RESÚMEN PRIMER PARCIAL – Análisis de Sistemas Administrativos

Toda cosa es un sistema o componente de un sistema excepto el universo.

Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas que tienen un objetivo en común y que permiten obtener un
resultado superior a la mera suma de sus partes.
MODELO DE DESARROLLOS DE SISTEMAS

Etapa Modelo por etapas Etapa

previa (secuencial) posterior

Estudio Análisis Desarrollo Implementación Mantenimiento

Preliminar

Investigación Diseño Diseño Construcción Prueba Puesta

general detallado y en
conversión marcha

Se trata de un modelo secuencial, por etapas, porque hay una etapa detrás de otras. Existe una etapa previa muy
marcada, que es el modelo en sí y una etapa posterior.

La etapa previa se llama ESTUDIO PRELIMINAR y puede hacerlo un equipo o una persona. En ese estudio preliminar
se fijan los objetivos a alcanzar y una vez fijados los mismos, se elaboran todos los requerimientos para lograr un
presupuesto y poder iniciar con las etapas tradicionales.
Análisis
Desarrollo
Implementación
El análisis tiene una primera fase o momento que se denomina investigación: esta primera fase lo que hace es
profundizar aquello que tenemos del estudio preliminar o básicamente, arrancar.
Con las herramientas adecuadas comienza el diseño general para pasar al desarrollo.
En el desarrollo tenemos el diseño detallado y construcción o etapa de programación o codificación.
En la etapa de implementación hay un primer momento que es la prueba y conversión y luego el momento de puesta
en marcha donde el sistema empieza a entrar con su régimen normal y es utilizado para la organización.
Luego hay una etapa posterior denominada mantenimiento.

Premisas básicas de la metodología para los análisis de sistemas:

Son aquellas por el cual independientemente de la forma o procedimiento que utilicemos, vamos a tener que
considerarlos a la hora de hacer un estudio o análisis del sistema.
TRABAJO EN EQUIPO: formar equipo con aquellas personas que pertenecen al ámbito de desarrollo (analistas,
programadores, etc) como también con los usuarios con el destinatario del sistema.
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA: se logra demostrar que todo aquello que se pensó en etapas previas es lo que les
da solución a los problemas del sistema.
MODULARIDAD: un módulo es un sistema (todo módulo es un sistema) que resuelve una parte del problema.
Estudiando los módulos sabremos como asignar los recursos.

1|Página
FACTORIZACIÓN PROGRESIVA: consiste en tomar un módulo y dividirlo en sus componentes y estos dividirlos
nuevamente hasta llegar al último detalle de lo que se quiere estudiar.
Criterios para seleccionar por dónde empezar:
MÓDULO CRÍTICO: no hace referencia a algo problemático. Es aquel módulo alrededor del cual gira la organización,
aquel que hace a la existencia misma de la organización.
PROBLEMA: partimos de un problema por el cual queremos y necesitamos buscar una solución.
OPORTUNIDAD: Momento en el cual es “Oportuno” que se desarrolle el sistema.
VOLUMEN: Cuando se requiera trabajar con aumentar (x ejemplo) el volumen de un módulo también es un criterio.

COMPLEJIDAD: Cuando se comienza a trabajar del módulo más complejo porque se cree que solucionando ese
problema se pueden solucionar muchos otros, o bien, comenzar por el modulo menos complejo.

COSTO BENEFICIO: Aquel modulo por el cual con la mejor asignación de recursos para hacer su desarrollo, me
permita un beneficio inmediato y relativamente importante para la organización.

RELACIONES FUNCIONALES: Desarrollar un módulo antes que otros. Hay veces que se necesitan desarrollar o
incursionar en módulos previos para poder comenzar a cargar datos.
Por ejemplo: desde el punto de vista contable, si no tengo el modulo del plan de cuentas, es muy difícil que pueda
desarrollar el modulo como por ejemplo de caja.

PREFERENCIA DE LA DIRECCIÓN: Aquel modulo que eligen los directivos, aunque no sea aconsejable en ese
momento arrancar por ese modulo.

Etapa Modelo por etapas Etapa

previa (secuencial) posterior

Estudio Manteni-
Preliminar Análisis Desarrollo Implementación miento

Investiga- Diseño Diseño Cons- Prueba Puesta

ción general detallado trucción y en
conver- marcha
sión

DOCUMENTOS

Estudio preliminar
Esta etapa termina reuniendo una documentación. Denominada “Informe Final del Estudio Preliminar”.

2|Página
ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
USUARIO: es el dueño del sistema, es el presidente, el gerente
responsable ejecutivo (nivel gerencial)
operador
auditor externo o interno
beneficiario (tercero o destinatarios).

ANALISTA: el rol del analista generalmente lo cumple la gente de administración

profesional de sistemas
diseñador de sistemas
analista de sistemas
profesional de administración con conocimiento de sistemas.

PROGRAMADOR: técnico en el desarrollo de los sistemas

programador.

El usuario se comunica con el analista, informándose sobre alguna situación en particular. El analista interpreta la
necesidad del usuario y luego de eso le traslada al programador la necesidad o problema.
Luego de eso, el programador analiza la situación e idea una solución que se le traspasa al usuario.

Los trabajos en equipo entre usuarios, analistas y programadores son para que se no alimenten las “interpretaciones
subjetivas” que pueden llegar a tener estos grupos por separado que más adelante podrían llegar a generar malas
interpretaciones.

HERRAMIENTAS A UTILIZAR (para eliminar malas interpretaciones)

 Entrevistas:
Antes: Guía de entrevista
Definir el objetivo de la entrevista

Durante: Lugar
Horario
Duración
Anotar / grabar / filmar
Cantidad

Después: Resumen de entrevista

Tipos
Según la cantidad de personas
 Individual
 Grupal
Según la información a obtener
 Inicial
 De recolección de datos
 De seguimiento
Según la función del entrevistado
 Nivel directivo
 Nivel ejecutivo
 Nivel operativo
3|Página
Se considera que es una herramienta muy costosa por el tiempo que insume de todos los participantes.
Por otro lado, es la herramienta que nos permitirá involucrar al entrevistado con la solución de la necesidad o
problema.
Este objetivo, incorporar al entrevistado al trabajo en equipo, hace que sea una de las herramientas más
importantes.

 Cuestionarios:
Antes: Elaboración del cuestionario
Definir el objetivo a lograr

Durante: Coordinar lugar / sitio web

Horario
Tiempos de respuesta

Después: Tabulado del cuestionario

También conocidos como encuestas. Son «por escrito».

Podrían ser en papel, pero lo más utilizado es hacerlos mediante un formulario en algún sitio web que nos ayudará a
procesarlos. No deben reemplazar a la entrevista.
Son de utilidad cuando es necesario obtener respuestas de una cantidad numerosa de participantes.

 Pedido de informes:
Antes: Redactar la carta de presentación
Elaborar el pedido de información

Durante: Aguardar respuesta escrita

Analizar la información recibida
Después: Posibilidad de una entrevista

Es una solicitud escrita dirigida a un profesional o especialista en determinado tema.

Se le solicitan precisiones y detalles para tomar decisiones relacionadas con el diseño del sistema.
La respuesta resulta muy laboriosa para el profesional, pero tiene la ventaja de reducir las interpretaciones.
Es una herramienta muy costosa por el tiempo que insume a ambas partes elaborarlo, responder y analizar la
respuesta.

 Observación directa:
Antes: Anunciar la tarea a realizar
Planificar la observación y objetivos

Durante: Observador pasivo

No emitir opinión
No interferir
Anotar comentarios y sugerencias
Recopilar documentación

Después: Informe detallado

Se desarrolla en el puesto de trabajo de las personas que realizan las tareas administrativas. Se observa y toma
nota de la forma en que se realizan los procedimientos, cómo se utiliza la documentación, cómo se archiva. También
se observan las condiciones de trabajo, de archivo de documentación, etc.

 Consultas interdisciplinarias:
4|Página
 Antes: Invitar a los participantes
Definir objetivos y alcances

Durante: Coordinar la reunión

Tomar nota

Después: Elaborar informe de la reunión

Consiste en una reunión de diversos profesionales relacionados con el sistema que se encuentra bajo estudio. Se
invitará a participar a aquellos que puedan aportar diversos puntos de vista sobre el tema. Incluye a personas
expertas en el tema.
Es una de las herramientas que involucra a todas las anteriores. Durante la entrevista, observación directa, pedido
de informes, consulta a otros profesionales o específicamente cuando se vea la necesidad, se solicitará
documentación. Esto incluye estatutos, reglamentos internos, organigramas, balances, memorias registros,
comprobantes, archivos, etc.

 Documentación:
Sistematizar la información es una forma de tener información disponible. Puede ser muy grande el volumen de
información obtenido durante el relevamiento, de distinto tipo, de diversos módulos y de distinta importancia. Se
puede definir un sitio en la nube en el cual agrupar por carpetas la información que van reuniendo los integrantes del
equipo durante el relevamiento de información. Esto permite tener todo disponible desde diversos dispositivos y en
cualquier lugar.

 Sistematizar la información
Es la forma de tener la información disponible. Puede ser muy grande el volumen de información obtenido durante el
relevamiento. Se puede definir un sitio en la nube en el cual agrupar por carpetas la información que van reuniendo
los integrantes del equipo durante el relevamiento e información.

ANTES DE COMENZAR EL ESTUDIO PRELIMINAR

Contrato con profesional o consultor

FINAL DEL ESTUDIO PRELIMINAR

 CONTENIDO DEL INFORME FINAL DEL ESTUDIO PRELIMINAR:

 Diagnóstico
En este punto del informe, el analista detalla la situación en la que se encuentra la organización respecto del o
los sistemas objeto de estudio según el alcance dado a su tarea.
Es una descripción objetiva estará fundamentada en las herramientas utilizadas durante el relevamiento.
En la organización resulta de muchísima utilidad este diagnóstico porque permite que cada sector tenga una
visión profesional del todo.
 Objetivos
En diversas materias y disciplinas hemos estudiado este tema: objetivos.
Sin duda que recordaremos sus principales características:
• Claros
5|Página
 • Precisos
• Factibles
• Alcanzables dentro de un presupuesto de recursos
• Dentro de un estudio de factibilidad limitado
• Verificables
Como característica propia de los sistemas estará definido como objetivo el
• Crecimiento modular

 Alternativas de solución
Luego de decirle a la organización en qué situación se encuentra y dónde tiene que llegar, le propondremos
alternativas de solución.
Sin TICs
Con TICs
Sistema «enlatado»
Sistema «a medida»
Desarrollo propio
Desarrollo de terceros

POSTERIOR AL ESTUDIO PRELIMINAR

 REQUERIMIENTOS:
Normas legales: Es todo tipo de norma legal que deba tenerse en cuenta en el desarrollo del sistema.
 Constitución Nacional
 Leyes y decretos nacionales y provinciales
 Resoluciones de los organismos de control
 Normas municipales
 Normas legales específicas referidas a la actividad y/ u organismo de control.
(Ley donde se garantiza la protección de datos personales, si fuera una sociedad cooperativa tengo
que tener en cuenta la ley de cooperativas, si el módulo es de sueldos tengo que tener en cuenta la
Ley de contrato de trabajo.
Normas de la AFIP (órg de control) que emite resoluciones).

Normas técnicas: Son el conjunto de normas de tipo técnico que deben aplicarse a la solución de
cada sistema en particular, se denominan también del “propio sistema”.
Las resoluciones técnicas de los consejos profesionales entran en este punto, aunque si son de
carácter obligatorio quedarían dentro del ámbito de las normas legales.
Se incluyen aquellas normas generadas por procedimientos técnicos o por la misma costumbre.
(Normas IRAM – ISO).

Requerimiento de entrada: Incluye todas las necesidades previsibles de ingreso de información al

sistema:
 Teclado
6|Página
  Pantalla táctil
 Escáner
 Lápiz óptico
 Mouse
 Micrófono y reconocimiento de voz
 Cámara web
 Datos biométricos
 Lectores de códigos
 Soportes de almacenamiento
 Sitios web
 Otros módulos y sistemas.

Requerimiento de salida: Incluye todas las necesidades previsibles de salida de información del
sistema:

 Pantalla
 Impresora (papel común o formulario)
 Formatos de archivo
 Soportes de almacenamiento
 Sitios web
 Otros módulos
 Otros sistemas.

Requerimiento de control: Es uno de los aspectos más importantes del requerimiento y hace
referencia a los procesos de control que se solicitan en las diversas etapas del procesamiento de
información.
La intervención del profesional de administración en conjunto con el profesional de sistemas permitirá
diseñar procedimientos que cumplan con la técnica del desarrollo y que permitan ejecutarlos
reduciendo al máximo la posibilidad de error.
Gran parte de los controles estarán vinculados a las entradas de información. Otra parte muy
importante se refiere a los procedimientos que permitan verificar la consistencia y congruencia de la
información almacenada.
(Partida doble, no puedo cargar un asiento cuya partida doble no balancee.
Tener un sistema que me deje cargar un asiento como borrador, pero no confirmarlo todavía
Controlar fechas: que las fechas pertenezcan a ese ejercicio
Que no me deje cargar un asiento en negativo o en cero).

Hay un tipo de control CONCOMITANTE que son los controles al ingresar, al cargar; y los
CONTROLES AL FINAL.

7|Página
 Requerimiento de seguridad: La seguridad forma parte indisoluble de las TICs.
No puede pensarse en el desarrollo de un sistema sin pensar antes en las condiciones de seguridad en
la que funcionará.
Algunos aspectos básicos son:
 Control de accesos Respaldo y recupero de la información
 Encriptado de información Parte del alcance de esta parte del requerimiento estará
dado por la forma y lugar de procesamiento
 La nube cómo paradigma.

 PRESUPUESTO DE PROVEEDORES:
Cada potencial proveedor del sistema ha recibido el requerimiento elaborado por la organización. El requerimiento
responde a los objetivos planteados en el informe final del estudio preliminar.
Su presupuesto debe responder rigurosamente al detalle descripto en el requerimiento para que la organización pueda
comparar adecuadamente todos los que reciba.

Diagnóstico
En este punto del informe, el analista detalla la situación en la que se encuentra la
organización respecto del o los sistemas objeto de estudio según el alcance dado a su
tarea.
Es una descripción objetiva que estará fundamentada en las herramientas utilizadas
durante el relevamiento.
Este diagnóstico es útil porque permite que cada sector tenga una visión profesional
del todo.

Objetivos
Las principales características son:
• Claros
• Precisos
• Factibles
• Alcanzables dentro de un presupuesto de recursos
• Dentro de un estudio de factibilidad limitado
• Verificables
Como característica propia de los sistemas estará definido como objetivo el
crecimiento modular.

Cada potencial proveedor del sistema ha recibido el requerimiento elaborado por la

organización. Obviamente el requerimiento responde a los objetivos planteados en
el informe final del estudio preliminar.
En consecuencia, su presupuesto debe responder rigurosamente al detalle descripto
en ese requerimiento para que la organización pueda comparar adecuadamente
todos los que reciba.

8|Página
Alternativas de solución
Luego de decirle a la organización en qué situación se encuentra y dónde tiene que llegar, le propondremos
alternativas de solución.
Sin TICs
Con TICs
Sistema enlatado
a medida
Desarrollo propio
de terceros

Anexos
Resulta de utilidad, según el caso, agregar al informe final algún anexo con información
obtenida durante el relevamiento que pueda ser utilizada por la organización en sus
decisiones.

(Puede ser el caso del detalle de equipamiento, sistemas operativos, capacidades de

almacenamiento, aplicaciones utilizadas, etc.
Muchas veces la organización, por su propio crecimiento, carece de esos datos
organizados.)

Presupuesto de proveedores
DESCRIPCIÓN RECURSOS AFECTADOS
Responde al requerimiento. Equipamiento (existente y necesario)
Considera el cumplimiento de los objetivos propuestos. Tiempo (cronograma y control de avance)
Incluye un detalle de los resultados esperados. Recursos económicos y financieros (importes,
Menciona las formas de procesamiento de propuestas. certificaciones)
Personal de la empresa que se afecta directamente o
indirectamente al proyecto:
• . periodo durante el cual se requerirá el servicio.
• . cantidad de tiempo que durar la afectación.
• . tareas que se le asignaran.
Personas que han de intervenir en el proyecto
pertenecientes al grupo de análisis:
• . Título que posean.
• . Experiencia en trabajos similares.
• . Antecedentes profesionales y laborales.
• . Referencias de tareas realizadas.
Relación funcional entre las personas que han de
intervenir en el proyecto.

PROPUESTA ECONÓMICA Y FINANCIERA CLÁUSULAS GENERALES

Recursos económicos y financieros Cotización de precios por etapas:
- Importes Porcentaje de avance.
- Certificaciones fecha prevista de pago de los certificados.
Importe total y detalle de las formas de pago Forma de ajuste del precio:
Índices de ajuste a considerar;
Índice base a considerar.

9|Página
 Forma de obtener el índice Intereses por mora:
Tasa de interés a aplicar.
Forma de cálculo del interés por mora.
Plazo de mantenimiento de la oferta.

 EVALUACIÓN DE PRESUPUESTOS:

El presupuesto de cada proveedor debe responder rigurosamente al detalle descripto en el requerimiento.

Compararlos vuelve a ser tarea de profesionales relacionados con la administración y los sistemas, para poder evaluar
si se ha cumplido con esa condición.
Diversos procedimientos permitirán realizar la evaluación de tal forma que pueda establecerse un orden de prioridades
para que los responsables de la organización tomen la decisión final.

10 | P á g i n a