El Protocolo Notarial
En los comienzos de la vida jurídica, los hombres estipulaban verbalmente, realizando el lenguaje
como elemento capital empleado a modo de texto, y el rito como forma de expresión litúrgica;
eran las únicas huellas que quedaban de las declaraciones de voluntad jurídica, puramente
verbales, que vinieron hacer medios de prueba poco consistentes; la supervivencia de estos no se
logra así nada más, ya que muchas veces faltaban sus propios actores, aún los testigos
presenciales del acto, todo lo cual daba una prueba a medias de los mismos.
Por esta razón la oralidad se sustituyó por la prueba escrita, más eficaz por ofrecer menos fallas.
Hubo entonces necesidad de materializar la prueba, de recurrir a la grabación gráfica sobre un
elemento físico para que hiciera visible y perpetua su consideración. De este modo los hombres
idearon que al emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada gráficamente
sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisión
del espíritu, conservador de una creación del hombre; a esa primera fuente de la génesis del acto
jurídico; llamaron PROTOCOLO.
De manera, que el protocolo ha sido una creación derivada de la necesidad que el hombre tuvo de
llevar al papel escrito la voluntad creadora de las relaciones jurídicas, para que de el surgiera, sin
riesgo de pérdida, y en caso de duda para mejor probar, toda la intención contractual,
materializada en forma gráfica, manuscrita.
Como fenómeno derivado de la ordenación de los instrumentos públicos, el protocolo penetró en
el derecho positivo y fue adoptado por la mayoría de las legislaciones y superado por el proceso de
transformación.
En consecuencia, la existencia del protocolo, es necesaria para la función notarial guatemalteca, e
importante para la conservación del instrumento público. Asegurando así los derechos de los
otorgantes.
Etimología
Oscar Salas, expone: “Existen varias acepciones de la palabra protocolo. Su etimología poco ayuda
para esclarecer cuál es su sentido propio, pues hay diversidad de opiniones acerca de su origen.
Evidentemente es palabra compuesta del prefijo proto, procedente de la voz griega protos, y del
sufijo colo o colon, sobre cuya significación no se han puesto de acuerdo los autores. Según el
autor, Escriche proviene de la voz latina collium o collatio, que significa comparación o cotejo;
según otros, mencionados por Fernández Casado, se deriva del griego kollon, que quiere decir
pegar, debido quizás a que en la Roma en tiempos de Justiniano se fijaba a toda copia en limpio
una etiqueta o sello, aunque según dicho autor se deriva del sánscrito kul, que significa reunir y lo
reunido, es decir, depósito. Para Roque Barcia, en fin, proviene del griego Kolla, equivalente de
cola o engrudo porque así se pegaban las hojas de los libros.
Enuncia el autor aludido, que el Fuero Real de España, dispuso que los escribanos tuvieren notas
primeras o resúmenes, llamadas también imbreviaturas, hasta que se llegó a conservar en poder
del Notario el texto íntegro del documento y la cartae fue la reproducción fiel, (lo que nosotros
conocemos como testimonio). Esto fue consagrado legalmente en la Pragmática de Alcalá en 1503.
Definición
Para Giménez-Arnau, la palabra “Protocolo es expresión de acepciones múltiples. En su sentido
más vulgar, quiere decir colección de hojas, folios o documentos adheridos unos a otros que, en su
conjunto forman un volumen o libro”.
En Guatemala, se conoce como protocolo, al tomo empastado de los instrumentos autorizados
durante un período de tiempo (un año natural, según la ley); también el papel sellado especial que
se vende exclusivamente a los Notarios para faccionar escrituras; y al conjunto de escrituras que
se llevan autorizadas durante el año. Y al estudiar nuestra legislación, nos encontramos que
también hace referencia al conjunto de tomos de protocolos de varios años.
Definición Legal
“El protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación,
razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra de conformidad con esta
ley”. (Art. 8 Código de Notariado)
Apertura
El protocolo se abre cada año, con la primera escritura que se facciona, la cual llevará siempre el
número uno, la que principiará en la primera línea del folio inicial. (Art. 12)
No es necesaria ninguna razón de apertura, solo es obligatorio el pago de cincuenta quetzales
(más el impuesto al valor agregado) en la Tesorería del Organismo judicial por derecho de
apertura. Los fondos se destinan para la encuadernación y conservación de los protocolos
depositados en el Archivo General de Protocolos.
Contenido
El protocolo del notario contendrá: Las escrituras públicas o matrices, las actas de protocolización,
las razones de legalización, la razón de cierre, el índice y los atestados. También contendrá la
transcripción del acta del testamento cerrado.
Formalidades
En el protocolo se deben llenar las formalidades siguientes:
1. Los instrumentos deben redactarse en español, escribirse a máquina o a mano de manera
legible y sin abreviaturas.
2. Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a continuación de
otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento solo debe quedar espacio
para las firmas
3. El protocolo debe llevar foliación cardinal, escrita en cifras.
4. En el cuerpo de instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresan con letras. En
caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifres, prevalece lo escrito en letras.
5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se trascriban, se
copian de manera textual.
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse, salvo los casos de
protocolaciones, o que se hubiera terminado la serie y se inicie una nueva.
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenaran como una línea antes de
que sea firmado el instrumento. (Art. 13)
También debe tener en cuenta que son nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no
se salvan al final, antes que el documento sea firmado. Las enmendaduras son prohibidas (Art. 14)
Cierre
El Protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también puede cerrarse en
cualquier momento que el Notario dejare de cartular.
El cierre es mediante una razón notarial, la cual debe contener: La fecha, el número total de
instrumentos autorizados, indicando cuántos de ellos son escrituras públicas, el número de actas
de protocolización, de razones de legalización, el número de escrituras canceladas, si lo hubieran;
así como el total de folios utilizados; observaciones si fueran necesarias y la firma del Notario.
