DISEÑO DE CURSO DE CAPACITACIÓN
1. Identificación de Brechas Hipotéticas de Capacitación:
Para diseñar un curso de capacitación efectivo, se han identificado tres brechas de
capacitación hipotéticas en el desempeño de una secretaria:
1. Brecha en la Gestión del Tiempo: La secretaria muestra dificultades para priorizar
tareas, cumplir con plazos y organizar su jornada laboral de manera eficiente.
2. Brecha en el Manejo de Herramientas Digitales: La secretaria presenta
limitaciones en el uso de software de gestión de documentos y aplicaciones de
oficina, lo que ralentiza su desempeño.
3. Brecha en la Comunicación Escrita: Existen deficiencias en la redacción de
correos electrónicos, informes y otros documentos oficiales, lo que afecta la
claridad y profesionalismo en las comunicaciones internas y externas.
¿En qué instrumento se evalúan los componentes del Perfil de Cargo?
Pauta/Instrumento
Componentes del Perfil de Cargo Taller de
Lista Evaluación
redacción y
de 360°
comunicación
cotejo escrita
Objetivos del cargo x
Funciones del Cargo x x
Responsabilidades del cargo X
Competencias del Cargo X
Título del Curso: "Secretariado Eficiente: Optimización del Tiempo, Herramientas Digitales y
Comunicación Escrita"
Objetivo General: Mejorar la eficiencia y la productividad de la secretaria a través del fortalecimiento de
sus habilidades en gestión del tiempo, manejo de herramientas digitales y comunicación escrita.
Duración: 40 horas (dividido en 5 módulos de 8 horas cada uno). La modalidad será mixta (presencial y
en línea)
1° Instrumento "Lista de cotejo" Mejorar la eficiencia en la ejecución de las tareas diarias del puesto,
asegurando que la secretaria pueda planificar, priorizar y completar sus funciones de manera organizada
y oportuna.
2° Instrumento “Evaluación 360°” Fortalecer las competencias técnicas necesarias para el puesto,
especialmente en el uso de herramientas digitales y tecnológicas que son esenciales para el desempeño
eficiente de la secretaria.
3° Instrumento “Taller de redacción y comunicación escrita” Asegurar que la secretaria pueda cumplir
con la responsabilidad de redactar documentos claros y profesionales, lo que es fundamental para
mantener la comunicación interna y externa en un nivel alto.
2. Evaluación del Curso
Evaluación Inicial: Diagnóstico de conocimientos y habilidades antes de iniciar el
curso.
Evaluación Continua: Realización de ejercicios prácticos y participación activa en
los módulos.
Evaluación Final: Proyecto integrador que combine los tres módulos, mostrando la
mejora en la gestión del tiempo, uso de herramientas digitales y comunicación
escrita.
3. Impacto global en el puesto de secretaria
Componentes del perfil de cargo: Cada herramienta aplicada tiene como objetivo
fortalecer un aspecto específico del perfil de cargo, asegurando que la secretaria
pueda cumplir eficazmente con las expectativas de su puesto.
Objetivos del cargo: Las herramientas buscan alinear las capacidades de la
secretaria con los objetivos del cargo, asegurando que se logren de manera eficiente
y profesional.
Funciones del cargo: El uso de la lista de cotejo refuerza la capacidad de la
secretaria para ejecutar sus funciones diarias con mayor eficiencia y organización.
Responsabilidades del cargo: El taller de redacción fortalece la capacidad de la
secretaria para manejar sus responsabilidades de comunicación escrita, garantizando
que todos los documentos producidos sean claros, precisos y profesionales.
Competencias del cargo: La evaluación 360° permite identificar y mejorar las
competencias técnicas y digitales, que son esenciales para el desempeño eficiente en
el rol de secretaria.
4. Conclusión del Curso:
Al finalizar el curso, la secretaria debería mostrar una mejora significativa en la
organización de su trabajo diario, un manejo más eficiente de las herramientas tecnológicas
disponibles, y una mayor precisión y profesionalismo en la comunicación escrita. Esto, a su
vez, debería traducirse en un incremento en la eficiencia de su desempeño y una reducción
en errores y retrasos en sus tareas diarias.
1. CARGO
Unidad de desempeño Secretaria administrativa
Lugar de desempeño Oficina administrativa
Calidad Jurídica
Grado Licenciada en Administración
N° de Cargos 1
2. PERFIL DEL CARGO
2.1.- OBJETIVO DEL CARGO:
Asistir al director de Administración en sus responsabilidades diarias, con especial énfasis en la
organización y seguimiento constante de su agenda laboral. Gestionar de manera integral la
información del personal del área, garantizando el buen funcionamiento de la oficina. Además,
será responsable de coordinar actividades administrativas, prestar apoyo al equipo directivo y
asegurar una comunicación eficaz dentro de la organización.
2.2.- FUNCIONES DEL CARGO:
- Gestionar y coordinar las citas, reuniones y compromisos del director, asegurando un flujo de
trabajo eficiente.
- Supervisar y facilitar la comunicación interna y externa, garantizando que la información fluya
correctamente dentro de la organización.
- Coordinar y supervisar los procedimientos de evaluación de desempeño para asegurar que se
realicen de manera efectiva y puntual.
- Mantener al día la documentación relevante y gestionar de manera eficaz el correo institucional.
- Planificar y gestionar programas de formación para el desarrollo continuo del equipo.
- Archivar y actualizar la información de contacto de empleados, clientes, proveedores y socios
externos
- Redactar y distribuir documentos necesarios para la comunicación interna y externa de la
organización.
- Brindar atención telefónica y gestionar consultas, asegurando que la información llegue a las
personas indicadas.
2.3.- RESPONSABILIDADES DEL CARGO
- Organizar y manejar la agenda laboral, incluyendo la planificación de reuniones y actividades.
- Agendar y verificar itinerarios de viajes, gestionando pasajes, viáticos, y transporte.
- Confirmar o cancelar reuniones, y coordinar el lugar y las invitaciones necesarias.
- Hacer recordatorios anticipados de compromisos adquiridos.
- Manejar y organizar la documentación, asegurando su archivo cronológico y eficiencia en su
gestión.
- Revisar, supervisar, y verificar la correcta formulación de documentos importantes.
- Redactar y elaborar documentos de acción y correspondencia que surjan de la oficina.
- Gestionar las comunicaciones, incluyendo la organización del correo personal e institucional.
- Responder correos que requieran respuesta y coordinar actividades interinstitucionales.
- Coordinar citas con agentes externos a la empresa.
- Desarrollar programas y horarios de actividades planificadas.
- Elaborar ayudas memoria y documentos necesarios para exposiciones o reuniones.
- Supervisar el correcto manejo de Office a nivel gerencial y contar con habilidades taquigráficas
para la redacción de documentos.
2.3.- COMPETENCIAS DEL CARGO:
- Habilidad para gestionar imprevistos y encontrar soluciones efectivas en situaciones cotidianas de
trabajo.
- Capacidad para planificar y priorizar tareas, asegurando un flujo de trabajo eficiente y cumpliendo
plazos establecidos.
- Compromiso con la ejecución oportuna de las funciones y el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas.
- Colaborar eficazmente con otros miembros de la organización, contribuyendo al logro de objetivos
comunes.
- Capacidad para anticipar necesidades, tomar la iniciativa en tareas, y trabajar de manera
independiente cuando sea necesario.
- Facilidad para interactuar con diferentes personas dentro y fuera de la organización, manteniendo
una comunicación efectiva y profesional.
- Compromiso con la protección de la información sensible, manteniendo la discreción en todo
momento.
2.4 ASPECTOS A CONSIDERAR
- Licencia en administración, estudios técnicos o universitarios
- Conocimiento de protocolos empresariales y etiqueta
profesional.
FORMACIÓN ACADÉMICA - Habilidad para trabajar en un entorno dinámico y multitarea.
- Idiomas: Preferiblemente bilingüe (español-inglés).
De un 1 año a 4 años de experiencia en ejecución de labores de
EXPERIENCIA PREVIA administración pública o privada
Jornada completa - ocasionalmente se puede requerir
disponibilidad fuera del horario laboral regular para eventos o
CONDICIONES DEL TRABAJO
emergencias. Se requiere la capacidad de ser creativo, discreto,
empático, dinámico, con manejo asertivo de sus emociones,
cortes, con buena redacción y caligrafía, manejo de cómputo y
proactivo
- Dominio de herramientas informáticas.
HERRAMIENTAS
COMPUTACIONALES
- Manejo de software de gestión de agendas, correo electrónico y
plataformas de videoconferencia (Zoom, Microsoft Teams).
