Libros contables

 Los libros contables obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas
Anuales.

El libro de Inventarios y Cuentas anuales

 Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.

 Trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación.
 Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.

El libro diario

 Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

 Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no
superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o
registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

 Los voluntarios son el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de caja, el de
entradas y salidas de almacén, el Libro de Banco o el Libro auxiliar de vencimientos.

¿Qué personas están obligadas a la llevanza de los libros

contables?

Para determinar las personas obligadas a la llevanza de los libros contables, no solo
hemos de acudir al Código de Comercio; también debemos remitirnos a la normativa
fiscal, que incluye la ley del impuesto de sociedades (LIS), la ley y reglamento del IRPF o
la ley del IVA.

Empresas que gocen de personalidad jurídica

El artículo 120 LIS indica que los contribuyentes obligados a presentar el IS deberán
llevar su contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo
establecido en las normas por las que se rigen. Por tanto, todos los contribuyentes,
incluidas las empresas que gocen de personalidad jurídica (como las sociedades
mercantiles) están obligados a su llevanza.

Empresas no mercantiles

Las empresas que no desarrollen actividades de carácter mercantil en régimen de

estimación directa, llevarán su contabilidad de forma que permita identificar los
ingresos y gastos correspondientes a las rentas exentas y no exentas, estando
obligadas, de acuerdo con el reglamento del IRPF, a la llevanza y conservación de los
siguientes libros:

 De ventas e ingresos.
 De compras y gastos.
 De bienes de inversión.

Autónomos no obligados a la llevanza de libros contables

No tienen obligación de llevar los libros contables, ni los autónomos que se encuentran
en el régimen de módulos, ni aquellos que estén en el régimen de estimación directa
simplificada. No obstante:

 Los primeros deben guardar facturas de pago o cobro de compras y ventas (Hacienda
puede requerirlos).
 Los segundos están obligados a la llevanza de un libro de ventas e ingresos donde se
incluyen todas las facturas emitidas a los clientes, así como de compras, gastos y
bienes de inversión.

Autónomos obligados a la llevanza de libros contables

Los autónomos adscritos al régimen de estimación directa normal están obligados a la

llevanza de los libros contables, pero no a legalizarlos. Sin embargo, pueden hacerlo
como las empresas: presentándolos en el Registro donde la empresa tenga su
domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Además, el año 2020 ha arrancado con novedades para los autónomos. Como son la
obligación de incluir el Número de Identificación Fiscal (NIF) de la contraparte de
cualquier operación en los libros contables del autónomo de ventas e ingresos, así
como en los de gastos y compras.

¿Cómo deben llevarse los libros contables?

Todos los libros contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin
espacios en blanco, superposiciones, tachaduras ni raspaduras.

Además, el artículo 29 del Código de Comercio señala que, “no podrán utilizarse
abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el
Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.”
Tiempo de conservación de los libros contables

Empresas y autónomos conservarán los libros y demás documentación relativa a su

negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento
realizado en los libros.

¡Recuerda! Hoy en día, muy pocas empresas son las que llevan los libros de
contabilidad de manera manual. En lugar de ello, hay herramientas de software que se
encargan de hacer automáticamente los asientos y registros correspondientes,
facilitando de esta manera una correcta contabilidad.

Libros y Registros Contables Obligatorios

Los tipos de libros o registros contables que estarás obligado a llevar
dependerán del Régimen Tributario en el que te encuentres, sea
como Persona Natural con Negocio o como Persona Jurídica (empresa
que hayas formado). También dependerá del volumen de ingresos
anuales que estimes obtener por el desarrollo de tu actividad
empresarial.

En ese sentido, estarás obligado a llevar los siguientes libros o

registros contables:

 En el Nuevo Régimen Único Simplifiado - NRUS: No hay

obligación de llevar libros ni registros contables. Sólo debes
conservar los comprobantes de pago que te hubieran emitido y
aquellos que sustenten las adquisiciones realizadas, en orden
cronológico.

 En el Régimen Especial de Renta - RER: Los libros

contables que estarás obligado a llevar son el Registro de
Compras y el Registro de Ventas.

 En el Régimen MYPE Tributario - RMT: Teniendo en cuenta

el nivel de ingresos anuales, los contribuyentes del RMT
deberán llevar los siguientes libros y registros contables:

Limite de ingresos Libros obligados a llevar

Ingresos Neto hasta 300 UIT  Registro de ventas
 Registro de compras
 Libro Diario de Formato
Simplificado

Desde 300 UIT hasta 500 UIT de Ingresos  Registro de Ventas

brutos  Registro de Compras
 Libro Diario
 Limite de ingresos Libros obligados a llevar
 Libro Mayor

Ingresos brutos mayores a 500 UIT y que no  Registro de Compras

superen las 1,700 UIT  Registro de Ventas
 Libro Diario
 Libro Mayor
 Libro de Inventarios y
Balances

 En el Régimen General - RG: Los libros contables que estarás

obligado a llevar dependerán del volumen de tus ingresos anuales:

Limite de ingresos Libros obligados a llevar

Ingresos brutos hasta  Registro de ventas
300 UIT  Registro de compras
 Libro Diario de Formato Simplificado

Ingresos brutos desde  Registro de Ventas

300 UIT hasta 500 UIT  Registro de Compras
 Libro Diario
 Libro Mayor

Ingresos brutos  Registro de Compras

mayores a 500 UIT y  Registro de Ventas
que no superen las  Libro Diario
1,700 UIT  Libro Mayor
 Libro de Inventarios y Balances

Ingresos brutos anuales Contabilidad completa, comprende: Libro Caja y

mayores a las 1,700 Bancos, Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario,
UIT Libro Mayor, Registro de Ventas y Registro de
Compras.

Forma de llevado de los Libros y Registros

En nuestro país, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros
y registros vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de
libros impresos, sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de
emisión electrónica este último que puede ser llevado desde los
sistemas del propio contribuyente utilizando el Programa de Libros
Electrónicos-PLE o el Sistema de Libros Electrónicos- SLE Portal desde
los sistemas de la SUNAT, tal como se resume en el siguiente gráfico:
En el sistema manual: los libros y registros se adquieren en una
imprenta, su llevado es a manuscrito y se legalizan antes de usarlos.

En el sistema computarizado; la información contable se ingresa

apoyada en un software contable apoyada en la estructura dispuesta
por la SUNAT para cada libro y registro.

En el Programa de Libros Electrónicos-PLE, los libros se generan

desde los sistemas del contribuyente, y se validan con un aplicativo
de la SUNAT que permite generar un resumen de toda la información
contable y obtener una constancia de recepción por parte de la
SUNAT, respecto de cada libro.

En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes

generan sus libros desde el portal de la SUNAT y su afiliación y
generación de los libros es voluntaria.

Llevado de Libros - Forma Manual y Sistema Computarizado

 Legalización de los Libros

Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia

en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas
del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente
foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando
hojas sueltas o continuas.

 Oportunidad de la Legalización

Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso

cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una

misma denominación, se deberá tener en cuenta:

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se

acredita que se ha concluido con el anterior, con la presentación del
libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario
del folio donde conste la legalización y del último folio del
mencionado libro o registro.

1. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas

sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio
legalizado por notario del libro o registro anterior.

2. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por

siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación
que se ha establecido para ese efecto.

 Empaste de los Libros y Registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven

utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser
posible, hasta por un ejercicio gravable.

 Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido

anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o
inutilizándolas de manera visible.

 Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o

registro de una misma denominación, que no hubieran sido
utilizadas, podrán emplearse para el registro de operaciones del
ejercicio inmediato siguiente.

 Conservación y comunicación de pérdida o destrucción de los

libros

Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no

esté prescrito, lo siguiente:

Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o

electrónica.
  Los documentos y antecedentes de las operaciones o
situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas.

En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligación de

comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 días hábiles, los casos
en que ocurra la pérdida o destrucción por siniestro, asaltos y
otros, de los libros y registros.

En todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por

la autoridad policial de la denuncia presentada por el contribuyente,
respecto de la ocurrencia de los hechos, debiéndose presentar la
citada documentación en la Mesa de Partes de los Centros de
Servicios y dependencias de la SUNAT

 Plazo para rehacer los libros contables

El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o

destrucción. Por razones debidamente justificadas se podrá solicitar a
la SUNAT una prórroga.

Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario

efectivamente hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas,
para poder acogerse al cómputo del plazo para rehacer los libros.

Infracciones y sanciones: