil de
administrar una vez que los conviertas en una tabla dinámica.
Para ordenar tus datos, haz clic en la pestaña «Datos» en la barra de
navegación superior y selecciona el icono «Ordenar» debajo de ellos. En
la ventana que aparece, puedes optar por organizar tus datos por
cualquier columna que desees y en cualquier orden. Para
estructurar tu hoja de Excel por «Vistas», por ejemplo, selecciona el
título de esta columna en «Columna» y luego selecciona si deseas
ordenar tus publicaciones de menor a mayor o de mayor a menor.
Selecciona «Aceptar» en la parte inferior derecha de la ventana
«Ordenar». Esta acción reorganizará cada fila de tu hoja de Excel por el
número de vistas de cada entrada.
3. Resalta las celdas para crear una tabla dinámica
Una vez que hayas ingresado los datos en tu hoja de cálculo de Excel y
ordenado a tu gusto, resalta las celdas que deseas resumir en una tabla
dinámica. Haz clic en «Insertar» en la barra de navegación superior y
selecciona el icono «Tabla dinámica». También puedes hacer clic en
cualquier lugar de tu hoja de trabajo y seleccionar «Tabla dinámica» e
ingresar manualmente el rango de celdas que deseas incluir en ella.
Esto abrirá un cuadro de opciones donde, además de establecer tus
rangos de celdas, puedes seleccionar si deseas enviar esta tabla
dinámica a una nueva hoja de trabajo o mantenerla en el mismo
lugar ya existente. Si abres una nueva hoja, puedes navegar hacia ella.
Una vez que hayas elegido, haz clic en «Aceptar».
Como alternativa, puedes resaltar tus celdas, seleccionar «Tablas
dinámicas recomendadas» a la derecha del icono de tabla dinámica y
abrir una tabla dinámica con sugerencias predeterminadas sobre cómo
organizar cada fila y columna.
Nota: si estás utilizando una versión de Excel anterior a Excel 2016, las
«Tablas dinámicas» pueden estar debajo de «Tablas» o «Datos» en la
navegación superior, en lugar de en «Insertar». En las Hojas de Cálculo
de Google, puedes crear tablas dinámicas desde el menú desplegable
«Datos» a lo largo de la navegación superior.
4. Arrastra y suelta un campo en el área «Etiquetas de
fila»
Excel creará una tabla dinámica en blanco para ti. El siguiente paso es
arrastrar y soltar un campo, etiquetado de acuerdo con los nombres de
las columnas en tu hoja de cálculo, en el área «Etiquetas de fila». Esto
determinará el identificador único (título de publicación, nombre del
producto, etc.) y la tabla dinámica estructurará esos datos.
Por ejemplo, si deseas organizar muchos datos de artículos de blog por
título de la publicación, tan solo tendrás que hacer clic y arrastrar el
campo «Título» al área de «Etiquetas en la fila».
Nota: tu tabla dinámica puede verse diferente según la versión de Excel
con la que estés trabajando. No obstante, los principios generales siguen
siendo los mismos.
5. Arrastra y suelta un campo en el área de «Valores»
Después de que hayas establecido la organización de tus datos, el
siguiente paso es que agregues algunos valores arrastrando un campo al
área de «Valores».
Si deseas resumir las vistas por título (siguiendo el mismo ejemplo), solo
arrastra el campo «Vistas» para el área de «Valores».
6. Afina tus cálculos
La suma de un valor particular se calculará de manera predeterminada,
pero puedes cambiarla fácilmente a algo como promedio, máximo o
mínimo, según lo que desees.
En una Mac puedes hacer esto haciendo clic en la pequeña «i» junto a
un valor en el área «Valores», después seleccionar la opción que desees
y hacer clic en «Aceptar». Una vez realizada tu selección, tu tabla
dinámica se actualizará.
Si estás utilizando una PC, deberás hacer clic en el pequeño triángulo
invertido al lado de tu valor y elegir «Configuración del campo de valor»
para acceder al menú.
Ahora has aprendido los conceptos básicos de cómo hacer una tabla
dinámica en Excel. Sin embargo, dependiendo de para qué la necesites
es posible que no hayas terminado. Por ejemplo, puedes notar que los
datos en tu tabla dinámica no están ordenados de la manera en que
deseas. Si este fuera el caso, la función «Ordenar» en
Excel puede ayudarte. Alternativamente, es posible que debas
incorporar datos de otra fuente en tus informes, cuyo caso la función
«Buscar» podría ser útil.
Cómo actualizar una tabla dinámica
Para que siempre tengas los datos actualizados en tus tablas dinámicas,
tienes dos opciones: hacerlo manualmente o de manera
automática.
Cómo actualizar una tabla dinámica manualmente
Haz clic en cualquier parte de la tabla para que aparezcan las
herramientas de la tabla dinámica en la cinta de opciones.
Haz clic en «Analizar» y luego en «Actualizar», o presiona Alt+F5.
Si deseas que la actualización ocurra en todas las tablas dinámicas
del libro a la vez, selecciona «Actualizar».
Cómo actualizar una tabla dinámica automáticamente
Haz clic en cualquier parte de la tabla para que aparezcan las
herramientas de la tabla dinámica en la cinta de opciones.
Haz clic en «Analizar» y luego en «Opciones».
Y en la pestaña «Datos», activa la casilla «Actualizar datos al abrir el
archivo».
Cómo eliminar una tabla dinámica
Es muy sencillo: solo selecciona toda la tabla dinámica y pulsa la tecla
«Eliminar» o «Borrar». Deberá desaparecer en ese momento.
Si no ocurre, quizá es porque algunos campos de la tabla dinámica no se
seleccionaron. Comprueba que sí lo hayas hecho correctamente;
presiona «Eliminar» o «Borrar» de nuevo.
Ejemplos de tablas dinámicas
1. Tabla dinámica para seguimiento de órdenes de
trabajo
Esta tabla permite que se haga una mejor gestión de los servicios que
ofrece una empresa para estar al día con lo que los clientes ya
contrataron, lo que ya se les entregó y lo que hace falta. Esto posibilita
que no pierda de vista los anticipos y pagos finales, pero también que no
existan retrasos en las entregas, para que el servicio al cliente sea de
buen nivel y el negocio no pierda su buena reputación.
2. Tabla dinámica para control de ventas mensuales
Esta es mucho más sencilla, ya que solo necesita los datos de inventario
y existencias para actualizarse a medida que ocurren las ventas. Puede
utilizarse para negocios de cualquier tamaño, como el ejemplo que aquí
aparece: es el registro de las ventas de un supermercado.
3. Tabla dinámica para seguimiento de productos en
renta
Otro ejemplo que puede funcionar para empresas que rentan
equipos, mobiliario o vehículos. También las que trabajan en la
industria del entretenimiento y se encargan de instalar escenarios,
luces, bocinas, andamios u otros aditamentos para garantizar la
seguridad de los asistentes.
Permite darle seguimiento a los contratos que ya terminaron y que
indican el momento de recoger los artículos alquilados, así como la
condición en que se reciben para efectos de pagos adicionales, pólizas
de seguro o reclamaciones.
4. Tabla dinámica para control de cobros
Finalmente, este ejemplo será, sin duda, uno de los más consultados.
Gracias a esta tabla dinámica, las áreas de ventas y de cobranza pueden
trabajar en conjunto para que el seguimiento sea eficiente, ya que cada
departamento tendrá datos importantes que nutrirán este archivo de
Excel. Por eso es clave que se garantice que su actualización sea diaria y
así evitar errores, confusiones o, en el peor de los casos, una
comunicación equivocada con los clientes. A nadie le gusta que le digan
que debe cuando no es cierto.
