¿Qué es el ciclo Deming?
Las organizaciones deben configurar planes de gestión y mejora continua con los que
consigan mejorar su competitividad y calidad de sus procesos, reduciendo costes y fallos,
optimizando la productividad y eliminando riesgos.
El ciclo Deming es el sistema más utilizado para implantar dicho plan de mejora continua.
Recibe el nombre de Edwards Deming, quien fue su principal impulsor, pero también se
conoce como ciclo PHVA que son las siglas de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, o
PDCA en inglés (Plan, Do, Check, Act).
Etapas del ciclo Deming
El ciclo Deming está compuesto por cuatro etapas de manera que al finalizar la última de
ellas, comienza la primera de nuevo. Esto permite que la actividad sea evaluada una y otra
vez de forma periódica incorporando mejoras nuevas. Dichas cuatro etapas son las
siguientes:
PLAN (Planificar)
Esta fase es la más influyente. Mediante métodos como la realización de grupos de trabajo,
encuestas entre los trabajadores y búsqueda de nuevas tecnologías, debemos definir:
● El problema o actividad que mejorar.
● Los objetivos que alcanzar.
● Los indicadores de control.
● Los métodos y herramientas para llevarlo a cabo.
Algunas de estas herramientas de planificación pueden ser:
● Diagrama de Gantt: planificación y seguimiento de actividades y proyectos.
● Método de diseño intuitivo Poka-yoke: diseño a prueba de errores.
● AMFE: análisis modal de fallos y efectos.
● Lluvia de ideas (brainstorming): participación de todas las partes implicadas.
DO (Hacer)
Se lleva a cabo lo determinado en el plan, en la mayoría de los casos mediante una prueba
piloto. Esta fase incluye:
● Verificar y aplicar las correcciones planificadas.
● Introducir las modificaciones al plan inicial si el resultado de las correcciones no
ha sido positivo.
● Registrar lo desarrollado y los resultados obtenidos.
● Formar al personal que deba aplicar las soluciones desarrolladas.
CHECK (Controlar)
Se comprueba si la mejora implantada ha alcanzado el objetivo mediante herramientas de
control como Diagrama de Pareto, check lists o KPI’s. Debemos controlar las causas
críticas como la calidad del producto o la forma de operar de máquinas y equipos.
ACT (Actuar)
Es la última de las fases y en ella se debe ajustar el plan de mejora. Se normaliza la
solución al problema y se establecen las condiciones para mantenerlo. Si se ha alcanzado
el objetivo en la prueba piloto, se implantará de forma definitiva. En caso contrario, se
examinará el desarrollo para descubrir errores y empezar un nuevo ciclo PDCA. De esta
forma se cierra el ciclo y se realimenta volviendo a la primera fase.
Herramientas del ciclo Deming
Para aplicar los principios del ciclo Deming se usan herramientas de mejora. Estas
herramientas buscan puntos débiles en los procesos, productos y servicios. Algunas de
estas herramientas son:
● Análisis de valor: método para aumentar el valor de un producto o servicio.
● Método Kaizen: busca la mejora en todos los aspectos de la organización, como
el método de las 5S.
● Diagrama de afinidad: recopilar ideas y asuntos a mejorar y agrupar las ideas
afines.
● Los cinco porqués: método que se basa en la realización de preguntas para
relacionar causas-efectos que generan un problema en particular.
Tanto en la norma ISO 9001 como en la ISO 14001 se nombra explícitamente el Ciclo
PDCA al hablar de la mejora de la gestión continua de calidad y gestión medioambiental
respectivamente. El ciclo Deming es, en conclusión, una ayuda fundamental para una
empresa que quiera desarrollar un sistema de gestión y mejora continua que contribuya a
prosperar y tener futuro.
Cómo utilizar el método Hoshin Kanri para
la planificación estratégica
Resumen
El método Hoshin Kanri es una herramienta de planificación estratégica que se utiliza
para conectar los objetivos de la empresa con proyectos específicos en los que
trabajan los individuos. Si estás buscando una estrategia que pueda ayudarte a
visualizar de qué manera el trabajo está conectado a los objetivos generales de la
empresa, entonces el método Hoshin Kanri es un buen punto de partida.
Ejemplo
¿Recuerdas cuando eras un niño y tenías que hacer una actividad para unir los
puntos? Al principio, solo veías un montón de puntos al azar esparcidos por toda la
página. Pero a medida que conectabas los puntos, la imagen empezaba a tomar forma.
Si bien el método Hoshin Kanri es un poco más complejo que un rompecabezas de un
libro para colorear, se aplica la misma filosofía. Con el método Hoshin Kanri, puedes
conectar los puntos entre tu trabajo diario y los objetivos estratégicos más amplios de la
empresa para poder ver el panorama general. A continuación te contamos todo lo que
necesitas saber sobre esta metodología.
¿Qué es el método Hoshin Kanri?
Hoshin Kanri es una herramienta de planificación estratégica que las empresas usan
para conectar los objetivos generales de la empresa con el trabajo diario de los
colaboradores individuales. En japonés, la palabra “hoshin” significa “política” o
“dirección” y la palabra “kanri” significa “gestión”. Así que la frase completa puede
traducirse más o menos así: “¿Cómo gestionamos nuestra dirección?”.
El objetivo del método Hoshin Kanri es que todas las personas de la empresa avancen
hacia el mismo objetivo al mismo tiempo. Esto sucede a través de un flujo de
comentarios denominado Hoshin Kanri Catchball. Funciona así:
● El equipo estratégico lleva la estrategia hasta el nivel de los colaboradores
individuales, al proporcionar información y contexto acerca de cómo la estrategia
se conecta con su trabajo diario.
● A continuación, los colaboradores individuales ponen en práctica esa estrategia.
● Por último, el ritmo de producción de cada uno de los colaboradores se informa
al equipo estratégico para ayudarles a analizar y ajustar la estrategia.
De ese modo, Hoshin Kanri no es un método aislado de pensamiento, sino un ciclo
continuo de planificación y mejora.
¿Cuándo conviene aplicar el método Hoshin Kanri?
El método Hoshin Kanri es ideal si estás implementando una estrategia corporativa o si
quieres unificar a todo el equipo para alcanzar el mismo objetivo general. Sin embargo,
demanda mucho tiempo para su planificación e implementación.
Si buscas una forma más simple de alinear tus prioridades estratégicas, intenta
comenzar con un plan estratégico en su lugar. Pero, ya sea que estés usando un plan
estratégico o un Hoshin Kanri Catchball, asegúrate de siempre darles a los miembros
de tu equipo el contexto, la claridad y la conexión que necesitan para tener éxito.
La matriz de Hoshin Kanri
La matriz de Hoshin Kanri (o matriz X) es una representación visual del proceso de
planificación de Hoshin Kanri. Los equipos la utilizan para hacer el seguimiento de
cómo las metas y los objetivos se conectan entre sí al implementar el método Hoshin
Kanri. El objetivo de la matriz es identificar quién está trabajando en qué iniciativa,
cómo se conectan las estrategias con las iniciativas y cómo se relacionan con los
objetivos a largo plazo.
Cómo leer una matriz de Hoshin Kanri
Si estás usando la metodología Hoshin Kanri, también deberías usar la matriz de
Hoshin Kanri. Esta matriz es una herramienta sumamente útil para que las personas
comprendan cómo su trabajo específico se relaciona con los objetivos a largo plazo.
Cuando los miembros del equipo no tienen objetivos claros o no comprenden cómo su
trabajo se vincula a los objetivos estratégicos más amplios, es posible que
accidentalmente desperdicien tiempo y recursos en trabajos innecesarios. En su lugar,
conectar el trabajo con los objetivos puede ayudar a tu equipo a avanzar en la misma
dirección.
A pesar de lo compleja que pueda parecer una matriz de Hoshin Kanri, su lectura es,
en realidad, bastante sencilla. El gráfico divide la información en cinco secciones
principales en un patrón de brújula:
● Los objetivos estratégicos a largo plazo van en la sección sur.
● Los objetivos anuales van en la sección oeste.
● Las iniciativas de mejora van en la sección norte.
● Los objetivos de mejora o KPI van en la sección este.
● Los recursos van en la sección del lejano oriente.
Al leer una matriz de Hoshin Kanri, empieza por la parte inferior y sigue en el sentido de
las agujas del reloj. En cada esquina de la matriz, encontrarás pequeños puntos para
representar cómo se conecta cada iniciativa u objetivo con los demás. Los recursos en
el extremo derecho identifican qué miembro del equipo es responsable de qué iniciativa
de mejora y KPI.
Veamos un ejemplo. En la matriz de Hoshin Kanri anterior, empezaríamos en la
sección “Objetivos estratégicos” que se encuentra en la parte inferior. Si seguimos los
puntos a la izquierda, podemos ver que el objetivo estratégico de “Convertirse en una
empresa global” se vincula con el objetivo anual de “Crear una nueva función del
producto que se adapte al mercado internacional”. Siguiendo esa columna hasta la
esquina superior izquierda, podemos ver que ese objetivo anual se conecta con dos
iniciativas de mejora: “Optimizar el programa de éxito del cliente para adaptarlo a sus
necesidades” y “Realizar una investigación del mercado internacional”. Puedes
continuar con este mismo proceso para conectar los KPI y los recursos, y ver cómo
todo se combina.
Veamos un ejemplo. En la matriz de Hoshin Kanri anterior, empezaríamos en la
sección “Objetivos estratégicos” que se encuentra en la parte inferior. Si seguimos los
puntos a la izquierda, podemos ver que el objetivo estratégico de “Convertirse en una
empresa global” se vincula con el objetivo anual de “Crear una nueva función del
producto que se adapte al mercado internacional”. Siguiendo esa columna hasta la
esquina superior izquierda, podemos ver que ese objetivo anual se conecta con dos
iniciativas de mejora: “Optimizar el programa de éxito del cliente para adaptarlo a sus
necesidades” y “Realizar una investigación del mercado internacional”. Puedes
continuar con este mismo proceso para conectar los KPI y los recursos, y ver cómo
todo se combina.
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CÓMO UTILIZAR EL MÉTODO HOSHIN KANRI PA ...
Cómo utilizar el método Hoshin Kanri
para la planificación estratégica
Sarah Laoyan25 de octubre de 2022•8 min de lectura
Plantillas
Resumen
El método Hoshin Kanri es una herramienta de planificación estratégica que se
utiliza para conectar los objetivos de la empresa con proyectos específicos en los
que trabajan los individuos. Si estás buscando una estrategia que pueda ayudarte
a visualizar de qué manera el trabajo está conectado a los objetivos generales de
la empresa, entonces el método Hoshin Kanri es un buen punto de partida.
¿Recuerdas cuando eras un niño y tenías que hacer una actividad para unir los
puntos? Al principio, solo veías un montón de puntos al azar esparcidos por toda
la página. Pero a medida que conectabas los puntos, la imagen empezaba a tomar
forma.
Si bien el método Hoshin Kanri es un poco más complejo que un rompecabezas
de un libro para colorear, se aplica la misma filosofía. Con el método Hoshin Kanri,
puedes conectar los puntos entre tu trabajo diario y los objetivos estratégicos más
amplios de la empresa para poder ver el panorama general. A continuación te
contamos todo lo que necesitas saber sobre esta metodología.
¿Qué es el método Hoshin Kanri?
Hoshin Kanri es una herramienta de planificación estratégica que las empresas
usan para conectar los objetivos generales de la empresa con el trabajo diario de
los colaboradores individuales. En japonés, la palabra “hoshin” significa “política” o
“dirección” y la palabra “kanri” significa “gestión”. Así que la frase completa puede
traducirse más o menos así: “¿Cómo gestionamos nuestra dirección?”.
El objetivo del método Hoshin Kanri es que todas las personas de la empresa
avancen hacia el mismo objetivo al mismo tiempo. Esto sucede a través de un flujo
de comentarios denominado Hoshin Kanri Catchball. Funciona así:
● El equipo estratégico lleva la estrategia hasta el nivel de los colaboradores
individuales, al proporcionar información y contexto acerca de cómo la
estrategia se conecta con su trabajo diario.
● A continuación, los colaboradores individuales ponen en práctica esa
estrategia.
● Por último, el ritmo de producción de cada uno de los colaboradores se
informa al equipo estratégico para ayudarles a analizar y ajustar la
estrategia.
De ese modo, Hoshin Kanri no es un método aislado de pensamiento, sino un
ciclo continuo de planificación y mejora.
¿Cuándo conviene aplicar el método Hoshin Kanri?
El método Hoshin Kanri es ideal si estás implementando una estrategia
corporativa o si quieres unificar a todo el equipo para alcanzar el mismo objetivo
general. Sin embargo, demanda mucho tiempo para su planificación e
implementación.
Si buscas una forma más simple de alinear tus prioridades estratégicas, intenta
comenzar con un plan estratégico en su lugar. Pero, ya sea que estés usando un
plan estratégico o un Hoshin Kanri Catchball, asegúrate de siempre darles a los
miembros de tu equipo el contexto, la claridad y la conexión que necesitan para
tener éxito.
Define y alcanza los objetivos con Asana
La matriz de Hoshin Kanri
La matriz de Hoshin Kanri (o matriz X) es una representación visual del proceso de
planificación de Hoshin Kanri. Los equipos la utilizan para hacer el seguimiento de
cómo las metas y los objetivos se conectan entre sí al implementar el método
Hoshin Kanri. El objetivo de la matriz es identificar quién está trabajando en qué
iniciativa, cómo se conectan las estrategias con las iniciativas y cómo se
relacionan con los objetivos a largo plazo.
Cómo leer una matriz de Hoshin Kanri
Si estás usando la metodología Hoshin Kanri, también deberías usar la matriz de
Hoshin Kanri. Esta matriz es una herramienta sumamente útil para que las
personas comprendan cómo su trabajo específico se relaciona con los objetivos a
largo plazo. Cuando los miembros del equipo no tienen objetivos claros o no
comprenden cómo su trabajo se vincula a los objetivos estratégicos más amplios,
es posible que accidentalmente desperdicien tiempo y recursos en trabajos
innecesarios. En su lugar, conectar el trabajo con los objetivos puede ayudar a tu
equipo a avanzar en la misma dirección.
A pesar de lo compleja que pueda parecer una matriz de Hoshin Kanri, su lectura
es, en realidad, bastante sencilla. El gráfico divide la información en cinco
secciones principales en un patrón de brújula:
● Los objetivos estratégicos a largo plazo van en la sección sur.
● Los objetivos anuales van en la sección oeste.
● Las iniciativas de mejora van en la sección norte.
● Los objetivos de mejora o KPI van en la sección este.
● Los recursos van en la sección del lejano oriente.
Al leer una matriz de Hoshin Kanri, empieza por la parte inferior y sigue en el
sentido de las agujas del reloj. En cada esquina de la matriz, encontrarás
pequeños puntos para representar cómo se conecta cada iniciativa u objetivo con
los demás. Los recursos en el extremo derecho identifican qué miembro del
equipo es responsable de qué iniciativa de mejora y KPI.
Veamos un ejemplo. En la matriz de Hoshin Kanri anterior, empezaríamos en la
sección “Objetivos estratégicos” que se encuentra en la parte inferior. Si seguimos
los puntos a la izquierda, podemos ver que el objetivo estratégico de “Convertirse
en una empresa global” se vincula con el objetivo anual de “Crear una nueva
función del producto que se adapte al mercado internacional”. Siguiendo esa
columna hasta la esquina superior izquierda, podemos ver que ese objetivo anual
se conecta con dos iniciativas de mejora: “Optimizar el programa de éxito del
cliente para adaptarlo a sus necesidades” y “Realizar una investigación del
mercado internacional”. Puedes continuar con este mismo proceso para conectar
los KPI y los recursos, y ver cómo todo se combina.
Descarga una plantilla gratuita de Hoshin Kanri
Los 7 pasos de la planificación Hoshin
Kanri
La planificación estratégica Hoshin Kanri consta de siete pasos clave. Si ya
cuentas con un plan estratégico, puedes omitir los primeros cuatro pasos. A
continuación, te mostramos cómo comenzar.
1. Define la visión de tu organización
Identifica la misión, la visión y los valores clave de tu organización. Por lo general,
esto se realiza a través de una declaración de visión. Esta declaración debe
respaldar tus objetivos a largo plazo y, a su vez, conectarlos con la declaración de
misión de la empresa.
Durante el proceso de planificación estratégica tradicional, es importante dejar en
claro la visión de tu organización para garantizar que tus objetivos a largo plazo
estén alineados. Sin embargo, el método Hoshin Kanri va un paso más allá al
ayudarte a visualizar de qué manera el trabajo individual influye en los objetivos a
largo plazo de la empresa y, por extensión, en la visión de la organización.
Lee: 7 pasos para escribir una declaración de visión perfecta
2. Establece objetivos estratégicos
Los objetivos estratégicos, a veces llamados objetivos de avance, son los cambios
que tu organización debe hacer para lograr la visión que definiste en el primer
paso. Estos objetivos forman el pilar de tu estrategia. Te recomendamos que no
establezcas demasiados objetivos; apunta a unos tres o cuatro objetivos a largo
plazo y tómate de tres a cinco años para alcanzarlos. Tener demasiados objetivos
puede dividir el enfoque de tu equipo, lo que podría hacer que te resulte más difícil
alcanzar tus objetivos estratégicos. Una vez que hayas determinado tus objetivos
estratégicos, agrégalos a tu matriz de Hoshin Kanri en el extremo inferior del
gráfico.
3. Establece objetivos anuales
Una vez que hayas identificado los principales objetivos de avance que quieres
alcanzar, enfócate en establecer los objetivos anuales que quieres que logre tu
equipo. Dado que, por lo general, se necesitan de tres a cinco años para alcanzar
un objetivo estratégico, dividirlo en objetivos a corto plazo hace que el gran
objetivo parezca más manejable.
Intenta establecer entre dos y diez objetivos anuales. Ten en cuenta que deben
ser objetivos SMART, es decir que deben ser específicos, medibles, alcanzables,
realistas y de duración limitada. Para hacer el seguimiento del progreso de tu
equipo hacia estos objetivos, también deberías elegir una métrica clave para el
éxito de tu negocio y usarla como un indicador clave de rendimiento (KPI) para
cada objetivo. En la matriz de Hoshin Kanri, esta es la sección que se encuentra
en el lado izquierdo del gráfico.
4. Comunica los objetivos a toda la organización
Antes de que puedas empezar a realizar el trabajo, debes desglosar aún más tus
objetivos anuales en tareas más pequeñas y factibles. Para hacerlo, segmenta los
objetivos anuales, relativamente amplios, en iniciativas concretas que sean
específicas para cada equipo o departamento. Como resultado, todo tu equipo no
solo comprenderá los objetivos generales (es decir, los objetivos anuales y
estratégicos), sino también los objetivos más pequeños que ellos deberán
alcanzar para ayudar a la empresa a lograr los objetivos más grandes.
Durante este paso, tu equipo empezará a comprender el trabajo que se necesita
para alcanzar los objetivos anuales. Estas iniciativas de mejora están en la
sección superior de la matriz de Hoshin Kanri. La matriz de cada equipo o
miembro del equipo puede ser un poco diferente ya que cada uno es responsable
de una parte diferente de la iniciativa.
Lee: ¿Cuál es la diferencia entre táctica y estrategia?
5. Ejecuta los objetivos anuales
Finalmente, estás listo para la implementación. Como dividiste tus objetivos
anuales en objetivos más pequeños, diferentes equipos tendrán diferentes
estrategias. Pero, en última instancia, todas estas estrategias se unen para
garantizar que tu organización pueda cumplir con sus objetivos anuales.
La forma exacta de ejecutar tus iniciativas depende de ti. Puedes hacerlo
mediante el uso de estrategias de mejora continua, como el modelo DMAIC de Six
Sigma, el método Kaizen o el ciclo PHVA.
A medida que la producción se inicie y los resultados comiencen a llegar, los
comentarios empezarán a fluir desde la planta de producción hasta el equipo
estratégico.
6. Implementa revisiones mensuales
Con demasiada frecuencia, los objetivos y la información estratégica se
encuentran en documentos estancados, como hojas de cálculo o presentaciones
de diapositivas, mientras que el trabajo diario de tu equipo se encuentra en otro
lado. Para unir los puntos, empieza por implementar un sistema de revisión
mensual para garantizar que todos estén en la misma página. Además, verifica tus
objetivos y el trabajo que se está haciendo para alcanzarlos a fin de asegurarte de
que estén alineados.
El método Hoshin Kanri hace que esto sea aún más fácil. Una vez que empieces a
hacer tu trabajo anual en el paso cinco, los resultados de la producción empezarán
a fluir hacia el equipo de liderazgo estratégico. Al usar esta información, da un
paso atrás del trabajo diario y observa cómo mantienes el progreso actualmente.
¿Qué está funcionando bien? ¿Qué se puede mejorar?
Una herramienta de gestión de proyectos puede facilitar mucho más este proceso.
Por ejemplo, Asana te permite crear y dar seguimiento a los objetivos en el mismo
lugar en el que tu equipo almacena y da seguimiento a su trabajo diario. También
puedes establecer recordatorios automatizados para que no te olvides de
actualizar y revisar tus objetivos mensualmente.
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CÓMO UTILIZAR EL MÉTODO HOSHIN KANRI PA ...
Cómo utilizar el método Hoshin Kanri
para la planificación estratégica
Sarah Laoyan25 de octubre de 2022•8 min de lectura
Plantillas
Resumen
El método Hoshin Kanri es una herramienta de planificación estratégica que se
utiliza para conectar los objetivos de la empresa con proyectos específicos en los
que trabajan los individuos. Si estás buscando una estrategia que pueda ayudarte
a visualizar de qué manera el trabajo está conectado a los objetivos generales de
la empresa, entonces el método Hoshin Kanri es un buen punto de partida.
¿Recuerdas cuando eras un niño y tenías que hacer una actividad para unir los
puntos? Al principio, solo veías un montón de puntos al azar esparcidos por toda
la página. Pero a medida que conectabas los puntos, la imagen empezaba a tomar
forma.
Si bien el método Hoshin Kanri es un poco más complejo que un rompecabezas
de un libro para colorear, se aplica la misma filosofía. Con el método Hoshin Kanri,
puedes conectar los puntos entre tu trabajo diario y los objetivos estratégicos más
amplios de la empresa para poder ver el panorama general. A continuación te
contamos todo lo que necesitas saber sobre esta metodología.
¿Qué es el método Hoshin Kanri?
Hoshin Kanri es una herramienta de planificación estratégica que las empresas
usan para conectar los objetivos generales de la empresa con el trabajo diario de
los colaboradores individuales. En japonés, la palabra “hoshin” significa “política” o
“dirección” y la palabra “kanri” significa “gestión”. Así que la frase completa puede
traducirse más o menos así: “¿Cómo gestionamos nuestra dirección?”.
El objetivo del método Hoshin Kanri es que todas las personas de la empresa
avancen hacia el mismo objetivo al mismo tiempo. Esto sucede a través de un flujo
de comentarios denominado Hoshin Kanri Catchball. Funciona así:
● El equipo estratégico lleva la estrategia hasta el nivel de los colaboradores
individuales, al proporcionar información y contexto acerca de cómo la
estrategia se conecta con su trabajo diario.
● A continuación, los colaboradores individuales ponen en práctica esa
estrategia.
● Por último, el ritmo de producción de cada uno de los colaboradores se
informa al equipo estratégico para ayudarles a analizar y ajustar la
estrategia.
De ese modo, Hoshin Kanri no es un método aislado de pensamiento, sino un
ciclo continuo de planificación y mejora.
¿Cuándo conviene aplicar el método Hoshin Kanri?
El método Hoshin Kanri es ideal si estás implementando una estrategia
corporativa o si quieres unificar a todo el equipo para alcanzar el mismo objetivo
general. Sin embargo, demanda mucho tiempo para su planificación e
implementación.
Si buscas una forma más simple de alinear tus prioridades estratégicas, intenta
comenzar con un plan estratégico en su lugar. Pero, ya sea que estés usando un
plan estratégico o un Hoshin Kanri Catchball, asegúrate de siempre darles a los
miembros de tu equipo el contexto, la claridad y la conexión que necesitan para
tener éxito.
Define y alcanza los objetivos con Asana
La matriz de Hoshin Kanri
La matriz de Hoshin Kanri (o matriz X) es una representación visual del proceso de
planificación de Hoshin Kanri. Los equipos la utilizan para hacer el seguimiento de
cómo las metas y los objetivos se conectan entre sí al implementar el método
Hoshin Kanri. El objetivo de la matriz es identificar quién está trabajando en qué
iniciativa, cómo se conectan las estrategias con las iniciativas y cómo se
relacionan con los objetivos a largo plazo.
Cómo leer una matriz de Hoshin Kanri
Si estás usando la metodología Hoshin Kanri, también deberías usar la matriz de
Hoshin Kanri. Esta matriz es una herramienta sumamente útil para que las
personas comprendan cómo su trabajo específico se relaciona con los objetivos a
largo plazo. Cuando los miembros del equipo no tienen objetivos claros o no
comprenden cómo su trabajo se vincula a los objetivos estratégicos más amplios,
es posible que accidentalmente desperdicien tiempo y recursos en trabajos
innecesarios. En su lugar, conectar el trabajo con los objetivos puede ayudar a tu
equipo a avanzar en la misma dirección.
A pesar de lo compleja que pueda parecer una matriz de Hoshin Kanri, su lectura
es, en realidad, bastante sencilla. El gráfico divide la información en cinco
secciones principales en un patrón de brújula:
● Los objetivos estratégicos a largo plazo van en la sección sur.
● Los objetivos anuales van en la sección oeste.
● Las iniciativas de mejora van en la sección norte.
● Los objetivos de mejora o KPI van en la sección este.
● Los recursos van en la sección del lejano oriente.
Al leer una matriz de Hoshin Kanri, empieza por la parte inferior y sigue en el
sentido de las agujas del reloj. En cada esquina de la matriz, encontrarás
pequeños puntos para representar cómo se conecta cada iniciativa u objetivo con
los demás. Los recursos en el extremo derecho identifican qué miembro del
equipo es responsable de qué iniciativa de mejora y KPI.
Veamos un ejemplo. En la matriz de Hoshin Kanri anterior, empezaríamos en la
sección “Objetivos estratégicos” que se encuentra en la parte inferior. Si seguimos
los puntos a la izquierda, podemos ver que el objetivo estratégico de “Convertirse
en una empresa global” se vincula con el objetivo anual de “Crear una nueva
función del producto que se adapte al mercado internacional”. Siguiendo esa
columna hasta la esquina superior izquierda, podemos ver que ese objetivo anual
se conecta con dos iniciativas de mejora: “Optimizar el programa de éxito del
cliente para adaptarlo a sus necesidades” y “Realizar una investigación del
mercado internacional”. Puedes continuar con este mismo proceso para conectar
los KPI y los recursos, y ver cómo todo se combina.
Descarga una plantilla gratuita de Hoshin Kanri
Los 7 pasos de la planificación Hoshin
Kanri
La planificación estratégica Hoshin Kanri consta de siete pasos clave. Si ya
cuentas con un plan estratégico, puedes omitir los primeros cuatro pasos. A
continuación, te mostramos cómo comenzar.
1. Define la visión de tu organización
Identifica la misión, la visión y los valores clave de tu organización. Por lo general,
esto se realiza a través de una declaración de visión. Esta declaración debe
respaldar tus objetivos a largo plazo y, a su vez, conectarlos con la declaración de
misión de la empresa.
Durante el proceso de planificación estratégica tradicional, es importante dejar en
claro la visión de tu organización para garantizar que tus objetivos a largo plazo
estén alineados. Sin embargo, el método Hoshin Kanri va un paso más allá al
ayudarte a visualizar de qué manera el trabajo individual influye en los objetivos a
largo plazo de la empresa y, por extensión, en la visión de la organización.
Lee: 7 pasos para escribir una declaración de visión perfecta
2. Establece objetivos estratégicos
Los objetivos estratégicos, a veces llamados objetivos de avance, son los cambios
que tu organización debe hacer para lograr la visión que definiste en el primer
paso. Estos objetivos forman el pilar de tu estrategia. Te recomendamos que no
establezcas demasiados objetivos; apunta a unos tres o cuatro objetivos a largo
plazo y tómate de tres a cinco años para alcanzarlos. Tener demasiados objetivos
puede dividir el enfoque de tu equipo, lo que podría hacer que te resulte más difícil
alcanzar tus objetivos estratégicos. Una vez que hayas determinado tus objetivos
estratégicos, agrégalos a tu matriz de Hoshin Kanri en el extremo inferior del
gráfico.
Plantilla gratuita para objetivos empresariales
3. Establece objetivos anuales
Una vez que hayas identificado los principales objetivos de avance que quieres
alcanzar, enfócate en establecer los objetivos anuales que quieres que logre tu
equipo. Dado que, por lo general, se necesitan de tres a cinco años para alcanzar
un objetivo estratégico, dividirlo en objetivos a corto plazo hace que el gran
objetivo parezca más manejable.
Intenta establecer entre dos y diez objetivos anuales. Ten en cuenta que deben
ser objetivos SMART, es decir que deben ser específicos, medibles, alcanzables,
realistas y de duración limitada. Para hacer el seguimiento del progreso de tu
equipo hacia estos objetivos, también deberías elegir una métrica clave para el
éxito de tu negocio y usarla como un indicador clave de rendimiento (KPI) para
cada objetivo. En la matriz de Hoshin Kanri, esta es la sección que se encuentra
en el lado izquierdo del gráfico.
4. Comunica los objetivos a toda la organización
Antes de que puedas empezar a realizar el trabajo, debes desglosar aún más tus
objetivos anuales en tareas más pequeñas y factibles. Para hacerlo, segmenta los
objetivos anuales, relativamente amplios, en iniciativas concretas que sean
específicas para cada equipo o departamento. Como resultado, todo tu equipo no
solo comprenderá los objetivos generales (es decir, los objetivos anuales y
estratégicos), sino también los objetivos más pequeños que ellos deberán
alcanzar para ayudar a la empresa a lograr los objetivos más grandes.
Durante este paso, tu equipo empezará a comprender el trabajo que se necesita
para alcanzar los objetivos anuales. Estas iniciativas de mejora están en la
sección superior de la matriz de Hoshin Kanri. La matriz de cada equipo o
miembro del equipo puede ser un poco diferente ya que cada uno es responsable
de una parte diferente de la iniciativa.
Lee: ¿Cuál es la diferencia entre táctica y estrategia?
5. Ejecuta los objetivos anuales
Finalmente, estás listo para la implementación. Como dividiste tus objetivos
anuales en objetivos más pequeños, diferentes equipos tendrán diferentes
estrategias. Pero, en última instancia, todas estas estrategias se unen para
garantizar que tu organización pueda cumplir con sus objetivos anuales.
La forma exacta de ejecutar tus iniciativas depende de ti. Puedes hacerlo
mediante el uso de estrategias de mejora continua, como el modelo DMAIC de Six
Sigma, el método Kaizen o el ciclo PHVA.
A medida que la producción se inicie y los resultados comiencen a llegar, los
comentarios empezarán a fluir desde la planta de producción hasta el equipo
estratégico.
6. Implementa revisiones mensuales
Con demasiada frecuencia, los objetivos y la información estratégica se
encuentran en documentos estancados, como hojas de cálculo o presentaciones
de diapositivas, mientras que el trabajo diario de tu equipo se encuentra en otro
lado. Para unir los puntos, empieza por implementar un sistema de revisión
mensual para garantizar que todos estén en la misma página. Además, verifica tus
objetivos y el trabajo que se está haciendo para alcanzarlos a fin de asegurarte de
que estén alineados.
El método Hoshin Kanri hace que esto sea aún más fácil. Una vez que empieces a
hacer tu trabajo anual en el paso cinco, los resultados de la producción empezarán
a fluir hacia el equipo de liderazgo estratégico. Al usar esta información, da un
paso atrás del trabajo diario y observa cómo mantienes el progreso actualmente.
¿Qué está funcionando bien? ¿Qué se puede mejorar?
Una herramienta de gestión de proyectos puede facilitar mucho más este proceso.
Por ejemplo, Asana te permite crear y dar seguimiento a los objetivos en el mismo
lugar en el que tu equipo almacena y da seguimiento a su trabajo diario. También
puedes establecer recordatorios automatizados para que no te olvides de
actualizar y revisar tus objetivos mensualmente.
Define y alcanza los objetivos con Asana
7. Realiza revisiones anuales
Cuando hayas finalizado un período completo de 12 meses de progreso, llegará el
momento de observar todo lo que ha logrado tu equipo. ¿Pudieron lograr sus
objetivos? Si no fue así, ¿qué podría cambiarse la próxima vez? ¿Qué aprendiste
que puedas implementar para el próximo ciclo del proyecto?
Una vez que determines las lecciones aprendidas del año anterior, puedes volver
a empezar el proceso y establecer nuevos objetivos para el próximo año. De cara
al futuro, puedes cambiar de táctica para hacer frente a los obstáculos o puntos
débiles del pasado; y luego, vuelve a comenzar el flujo del Hoshin Kanri Catchball
una vez más.
Ventajas y desventajas de la
metodología Hoshin Kanri
Al igual que todas las estrategias, el método Hoshin Kanri también tiene ventajas y
desventajas. Estos son los puntos positivos y los puntos que también deberías
tener en cuenta al implementar esta estrategia.
Ventajas de la metodología Hoshin Kanri
● La matriz de Hoshin Kanri es fácil de leer. A simple vista, parece compleja,
pero una vez que te familiarizas, realmente es una forma simple y efectiva
de gestionar responsabilidades y comprender cómo se conectan las
iniciativas con los objetivos más amplios de la empresa.
● Hoshin Kanri desglosa de manera clara una estrategia general. Cuando los
equipos debaten la estrategia general, la matriz de Hoshin Kanri es una
forma sencilla de analizar las iniciativas más pequeñas y cómo afectan a los
objetivos más grandes de la empresa.
● Te permite saber quién es responsable de qué. Los gerentes pueden
identificar rápidamente quién es responsable de qué iniciativa por medio de
la matriz de Hoshin Kanri. Esto ayuda a las personas a rendir cuentas de
los objetivos de los que son responsables.
Desventajas de la metodología Hoshin Kanri
● La matriz de Hoshin Kanri solo es útil con información mínima. Cuanta más
información agregues a la matriz, menos legible será el gráfico. Si estás
desarrollando dependencias y responsabilidades más complejas, es posible
que la matriz de Hoshin Kanri no sea el mejor método para tu equipo. Si
quieres ser más específico con las dependencias, intenta usar el método de
la ruta crítica (CPM).
● Hoshin Kanri solo reduce la estrategia a cuatro niveles de especificidad. Si
tu equipo quiere desglosar los objetivos y las estrategias en más de cuatro
niveles, no podrás usar el método Hoshin Kanri. Si quieres dividir un
proyecto en más secciones, intenta aplicar la metodología en cascada en
su lugar.
● La matriz de Hoshin Kanri es estática. Si las estrategias y las
responsabilidades cambian a un nivel drástico, la matriz de Hoshin Kanri es
difícil de cambiar. Si anticipas que sucederán cambios importantes en un
proyecto, te recomendamos que uses una metodología ágil.
Pon en marcha tu matriz de Hoshin Kanri
con herramientas de gestión del trabajo
Si bien la matriz de Hoshin Kanri es una buena referencia estática para tener,
contar con una herramienta que te permita hacer un seguimiento de los objetivos
en tiempo real es aún mejor. Al utilizar una herramienta de gestión del trabajo
como Asana, puedes alinear a tu equipo en pos de una misión común. Cuando los
equipos comprenden claramente cómo su trabajo contribuye a la empresa en su
conjunto, están mejor preparados para brindar resultados que se puedan medir.
