GESTION DE ALCANCE DEL PROYECTO

PROYECTO - LA BODA

Autores:

Angela Daniela Cabrera Rodriguez

Integrante 03

Integrante 04

Integrante 05

Fecha: 23/08/24

Versión: 1.0
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CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha Autor Revisor Descripción del cambio

Angela Daniela
1 23/08/24
Cabrera Rodríguez

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TABLA DE CONTENIDO

1 GLOSARIO...................................................................................................................................5
2 DOCUMENTACION DE REQUISITOS............................................................................................5
2.1 Matriz de Trazabilidad de requisitos..................................................................................5
2.2 Documento de brechas de negociación.............................................................................5
2.3 Documento de requisitos...................................................................................................5
Requisito: Definir el requisito (puede ser 1 ó más requisitos).................................5
2.3.1 Justificación................................................................................................................5
2.3.2 Objetivos del proyecto...............................................................................................6
2.3.3 Objetivos del producto...............................................................................................6
2.3.4 Requisitos funcionales................................................................................................6
2.3.5 Requisitos no funcionales...........................................................................................6
2.3.6 Requisitos de calidad..................................................................................................6
2.3.7 Criterios de aceptación...............................................................................................6
2.3.8 Supuestos...................................................................................................................6
2.3.9 Restricciones...............................................................................................................6
3 ENUNCIADO DE ALCANCE..........................................................................................................6
3.1.1 Breve descripción del proyecto..................................................................................6
3.1.2 Alcance del producto..................................................................................................6
3.1.3 Entregables.................................................................................................................6
3.1.4 Criterios de aceptación...............................................................................................6
3.1.5 Exclusiones.................................................................................................................6
3.1.6 Supuestos...................................................................................................................7
3.1.7 Restricciones...............................................................................................................7
3.1.8 Riesgos preliminares...................................................................................................7
3.1.9 Factores Críticos de Éxito............................................................................................7
3.2 Ciclo de vida del proyecto..................................................................................................7

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4 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)..................................................................................7

4.1 SISTEMA DE AUTORIZACIÓN DE TRABAJO (Diccionario de la EDT).....................................7
5 VALIDACIÓN DEL ALCANCE (Control).........................................................................................7
6 CONTROL DEL ALCANCE (Control)..............................................................................................7
7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.....................................................................................8

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1 GLOSARIO
 EDT (Estructura de Desglose del Trabajo): Es una representación gráfica de todas
las tareas que se deben realizar para completar un proyecto. Es como un mapa que
muestra cada paso a seguir en la boda, desde la elección del lugar hasta la entrega de
las invitaciones.

 Supuestos: Son las condiciones que se consideran ciertas al planificar el proyecto. Por
ejemplo, suponer que el clima será bueno el día de la boda.

 Restricciones: Son limitaciones que afectan el proyecto, como el presupuesto, la

disponibilidad de proveedores o el número máximo de invitados.

 Objetivos: Son los resultados que se desean alcanzar con el proyecto. En el caso de una
boda, el objetivo principal es celebrar el matrimonio de manera memorable.

 KPIs (Indicadores Clave de Desempeño): Son métricas que permiten medir el

progreso del proyecto y evaluar si se están cumpliendo los objetivos. Por ejemplo, el
porcentaje de tareas completadas a tiempo o el nivel de satisfacción de los invitados.

 Modelo MOSCOW: Es una técnica para priorizar los requisitos de un proyecto. Clasifica
los requisitos en: Must have (imprescindibles), Should have (deseables), Could have
(podrían ser incluidos) y Won't have (no se incluirán).

 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos: Es una tabla que vincula todos los requisitos
de la boda (por ejemplo, el tema, la decoración, el menú) con los entregables y los
criterios de aceptación. Sirve para asegurar que nada se olvide y que todo esté alineado
con los deseos de los novios.

 Valor Ganado: Es una medida que indica el progreso real del proyecto en comparación
con lo planificado. Nos ayuda a saber si estamos avanzando a buen ritmo y si nos
estamos ajustando al presupuesto.

 Inspección: Es un proceso para verificar que los entregables del proyecto (como la
decoración o el menú) cumplan con los estándares de calidad y con lo acordado.

 Línea Base del Alcance: Es un documento que describe en detalle todo lo que se
incluye en el proyecto. Es como un contrato entre el coordinador de la boda y los novios.

 Proveedor: Es cualquier persona o empresa que proporciona un servicio para la boda,

como el catering, la fotografía o la música.

 Entregable: Es el resultado tangible de una tarea o actividad. Por ejemplo, las

invitaciones son un entregable.

 Cronograma: Es un plan que muestra las tareas que se deben realizar, cuándo y en qué
orden.

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2 DOCUMENTACION DE REQUISITOS

Introducción

El problema central en el caso de la boda de Andrés y Adriana radica en cómo conciliar

las expectativas, preferencias y visiones divergentes de las dos familias, así como las
de la pareja misma, para crear una celebración que sea verdaderamente significativa y
satisfactoria para todos los involucrados. Esto implica encontrar un equilibrio entre los
deseos del papá de Andrés de tener una boda grande y lujosa, y el deseo de la mamá
de Adriana de una boda más pequeña y acogedora, al mismo tiempo que se consideran
las prioridades, gustos y preocupaciones de la pareja. El desafío principal es gestionar
estas diferencias de manera respetuosa y colaborativa, garantizando que la boda
refleje auténticamente el amor y la unión de Andrés y Adriana, mientras se mantiene
dentro de los límites presupuestarios y se evita cualquier conflicto familiar.

Para ello se plantea conocer el mercado de las bodas, ya que es altamente competitivo
y dinámico. Sin embargo, existen oportunidades para destacar ofreciendo servicios
personalizados y adaptados a las necesidades específicas de cada pareja. En este caso,
la diversidad de opiniones y expectativas de las familias representa tanto un desafío
como una oportunidad para crear una boda única y memorable.

Con lo cual se desarrollará una propuesta de valor que encamina al proyecto a la

creación de una experiencia personalizada y satisfactoria para los novios y sus
invitados. Se ofrecerá un servicio integral de planificación y organización de bodas, que
incluirá:

 Conciliación de expectativas: Facilitar la comunicación entre los novios y sus

familias para llegar a un acuerdo sobre los aspectos más importantes de la
boda.

 Diseño personalizado: Crear una boda única y original que refleje la

personalidad y los gustos de los novios.

 Gestión de proveedores: Seleccionar y coordinar a los mejores proveedores

del sector, asegurando la calidad de todos los servicios.

 Control de presupuesto: Elaborar un presupuesto detallado y gestionarlo de

manera eficiente para garantizar que la boda se ajuste a las posibilidades
económicas de los novios.

 Gestión de imprevistos: Estar preparados para resolver cualquier problema

que pueda surgir durante la planificación o el día de la boda.

Estrategia de Ejecución:

La estrategia de ejecución se basará en los siguientes pilares:

 Planificación detallada: Elaborar un cronograma detallado de todas las tareas

a realizar, asignando responsables y fechas de entrega.

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 Comunicación efectiva: Mantener una comunicación constante y

transparente con los novios y sus familias, así como con todos los proveedores
involucrados.

 Flexibilidad: Estar dispuesto a adaptar el plan original en caso de ser

necesario, teniendo en cuenta las circunstancias y las opiniones de los novios.

 Enfoque en el cliente: Priorizar las necesidades y expectativas de los novios

en todas las decisiones.

 Gestión de riesgos: Identificar y mitigar los posibles riesgos que puedan

afectar el desarrollo del proyecto.

En resumen, el caso de negocio de la boda de Andrés y Adriana representa una

oportunidad para demostrar la capacidad de organizar un evento complejo y
satisfactorio, superando los desafíos que plantea la diversidad de opiniones y
expectativas de los involucrados.

2.1 Matriz de Trazabilidad de requisitos

matriz [Link]

Expandiendo la Matriz

 Requisitos relacionados con la comida:

 REQ-005: Menú finalizado con todos los detalles (platos, bebidas,
postres)
 REQ-006: Lista de alergias e intolerancias alimentarias
 REQ-007: Confirmación de la cantidad de invitados
 Requisitos relacionados con la música:
 REQ-008: Contrato firmado con el DJ o banda
 REQ-009: Setlist detallado
 REQ-10: Plan de iluminación y sonido
 Requisitos relacionados con las fotografías y el video:
 REQ-011: Contrato firmado con fotógrafo y/o videógrafo
 REQ-012: Cronograma de la sesión fotográfica y de video
 REQ-013: Entrega de fotografías digitales editadas
 Requisitos de calidad:

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 REQ-014: Profesionalismo de los proveedores

 REQ-015: Atención al detalle en la decoración
 REQ-016: Personalización de los servicios
 Requisitos logísticos:
 REQ-017: Transporte para los novios y los invitados
 REQ-018: Alojamiento para los novios

Beneficios de Utilizar esta Matriz:

 Visibilidad: Permite visualizar de forma clara todos los requisitos del proyecto.
 Control: Facilita el seguimiento del progreso y la identificación de desviaciones.
 Comunicación: Mejora la comunicación entre los miembros del equipo y los
proveedores.
 Gestión de cambios: Permite gestionar los cambios de forma ordenada y
controlada.

2.2 Documento de brechas de negociación

Una tabla de brechas de negociación es una herramienta fundamental en la
planificación de una boda, ya que permite identificar y analizar las diferentes
expectativas y necesidades de cada uno de los involucrados en el evento. Esto ayuda a
prevenir conflictos y a tomar decisiones consensuadas.

Necesidades
Interesado Brechas Potenciales Soluciones Propuestas
Clave

Buscar un lugar que pueda

Boda íntima y adaptarse a diferentes
romántica, Deseo de los padres de tamaños de invitados,
Novios presupuesto una boda más grande ofrecer opciones de menú
moderado, lista de y lujosa para diferentes
invitados reducida presupuestos, establecer
un límite claro de invitados.

Incluir algunos elementos

Boda tradicional,
Deseo de los novios de tradicionales en la
inclusión de
Padres de una boda más decoración, ofrecer
tradiciones
la novia moderna y opciones de menú que
familiares, buen
personalizada combinen lo clásico con lo
catering
moderno.

Buscar un DJ que pueda

Fiesta animada, Preocupación de los crear un ambiente divertido
Hermanos buena música, padres por el sin exceder el presupuesto,
barra libre presupuesto ofrecer una barra libre
limitada.

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Posibilidad de que
Buena comida,
algunos invitados no Ofrecer opciones de
ambiente
puedan asistir por transporte para los
Invitados agradable,
distancia o invitados, elegir un lugar
facilidad para
restricciones accesible.
llegar al lugar
presupuestarias

Beneficios de utilizar una tabla de brechas de negociación:

 Mayor claridad: Permite visualizar las diferencias de opinión y facilita la

comunicación.

 Prevención de conflictos: Ayuda a identificar y resolver problemas

potenciales antes de que se conviertan en conflictos mayores.

 Decisiones consensuadas: Facilita la toma de decisiones conjuntas,

asegurando que las necesidades de todos los involucrados sean consideradas.

 Mayor satisfacción: Al abordar las necesidades de todos, se aumenta la

probabilidad de que todos los invitados estén satisfechos con la boda.

2.3 Documento de requisitos

Los novios:

1. Personalización y autenticidad: La boda debe reflejar la personalidad única de

Andrés y Adriana, incorporando elementos que sean significativos para ellos como
pareja.

- Se deben considerar sus gustos individuales y preferencias compartidas al elegir la

temática, decoración, música y otros detalles del evento.

2. Intimidad y conexión emocional: La pareja prioriza la creación de una

atmósfera íntima y acogedora que fomente la conexión emocional entre ellos y sus
seres queridos.

- Se deben buscar locaciones y espacios que faciliten la interacción cercana y la

celebración de relaciones personales durante la boda.

3. Gestión eficiente de costos: Es fundamental que la planificación de la boda se

ajuste al presupuesto disponible de la pareja, evitando gastos excesivos que puedan
comprometer su estabilidad financiera.

- Se deben explorar opciones creativas y económicas para cada aspecto de la boda,

maximizando el valor y la calidad sin exceder los límites presupuestarios establecidos.

4. Atención a las prioridades y deseos específicos: Se deben identificar y

priorizar los aspectos más importantes para la pareja, como la locación, la comida, la
música, etc., y asignar recursos en consecuencia.

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- Los detalles de la boda deben alinearse con las preferencias individuales y los deseos
compartidos de Andrés y Adriana, garantizando que cada aspecto del evento sea
significativo y satisfactorio para ellos.

Familiares cercanos:

1. Compromiso con la integridad familiar: Ambas familias deben estar

comprometidas a crear un evento que celebre la unión de Andrés y Adriana,
priorizando la conexión y el amor familiar sobre cualquier diferencia de opinión en la
planificación.

2. Flexibilidad y negociación: Se debe fomentar un ambiente de apertura y

flexibilidad donde ambas partes puedan expresar sus deseos y preocupaciones, y
buscar soluciones que satisfagan a todos. Es importante estar dispuestos a
comprometerse y adaptarse para alcanzar un consenso que refleje los valores y
prioridades de ambas familias.

3. Incorporación de elementos significativos: La boda debe incluir elementos que

sean importantes para ambas familias, como tradiciones culturales, religiosas o
familiares, que se pueden integrar de manera armoniosa en la celebración.

4. Respeto por las preferencias individuales: Se deben reconocer y respetar los

gustos y preferencias individuales del papá de Andrés y la mamá de Adriana en cuanto
al tamaño y estilo de la boda. Es fundamental encontrar un equilibrio que permita a
cada familia expresar su visión y sentirse representada en la celebración.

5. Creación de un ambiente inclusivo y acogedor: La boda debe ser diseñada

para ser acogedora y accesible para todos los invitados, independientemente de sus
preferencias personales. Se deben establecer protocolos y tradiciones que fomenten la
participación de todos los presentes y promuevan la conexión y el amor entre las
familias.

Gestión de preocupaciones y expectativas familiares: Es importante

comunicarse abierta y honestamente con los padres y familiares de la pareja para
abordar sus expectativas y preocupaciones de manera constructiva.

- Se deben establecer límites claros y mantener un equilibrio entre las necesidades y

deseos de la pareja y las expectativas familiares, garantizando que la boda refleje
verdaderamente la visión de Andrés y Adriana.

4. Organizador de eventos o planificador de bodas (si se contrata uno):

- Comprender y cumplir con las expectativas de la pareja en términos de estilo,

presupuesto y logística. - Proporcionar orientación y experiencia en la planificación y
ejecución de la boda

. - Coordinar eficientemente a los proveedores de servicios y resolver problemas que

surjan durante la planificación.

- Mantener la confidencialidad y la integridad profesional en todas las interacciones.

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5. Proveedores de servicios de boda: Cumplir con los requisitos específicos de la

pareja en términos de calidad, precio y disponibilidad.

- Proporcionar servicios profesionales y de alta calidad que contribuyan al éxito general

de la boda.

- Mantener una comunicación clara y abierta con la pareja y el organizador de eventos.

- Adaptarse a cualquier cambio de último minuto y resolver problemas de manera

efectiva.

Gestión prudente de los costos:

- Se debe tener en cuenta el presupuesto disponible y buscar opciones que permitan

una celebración significativa y memorable sin comprometer la estabilidad financiera de
ninguna de las familias.

- Es importante ser transparente y realista sobre las expectativas financieras y buscar

soluciones creativas para maximizar el valor y la calidad de la boda dentro de los
límites presupuestarios establecidos

Modelo MOSCOW para los Requisitos Funcionales de la Boda

Categoría Requisito Funcional Justificación

Estos requisitos son fundamentales para

Gestión de proveedores:
Must Have garantizar la contratación y coordinación
Catalogar, Contratar,
(Debe tener) eficiente de todos los servicios necesarios
Coordinar, Pagos
para la boda.

Planificación del evento: Estos requisitos son esenciales para

Cronograma, Gestión de organizar y ejecutar la boda de manera
tareas, Gestión de recursos efectiva y dentro del plazo establecido.

Estos requisitos son necesarios para

Gestión de invitados: Base
gestionar la lista de invitados y enviar las
de datos, Invitaciones
invitaciones de manera eficiente.

Gestión financiera: Estos requisitos son fundamentales para

Presupuesto, Contabilidad, controlar los gastos y asegurar la
Facturas transparencia financiera del proyecto.

Estos requisitos pueden ser útiles para

Should Have
Gestión de invitados: facilitar la logística de los invitados, pero no
(Debería
Alojamiento, Transporte son estrictamente necesarios para la
tener)
celebración de la boda.

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Gestión de riesgos: Identificar y evaluar los riesgos es

Identificar y evaluar los importante para prevenir problemas y
posibles riesgos garantizar la continuidad del evento.

Una plataforma de comunicación

Could Have Comunicación: Plataforma
centralizada puede facilitar la colaboración
(Podría de comunicación,
entre los diferentes actores involucrados,
tener) Notificaciones
pero no es estrictamente necesaria.

Aunque los reportes financieros periódicos

Won’t Have Gestión financiera: Reportes pueden ser útiles para monitorear el
(No tendrá) financieros periódicos presupuesto, pueden no ser necesarios para
bodas de menor escala.

2.3.1 Justificación
La celebración de una boda es un hito importante en la vida de una pareja, un
momento para compartir la alegría y el amor con familiares y amigos. En el caso de
Andrés y Adriana, su deseo de unir sus vidas en matrimonio representa una
oportunidad única para crear una experiencia memorable y significativa. Por ende el
proyecto se hace con el objetivo de organizar una boda que cumpla con las
expectativas de los novios y sus familias, creando un evento que sea a la vez personal,
festivo y eficiente. Se busca generar una experiencia inolvidable para los novios y sus
invitados, fortaleciendo los lazos familiares y amistosos.

¿Por qué es importante realizar este proyecto?

 Celebración de un momento especial: Las bodas son eventos que marcan

un antes y un después en la vida de las personas. Organizar una celebración a
la altura de las circunstancias permite honrar este momento tan importante.

 Fortalecimiento de relaciones: Las bodas son una oportunidad para reunir a

familiares y amigos, fortaleciendo los lazos afectivos y creando nuevos
recuerdos compartidos.

 Satisfacción del cliente: Al satisfacer las expectativas de los novios y sus

familias, se genera un alto nivel de satisfacción del cliente, lo que puede
generar recomendaciones y oportunidades de negocio futuras.

 Desarrollo de habilidades: La organización de una boda requiere de diversas

habilidades, como planificación, coordinación, gestión de recursos y resolución
de problemas. Este proyecto permite desarrollar y poner en práctica estas
habilidades.

Beneficios de realizar el proyecto:

 Experiencia inolvidable: Para los novios y sus invitados, la boda será una
experiencia única y memorable.

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 Fortalecimiento de relaciones familiares: La celebración servirá para unir a

las familias de los novios y crear nuevos lazos afectivos.

 Oportunidades de negocio: La organización de bodas puede abrir puertas a

nuevas oportunidades de negocio en el sector de eventos.

 Desarrollo personal: La experiencia adquirida en la organización de este

evento puede ser útil para futuros proyectos.

En resumen, la organización de la boda de Andrés y Adriana es un proyecto que,

además de cumplir el deseo de los novios de celebrar su unión, ofrece múltiples
beneficios tanto a nivel personal como profesional. Al satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes, se contribuye a la creación de experiencias únicas y
memorables.

En conclusión, este proyecto se justifica por la importancia de celebrar momentos

especiales en la vida, fortalecer los lazos sociales y generar experiencias positivas.
Además, representa una oportunidad para desarrollar habilidades y conocimientos en
el ámbito de la organización de eventos.

2.3.2 Objetivos del proyecto. Objetivos asociados a KPIs.

1. Satisfacción del cliente:

 KPI: Índice de satisfacción del cliente (medido a través de una encuesta

posterior al evento).

 Objetivo: Alcanzar un índice de satisfacción del cliente del 95% o

superior, reflejando que los novios, sus familias y los invitados quedaron
altamente satisfechos con todos los aspectos de la boda.

2. Cumplimiento del presupuesto:

 KPI: Desviación porcentual entre el presupuesto inicial y el gasto final.

 Objetivo: Mantener la desviación del presupuesto por debajo del 5%,

garantizando una gestión eficiente de los recursos financieros.

3. Cumplimiento del cronograma:

 KPI: Porcentaje de tareas completadas a tiempo.

 Objetivo: Completar al menos el 90% de las tareas planificadas dentro

del plazo establecido, asegurando una ejecución fluida del evento.

4. Calidad de los servicios:

 KPI: Calificación promedio de los proveedores (en una escala del 1 al 5).

 Objetivo: Obtener una calificación promedio de los proveedores de 4.5

o superior, garantizando la calidad de los servicios contratados.

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¿Por qué estos KPIs?

 Satisfacción del cliente: Refleja el objetivo principal del proyecto, que es

crear una experiencia memorable para los novios y sus invitados.

 Cumplimiento del presupuesto: Garantiza una gestión eficiente de los

recursos financieros y evita sorpresas desagradables.

 Cumplimiento del cronograma: Asegura que todas las tareas se completen a

tiempo y que el evento se desarrolle sin contratiempos.

 Calidad de los servicios: Garantiza que los proveedores contratados cumplan

con las expectativas y que la calidad de los servicios sea óptima. Estos KPIs
permitirán medir el éxito del proyecto de manera objetiva y cuantificable, y
brindarán información valiosa para futuras mejoras.

2.3.3 Objetivos del producto

 Una ceremonia íntima y significativa: Crear una ceremonia religiosa o civil

que refleje los valores y creencias de los novios, generando un ambiente
emotivo y significativo para ellos y sus invitados.

 Una recepción festiva y memorable: Organizar una recepción que invite a la

celebración, con una atmósfera alegre y festiva, donde los invitados puedan
disfrutar de la compañía, la música y la comida.

 Una estética visual coherente y personalizada: Diseñar una decoración

que refleje la personalidad de los novios y que cree una atmósfera visualmente
atractiva y coherente en toda la celebración.

 Una experiencia gastronómica deliciosa y variada: Ofrecer un menú de

alta calidad que satisfaga los gustos de los invitados, con opciones para todos
los paladares y que se adapte a cualquier restricción alimentaria.

 Un recuerdo duradero: Capturar los momentos más especiales de la boda a

través de fotografías y videos de alta calidad, y crear recuerdos tangibles como
un álbum de fotos personalizado o un video de boda.

2.3.4 Requisitos funcionales

. Gestión de Proveedores:

 Catalogar: Mantener un catálogo actualizado de proveedores de servicios para

bodas (catering, fotografía, decoración, música etc.), incluyendo información
detallada sobre sus servicios, precios y disponibilidad.

 Contratar: Facilitar el proceso de contratación de proveedores, generando

cotizaciones, comparando propuestas y gestionando la firma de contratos.

 Coordinar: Coordinar las actividades de todos los proveedores involucrados en

la boda, asegurando que cumplan con los plazos y estándares de calidad
establecidos.

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 Pagos: Gestionar los pagos a los proveedores de forma eficiente y segura.

2. Planificación del Evento:

 Cronograma: Crear un cronograma detallado de todas las actividades que se

llevarán a cabo durante la boda, asignando responsables y fechas límite.

 Gestión de tareas: Permitir la creación, asignación y seguimiento de tareas,

así como la actualización del estado de cada tarea.

 Gestión de recursos: Gestionar los recursos necesarios para la organización

de la boda, como el presupuesto, el personal y los materiales.

 Gestión de riesgos: Identificar y evaluar los posibles riesgos que puedan

afectar la celebración, y establecer planes de contingencia.

3. Gestión de Invitados:

 Base de datos: Mantener una base de datos actualizada de los invitados,

incluyendo información de contacto y preferencias.

 Invitaciones: Generar y enviar las invitaciones a los invitados, permitiendo

realizar un seguimiento de las confirmaciones de asistencia.

 Alojamiento: Facilitar la reserva de alojamiento para los invitados que lo

requieran.

 Transporte: Organizar el transporte de los novios desde su localización hasta

la ceremonia y fiesta.

4. Gestión Financiera:

 Presupuesto: Crear y gestionar un presupuesto detallado para la boda,

asignando partidas a cada uno de los gastos.

 Contabilidad: Llevar un registro detallado de todos los ingresos y gastos

relacionados con la boda.

 Facturas: Generar y enviar facturas a los proveedores.

 Reportes financieros: Generar reportes financieros periódicos para

monitorear el estado del presupuesto.

5. Comunicación:

 Plataforma de comunicación: Implementar una plataforma de comunicación

centralizada para facilitar la comunicación entre los novios, los organizadores y
los proveedores.

 Notificaciones: Enviar notificaciones a los interesados sobre cambios en el

plan, actualizaciones de tareas o cualquier otra información relevante.

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Equipo Rol Responsabilidades

Elegir el vestido de novia, organizar la despedida de

Novios Protagonistas soltera, coordinar con el novio las decisiones
importantes.

Ayudar a los novios con las tareas de la boda, brindar

Padrinos Acompañante
apoyo moral y emocional.

Ayudar a la novia con las tareas de la boda, brindar

Damas Acompañante
apoyo moral y emocional.

Ayudar con la organización de la boda, recibir a los

Padres Anfitriones
invitados, brindar apoyo moral y emocional.

Maestro de Dirigir la recepción de la boda, presentar a los invitados,

Coordinador
ceremonias anunciar los eventos.

Catering Proveedor Ofrecer la comida y bebida para la boda.

Decoración Proveedor Decorar el lugar de la boda según el estilo elegido.

Fotógrafo Proveedor Tomar fotos y videos de la boda.

Música Proveedor Ofrecer música para la boda.

2.3.5 Requisitos no funcionales

Los requisitos no funcionales, a diferencia de los funcionales que especifican qué debe
hacer un sistema, definen cómo debe hacerlo. En el contexto de una boda, estos
requisitos se centran en la calidad de servicio, la eficiencia, la seguridad y otros
aspectos que garantizan una experiencia positiva para los novios y sus invitados.

A continuación, se presentan algunos requisitos no funcionales clave

asociados a los procesos de soporte en una boda:

Disponibilidad

Gestión de Alcance del Proyecto Página 16

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 Horario extendido: Los servicios de soporte deben estar disponibles más allá
del horario laboral estándar, especialmente durante los días previos, el día de la
boda y en caso de emergencias.

 Contingencia ante fallas: Se deben establecer procedimientos para

garantizar la continuidad del servicio en caso de fallas técnicas o imprevistos
(e.g., tener un proveedor de respaldo para la música, iluminación, etc.).

Fiabilidad

 Proveedores confiables: Los proveedores de servicios deben tener un

historial comprobado de cumplimiento y calidad.

 Equipos y sistemas confiables: Se debe utilizar equipo y tecnología confiable

y de buena calidad para minimizar el riesgo de fallas.

Mantenibilidad

 Facilidad de actualización: Los sistemas y procesos deben ser fáciles de

actualizar y modificar en caso de cambios en los requerimientos o nuevas
tecnologías.

 Documentación detallada: Toda la información relevante sobre los procesos

y sistemas debe estar documentada de manera clara y concisa para facilitar la
resolución de problemas y la transferencia de conocimiento.

Seguridad

 Protección de datos: Se deben implementar medidas de seguridad para

proteger la información personal de los invitados y los novios (e.g., contraseñas
seguras, cifrado de datos).

 Control de acceso: Se debe restringir el acceso a áreas sensibles y a

información confidencial.

Usabilidad

 Interfaz intuitiva: Las herramientas y sistemas utilizados para la planificación

y coordinación de la boda deben ser fáciles de usar, incluso para personas sin
conocimientos técnicos.

 Información clara y concisa: Toda la información proporcionada a los

invitados y proveedores debe ser clara, concisa y fácil de entender.

Desempeño

 Tiempo de respuesta: Los proveedores de servicios deben responder a las

solicitudes de manera oportuna.

 Capacidad de carga: Los sistemas y equipos deben ser capaces de manejar la

carga de trabajo durante el evento.

Compatibilidad

 Integración de sistemas: Los diferentes sistemas y herramientas utilizados

deben ser compatibles entre sí para facilitar la coordinación y el intercambio de
información.

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Escalabilidad

 Capacidad para adaptarse a cambios: Los procesos y sistemas deben ser

capaces de adaptarse a cambios en el número de invitados o en los requisitos
de la boda.

Facilidad de uso

 Intuitividad: Las herramientas y sistemas utilizados deben ser fáciles de usar,

incluso para personas sin conocimientos técnicos.

 Minimización de errores: Los procesos deben diseñarse para minimizar la

posibilidad de errores humanos.

Ejemplos concretos de aplicación:

 Sistema de gestión de invitados: Un sistema en línea que permita a los

invitados confirmar su asistencia, elegir sus preferencias de comida y gestionar
los asientos de manera eficiente.

 Aplicación móvil para los novios: Una aplicación que permita a los novios
comunicarse con sus proveedores, acceder a la información de la boda y
gestionar cualquier imprevisto durante el evento.

 Planilla de control de proveedores: Una herramienta para llevar un registro

de todos los proveedores contratados, sus contactos, los servicios contratados y
los pagos realizados.

2.3.6 Requisitos de calidad

Los requisitos de calidad en una boda van más allá de la simple ejecución de los
servicios contratados. Se trata de crear una experiencia inolvidable para los novios y
sus invitados, donde cada detalle cuente y contribuya a un evento perfecto.

A continuación, se presentan los principales requisitos de calidad que deben

considerarse en la planificación y ejecución de la boda:

1. Calidad del Servicio

 Profesionalismo: Los proveedores deben demostrar un alto nivel de

profesionalismo, puntualidad y respeto hacia los novios y sus invitados.

 Atención al detalle: Cada detalle, desde la decoración hasta la presentación

de los platos, debe ser cuidado al máximo.

 Personalización: Los servicios deben adaptarse a los gustos y preferencias de

los novios, creando una boda única y especial.

 Flexibilidad: Los proveedores deben ser flexibles y capaces de adaptarse a

cambios imprevistos.

2. Calidad de los Productos

Gestión de Alcance del Proyecto Página 18

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 Alimentos y bebidas: Los alimentos deben ser frescos, de alta calidad y

preparados con ingredientes de primera. Las bebidas deben estar bien
refrigeradas y servidas en la temperatura adecuada.

 Decoración: Los elementos decorativos deben ser de buena calidad y estar en

perfecto estado. Las flores deben ser frescas y arregladas con buen gusto.

 Equipamiento: El equipo utilizado (sonido, iluminación, etc.) debe ser de

última generación y estar en perfecto funcionamiento.

3. Calidad de la Organización

 Planificación detallada: La boda debe estar planificada con detalle,

considerando todos los aspectos, desde la logística hasta la coordinación de los
proveedores.

 Comunicación efectiva: La comunicación entre los novios, los proveedores y

los invitados debe ser clara y efectiva.

 Gestión de contingencias: Se deben establecer planes de contingencia para

hacer frente a posibles imprevistos.

4. Calidad de la Experiencia

 Ambiente agradable: El ambiente de la boda debe ser relajado, divertido y

acogedor.

 Momentos memorables: Se deben crear momentos especiales que los novios

y sus invitados recordarán siempre.

 Satisfacción del cliente: Los novios y sus invitados deben sentirse satisfechos
con todos los aspectos de la boda.

5. Otros Requisitos de Calidad

 Cumplimiento normativo: Los proveedores deben cumplir con todas las

normas y regulaciones aplicables.

 Sostenibilidad: Se pueden incorporar prácticas sostenibles en la organización

de la boda, como el uso de productos locales y la reducción de residuos.

 Inclusión: La boda debe ser un evento inclusivo, donde todos los invitados se
sientan bienvenidos y valorados.

2.3.7 Criterios de aceptación

1. Novios:

Satisfacción personal: Los novios se sienten completamente satisfechos con todos

los aspectos de la boda.

Cumplimiento de la visión: La boda refleja la visión y el estilo personal de los novios.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 19

 Gerencia de Proyectos [Link]

Momentos memorables: Se han creado momentos especiales y únicos para los

novios.

2. Invitados:

Satisfacción general: Los invitados han disfrutado de la boda y han expresado

comentarios positivos.

Ambiente agradable: El ambiente ha sido acogedor y propicio para la interacción

social. *

Comodidad: Los invitados se han sentido cómodos y bien atendidos durante todo el
evento.

3. Proveedores:

Pago puntual: Se han realizado todos los pagos a los proveedores de acuerdo con los
términos establecidos.

Recomendaciones: Los proveedores han recomendado los servicios de la empresa

organizadora a otros clientes.

Colaboración: La colaboración con los proveedores ha sido fluida y eficiente.

4. Equipo de organización:

Cumplimiento de objetivos: Se han cumplido todos los objetivos establecidos en el

plan de proyecto.

Aprendizaje: Se han adquirido nuevos conocimientos y habilidades para futuras

ocasiones. *

Satisfacción laboral: El equipo se siente satisfecho con el trabajo realizado.

5. Otros stakeholders (si aplica):

Lugar de celebración: El lugar de celebración está satisfecho con el desarrollo del

evento y la atención recibida.

Autoridades locales: Se han cumplido todos los requisitos legales y permisos

necesarios.

Criterios generales:

 Cumplimiento del presupuesto: Se ha mantenido dentro del presupuesto

establecido para la boda.

 Cumplimiento del cronograma: Todas las tareas y actividades se han

completado dentro de los plazos establecidos.

 Calidad de los servicios: Todos los servicios contratados han cumplido con
los estándares de calidad establecidos.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 20

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Gestión de riesgos: Se han identificado y gestionado de manera efectiva los

riesgos potenciales.

 Documentación completa: Se ha elaborado una documentación detallada de

todos los aspectos de la boda.

Consideraciones adicionales:

 Encuesta de satisfacción: Realizar una encuesta (o entrevista breve) a los

novios, invitados y proveedores para obtener una retroalimentación detallada.

 Análisis de métricas: Analizar datos cuantitativos como el número de

invitados, el consumo de alimentos y bebidas, y los gastos realizados.

 Comparativa con objetivos iniciales: Comparar los resultados obtenidos con

los objetivos establecidos al inicio del proyecto.

2.3.8 Supuestos
Supuesto Probabilidad Impact Estrategia de mitigación Tipo de
de o supuest
incumplimient o
o
Disponibilidad Baja Alto Ahorrar dinero, buscar alternativas de interno
de recursos bajo costo, pedir ayuda a familiares y
amigos.
Apoyo familiar Media Alto Hablar previamente con las familias interno
con el fin de ponerse de acuerdo en la
planeación de la boda, buscando su
colaboración y apoyo
Cooperación de Baja Media Elegir proveedores confiables, firmar Externo
proveedores contratos detallados, hacer
seguimiento continuo.
Clima favorable Media Baja Elegir una fecha con buen clima, tener Externo
un plan alternativo en caso de mal
clima.
Asistencia de Media Media Enviar invitaciones con tiempo, Externo
invitados confirmar asistencia, ofrecer opciones
de transporte y alojamiento.

2.3.9 Restricciones

Factor
Restricción Tipo Descripción
Afectado

El monto total asignado para la boda limita

Presupuesto
Interna Presupuesto la elección de proveedores, el tamaño del
limitado
evento y la complejidad de los servicios.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 21

 Gerencia de Proyectos [Link]

La fecha de la boda puede estar

Fecha condicionada por factores externos como
Externa Tiempo
específica la disponibilidad de los invitados, el lugar
de celebración o restricciones climáticas.

La cantidad de invitados determina el

Número de
Interna Alcance tamaño del evento, la capacidad del lugar
invitados
y la cantidad de comida y bebida a servir.

La disponibilidad de proveedores de
Disponibilidad
Tiempo y servicios como fotógrafos, músicos o
de Externa
Calidad floristas puede limitar las opciones y los
proveedores
plazos de entrega.

Las características del lugar de celebración

Lugar de Alcance y (capacidad, infraestructura, ubicación)
Externa
celebración Calidad pueden limitar el tipo de evento que se
puede realizar.

Los requisitos legales relacionados con

Requisitos Tiempo y licencias, permisos y documentación
Externa
legales Alcance pueden generar retrasos y aumentar los
costos.

Las expectativas de los novios en cuanto al

Expectativas Calidad y estilo, tamaño y nivel de formalidad de la
Interna
de los novios Alcance boda pueden influir en la toma de
decisiones.

La cantidad de personas involucradas en la

Recursos
Tiempo y organización de la boda puede limitar la
humanos Interna
Calidad capacidad para realizar múltiples tareas y
limitados
garantizar la calidad en todos los aspectos.

Condiciones Un clima desfavorable puede afectar la

Tiempo y
climáticas Externa realización de actividades al aire libre y
Calidad
adversas requerir planes de contingencia.

Eventos imprevistos como enfermedades,

Contingencias Presupuesto accidentes o problemas técnicos pueden
Externa
imprevistas y Tiempo generar costos adicionales y retrasos en la
planificación.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 22

 Gerencia de Proyectos [Link]

3 ENUNCIADO DE ALCANCE
3.1.1 Breve descripción del proyecto
La boda de Andrés y Adriana se perfila como un evento inolvidable, fruto de una
planificación exhaustiva. Con un presupuesto asignado de 60 millones de pesos
colombianos, se ha elaborado un detallado plan de trabajo que incluye la asignación de
roles, responsabilidades y costos específicos para cada tarea.

Los principales desafíos, como la elección de proveedores confiables y la gestión del

presupuesto, se han mitigado mediante una exhaustiva investigación y la designación
de un coordinador general.

En resumen, este proyecto busca crear una celebración que refleje el amor y la unión
de Andrés y Adriana, dentro de un ambiente mágico y memorable, garantizando la
satisfacción de los novios y sus invitados.

Fase Inicial:

 Evento social: Celebración de una unión matrimonial entre Andrés y Adriana.

 Presupuesto definido: 60 millones de pesos colombianos.

 Fecha establecida: 4 de julio del año siguiente.

 Asistencia masiva: Se espera una gran cantidad de invitados.

 Lugar aún por definir: Se busca un espacio al aire libre.

 Estilo: Combina elementos tradicionales y modernos, acorde a los gustos de los

novios. (boda temática)

Fase de Desarrollo:

 Ceremonia religiosa: Se llevará a cabo en una iglesia, a una hora específica.

 Recepción: Se realizará en un lugar al aire libre, con capacidad para un gran

número de invitados.

 Decoración: Se utilizarán elementos naturales y colores que reflejen la

personalidad de los novios.

 Catering: Se ofrecerá un menú variado y delicioso, con opciones para todos los
gustos.

 Música en vivo: Se contratará una banda o DJ para amenizar la fiesta.

 Fotografía y video: Se contratarán profesionales para capturar los momentos

más especiales del evento.

 Pastel de bodas: Se diseñará un pastel personalizado que combine con la

decoración de la boda.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 23

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Invitaciones: Se diseñarán invitaciones elegantes y originales que reflejen el

estilo de la boda.

 Souvenirs: Se entregarán pequeños obsequios a los invitados como recuerdo

del evento.

 Coordinación general: Se designará un coordinador que se encargará de

supervisar todos los detalles de la boda.

Fase Final:

 Lugar confirmado: Se habrá seleccionado un lugar específico para la

ceremonia y la recepción.

 Proveedores contratados: Se habrán firmado contratos con todos los

proveedores (catering, fotografía, decoración, música, etc.).

 Confirmación de asistencia: Se habrá obtenido la confirmación de asistencia

de todos los invitados.

 Distribución de invitaciones: Se habrán enviado las invitaciones a todos los

invitados.

 Cronograma detallado del evento: Se habrá elaborado un cronograma con

todas las actividades y horarios del día de la boda.

 Plan de contingencia: Se habrán establecido medidas para enfrentar

cualquier imprevisto que pueda surgir.

Características Adicionales:

 Personalización: La boda será diseñada a medida para reflejar la personalidad

y los gustos de los novios.

 Calidad: Se utilizarán materiales y servicios de alta calidad para garantizar el

éxito del evento.

 Originalidad: Se buscarán ideas creativas e innovadoras para hacer de la boda

un evento único y memorable.

 Eficiencia: Se gestionará el presupuesto de manera eficiente para optimizar los

recursos.

 Satisfacción del cliente: Se priorizará la satisfacción de los novios y sus

invitados en todas las etapas del proceso.

Importancia de la Descripción Detallada:

Una descripción detallada del alcance del proyecto es fundamental para:

 Clarificar los objetivos: Permite a todos los involucrados tener una visión
clara de lo que se quiere lograr.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 24

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Facilitar la planificación: Sirve de base para la elaboración de un plan de

proyecto detallado.

 Gestionar los recursos: Permite asignar los recursos necesarios para cada
tarea.

 Evaluar el progreso: Facilita la evaluación del avance del proyecto y la

identificación de posibles desviaciones.

 Mitigar riesgos: Permite identificar y mitigar los riesgos potenciales que

puedan afectar el proyecto.

3.1.2 Alcance del producto

¿Qué es el alcance del producto de una boda?

Imagina el alcance del producto de una boda como un mapa que detalla todo lo que
está incluido en tu viaje donde nuestro servicio es como un viaje todo incluido.
Nos encargamos de todos los detalles para que ustedes solo tengan que
disfrutar de su día especial.

Para su desarrollo es importante tener en cuenta los siguientes aspectos clave a

considerar al explicar el alcance del producto:

Para que los novios comprendan fácilmente lo que están contratando, es importante
detallar los siguientes aspectos:

 Servicios incluidos:

 Planificación y organización: Desde la elección del lugar hasta la

coordinación del día de la boda.

 Gestión de proveedores: Selección, contratación y coordinación de

todos los proveedores (fotógrafo, catering, decoración, etc.).

 Diseño y decoración: Creación de un ambiente único y personalizado

para la boda.

 Logística: Transporte, alojamiento para los novios, y cualquier otro

detalle logístico necesario.

 Coordinación del día de la boda: Supervisión de todos los detalles en

el día del evento.

 Servicios adicionales (opcional):

 Luna de miel: Organización de la luna de miel.

 Invitaciones personalizadas: Diseño y envío de invitaciones únicas.

 Souvenirs para los invitados: Creación de recuerdos personalizados

para los invitados.

 Video de la boda: Grabación y edición de un video del evento.

 Lo que no está incluido:

 Gastos personales: Ropa de los novios, anillos, etc.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 25

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Impuestos: Impuestos sobre los servicios contratados.

 Propinas: Propinas para los proveedores.

En conclusión el alcance del producto en una boda es fundamental para garantizar el

éxito del evento y la satisfacción de los novios. Al establecer claramente qué servicios
están incluidos y cuáles no, se evitan malentendidos, se facilita la planificación y se
asegura que el presupuesto se gestione de manera eficiente. Además, un alcance bien
definido permite a los novios visualizar su boda ideal y tomar decisiones informadas,
mientras que al organizador le proporciona una guía clara para llevar a cabo el evento
de manera exitosa. En resumen, el alcance es el punto de partida para una boda
organizada, eficiente y memorable.

3.1.3 Entregables (Se relacionan con la EDT)

A. Boda Personalizada

 Permisos y licencias: Documentación legal completa y actualizada (licencia

de matrimonio, permisos de uso del lugar, etc.).

 Decoración: Planos y diseños finales de la decoración, listado detallado de

elementos decorativos utilizados, fotografías de la decoración finalizada.

 Música: Lista de canciones para la ceremonia y recepción, contrato con el DJ o

banda, plan de sonido.

 Trajes de los novios: Confirmación de la entrega de los trajes a tiempo,

fotografías de la prueba final.

B. Recepción

 Menú: Menú finalizado con todos los detalles (platos, bebidas, postres), lista de
alergias e intolerancias alimentarias, confirmación de la cantidad de invitados.

 Bebidas y comida: Facturas de los proveedores de alimentos y bebidas,

listado de proveedores, fotografías de la presentación de los platos.

 Decoración: (Ver punto A)

 Alquiler del lugar: Contrato de alquiler del lugar, inventario de mobiliario y

equipos alquilados, plan de montaje y desmontaje.

C. Experiencia Memorables

 Contrato con DJ o banda: Contrato firmado, setlist detallado, plan de

iluminación y sonido.

 Juegos y actividades: Lista de juegos y actividades programadas, materiales

necesarios, responsables de cada actividad.

D. Recuerdos

 Contrato con fotógrafo y/o videógrafo: Contrato firmado, cronograma de la

sesión fotográfica y de video, lista de tomas solicitadas.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 26

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 Fotografías digitales: Todas las fotografías digitales editadas y entregadas en

un formato acordado.

 Álbum digital o físico: Diseño y entrega del álbum, confirmación de las

fotografías incluidas.

 Vídeo: Edición y entrega final del video de la boda, en diferentes formatos si es

requerido.

Otros Entregables Importantes Para Considerar

 Coordinación: Cronograma detallado del evento, asignación de tareas a los

proveedores, plan de contingencia.

 Logística: Transporte para los novios y los invitados (si aplica), alojamiento
para los invitados (si aplica), reservaciones de hoteles.

 Financiero: Presupuesto detallado, facturas de todos los proveedores, estado

de cuenta final.

3.1.4 Criterios de aceptación

Tabla con criterios de aceptación para la boda, diseñados bajo los principios SMART
(Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el Tiempo):

Criterio de Descripción (Estándares, Reglas o

Indicadores de Éxito
Aceptación Pruebas)

¿Se ha cumplido el cronograma

establecido para cada etapa de la Cronograma actualizado y
Planificación y
planificación? ¿Todos los proveedores cumplido, confirmación por
Organización
han sido contratados y coordinados a escrito de los proveedores.
tiempo?

¿Se ha mantenido dentro del Comparación de los gastos

presupuesto establecido? ¿Se han reales vs. presupuesto,
Presupuesto
generado reportes financieros reportes financieros
detallados? mensuales.

¿La decoración cumple con las

expectativas de los novios y el tema Fotografías de la decoración
Decoración y
elegido? ¿Se ha utilizado la paleta de finalizada, encuestas de
Ambientación
colores y los elementos decorativos satisfacción de los novios.
acordados?

¿Los alimentos y bebidas cumplen con

Encuestas de satisfacción de
Alimentos y los estándares de calidad y cantidad
los invitados, comentarios
Bebidas acordados? ¿Se han recibido
en redes sociales.
comentarios positivos de los invitados?

Gestión de Alcance del Proyecto Página 27

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¿Los proveedores han cumplido con sus

Evaluaciones de desempeño
Servicio de los obligaciones de manera profesional y
de los proveedores,
Proveedores puntual? ¿Se han recibido comentarios
testimonios de los novios.
positivos sobre su desempeño?

Encuestas de satisfacción de
¿Los novios se sienten satisfechos con el
Experiencia de los novios, comentarios
resultado final? ¿Han disfrutado de su
los Novios expresados durante el
día especial?
evento.

¿Se ha llevado a cabo la logística del Confirmación de asistencia

Logística del evento sin contratiempos? ¿Los de los invitados, ausencia de
Evento invitados han recibido la información quejas relacionadas con la
necesaria y se han sentido cómodos? logística.

3.1.5 Exclusiones
 Servicios personales:

 Maquillaje y peinado de los novios y damas de honor.

 Vestidos de novia y de los acompañantes.

 Alquiler de limusinas o transporte para los invitados.

 Alojamiento para los invitados.

 Anillos de boda.

 Gastos adicionales:

 Propinas para los proveedores.

 Gastos de viaje para el coordinador de bodas.

 Costos de estacionamiento.

 Gastos imprevistos debido a condiciones climáticas adversas.

 Servicios especializados:

 Animación infantil.

 Espectáculos especiales (magos, acróbatas, etc.).

 Fotógrafos adicionales.

 Video de alta calidad con drones.

 Post-boda:

Gestión de Alcance del Proyecto Página 28

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 Limpieza del lugar después del evento.

 Devolución de los elementos alquilados.

 Seguimiento de los pagos a los proveedores.

 Almacenamiento de los recuerdos de la boda.

“Los siguientes servicios no están incluidos en este contrato: maquillaje y peinado,

alquiler de limusinas, alojamiento de los invitados, impuestos sobre las ventas,
propinas para los proveedores, animación infantil y gastos imprevistos debido a
condiciones climáticas adversas. El cliente será responsable de contratar y pagar por
estos servicios por separado.”

3.1.6 Supuestos
Los supuestos son afirmaciones que se consideran ciertas al inicio de un proyecto, pero
que no han sido verificadas de manera exhaustiva. En el caso de una boda, estos
supuestos pueden influir significativamente en el alcance del proyecto y en su éxito
final. A continuación, se enumeran algunos supuestos comunes y su potencial impacto:

1. Disponibilidad de los Proveedores:

 Supuesto: Todos los proveedores seleccionados estarán disponibles en

las fechas y horarios solicitados.

 Impacto: Si un proveedor cancela o no está disponible, se debe buscar

un reemplazo de emergencia, lo que podría implicar costos adicionales y
un mayor estrés para los novios.

2. Clima Favorable:

 Supuesto: Las condiciones climáticas serán adecuadas para la

celebración al aire libre (si aplica).

 Impacto: Un clima adverso podría requerir cambios de última hora en la

planificación, como la búsqueda de un lugar alternativo o la renta de
equipos adicionales.

3. Número Definitivo de Invitados:

 Supuesto: El número de invitados confirmados será el mismo o

ligeramente inferior al estimado.

 Impacto: Si asisten más invitados de los esperados, podría haber

problemas con la cantidad de comida, bebidas y asientos disponibles.

4. Presupuesto Suficiente:

 Supuesto: El presupuesto asignado será suficiente para cubrir todos los

gastos relacionados con la boda.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 29

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Impacto: Si surgen gastos imprevistos o si el presupuesto se agota, se

deberán tomar decisiones difíciles, como eliminar elementos del plan
original o buscar financiamiento adicional.

5. Cooperación de los Novios:

 Supuesto: Los novios estarán disponibles y dispuestos a tomar

decisiones a lo largo del proceso de planificación.

 Impacto: Si los novios no están comprometidos con el proceso, la

planificación se puede retrasar y generar conflictos.

6. Funcionamiento Sin Errores de la Tecnología:

 Supuesto: El equipo audiovisual y otros dispositivos electrónicos

funcionarán correctamente durante el evento.

 Impacto: Fallas técnicas pueden interrumpir la ceremonia o la

recepción, generando frustración y descontento entre los invitados.

7. Disponibilidad de los Lugares:

 Supuesto: Los lugares seleccionados para la ceremonia y la recepción

estarán disponibles en las fechas y horarios solicitados.

 Impacto: Si un lugar se vuelve indisponible, se deberá buscar una

alternativa, lo que podría implicar cambios en la planificación y un
aumento en los costos.

3.1.7 Restricciones
El alcance de un proyecto de boda, al igual que cualquier otro proyecto, se encuentra
sujeto a diversas restricciones que limitan las opciones y decisiones del equipo
organizador. Estas restricciones pueden ser internas o externas, y su impacto puede
variar significativamente en la planificación y ejecución del evento. A continuación, se
enumeran algunas de las restricciones más comunes asociadas al alcance de un
proyecto de boda:

Restricciones de Recursos

 Presupuesto: El presupuesto asignado para la boda limita la elección de

proveedores, el tipo de servicios contratados y la escala del evento.

 Tiempo: La fecha de la boda y el tiempo disponible para la planificación

imponen restricciones en la disponibilidad de proveedores y lugares.

 Personal: La cantidad y habilidades del personal disponible para la

planificación y ejecución del evento influyen en la complejidad de las tareas que
pueden realizarse.

Restricciones de Alcance

Gestión de Alcance del Proyecto Página 30

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Número de invitados: El número de invitados determina el tamaño del lugar,

la cantidad de comida y bebida, y la configuración general del evento.

 Ubicación: La elección del lugar de la boda (interior, exterior, destino) limita

las opciones de decoración, catering y entretenimiento.

 Tema: Un tema específico para la boda restringe las opciones de decoración,

vestimenta, invitaciones y entretenimiento.

 Época del año: La época del año puede afectar la disponibilidad de ciertos
productos, el clima y los precios de los proveedores.

Restricciones Externas

 Legislación: Las leyes locales y regulaciones pueden limitar los tipos de

actividades que pueden realizarse en el lugar de la boda, como el uso de fuegos
artificiales o la hora de finalización del evento.

 Disponibilidad de proveedores: La disponibilidad de proveedores específicos

(fotógrafos, músicos, floristas) en la fecha y ubicación deseadas puede ser
limitada.

 Condiciones climáticas: En el caso de bodas al aire libre, las condiciones

climáticas pueden afectar la planificación y requerir planes de contingencia.

 Restricciones del lugar: Los lugares de eventos suelen tener restricciones en

cuanto a la decoración, la música, la comida y bebida, y el horario de
funcionamiento.

Impacto de las Restricciones en el Alcance

 Reducción del alcance: Si las restricciones son demasiado severas, puede ser
necesario reducir el alcance del proyecto, es decir, eliminar ciertos elementos o
simplificar otros.

 Aumento de los costos: Algunas restricciones pueden llevar a un aumento en

los costos, como tener que buscar proveedores más costosos o alquilar equipos
adicionales.

 Compromisos en la calidad: Para cumplir con las restricciones, puede ser

necesario comprometer la calidad de ciertos elementos, como la decoración o el
catering.

 Aumento del estrés: Las restricciones pueden generar estrés en el equipo

organizador y en los novios al limitar las opciones y aumentar la complejidad de
la planificación.

3.1.8 Riesgos preliminares

Los riesgos sobre el proyecto de boda son inherentes y pueden surgir de diversas
fuentes, desde lo climático hasta lo logístico. Identificarlos y mitigarlos es crucial para
garantizar el éxito del evento. A continuación, se enumeran algunos de los riesgos

Gestión de Alcance del Proyecto Página 31

 Gerencia de Proyectos [Link]

preliminares más comunes en un proyecto de boda como el de Andrés y Adriana, junto

con posibles impactos y estrategias de mitigación:

Riesgos Relacionados con Proveedores

 Incumplimiento de contrato: Un proveedor puede no cumplir con lo

acordado en el contrato, como llegar tarde, no entregar el producto o servicio a
tiempo o con la calidad esperada.

 Impacto: Puede generar retrasos en el evento, afectar la calidad de los

servicios y causar insatisfacción en los novios y los invitados.

 Mitigación: Solicitar referencias, revisar contratos cuidadosamente,

incluir cláusulas de penalización por incumplimiento y contar con un plan
B para cada proveedor.

 Disponibilidad: Un proveedor clave puede enfermarse o tener un imprevisto

que le impida asistir a la boda.

 Impacto: Puede generar un caos en la organización del evento y afectar

la calidad de los servicios.

 Mitigación: Contratar a proveedores con respaldo y contar con una lista

de proveedores alternativos.

Riesgos Relacionados con la Logística

 Cambios de última hora: Pueden surgir cambios inesperados en la

planificación, como la necesidad de cambiar el lugar de la ceremonia o la
recepción debido a problemas climáticos o de logística.

 Impacto: Puede generar estrés adicional para los novios y el equipo

organizador, y aumentar los costos.

 Mitigación: Elaborar un plan B para diferentes escenarios, mantener

una comunicación constante con todos los involucrados y ser flexible.

 Retrasos en la entrega: Los equipos o materiales necesarios para la boda

pueden llegar tarde o no llegar en absoluto.

 Impacto: Puede afectar la decoración, el montaje y el desarrollo del

evento.

 Mitigación: Establecer plazos de entrega claros con los proveedores,

realizar seguimientos constantes y contar con un inventario detallado de
todo lo necesario.

Riesgos Relacionados con el Clima

 Condiciones climáticas adversas: Lluvia, viento fuerte o temperaturas

extremas pueden afectar la celebración al aire libre.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 32

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 Impacto: Puede arruinar la decoración, incomodar a los invitados y

obligar a realizar cambios de última hora.

 Mitigación: Contar con un plan B para realizar la ceremonia o parte de

la recepción en un lugar cubierto, alquilar carpas o sombrillas, y
proporcionar a los invitados elementos para protegerse del clima.

Riesgos Financieros

 Sobrepasamiento del presupuesto: Los costos pueden aumentar

inesperadamente debido a cambios en la planificación, incrementos en los
precios o imprevistos.

 Impacto: Puede generar estrés financiero para los novios y obligarlos a

tomar decisiones difíciles.

 Mitigación: Elaborar un presupuesto detallado, asignar un fondo de

contingencia y realizar un seguimiento constante de los gastos.

Riesgos Relacionados con los Invitados

 Confirmaciones tardías: Algunos invitados pueden confirmar su asistencia a

última hora o cancelar a último momento.

 Impacto: Puede generar problemas con la cantidad de comida y bebida,

así como con la distribución de los asientos.

 Mitigación: Establecer una fecha límite para las confirmaciones, realizar

llamadas de seguimiento y tener un plan para acomodar a los invitados
adicionales.

3.1.9 Factores Críticos de Éxito

Los factores críticos de éxito son condiciones internas y externas que tienen un
impacto significativo y se deben tomar en cuenta antes y durante la realización de un
proyecto ya que estos proporcionan información muy importante para que la empresa
pueda alcanzar sus objetivos o metas propuestas.

Tabla de Factores Críticos de Éxito para el Proyecto de Boda

Factor Crítico
Condiciones Internas Condiciones Externas
de Éxito

* Equipo de trabajo: Competencia,

*Disponibilidad de
experiencia y comunicación efectiva. *
proveedores: * Flexibilidad
Planificación y Herramientas de gestión: Software
en los horarios y fechas. *
Organización de planificación, hojas de cálculo, etc. *
Reputación y experiencia de
Metodología de trabajo: Definición
los proveedores.
clara de roles y responsabilidades.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 33

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* Inflación: Aumentos
* Aprobación del presupuesto: inesperados en los costos de
Acuerdo entre los novios y el equipo los servicios. * Condiciones
Presupuesto
organizador. * Control de gastos: económicas generales:
Seguimiento detallado de los gastos. Impacto en el poder
adquisitivo de los novios.

* Zonas horarias: Si los

* Canales de comunicación:
novios o proveedores se
Definición de los canales de
encuentran en diferentes
comunicación (email, reuniones, etc.). *
Comunicación zonas horarias. * Barreras
Frecuencia de comunicación:
lingüísticas: Si alguno de los
Establecer una frecuencia de
involucrados no habla el
comunicación adecuada.
mismo idioma.

* Identificación de riesgos: * Condiciones climáticas:

Elaboración de un listado de posibles Posibilidad de lluvia, viento,
Gestión de
riesgos. * Planes de contingencia: etc. * Eventos imprevistos:
riesgos
Desarrollo de planes para mitigar los Emergencias médicas,
riesgos. accidentes, etc.

* Expectativas de los
* Encuestas de satisfacción: novios: Comprensión de las
Satisfacción Recopilación de feedback de los novios expectativas y deseos de los
del cliente y los invitados. * Seguimiento post- novios. * Tendencias del
boda: Brindar un servicio post-venta. mercado: Adaptación a las
últimas tendencias en bodas.

3.2 Ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida es una herramienta que nos permite visualizar los procesos y
actividades que se llevan a cabo desde el inicio hasta el final de un proyecto, en este
caso, una boda. Nos ayuda a identificar los recursos necesarios, los procesos
involucrados y el valor que se genera en cada etapa.

Recursos

 Humanos: Novios, planificadores de bodas, proveedores (floristas, fotógrafos,

músicos, catering, etc.), personal de apoyo (ayudantes, asistentes).

 Financieros: Presupuesto asignado para la boda, pagos a proveedores, gastos

imprevistos.

 Materiales: Decoraciones, invitaciones, alimentos, bebidas, regalos para los

invitados.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 34

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 Tecnológicos: Software de planificación, herramientas de comunicación,

equipos audiovisuales.

 Informativos: Contratos, presupuestos, listas de invitados, planes de

contingencia.

Procesos

1. Planificación: Definición del concepto de la boda, elección del lugar, fecha,

proveedores, elaboración del presupuesto, creación de un cronograma
detallado.

2. Diseño y Creación: Diseño de las invitaciones, elección de la decoración,

elaboración del menú, creación de la ambientación.

3. Coordinación: Gestión de proveedores, seguimiento del cronograma,

resolución de problemas, comunicación con los novios y los invitados.

4. Ejecución: Montaje de la decoración, preparación de la comida, realización de

la ceremonia y la recepción.

5. Evaluación: Recopilación de feedback de los novios y los invitados, análisis de

los resultados, pago de proveedores.

Producto El producto final de este proceso es una experiencia única e inolvidable para
los novios y sus invitados, que cumple con sus expectativas y deseos.

Impacto

 Social: Fortalecimiento de los vínculos entre los novios y sus seres queridos,
creación de recuerdos duraderos.

 Económico: Impulso a la economía local al contratar proveedores y servicios.

 Emocional: Generación de emociones positivas y felicidad en los novios y los

invitados.

Resultado El resultado esperado es una boda exitosa, donde los novios y los invitados
disfrutan de un día inolvidable, cumpliendo con todos los objetivos establecidos en la
planificación.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 35

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4 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

4.1 SISTEMA DE AUTORIZACIÓN DE TRABAJO (Diccionario de la EDT)

 ID: Un identificador único para cada tarea o paquete de trabajo.
 Cuenta: Probablemente relacionado con un sistema de contabilidad o
seguimiento de costos.
 Trabajo: Descripción breve de la tarea.
 Fecha: Fecha de inicio o actualización.
 Responsable: Persona o equipo asignado a la tarea.
 Definición del paquete de trabajo: Descripción detallada de lo que implica la
tarea.
 Criterios de aceptación: Condiciones que deben cumplirse para considerar la
tarea como completada.
 Duración: Estimación del tiempo requerido para completar la tarea.
 Costo: Presupuesto asignado a la tarea.
 Fecha de entrega: Fecha esperada para la finalización de la tarea.
 Entregables: Resultados tangibles de la tarea.
 Supuestos: Condiciones que se asumen como ciertas y que podrían afectar el
resultado de la tarea.
 Recursos asignados: Personas, equipos o materiales necesarios para realizar
la tarea.

Tabla 1: Creación del Sistema de Autorización de Trabajo (SAT)

para el Entregable 1.1

Responsabl
Elemento Descripción Fecha
e

ID del SAT SAT-1.1

Daniela 23/08/2
Proyecto La boda
Cabrera 4

Gestión de Alcance del Proyecto Página 36

 Gerencia de Proyectos [Link]

Paquete de
Planeación y estudios
Trabajo

Realizar un análisis detallado del proyecto,

Descripción incluyendo la identificación de los objetivos,
alcance, riesgos y recursos necesarios.

Documento de alcance aprobado, plan de

Criterios de
proyecto detallado, matriz de riesgos inicial,
Aceptación
estimación de costos y recursos.

Recursos Gerente de proyecto, analista de negocios,

Asignados equipo de desarrollo (si aplica)

Presupuesto
[Monto]
Aprobado

Fecha de Inicio
Programada

Fecha de
Finalización
Programada

Revisión del alcance, aprobación del plan de

Hitos Clave
proyecto

Aprobaciones
Director del proyecto, patrocinador
Requeridas

Observaciones

Tabla 2: SAT para el EDT "1.1.1 Plan de Dirección del Proyecto"

Responsabl Fech Estad
Elemento Descripción
e a o

ID del SAT SAT-1.1.1

Proyecto [Nombre del Proyecto]

Paquete de
Plan de Dirección del Proyecto
Trabajo

Gestión de Alcance del Proyecto Página 37

 Gerencia de Proyectos [Link]

Desarrollar un documento detallado

que describa cómo se gestionará el
Gerente de
Descripción proyecto, incluyendo roles,
Proyecto
responsabilidades, cronograma y
presupuesto.

Documento aprobado por el comité

de dirección, que incluya una
Criterios de estructura de desglose del trabajo Comité de
Aceptación (EDT) detallada, un cronograma Dirección
realista, un presupuesto detallado y
un plan de comunicación.

Recursos Gerente de proyecto, equipo de

Asignados proyecto

Presupuesto
[Monto]
Aprobado

Fecha de Inicio
Programada

Fecha de
Finalización
Programada

Aprobación del plan de proyecto por

Hitos Clave
el comité de dirección

Aprobaciones
Director del proyecto, patrocinador
Requeridas

Observaciones

Tabla 3: SAT para el EDT "[Link] Plan de Alcance"

Fech Estad
Elemento Descripción Responsable
a o

ID del SAT SAT-[Link]

Proyecto [Nombre del Proyecto]

Paquete de
Plan de Alcance
Trabajo

Gestión de Alcance del Proyecto Página 38

 Gerencia de Proyectos [Link]

Definir los límites del proyecto, es

Analista de
Descripción decir, qué se incluye y qué no se
Negocios
incluye en el proyecto.

Documento de alcance aprobado

Criterios de que incluye una declaración de Comité de
Aceptación alcance, criterios de éxito, Dirección
entregables y exclusiones.

Recursos Analista de negocios, gerente de

Asignados producto

Presupuesto
[Monto]
Aprobado

Fecha de Inicio
Programada

Fecha de
Finalización
Programada

Aprobación del documento de

Hitos Clave
alcance

Aprobaciones Director del proyecto,

Requeridas patrocinador

Observaciones

Tabla 4: SAT para el EDT "[Link].1 Alcance Proyecto y Producto"

Fech Estad
Elemento Descripción Responsable
a o

ID del SAT SAT-[Link].1

Proyecto [Nombre del Proyecto]

Paquete de
Alcance Proyecto y Producto
Trabajo

Descripción Especificar en detalle los Equipo de

elementos que conformarán el Desarrollo
producto final, así como las
características y atributos del

Gestión de Alcance del Proyecto Página 39

 Gerencia de Proyectos [Link]

mismo.

Documento de requisitos
Criterios de Comité de
detallado, prototipos aprobados,
Aceptación Dirección
especificaciones técnicas.

Recursos Equipo de desarrollo, arquitecto

Asignados de soluciones

Presupuesto
[Monto]
Aprobado

Fecha de Inicio
Programada

Fecha de
Finalización
Programada

Aprobación de los requisitos

Hitos Clave
funcionales y no funcionales

Aprobaciones Director del proyecto,

Requeridas patrocinador

Observaciones

Proceso de Autorización

1. Preparación: El gerente de proyecto completa el SAT con toda la información

relevante.
2. Revisión: El SAT es revisado y aprobado por las partes interesadas, como el
director del proyecto y el patrocinador.
3. Comunicación: El SAT se comunica a todos los miembros del equipo
involucrados en el paquete de trabajo.
4. Ejecución: Se inicia la ejecución de las actividades definidas en el SAT.
5. Cierre: Una vez completado el paquete de trabajo, se actualiza el SAT para
reflejar el estado final y se archiva.
Beneficios del SAT

 Claridad: Define claramente el alcance, responsabilidades y recursos de una

tarea.
 Control: Permite monitorear el progreso y tomar acciones correctivas si es
necesario.
 Comunicación: Facilita la comunicación entre los miembros del equipo.
 Aprobación: Garantiza que todas las partes interesadas estén de acuerdo con
el trabajo a realizar.
 Historial: Proporciona un registro de las decisiones tomadas y los cambios
realizados.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 40

 Gerencia de Proyectos [Link]

5 VALIDACIÓN DEL ALCANCE (Control)

Propósito: Esta tabla tiene como objetivo garantizar que todas las actividades y
entregables del proyecto de la boda se hayan completado de acuerdo con los
estándares establecidos, optimizando los recursos, satisfaciendo al cliente y
previniendo costos adicionales.

Fech
Fecha a de
Criterio de Obse
Actividad/ Evidencia de de Final
Aceptación Responsable rvaci
Entregable Compleción Finaliza izaci
(Según EDT) ones
ción ón
Real

Contrato de la
Iglesia reservada,
iglesia, bocetos
decoración
de decoración,
aprobada, música Coordinador de
Ceremonia lista de [Fecha]
seleccionada, la boda
canciones,
anillos y arras
fotografías de
listos
los anillos

Lugar reservado,
Contrato del
menú aprobado,
lugar, menú,
bebidas
lista de bebidas,
confirmadas,
contrato del
DJ/banda Coordinador de
Recepción DJ/banda, [Fecha]
contratado, la boda
bocetos de
decoración
decoración,
aprobada,
contratos de
transporte
transporte
confirmado

Vuelo y
Reservas de
alojamiento
vuelo y
Luna de reservados,
alojamiento, Novios [Fecha]
Miel traslados
itinerario, copia
contratados,
de documentos
documentos listos

Fotógrafo y
videógrafo Contratos de
contratados, fotógrafos,
invitaciones y muestras de Coordinador de
Otros [Fecha]
recuerdos invitaciones, la boda
aprobados, lista de
invitaciones invitados
enviadas

Presupuest Gastos dentro del Estados de Contador o [Fecha]

o presupuesto cuenta, facturas asistente

Gestión de Alcance del Proyecto Página 41

 Gerencia de Proyectos [Link]

asignado financiero

Novios satisfechos Encuesta de

Satisfacció
con todos los satisfacción, Coordinador de
n del [Fecha]
aspectos de la comentarios de la boda
cliente
boda los novios

Explicación de las Columnas:

 Actividad/Entregable: Especifica la tarea o el resultado final que debe ser

entregado.

 Criterio de Aceptación: Define los estándares o requisitos que deben

cumplirse para considerar la actividad como completada.

 Evidencia de Compleción: Indica el tipo de documento o prueba que

demuestra que la actividad se ha completado.

 Responsable: Identifica a la persona o equipo responsable de la actividad.

 Fecha de Finalización Programada: Fecha original establecida para

completar la actividad.

 Fecha de Finalización Real: Fecha real en que se completó la actividad.

 Observaciones: Espacio para registrar cualquier comentario, cambio o

desviación del plan original.

Cosas a tener en cuenta en la validación del alcance:

1. Completar la información: Llenar la tabla con los detalles específicos de la

boda.

2. Revisión periódica: Revisar la tabla regularmente para monitorear el progreso

y identificar cualquier desviación.

3. Evidencia: Solicitar y recopilar la evidencia requerida para cada actividad

completada.

4. Evaluación de la satisfacción del cliente: Realizar una encuesta a los novios

al final de la boda para evaluar su satisfacción general.

5. Análisis de costos: Comparar los gastos reales con el presupuesto asignado.

Optimización de Recursos, Satisfacción del Cliente y Prevención de Costos:

 Optimización de recursos: Al comparar las fechas de inicio y finalización

programadas y reales, se pueden identificar posibles ineficiencias en la
asignación de recursos.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 42

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Satisfacción del cliente: La columna de "Observaciones" permite registrar

cualquier comentario o sugerencia de los novios, lo que ayuda a garantizar su
satisfacción.

 Prevención de costos: Al monitorear los gastos y compararlos con el

presupuesto, se pueden identificar posibles sobrecostos y tomar medidas
correctivas.

6 CONTROL DEL ALCANCE (Control)

Una tabla de control de alcance es una herramienta fundamental para monitorear y
gestionar las actividades de un proyecto, en este caso, una boda. Esta tabla permite
visualizar de forma clara el progreso de cada tarea, comparándolo con el plan original.

Considerando la EDT proporcionada anteriormente, podemos estructurar una tabla de

control de alcance de la siguiente manera:

Fecha de
Fecha de %
Inicio Finalización Fecha de Observacio
Actividad Finalizaci Compl
Program Programada Inicio Real nes
ón Real etado
ada

Se realizó
la reserva
Reserva
15/03/20 31/03/20 con un mes
de la 31/03/2024 17/03/2024 100%
24 24 de
iglesia
anticipación
.

Diseño de
la
[Fecha] [Fecha]
decoració
n floral

Selección
de música
para la [Fecha] [Fecha]
ceremoni
a

Envío de
invitacion [Fecha] [Fecha]
es

Prueba de
sonido [Fecha] [Fecha]
con el DJ

Gestión de Alcance del Proyecto Página 43

 Gerencia de Proyectos [Link]

Explicación de las Columnas

 Actividad: Descripción detallada de cada tarea o entregable.

 Fecha de Inicio Programada: Fecha en la que se planea iniciar la actividad

según el plan original.

 Fecha de Finalización Programada: Fecha en la que se planea finalizar la

actividad según el plan original.

 Fecha de Inicio Real: Fecha en la que se inició realmente la actividad.

 Fecha de Finalización Real: Fecha en la que se finalizó realmente la

actividad.

 % Completado: Porcentaje de la actividad completada.

 Observaciones: Espacio para registrar cualquier comentario o desviación del

plan original.

Utilizando la Tabla

1. Rellenar la información inicial: Completar las primeras tres columnas con los
datos de la EDT.

2. Actualizar regularmente: A medida que avanza el proyecto, actualizar las

columnas de "Fecha de Inicio Real", "Fecha de Finalización Real" y "%
Completado".

3. Monitorear el progreso: Comparar el progreso real con el planificado para

identificar cualquier desviación.

4. Tomar acciones correctivas: Si se detectan desviaciones, analizar las causas

y tomar las medidas necesarias para corregirlas.

5. Comunicar los cambios: Informar a los involucrados sobre cualquier cambio

en el plan.

7 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A partir del análisis realizado, podemos concluir que la gestión de proyectos aplicada a
eventos como una boda ofrece una estructura y herramientas valiosas para garantizar
el éxito del evento. La implementación de técnicas como la matriz de rastreabilidad de
requisitos, el cálculo del valor ganado y la inspección permiten:

 Mayor control: Se tiene una visión clara de los objetivos, tareas y recursos
necesarios.

 Reducción de riesgos: Se identifican y mitigan posibles problemas antes de

que ocurran.

Gestión de Alcance del Proyecto Página 44

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Mejora de la comunicación: Se facilita la comunicación entre todos los

involucrados en el proyecto.

 Aumento de la satisfacción del cliente: Los novios y sus invitados tienen

una experiencia más satisfactoria.

Recomendaciones Específicas para el Coordinador del Proyecto

 Personalización de la metodología: Adaptar las herramientas y técnicas de

gestión de proyectos a las particularidades de cada boda.

 Comunicación constante: Mantener una comunicación fluida con los novios y

todos los proveedores.

 Flexibilidad: Estar dispuesto a realizar ajustes en el plan original si es

necesario.

 Enfoque en el cliente: Priorizar siempre la satisfacción de los novios y sus

invitados.

 Gestión de riesgos: Identificar y mitigar los riesgos potenciales, como

cambios climáticos, problemas con proveedores, etc.

 Uso de herramientas tecnológicas: Utilizar software de gestión de proyectos

para facilitar la organización y el seguimiento.

Para el Ejecutor de Tareas

 Cumplimiento de los plazos: Respetar los plazos establecidos en el

cronograma.

 Atención al detalle: Asegurarse de que cada tarea se realice con el máximo

cuidado y atención al detalle.

 Comunicación proactiva: Informar al coordinador sobre cualquier problema o

retraso.

 Adaptabilidad: Estar dispuesto a realizar cambios en el último momento si es

necesario.

Para los Clientes (Adriana y Andrés)

 Participación: Involucrarse en todas las etapas del proceso de planificación.

 Comunicación clara: Expresar sus expectativas y deseos de manera clara y

concisa.

 Flexibilidad: Estar dispuestos a hacer concesiones si es necesario.

 Confianza en el equipo: Confiar en el equipo de planificación para que se

encargue de todos los detalles.

Aspectos Clave a Considerar en Futuras Bodas

Gestión de Alcance del Proyecto Página 45

 Gerencia de Proyectos [Link]

 Planificación temprana: Comenzar la planificación con suficiente antelación

para tener tiempo de organizar todo.

 Presupuesto realista: Elaborar un presupuesto detallado y asignar fondos a

cada tarea.

 Selección de proveedores confiables: Investigar y seleccionar proveedores

con experiencia y buena reputación.

 Contingencia para imprevistos: Reservar una parte del presupuesto para

cubrir gastos imprevistos.

 Evaluación post-boda: Realizar una evaluación al finalizar la boda para

identificar áreas de mejora.

Conclusiones sobre la Matriz de Rastreabilidad y el Valor Ganado

La matriz de rastreabilidad de requisitos es una herramienta invaluable para garantizar

que todos los aspectos de la boda estén cubiertos. Permite tener una visión clara de los
objetivos y facilita el seguimiento del progreso.

El cálculo del valor ganado proporciona una métrica objetiva para medir el avance del
proyecto y detectar posibles desviaciones. Sin embargo, es importante recordar que en
un proyecto como una boda, puede ser difícil asignar valores monetarios a todos los
entregables.

Recomendaciones Adicionales

 Personalizar la matriz de rastreabilidad: Adaptar la matriz a las

necesidades específicas de cada boda.

 Utilizar herramientas visuales: Crear diagramas de Gantt o diagramas de

flujo para visualizar el progreso del proyecto.

 Realizar reuniones periódicas: Organizar reuniones regulares con el equipo

de planificación para revisar el avance del proyecto y resolver cualquier
problema.

 Celebrar los logros: Reconocer y celebrar los logros del equipo a lo largo del
proceso.

La exitosa gestión del proyecto de la boda de Adriana y Andrés ha demostrado la

eficacia de aplicar metodologías de gestión de proyectos a eventos de gran

envergadura. Gracias a una planificación detallada, una comunicación efectiva y el

uso de herramientas como la matriz de rastreabilidad y el cálculo del valor ganado,

se logró organizar un evento memorable y sin contratiempos. La colaboración entre

los novios, el coordinador y los proveedores, sumada a la flexibilidad y

Gestión de Alcance del Proyecto Página 46

 Gerencia de Proyectos [Link]

adaptabilidad del equipo, fueron claves para alcanzar los objetivos establecidos y

superar las expectativas de todos los involucrados.

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