Sistema de Gestión de Stock e Inventarios en una Casa de Deportes
Introducción
El propósito de este informe es presentar un análisis detallado de los requerimientos funcionales
y no funcionales para el desarrollo de un sistema de gestión de stock e inventarios para una casa
de deportes. La necesidad de informatizar el negocio surge de las problemáticas observadas en
el manejo manual de las ventas y el control de stock, lo cual genera pérdidas y desorden en la
gestión de la mercadería. El objetivo es diseñar un sistema que permita una gestión eficiente y
automatizada del stock, mejorando así la operatividad del negocio y evitando pérdidas por falta
de productos.
Para la recopilación de datos se realizaron entrevistas tanto al dueño del negocio como a los
empleados, con el fin de entender las necesidades específicas y los problemas actuales. Se
observaron las tareas diarias, los métodos de registro de ventas y pedidos, y se analizaron los
flujos de trabajo. Con base en esta información, se identificaron los requerimientos necesarios
para el desarrollo del sistema.
Resultado del Análisis
Tras la recolección y análisis de la información obtenida en las entrevistas y la observación
directa del funcionamiento del negocio, se identificaron las siguientes problemáticas
principales:
Control de Stock Insuficiente: Actualmente, las ventas se registran de manera manual,
lo que provoca errores y desactualización en el stock de mercadería. Esta situación
puede llevar a pérdidas por falta de productos disponibles.
Gestión de Pedidos Ineficiente: La falta de un sistema automatizado dificulta la
realización oportuna de pedidos a los proveedores, lo que puede resultar en rupturas
de stock y, por ende, en ventas perdidas.
Desorganización en la Gestión de Mercadería: No existe un registro informatizado de las
especificaciones y cantidades de los productos, lo que complica el control y la
planificación de la mercadería disponible.
Falta de Notificaciones Automáticas: La inexistencia de alertas automáticas cuando los
productos alcanzan el mínimo de stock dificulta una gestión proactiva y eficiente.
Estos problemas resaltan la necesidad de un sistema informatizado que no solo automatice el
registro de ventas y el control de stock, sino que también mejore la gestión de pedidos y facilite
la toma de decisiones mediante reportes detallados y notificaciones automáticas. A
continuación, se detallan los requerimientos funcionales y no funcionales necesarios para
abordar estas problemáticas y optimizar la operatividad del negocio.
Comunicación: En la entrevista con el dueño de una casa de deportes, planteó como
problemática tener un control en el stock total de la mercadería, a raíz de cómo trabajan muchos
empleados las ventas se realizan y no se registran debidamente (manual), para no quedarse sin
productos, lo cual le produce pérdidas en las ventas y para no tener que hacer un control
posterior de toda la mercadería.
PLANEAMIENTO
Planeación: Con una PC o más con conexión a internet para tener actualizados los productos
de los proveedores y teniendo un sistema de base de datos, con una propia de todos los
productos de la tienda (con sus especificaciones y cantidades) y otra con los proveedores
donde realizar los pedidos. Además de otras como puede ser empleados, sueldos, gastos, etc.
(que no interfieren en este problema)
Teniendo un número máximo y un número mínimo limite por cada producto, si se llega a este
último, se genera de forma automáticamente una lista de productos a pedir y a donde.
El flujo del proceso elegido para este caso en particular sería el Flujo de proceso iterativo.
Se estima que por ser un programa pequeño el programa puede estar terminado en 4 meses,
pudiendo poner un mes más por si surge algún contratiempo. No puede llevar más de 6 meses.
Requerimientos Funcionales
1. Control de Stock:
o Registrar todas las ventas de manera informatizada.
o Mantener un registro actualizado del stock de mercadería.
o Automatizar la generación de listas de productos a pedir cuando se alcance el
mínimo de stock.
o Manejar una base de datos con especificaciones y cantidades de los productos.
2. Manejo de Proveedores:
o Mantener una base de datos de proveedores con productos actualizados.
o Facilitar la realización de pedidos a los proveedores desde el sistema.
3. Registro de Ventas y Pedidos:
o Registrar las ventas y pedidos de manera informatizada.
o Proveer una interfaz para la entrada de datos de ventas y pedidos.
4. Interfaz de Usuario para Empleados:
o Facilitar el ingreso de información por parte de los empleados.
o Proveer diferentes niveles de acceso según la jerarquía y función de cada
empleado.
5. Generación de Reportes:
o Generar reportes sobre el stock, ventas, y pedidos.
o Proveer reportes de control y gestión para el dueño del negocio.
6. Notificaciones Automáticas:
o Enviar notificaciones automáticas cuando se alcance el límite mínimo de stock.
Requerimientos No Funcionales
1. Usabilidad:
o La interfaz debe ser intuitiva y fácil de usar para empleados con diferentes
niveles de conocimiento informático.
o Minimizar la curva de aprendizaje para los empleados.
2. Rendimiento:
o El sistema debe ser capaz de manejar un gran volumen de transacciones sin
degradar el rendimiento.
o Las búsquedas y actualizaciones de stock deben ser rápidas y eficientes.
3. Seguridad:
o Asegurar que los datos del negocio y de los empleados estén protegidos
contra accesos no autorizados.
o Implementar medidas de seguridad para proteger la información sensible.
4. Interoperabilidad:
o Garantizar que el sistema pueda comunicarse y compartir información con
otros sistemas utilizados por los proveedores.
5. Mantenibilidad:
o El sistema debe ser fácil de mantener y actualizar.
o Documentación clara y detallada para facilitar futuras modificaciones y
mantenimientos.
6. Disponibilidad:
o El sistema debe estar disponible y operativo durante el horario laboral del
negocio.
o Plan de contingencia para minimizar el tiempo de inactividad en caso de fallos
técnicos.
7. Escalabilidad:
o El sistema debe ser capaz de adaptarse a un incremento en la cantidad de
productos, proveedores y empleados sin comprometer el rendimiento.
8. Fiabilidad:
o El sistema debe ser confiable y asegurar la integridad de los datos ingresados.
o Minimizar la posibilidad de errores en el registro y manejo de información.
