Jefe de área o proceso
Responsable SST
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR, EMITIR Y
Originador
CONTROLAR DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA
DE GESTIÓN SST
ACTIVIDAD
INICIO
Solicitar la creación o cambio del documento en el Sistema de
Gestión SST
Revisar la pertinencia de la solicitud
¿Se aprueba la solicitud de creación o cambio del documento?
Si No
Generar un código del documento dentro del sistema de
Gestión de SST o cambiar su versión (Ver Nota 1) e incluir en el
listado maestro de documentos (Ver Nota 2)
Preparar borrador del documento
Revisar el documento
Si
¿Tiene observaciones el documento?
No
Revisar el documento para aprobación
No
¿Se aprueba el documento?
Si
Recibir correos electrónicos o documento en físico de revisión y
aprobación
Ingresar el documento a la red interna deNombre de la
empresa, y si hay una versión obsoleta se dispone en la
respectiva carpeta electrónica. Ver Nota 2
Divulgar a los procesos interesados el nuevo documento
aprobado en medio magnético y su ubicación en la red interna
FIN
SIMBOLOS
Actividad Inicio/Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
Listado maestro de documentos
Correo electrónicos o doumento en físico
Correo electrónicos
Responsable del proceso o
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR, EMITIR Y
actividad
CONTROLAR DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA
Usuario
DE GESTIÓN SST
ACTIVIDAD
INICIO
Diligenciar la información solicitada en los formatos pertinentes
del Sistema de Gestión según lo exija la actividad o
procedimiento. Ver Nota 3
Archivar los formatos físicos diligenciados en carpetas o AZ
identificando en su solapa los formatos que contiene o los
magnéticos en la red interna de Nombre de la empresa
Solicitar acceso a la consulta del registro archivado
Si
¿Está autorizado para realizar la consulta del registro?
No
Consultar la información en el sitio facilitándole el original, de lo
contrario, se entregará copia del registro
FIN
SIMBOLOS
Actividad Inicio/Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
Equipo auditor
Área de SST
Auditados
PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS
ACTIVIDAD
Anualmente, durante los primeros días del año el área de SST junto con el COPASST deben elaborar el Plan de auditorias
internas para el Sistema de Gestión, teniendo en cuenta lo establecido en la Nota 1. Este Plan debe estar aprobado por la
Gerencia
Seleccionar el equipo auditor o auditor externo, INICIO
asegurando la objetividad e imparcialidad de la auditoria.
Ver Nota 2.
Establecer los Términos de Referencia: Objetivo,
Alcance, Área a Auditar, Metodología y Actividades,
Recursos, Verificación de Competencias de los
Auditores, Cronograma.
Enviar los términos de referencia siete días antes de la
auditoria a los auditados y auditores
Preparar las lista de chequeo para la auditoria teniendo
en cuenta los requisitos que se deben verificar.
Realizar reunión de apertura
Desarrollo de la auditoria (Identificar fortalezas y
aspectos a mejorar, Evidenciar el cumplimiento de
requisitos, Levantar No Conformidades y Observaciones)
Reunión de cierre, informe general de resultados.
Evaluar al grupo auditor
Elaborar el informe final, reportando: fortalezas,
debilidades y aspectos a mejorar, no conformidades,
observaciones y conclusiones sobre la eficacia del
sistema de gestión SST
Revisar y aprobar el informe de auditoria y las acciones
correctivas o preventivas
Establecer las correcciones, acciones correctivas o
preventivas y definir responsabilidades.
Registrar en el sistema de gestión SST las
observaciones o no conformidades y las acciones
correctivas o preventivas
Incluir las acciones generadas de la auditoria en la lista
de seguimiento de acciones
Hacer seguimiento y control a las no conformidades y
observaciones según procedimiento.
FIN
SÍMBOLOS
Actividad Inicio/Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
o con el COPASST deben elaborar el Plan de auditorias
ecido en la Nota 1. Este Plan debe estar aprobado por la
Formato términos de referencia de auditoría
Formato lista de Chequeo Auditoria
Formato lista de Chequeo Auditoria
Formato de Evaluación del equipo Auditor
Formato Informe de Auditoria
Formato No Conformidades y Observaciones
Lista seguimiento de acciones
Coordinadora, Asistente
Responsable de SST
de Dirección
Directora
PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ACTIVIDAD
INICIO
Convocar a la revisión por la dirección que se realiza
anualmente o cuando la dirección lo determine
Preparar informe o presentación para la revisión por la
dirección. Ver Nota 1
Analizar el estado actual del sistema de gestión SST en
la revisión por la dirección
Elaborar acta de reunión incluyendo plan de acción con
base en el análisis realizado y las necesidades de
mejora del sistema de gestión SST. Ver Nota 2.
Comunicar por escrito los resultados de la revisión por
la dirección a la organización y al COPASST
Gestionar acciones propuestas y realizar seguimiento
FIN
SÍMBOLOS
Actividad Inicio/
Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
Informe o presentación
Formato acta de reunión
Control de acciones
FIN
Area Recursos Humanos
Responsable de SST
IPS prestadora del
Trabajdor
PROCEDIMIENTO EXAMENES MEDICOS
servicio
ACTIVIDAD
INICIO
Definir para cada cargo las evaluaciones medicas
requeridas
EVALUACION MEDICA DE INGRESO
Remitir a todo aspirante a la realización de los exámenes
definidos para el cargo
Ubicar al trabajador en el cargo para el cual aspira, en
caso de cumplir los criterios médicos de aptitud. Ver Nota
1.
Archivar el formato de aptitud medica en la carpeta de
documentos del trabajador
Las historias clínicas serán custodiadas por la IPS que
presta el servicio de los exámenes ocupacionales
FIN
EVALUACION MEDICA OCUPACIONAL PERIODICA
Programar y realizar exámenes médicos. Ver Nota 2
Asistir al exámen médico en las fechas programadas
Generar diagnostico de condiciones de salud. Ver Nota
3.
Aplicar y hacer seguimiento a las recomendaciones del
diagnostico de condiciones de salud FIN
EVALUACION MEDICA DE EGRESO
Entregar al trabajador la carta de remisión para la
realización de los exámenes médicos una vez termine la
relación contractual
No Si
¿Se hizo el examen?
Archivar el formato medico generado en la carpeta de
documentos del trabajador. Ver Nota 4.
Las historias clínicas serán custodiadas por la IPS que
presta el servicio de los exámenes ocupacionales.
FIN
SIMBOLOS
Actividad Inicio/Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
Profesiograma
Carta de remisión para exámen médico ingreso
Registro de aptitud médica
Informe diagnóstico condiciones de salud
Formato carta de autorización para exámen médico egreeso
Area de la compañía /
Área de compras
Contratistas /
REQUERIMIENTOS SST PARA ADQUISICION DE
Proveedor
Área SST
PRODUCTOS O SERVICIOS
Actividad
PRECONTRACTUAL INICIO
Elaborar los TOR para solicitud de ofertas
Incluir dentro del TOR los requerimientos en SST para el
proceso de selección
Solicitar ofertas
Enviar la documentación recibida del oferente (de SST) al área
de SST
Realizar evaluación de cumplimiento de requerimentos en SST
de los oferentes y presentar resultados al área de la compañía
encargada. Nota 1
Hacer adjudicacion al contratista o proveedor seleccionado. Nota
2
Informar al área de SST el contratista o proveedor que se le
adjudicará el contrato. Nota 3
CONTRACTUAL
Solicitar al contratista o proveedor la documentación de SST
para iniciar labores
Verificar cumplimiento documental de requerimientos en SST
Realizar acompañamiento y apoyo al contratista en temas de
SST
¿El contratista / proveedor cumple con los requisitos NO
documentales exigidos? Nota 4 SI
Enviar VoBo de cumplimiento al área de compras o el área de la
compañía encargada de la contratación
Iniciar labores
Realizar acompañamiento y apoyo al contratista / proveedor en
SST
Reportar periodicamente al área de SST el informe de gestión
de SST. Nota 5
El contratista durante los trabajos da cumplimiento a lo acordado SI
en SST? NO
Definir acciones para garantizar el cumplimiento
Hacer seguimiento para el cumplimiento y cierre de las acciones
SI
Se cerraron las acciones oportuna y eficazmente?
NO
Finalizar labores
Evaluar cumplimiento de SST del contratista / proveedor y enviar
al área de compras o de la compañía
FIN
Actividad Inicio/ Fin
Decisión Reunión √ √ √
REGISTRO / DOCUMENTO
Documento ToR
Evaluación SST de ofertas
Requerimientos de SST para contratistas y
proveedores
Formato reporte de gestión en SST
Informe de gestión SST
Formato desempeño SST de contratistas /
proveedores
acciones (Ver Nota 2)
Responsable de las
Directo responsable
Encargado de SST
(Ver Nota 1)
Originador
PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE
CONDICIONES DE TRABAJO Y DE SALUD
ACTIVIDAD
Cualquier trabajador de Nombre de la Empresa que identifique una condición insegura y/o acto inseguro, o una alteración
condición de salud, tiene la responsabilidad de reportarla al Sistema de Gestión de SST. Las condiciones de trabajo que de
internamente podrán ser registrados en el Listado de Seguimiento de Acciones, sin requerir diligenciamiento de formato a
Estas observaciones o desviaciones pueden ser generadas de auditorias internas, inspecciones SST, observaciones de mejo
SST por parte de cualquier trabajador, etc. Respecto a las condiciones de salud deberán ser reportadas en el forma
autoreporte e ingresadas al sistema de datos de ausentismo
INICIO
Identificar y reportar al área de SST la desviación en la
condición de trabajo o la alteración de su condición de
salud. Ver Nota 3.
¿El reporte es de condiciones de salud? No
Si
Evaluar las actividades o funciones del cargo y los
riesgos presentes en el área de trabajo
Determinar si el trabajador debe ingresar a un SVE de la
empresa
Corregir inmediatamente de ser posible el acto o
condición insegura, o tomar medidas las medidas
temporales de precaución que eviten un accidente o
incidente de trabajo
Analizar las causas del incumplimiento. Ver Nota 4.
Ingresar el reporte al Listado de Seguimiento de
Acciones o a la base de ausentismo según corresponda
Generar plan de acción para corregir las desciaciones
presentadas por los actos o condiciones inseguras
Aprobar las acciones
Determinar una fecha para verificar que las acciones han
sido ejecutadas
Registrar las acciones en el cuadro de seguimiento de
acciones
Verificar que las acciones han sido ejecutadas en la
fecha acordada.
Si
¿Se ejecutaron las acciones?
No
Revisar las acciones y acordar con el responsable una
nueva fecha de verificación
Fijar una fecha para el análisis de la eficacia de las
acciones
No
¿Verificar la eficacia de las acciones. Las acciones han
sido eficaces? Si
Realizar análisis de causalidad de actos/condiciones
inseguras y del ausentismo. Nota 5
FIN
SIMBOLOS
Actividad Inicio/Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
dición insegura y/o acto inseguro, o una alteración en su
Gestión de SST. Las condiciones de trabajo que detecten
cciones, sin requerir diligenciamiento de formato alguno.
internas, inspecciones SST, observaciones de mejora de
es de salud deberán ser reportadas en el formato de
Formato de reporte de condiciones, actos
inseguros o condiciones de salud en el
trabajo
Formato de reporte de condiciones, actos
inseguros o condiciones de salud en el
trabajo
Listado de Seguimiento de Acciones
Formato de reporte de condiciones, actos
inseguros o condiciones de salud en el
trabajo
Formato de reporte de condiciones, actos
inseguros o condiciones de salud en el
trabajo
acciones (Ver Nota 2)
Responsable de las
Directo responsable
Coordinador SST
PROCEDIMIENTO PARA NO CONFORMIDADES,
(Ver Nota 1)
Originador
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA
ACTIVIDAD
Cualquier persona de la organización que identifique una no conformidad, una observación una oportunidad de mejora, tie
responsabilidad de reportarla al Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo. Las acciones correctivas, preventivas o de mejor
se detecten internamente por los procesos podrán ser registrados en un archivo de seguimiento de acciones, sin re
diligenciamiento del Formato no conformidades y observaciones
INICIO
Identificar y reportar la observación o la no conformidad
al coordinador de SST
Identificar los requisitos incumplidos y las evidencias
Aceptar la observación o no conformidad
Analizar las causas del incumplimiento. Ver Nota 3.
Definir acciones para corregir el incumplimiento
(Corrección), los responsables de ejecutarlas y la fecha
de terminación (Si aplica)
Definir acciones correctivas o preventivas, responsables
y fechas de terminación para estas acciones
Aprobar las acciones
Determinar una fecha para verificar que las acciones han
sido ejecutadas
Registrar las acciones en un archivo de seguimiento de
acciones
Verificar que las acciones han sido ejecutadas en la
fecha acordada.
Si
¿Se ejecutaron las acciones?
Revisar las acciones y acordar con el responsable una No
nueva fecha de verificación
Fijar una fecha para el análisis de la eficacia de las
acciones
¿Verificar la eficacia de las acciones. Las acciones han No
sido eficaces? Si
Cerrar la No conformidad
FIN
SIMBOLOS
Actividad Inicio/Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
d, una observación una oportunidad de mejora, tiene la
jo. Las acciones correctivas, preventivas o de mejora que
un archivo de seguimiento de acciones, sin requerir
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
Formato No Conformidades y Observaciones
SÍMBOLOS
Trabajadores y
Actividad
contratistas
IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE Inicio/Fin
Área SST
Gerencia
RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES
Decisión Reunión
ACTIVIDAD REGISTRO/ DOCUMENTO
INICIO
Participar en la identificación de los peligros generados Matriz de identificación de peligros,
por el desarrollo de las actividades y/o tareas diarias y evaluación de riesgos y determinación
servicios de la organización. de controles
Evaluar los peligros identificados basados en los criterios
Matriz de identificación de peligros,
establecidos en la GTC - 45 (actualización vigente), evaluación de riesgos y determinación
siguiendo la metodología definida por la organización de controles
para la valoración de todos los peligros.
Reportar las condiciones inseguras que puedan generar
un Accidente de Trabajo o enfermedad laboral y evitar la
generación de actos inseguros
Actualizar la matriz de peligros siempre que se realicen
cambios en los procesos de la organización que puedan Matriz de identificación de peligros,
generar nuevos peligros, y también con los resultados evaluación de riesgos y determinación
de accidentes y reportes de las condiciones inseguras. de controles
Ver Nota 2.
Cumplir los controles para minimizar dichos riesgos de
salud y seguridad en el trabajo.
FIN
BOLOS
Inicio/Fin
Reunión
RECOMENDACIONES
académico, Asistente
Jefe de area afectada
Responsable de SST
Coordinador
de dirección
Trabajador
Directora,
PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO
ACTIVIDAD ROLES O RESPONSABLES
INICIO
Identificar posibles cambios organizacionales que
pueden afectar la organización o el sistema de gestión
de SST, tales como cambio de herramientas
tecnológicas, requerimientos de SST de la comunidad
educativa, cambio a nueva ARL, cambios en las normas
estandarizadas del Sistema de Gestión, cambios en
requisitos legales o normativos y también cambios
operacionales como cambios en infraestructura
Determinar si la organización debe realizar el cambio
No
¿Se implementa el cambio?
Si
Informar el cambio al responsable de SST para que
realice los ajustes en el Sistema de Gestión de SST
Informar al proceso afectado por el cambio
Realizar reunión con los procesos afectados e identificar
los nuevos peligros y riesgos asociados al mismo dentro
de la matriz de peligros del Jardín Pedagógico Rafael
Pombo
Implementar los controles operativos para minimizar los
riesgos generados por el cambio
Realizar seguimiento a los controles establecidos para la
gestión del cambio
FIN
SÍMBOLOS
Actividad Inicio/Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
JPRP-MATR-SST-001 - Matriz de identificación de peligros
Formato de seguimiento de acciones correctivas y
preventivas - ATL
Responsable SST
Empleados y
contratistas
Directora
COPASST
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIONES SST
ACTIVIDAD
INICIO
Asegurar el cumplimiento de las inspecciones en
la frecuencia propuesta, así como las inspecciones
preoperacionales descritas en el Plan Estratégico
de Seguridad Vial
INSPECCIONES DE SEGURIDAD
Realizar inspecciones a los lugares de trabajo, los
ambientes, las máquinas, equipos, aparatos y
operaciones realizadas
Permitir y facilitar el libre desarrollo de las
inspecciones
Realizar el seguimiento y cierre de acciones que
surjan de las inspecciones en las reuniones
mensuales del COPASST
Realizar informe escrito de los hallazgos de la
inspección y enviarlo al responsable de SST y a la
Directora
Cumplir las recomendaciones surgidas de la
inspección
Coordinar reuniones periodicas con la Dirección y
el personal para presentar resultados y generar
acciones de mejoramiento
INSPECCIONES GERENCIALES
Realizar inspecciones gerenciales
Permitir y facilitar el libre desarrollo de las
inspecciones
Registrar los hallazgos y las acciones correctivas y
preventivas
Garantizar mediante continuo seguimiento el
cumplimiento oportuno de las acciones generadas
en las inspecciones
Realizar el análisis de las condiciones de las
inspecciones gerenciales anualmente
Cumplir las recomendaciones surgidas de la
inspección
FIN
SÍMBOLOS
Activida Inicio/Fin
d
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
Cronograma de actividades en SST
JPRP-FORM-SST-005 - Formato inspecciones de
seguridad
ATL
Informe escrito de la inspección
JPRP-FORM-SST-006 - Formato inspecciones
gerenciales
JPRP-FORM-SST-006 - Formato inspecciones
gerenciales
ATL
asistente de dirección,
académica, psicóloga,
Responsable de SST
coordinador de
Coordinadora
transporte
PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
ACTIVIDAD
INICIO
Programar inducción con Coordinadora académica,
psicóloga, asistente de dirección y coordinador de
transporte
Realizar inducción del Sistema de Gestión de SST con su
evaluación
Realizar inducción al cargo
FIN
SIMBOLOS
Actividad Inicio/Fin
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
Registro de la inducción
Jefe Inmediato
Coordinador
COPASST
Empleados y
contratistas
PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE,
ARL (IPS)
HSQ
ANALISIS E INVESTIGACION DE
ACCIDENTES E INCIDENTES
Equipo
ACTIVIDAD
Investigador
INICIO
Reportar todo accidente / incidente que se
genere al jefe inmediato, área de Salud y
Seguridad en el Trabajo o COPASST. Nota 1.
Informar de inmediato el accidente / incidente a
la ARL por parte de quien recibe el reporte
Realizar la atención médica inicial del
accidentado
Reportar a la ARL el accidente dentro de las 48
horas siguientes de ocurrido el evento.
Acudir al lugar donde ocurrió el suceso.
Recopilar por parte del grupo investigador la
información y evidencia del accidente e
incidente para su investigación. Nota 2
Participar activamente en la investigación y
análisis de todo accidente / incidente que se
presente
Facilitar los recursos necesarios para el normal
desarrollo y cumplimiento de los resultados en
la investigación del accidente / incidente
Establecer las causas Inmediatas y las causas
básicas del accidente / incidente. Nota 3.
Generar plan de acción
Diligenciar formato de investigación de AT
dentro de los 15 días siguientes de ocurrido el
evento. Nota 4.
Elaborar y divulgar lecciones aprendidas,
cuando aplique.
Realizar seguimiento a las recomendaciones y
planes de acción generadas de la investigación
de los accidentes/incidentes FIN
SÍMBOLOS
Activida Inicio/Fin
d
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
FURAT
EVO-FORM-HSQ-006 Formato de investigación de
ATEL e incidentes
EVO-FORM-HSQ-006 Formato de investigación de
ATEL e incidentes
EVO-FORM-HSQ-006 Formato de investigación de
ATEL e incidentes
EPS del trabajador
Coordinador SST
Empleados y
contratistas
PROCEDIMIENTO RECOMENDACIONES
LABORALES Y ENFERMEDAD LABORAL
ARL
ACTIVIDAD
Recibir la solicitud de documentación para INICIO
calificación de origen o recomendaciones
laborales que emite inicialmente la EPS del
trabajador.
Solicitar la elaboración del análisis de puesto de
trabajo.
Recopilar la informacion requerida según carta
recibida de EPS.
Enviar los documentos solicitados a la EPS junto
con el FUREP totalmente diligenciado. Nota 1
Calificar el origen de la enfermedad
Recibir la notificacion de calificacion de origen
o las recomendaciones médico laborales del
trabajador.
¿La enfermedad se calificó de origen laboral? Si No
Nota 2
Realizar seguimiento al estado del caso. Nota 3
Remitir al área SST las recomendaciones
medico laborales para implementación de
controles sugeridos.
Socializar e implementar las recomendaciones
y controles establecidos al jefe inmediato y al
trabajador. Nota 4
Incluir en la historia laboral del trabajador la
documentación básica para el seguimiento del
caso.
FIN
SÍMBOLOS
Activida Inicio/Fin
d
Decisión Reunión
REGISTRO/ DOCUMENTO
Carta de EPS del trabajador
FUREP - Registro -único para enfermedad laboral
EVO-FORM-SST-006 Formato de investigación de
ATEL e incidentes
Acta de concertación
