Administración de Proyectos
La administración de proyectos es una disciplina fundamental en la gestión de cualquier
iniciativa que implique un esfuerzo coordinado para lograr objetivos específicos dentro de
un tiempo y presupuesto determinado, en esta investigación conoceremos y analizaremos a
profundidad este tema, descubriremos conceptos clave y los distintos elementos de esta
administración, para comenzar partamos definiendo ¿qué es un proyecto?
Para Zacarías y Helí Torres (2014) “un proyecto es una serie de actividades relacionada
entre sí, que por lo común están dirigidas hacia resultados de conjunto y cuyo desempeño
requiere de un periodo significativo”. Mismo que requiere de un esfuerzo para organizar
recursos humanos 0 máquinas, materiales y financieros en un proceso novedoso para lograr
un alcance único en su campo de trabajo, con especificaciones definidas y con restricciones
de costo y tiempo, de tal suerte que se pueda entregar o rendir cambios provechosos
definidos por objetivos cuantitativos y cualitativos.
En todo proyecto existe un principio y un final definidos, el inicio comienza con la
planeación y el final se consigue cuando se han alcanzado los objetivos del proyecto,
cuando no se alcanzarán o no se cubrirán por completo o cuando las necesidades del
proyecto dejen de existir siendo prioridad que este conduzca a crear cambios duraderos.
Estas definiciones indican que, en efecto, un proyecto es una serie de actividades que se
piensa a futuro para alcanzar algo. Y, desde luego, conlleva las siguientes características:
- Tiene un objetivo singular que se puede o no alcanzar.
- Tiene características 4specificas que lo hacen único (o singular).
- Tiene un inicio y un final determinados, es decir es temporal y su duración puede
ser muy corta o puede ser de largo alcance en el tiempo.
- Tiene asignación de recursos humanos, materiales y financieros para todo su ciclo
de vida.
- Tiene roles de equipo que hacen al proyecto sinergético.
Es así como puede existir una enorme cantidad y diversidad de proyectos con diferentes
alcances, tiempos y costos; sin embargo, todos ellos tienen carácter único y complejidad
diferente, los proyectos van desde cambiar una lámpara, hasta poner un hombre en Saturno,
así de variada puede llegar a ser la diferencia.
Definimos a la administración de proyectos como la planeación, dirección y control de
recursos (personas, equipo, material) para cumplir con las restricciones técnicas de costos y
tiempos de un proyecto. La administración de proyectos también se conoce como
organización de proyectos, pues como su nombre lo indica, es una forma de organización,
desarrollada para asegurar que los proyectos, programas y el portafolio de proyectos
continúen su evolución con cuidado y sobre una base diaria. Es así como la administración
de proyectos es una forma efectiva de ubicar a las personas y los recursos físicos necesarios
durante un tiempo limitado para completar un proyecto específico. Básicamente esta es una
estructura temporal de organización diseñada para lograr resultados con ayuda de
especialistas de todos los puntos de la organización y funciona bien cuando:
- El trabajo se puede definir con un objetivo específico y con una fecha límite.
- El trabajo contiene tareas complejas interrelacionadas que requieren habilidades
especializadas.
- El proyecto es temporal, pero crítico para la organización.
- Los miembros del equipo están organizados de forma temporal a un proyecto y
reportan al administrador encargado o líder del proyecto.
- El administrador que encabeza el proyecto coordina sus actividades, con otros
departamentos y le reporta directamente al administrador de nivel jerárquico mas
elevado (director de la organización) y disponen de un amplio panorama de la
organización y son un elemento clave en la planeación y control de las actividades
del proyecto.
Importancia de la administración de proyectos.
La administración de proyectos ya no constituye una administración para necesidades
especiales. El mundo, las regiones, las organizaciones, los individuos y todo tipo de
agregación de individuos cada vez mas recurren a la administración de negocios como la
disciplina más segura que les permite alcanzar mayor eficiencia de todos los recursos que
ello conlleva que, además, cada día se vuelven mas escasos. El futuro promete un aumento
en la importancia y en la función de los proyectos para contribuir a la dirección estratégica
de las organizaciones.
Administrador de proyectos.
Conocido también como director de proyectos, se asume que el administrador del proyecto
es el responsable principal de que el proyecto llegue a su estado final, cubriendo todas las
expectativas y con la mayor eficiencia en cada una de las fases de la vida del proyecto. El
presente aparatado se refiere a este administrador, es aquí que los Administradores del
proyecto realizan las mismas tareas que otros administradores de proyectos de menor nivel
jerárquico en la administración de proyectos o incluso las mismas tareas de administración
generales, estos plantean, dirigen, controlan, motivan y demás. Sim embargo son únicos
porque administran actividades temporales y no repetitivas a fin de completar un proyecto
con vida fija.
A diferencia de los administradores funcionales de las organizaciones que se encargan de
operaciones existentes, estos administradores crean un equipo y organización de proyecto
donde antes no existían. Em términos de perfil de administrador del proyecto sus
características mas importantes serán:
- Capacidad para decidir
- Saber vencer retos.
- Capacidad para trabajar con personas y grupos diversos.
- Saber formas equipos y delegar funciones.
- Ser flexible, tolerante a la frustración, creativo e innovador.
Como se puede observar, un administrador de proyecto requiere capacidad individual para
realizar trabajo flexible y en quipo, pero sobre todo debe tener dominio sobre sí mismo.
Elementos de la Administración de Proyectos
Inicio: es la fase en la que se establecen las bases fundamentales para su desarrollo y éxito.
Esta etapa es crucial para asegurar que todos los involucrados estén alineados con los
objetivos y el alcance del proyecto.
Planeación: La planificación de un proyecto es el proceso de definir y organizar todos los
elementos necesarios, implica establecer los objetivos, identificar los recursos necesarios,
algunos componentes clave de la planificación de un proyecto:
Alcance y justificación del Proyecto: Determinar las tareas y actividades necesarias,
argumentar una razón válida para su realización.
Cronograma: Establecer un calendario detallado que incluya todas las tareas.
Recursos y presupuesto: Identificar los recursos necesarios, incluyendo personal, materiales
y equipos, desarrollando un presupuesto que detalle los costos asociados al proyecto.
Gestión de Riesgos: Identificar los posibles riesgos que podrían afectar el proyecto y
evaluar.
Ejecución: es la fase en la que se llevan a cabo las actividades planificadas para lograr los
objetivos del proyecto. A continuación, se detalla los aspectos clave de la ejecución de
proyectos:
Implementación de Planes: Seguir el plan de proyecto, incluyendo el cronograma,
presupuesto y asignaciones de recursos. Esto implica comenzar a realizar las tareas y
actividades según lo definido en la fase de planificación.
Coordinación de Recursos: Asegurarse de que los recursos necesarios (humanos,
materiales, financieros) estén disponibles y se utilicen de manera eficiente.
Dirección del Equipo: Guiar y asegurar que todos cumplan con sus responsabilidades y
trabajen hacia los objetivos comunes.
Monitoreo y control: es un conjunto de procesos y actividades que se realizan para
asegurar que el proyecto avance según lo planeado, cumpla con los objetivos establecidos y
se ajuste a los parámetros acordados, como el presupuesto y el cronograma.
Seguimiento de Progreso: Evaluar regularmente el avance respecto al cronograma, el
presupuesto y los entregables.
Recolección de Datos: Recopilar datos e información relevante sobre el desempeño del
proyecto, como el avance de las tareas y el uso de recursos.
Análisis de Desempeño: Comparar el desempeño real con el planificado para identificar
cualquier desviación. Esto puede implicar la revisión de indicadores clave de rendimiento,
informes de estado y otras métricas.
Cierre: es la fase final del ciclo de vida del proyecto en la que se completa y se formaliza la
conclusión del proyecto. Esta etapa es crucial porque asegura que todos los aspectos del
proyecto se han completado adecuadamente, se cumplen los objetivos establecidos y se
manejan los aspectos administrativos y contractuales finales.
Análisis
La administración de proyectos sociales se enfoca en aplicar principios de gestión a
iniciativas que buscan generar un impacto positivo en la comunidad. Cada uno de sus
elementos contribuye a la efectividad del proyecto, garantizando que se cumplan los
objetivos, se maximicen los beneficios y se minimicen los problemas. Aplicar cada uno de
estos elementos de manera adecuada aumenta las posibilidades de éxito y asegura un
impacto positivo en la comunidad.
Hablamos de la iniciación como la base de todo el proyecto ya que define el propósito y
justifica la necesidad del proyecto, estableciendo una base clara para todas las acciones
futuras. Evita malentendidos y asegura que todos los interesados compartan una visión
común, si iniciamos con buen pie el proyecto haremos que la planificación sea exitosa y
logre atender las necesidades existentes, estableciendo un plan detallado con objetivos,
cronograma y recursos. Permite anticipar problemas y coordinar actividades, asegurando
que el proyecto se ejecute de manera ordenada y efectiva.
Dando paso a la ejecución, donde se llevará a cabo las actividades conforme al plan. La
correcta ejecución transforma las ideas en resultados concretos y tangibles, asegurando que
se cumplan los objetivos establecidos. Evaluando estos a través del control y monitoreo que
nos permitirá Supervisar el progreso y ajusta el curso del proyecto según sea necesario.
Permite detectar y corregir problemas a tiempo, asegurando que el proyecto se mantenga en
la dirección correcta.
Concluyendo con el cierre donde termina formalmente el proyecto y asegura que todos los
entregables sean completados y aceptados. Facilita la evaluación de resultados y la
recopilación de lecciones aprendidas para futuros proyectos.
En conclusión, cada fase y aspecto contribuye a asegurar que el proyecto sea bien
fundamentado, ejecutado de manera ordenada y adaptado a las necesidades y circunstancias
cambiantes.
