FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
2.1. Etimología y Definición de Organización
Todas la organizaciones, sean fábricas, bancos, supermercados, empresas de servicios,
hospitales, universidades, [Link] caracterizan por la estructura interna que les garantiza
coordinación e integración interna. Todas enfrentan el problema de cómo organizarse se
deben estructurar y organizar internamente para operar mejor. Cada una a su manera,
todas las organizaciones se deben estructurar y organizar internamente para funcionar de
manera adecuada
La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del
griego organon que significa instrumento; otra se refiere a la organización como una
entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es
posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que
forman parte del grupo social.
Una ves que se ha establecido lo que se quiere hacer. Dicho de otra manera; los objetivos
a alcanzar durante la etapa de planeación, es necesario determinar como hacerlo, que
medidas utilizar para lograr lo que desea; esto solo es posible a través de la organización.
Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con
el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos.
Toda organización debería funcionar como un sistema integrado y cohesionado en que las
partes se interrelacionan estrechamente para actuar como una totalidad que alcance
determinado objetivo.
Definición de organización:
Idalberto Chiavenato
Organizar es el proceso de asumir tareas, asignar recursos y distribuir actividades
coordinadas para implementar planes; es el proceso de movilizar personas y otros
recursos para ejecutar tareas que sirven a un propósito común.
Eugenio Sisto Velasco
Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas
unidades deben existir.
Isaac Guzmán Valdivia
Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran
una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los
elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia
empresa persigue.
Joseph L. Massie
La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las
tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia
objetivos comunes.
Harold Koontz y Cyril O’Donnell
Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar
tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
Elementos del concepto de Organización.-Los elementos básicos del concepto son:
Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que
habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de
funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos
Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa
deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la
necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de
responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es
establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Así, podemos decir que la organización es el establecimiento de una estructura donde
habrá de operar un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación
de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos y
simplificar las funciones del grupo social.
Existe una red de relaciones personales y sociales, no establecidas ni requeridas por la
organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas
se asocian entre sí, se conoce como: organización formal
Importancia de la Organización
Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
Evita lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su
ambiente.
2.2 Principios de organización
2.2.1 Del Objetivo
Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben
estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la
existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos
y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr
los objetivos.
2.2.2 Especialización del trabajo
El concepto de especialización del trabajo puede ser rastreado un par de siglos en el
pasado hasta la exposición de Adam Smith sobre la división del trabajo y su conclusión de
que está contribuía a incrementar la productividad del empleado.
Hoy empleamos el término especialización del trabajo, o división del trabajo, para describir
el grado en que las tareas de una organización están divididas en trabajos separados. El
aspecto esencial de la especialización del trabajo es que en ella no se asigna la
realización de todo un trabajo a un solo individuo, sino que se divide en varios pasos, cada
uno de los cuales es llevado a cabo por una persona diferente. Los empleados se
especializan individualmente en una sola parte de determinada actividad, y no en la
actividad completa.
En la actualidad, la mayoría de los gerentes consideran la especialización del trabajo
como un mecanismo importante de organización, pero no como una fuente de inagotables
incrementos en la productividad.
Fuente:Edit. McGraw-Hill, México, 2001, Pág.147. ROBBINS Stephen P., COULTER Mary,
“Administración”, Sexta Edición, Edit. Prentice-Hall, México,
2000, Págs. 301-309.
2.2.3 Departamentalización
Una vez que los trabajos han sido divididos mediante la especialización del trabajo, es
preciso volver a agruparlos para que sea posible coordinar las tareas comunes.
La base sobre la cual se agrupan los trabajos a fin de alcanzar las metas organizacionales
se conoce como departamentalización. Toda organización cuenta con su propia forma
específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo.
La departamentalización, puede ser: Funcional, de acuerdo con las funciones; por
Productos, según el tipo de producto que elabore la organización; Geográfica, según el
territorio; por Procesos, donde las actividades están agrupadas de acuerdo con el flujo de
productos o clientes y por último la departamentalización puede ser por Clientes, que se
basa en el tipo particular de clientes que la organización intenta atraer.
Con frecuencia las organizaciones grandes combinan la mayoría de estas formas de
departamentalización o todas ellas.
2.2.4 Cadena de mando
La cadena de mando es una línea ininterrumpida de autoridad que se extiende desde los
niveles superiores de la organización hasta los niveles más bajos y aclara quién le deberá
rendir cuentas a quién. Esto ayuda a los empleados a saber a quién deberán recurrir
cuando tengan problemas y ante quien son responsables.
No es posible hablar de cadena de mando sin mencionar tres conceptos análogos:
Autoridad, responsabilidad y unidad de mando. La autoridad se refiere a los derechos
inherentes de la persona que ocupa una posición administrativa, para dar órdenes y
esperar que estas sean obedecidas.
La responsabilidad se refiere a la obligación o expectativa de lograr un rendimiento
determinado.
Por último el concepto de unidad de mando sostiene que un subordinado debe tener un
superior y sólo uno, ante quien será directamente responsable.
2.2.5 Difusión
Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y
responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los
miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por
otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
2.2.6 Amplitud de control
El concepto de amplitud de control se refiere al número de subordinados que un gerente
puede supervisar con eficacia y eficiencia.
Varios autores reconocieron que el nivel de la organización es una variable de
contingencia que afecta al número de subordinados que puede supervisar un
gerente. A medida que un gerente asciende por la escala jerárquica de la organización,
tiene que atender una mayor diversidad de problemas complejos y mal estructurados, por
lo cual los ejecutivos deberán tener un alcance de control más pequeño que los gerentes
del nivel medio y en forma similar, los gerentes de nivel medio requerirán un alcance más
modesto que los supervisores.
Cuanto mayor grado de capacitación y experiencia posean los subordinados, tanto menos
supervisión directa necesitan.
2.2.7 Centralización y Descentralización
La centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones está concentrada en los
altos niveles de a organización.
La descentralización es la transferencia de la autoridad de toma de decisiones a niveles
más bajos dentro de una organización.
El concepto centralización-descentralización es de carácter relativo, no absoluto, lo que se
quiere decir por relativo es que una organización nunca está completamente centralizada
o descentralizada, pocas organizaciones podrían funcionar con eficacia si todas las
decisiones las tomarán únicamente un grupo selecto de los más altos gerentes; pero
tampoco podrían funcionar eficazmente si todas las decisiones fueran delegadas a los
empleados de los niveles más bajos.
2.2.8 Formalización
La formalización se refiere al grado en que las actividades de una organización están
estandarizadas y medida en la cual el comportamiento de los empleados se guía con una
serie de reglas y procedimientos.
En las organizaciones con una alta formalización, se cuenta con descripciones de puestos
explícitas, muchas reglas organizacionales y procedimientos claramente definidos que
abarcan todos los procesos de trabajo, los empleados tienen una cantidad mínima de
discreción sobre lo que tiene que hacerse, cuando debe hacerse y como se llevará a cabo.
Cuando la formalización es baja, el comportamiento en los puestos está relativamente no
estructurado y los empleados gozan de mucha libertad para elegir la forma en que harán
su trabajo.
2.2.9 De La Coordinación
Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El
administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones.
2.2.10 Continuidad. La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse
constantemente.
2.3Estructura Organizacional
Según Robbins y Coulter es el: “Marco formal de la organización de acuerdo con el cual
las tareas se dividen, agrupan y coordinan”.
Al respecto Stoner, Freeman y Gilbert expresan que es: “La forma de dividir, organizar y
coordinar las actividades de la organización”.
La estructura organizacional es la manera de dividir, organizar y coordinar las actividades
de la organización. Constituye la arquitectura o formato organizacional que asegura la
división y coordinación de las actividades de los miembros de la organización .La
estructura organizacional es la espina dorsal de la organización, el esqueleto que sustenta
y articula todas sus partes integrantes .En este sentido, la estructura organizacional
representa una naturaleza predominantemente estática. Se refiere a la configuración.
Cabe adicionar que la estructura organizacional debe permitir a los empleados realizar su
trabajo con efectividad, economía y eficiencia, para alcanzar las metas y objetivos de su
unidad y de toda la organización al mismo tiempo.
