Gestión por procesos y su evaluación
Dahiana Cuellar bautista
Diana carolina Montealegre
Profesor
Fundación Universitaria Del Área Andina
Bogotá D.C
2014
INTRODUCCIÓN
La gestión por procesos ayuda a una mejorar las actividades y el flujo de trabajo con el fin de
convertirlo en un proceso más eficiente y adaptable a las necesidades de los clientes, es donde se
plantean estrategias y planes de mejora que conlleven a la producción o prestación de servicio de
calidad.
Identifiquen los principales conceptos de la gestión por procesos y realice un mapa gráfico con
los mismos, simulando una empresa real.
¿Qué es la gestión por procesos?
Se refiere a aquellas actividades productivas de una empresa y que incorporan diferentes áreas,
disciplinas y actividades que van desde las financieras, hasta las de psicología o comportamiento
humano. Esta metodología de gestión empresarial posee un enfoque holístico que propone
integrar todas las tareas relacionadas con procesos históricos de la organización, así como todas
las tecnologías necesarias para lograr una correcta implementación. La gestión por procesos es
una nueva forma de enfocar el trabajo en las organizaciones. Lo que persigue la gestión de
procesos (o Business Process Management, BPM) es la mejora continua de la actividad que realiza
la empresa, generando valor tanto para la compañía como para el cliente
PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD.
Enfoque al cliente.
Liderazgo.
Compromiso del personal.
Enfoque a procesos.
Enfoque a la gestión.
Mejora continua.
Toma de decisiones basada en hechos.
Principios fundamentales de la gestión por procesos.
La gestión por procesos posee un enfoque que se basa en:
Una estructuración de la organización fundamentada en aquellos procesos destinados a los
consumidores.
Propone un cambio de la estructura jerárquica tradicional hacia uno horizontal.
Los departamentos de una empresa pierden su utilidad y se rediseñan en grupos
multidisciplinarios enfocados en los procesos de negocios.
Los directivos de la organización dejan de actuar como supervisores y adquieren un rol mucho
más participativo del proceso productivo.
La fuerza laboral de la empresa se enfoca en satisfacer las necesidades de los clientes en lugar
del cumplimiento de estándares establecidos desde la junta directiva.
Se adoptan procesos y herramientas digitales para eliminar tareas que no aporten valor al flujo
de trabajo.
Paso a paso de cómo implementar una gestión por procesos
Una gestión por procesos, en términos generales se ejecuta de la siguiente forma:
Compromiso de la junta directiva
En principio, la dirección debe ser consciente de la importancia de una gestión por
procesos sistemática y que puede producirse por fallas en la satisfacción del cliente o retrasos en
el flujo de trabajo.
Este proceso conlleva implícitamente etapas de capacitación y formación que deben ser
incorporadas en la cultura organizacional para provocar un cambio verdaderamente sustancial.
Sensibilización
Una vez que la dirección obtenga la formación necesaria para la aplicación de la gestión por
procesos se convierten en la herramienta principal para gestionar el cambio en sus colaboradores.
La BPM tiene como base conseguir que toda la fuerza laboral puedan desarrollar compromiso con
el proceso, lo que requiere de etapas de sensibilización para adaptarlos a nuevas tareas sin
hacerles sentir una imposición.
Determinación y clasificación de procesos
A través del análisis de todas las interacciones que la fuerza laboral y la junta directiva tiene con
los clientes se ejecuta un inventario de los procesos existentes.
Cuando se haya realizado, es necesario empezar a definir aquellos que son procesos claves de
negocios, cuáles forman parte de los procesos estratégicos y cuáles son solo procesos de apoyo.
Lo que deja la puerta abierta para establecer el relacionamiento entre las nuevas clasificaciones
con miras a definir matrices de interacción entre ellos y compartir información, instrucciones,
recursos, integrantes, entre otros.
Mapa de procesos
Lo siguiente es usar herramientas digitales para poder visualizar la relación entre procesos en
forma de diagramas en bloques y gestionar aquellos relacionados con la calidad.
Alinear los procesos a las estrategias
Todos los procesos claves del negocio deben implementar de forma sistemática la política
empresarial y la estrategia operativa. Lo que requiere una matriz de doble entrada donde los
objetivos y los grupos de interés puedan definir correctamente el relacionamiento entre ellos.
Establecer KPIs
Los indicadores clave de rendimiento, o KPI por sus siglas en inglés, forman parte de la toma de
decisiones esencial en la implementación de gestión por procesos.
Todas las acciones implementadas, y por implementar, deben basarse sobre información real de
los resultados alcanzados y las metas establecidas.
Para ello, es necesario definir cuáles KPIs son los que más se ajustan a las necesidades del negocio
y deben ser seguidos.
Implementar el Ciclo PHVA
Se trata de una metodología que usa una experiencia piloto inicial y, luego de haber conseguido
una estabilidad en los procesos claves, se escogen otros para ampliar el área de impacto y llegar a
toda la organización.
Herramientas para facilitar la implementación
Para soportar esta estrategia, con base en las necesidades actuales de las empresas, es necesario
contar con un grupo de herramientas que puedan soportar eficientemente con el ciclo de vida de
BPM.
Estas soluciones generalmente son llamadas BPMS (Business Process Management Software) y
agrupan todas las funcionalidades y alcances necesarios para implementar el BPM.
Asimismo, estas siguen una notación en común denominada Business Process Modeling Notation
o BPMN. Son herramientas que permiten centralizar toda la administración del proceso bajo una
misma solución, siempre y cuando los roles, responsabilidades, estrategias, actividades y KPIs
estén definidos.
consumidor
proveedor sociedad cliente
Aprobación y revisión de Diseño y desarrollo de los Aprovisionamiento de
requisitos productos materias primas
Entrega y trasporte Expedición producción Gestión de pedidos
APRECIACIONES
Las auditorias permite identificar fallas en los procesos, permite plantear estrategias y planes de
mejora con el fin de conseguir resultados en la producción, prestación de servicios, poseer un
control financiero y de los recursos implementados en los procesos, la auditoría es una evaluación
objetiva que funciona para agregar valor a una propuesta empresarial o para mejorar las
operaciones ya establecidas.
Bibliografía
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03269D1ED94D/19421/[Link]
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