¿Qué es un PROYECTO?
Si hay repetición, no es un proyecto como es el caso de las tareas de
mantenimiento de cualquier organización.
PMI
● PMI es una organización internacional sin fines de lucro
● asocia profesionales relacionados con la gestión de proyectos desde
principios de 1969
● es la mayor del mundo en su ámbito integrando a más de 380 mil
miembros en cerca de 170 países
● su sede se encuentra en EE.UU. y
● sus principales objetivos son formular estándares profesionales en
gestión de proyectos
• Ciclo de un Proyecto.
Resumen
Hay 5 fases clave de la gestión de proyectos para brindarle a tu equipo un plan
organizado. Estas fases incluyen el inicio, la planificación, la ejecución, el
desempeño y el cierre.
A menudo, la gestión de proyectos se malinterpreta como la gestión de los
cronogramas de los proyectos, en realidad, implica mucho más.
¿Por qué es tan importante conocer estas cinco fases?
Si logras comprender el ciclo de vida de la gestión de proyectos estableciendo el
orden de cada paso, podrás implementar mejores procesos internos con la ayuda de
un software para gestión de proyectos.
El Project Management Institute (PMI) define a este modelo de cinco fases en la
Guía PMBOK® del ciclo de vida del proyecto,
1. Inicio del proyecto
La fase de inicio es la primera etapa en la gestión de proyectos. En esta fase, se establecen
los objetivos y alcances del proyecto, se identifican los stakeholders y se comienza a
planificar el trabajo que se llevará a cabo. Es una fase crítica en la gestión de proyectos, ya
que la calidad del trabajo realizado en esta etapa puede tener un impacto significativo en el
éxito del proyecto.
Los 3 Puntos Más Importantes
Establecimiento de los objetivos y alcances del proyecto: Es importante definir claramente
los objetivos y alcances del proyecto desde el principio para evitar problemas más adelante.
Identificación de los stakeholders: Es crucial identificar a todas las partes interesadas en el
proyecto para asegurarse de que sus necesidades y expectativas sean tomadas en cuenta.
Planificación del trabajo que se llevará a cabo: Una buena planificación del trabajo en la fase
de inicio es fundamental para asegurarse de que el proyecto se desarrolle de manera
eficiente y efectiva.
Apuntes en Forma de Notas para la Exposición
La fase de inicio es la primera etapa en la gestión de proyectos.
Es crucial establecer los objetivos y alcances del proyecto, identificar a los stakeholders y
planificar el trabajo que se llevará a cabo.
Un ejemplo de la fase de inicio para un proyecto de carácter municipal es la construcción de
un nuevo centro comunitario.
2. Planificación del proyecto
La fase de planificación es una de las etapas más importantes en la gestión de proyectos.
En esta fase, se establece el alcance del proyecto, se desarrolla un plan de proyecto
detallado, se asignan los recursos necesarios y se define el cronograma del proyecto. Es
importante que los objetivos del proyecto sean claros y específicos para poder desarrollar un
plan de proyecto efectivo. Es por eso que se utilizan los objetivos SMART.
Apuntes en Forma de Notas para la Exposición
La fase de planificación es una de las etapas más importantes en la gestión de proyectos.
Es importante que los objetivos del proyecto sean claros y específicos para poder desarrollar
un plan de proyecto efectivo.
Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo
determinado
3. Ejecución del proyecto
La fase de Ejecución del proyecto es donde se lleva a cabo el plan de proyecto. En esta
fase, el equipo del proyecto se encarga de coordinar y llevar a cabo todas las actividades
necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto. Es importante que el equipo tenga
una comunicación clara y constante para asegurarse de que todas las tareas se completen
según lo planeado y que se mantenga actualizado el registro de las actividades del proyecto.
Durante esta fase, se establecen reuniones regulares de equipo para revisar el progreso y
abordar cualquier problema que pueda surgir. El gerente del proyecto también deberá estar
al tanto de los costos del proyecto y hacer ajustes si es necesario.
Además, es importante llevar un control de los riesgos del proyecto para garantizar que se
manejen adecuadamente y minimizar el impacto en el proyecto.
Resumen de los puntos más importantes:
La fase de Ejecución es donde se lleva a cabo el plan de proyecto.
El equipo del proyecto se encarga de coordinar y llevar a cabo todas las actividades
necesarias.
Se debe mantener una comunicación clara y constante entre los miembros del equipo.
Se establecen reuniones regulares de equipo para revisar el progreso y abordar cualquier
problema.
El gerente del proyecto debe estar al tanto de los costos del proyecto y hacer ajustes si es
necesario.
Se debe llevar un control de los riesgos del proyecto.
Apuntes adicionales para exponer el tema:
La fase de Ejecución es una de las más críticas en el proyecto, ya que es donde se logran
los resultados esperados.
Es importante tener un equipo altamente capacitado y motivado para asegurarse de que
todas las actividades se completen de manera eficiente.
La comunicación abierta y regular es fundamental para el éxito de la fase de Ejecución.
El equipo del proyecto debe ser flexible y estar preparado para hacer ajustes en función de
las necesidades del proyecto.
4. Desempeño del proyecto
La fase de Desempeño del proyecto se enfoca en medir el progreso y el desempeño del
proyecto durante su ejecución. El objetivo es asegurarse de que el proyecto está avanzando
según lo planeado, y que se están logrando los objetivos establecidos. Para medir el
progreso, se utilizan Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), que son medidas
cuantificables que se utilizan para evaluar el éxito del proyecto.
Los KPI son fundamentales para evaluar el desempeño del proyecto, y se utilizan para medir
el rendimiento en diferentes áreas. Los KPI se establecen durante la fase de planificación del
proyecto, y se miden durante la fase de Desempeño del proyecto.
Algunos de los KPI más comunes en la gestión de proyectos son:
1. Costo: El costo del proyecto es un KPI importante, y se utiliza para medir el
rendimiento financiero del proyecto. Se mide en términos de presupuesto versus
gastos reales.
2. Calidad: La calidad del proyecto es otro KPI importante, y se utiliza para medir el
rendimiento de los productos y servicios entregados. Se mide en términos de la
satisfacción del cliente, la calidad del producto y la tasa de defectos.
3. Tiempo: El tiempo es un KPI importante que se utiliza para medir el progreso del
proyecto. Se mide en términos de cronograma, plazos y entregas.
4. Riesgo: El riesgo es un KPI importante que se utiliza para medir el rendimiento en
términos de gestión de riesgos. Se mide en términos de la tasa de riesgo
identificados, evaluados y gestionados.
5. Recursos: El uso de recursos es un KPI importante que se utiliza para medir el
rendimiento en términos de recursos asignados. Se mide en términos de la tasa de
recursos utilizados en comparación con los recursos disponibles.
5. Cierre del proyecto
La fase de Cierre es una parte fundamental de cualquier proyecto exitoso y debe ser tomada
en cuenta desde el inicio del proyecto.
En esta fase se verifican
todos los entregables,
se obtiene la aceptación del cliente,
se realiza la entrega final del proyecto
y se identifican las lecciones aprendidas
• La organización de un Proyecto.
La organización de un proyecto, por tanto, consiste en organizar a las personas,
asignándolas a determinados proyectos acordes con sus cualidades.
Habitualmente, es el director del proyecto el que realiza esta tarea. De la misma forma que
debe administrar los recursos necesarios de forma eficaz y eficiente. De esta manera,
dirección y organización están íntimamente unidas.
La importancia de la organización de un proyecto
Para poder dirigir un proyecto de forma eficiente, este debe organizarse de manera
adecuada. Esto, que parece sencillo, es un problema habitual en las empresas. Si no
sabemos exactamente qué queremos y cómo utilizaremos los recursos para obtenerlo, la
organización será un fracaso. De ahí la importancia de una buena organización.
El plan en la organización de un proyecto
El plan de dirección se centra en todas las actividades que lleva a cabo la empresa, sin
embargo, el de organización lo hace, sobre todo, en el factor humano. Porque lo principal es
situar a cada persona en la tarea más adecuada. Por eso, es recomendable seguir los
siguientes pasos:
● En primer lugar, hay que tener claro con quién contamos: Hay que hacer un inventario de
los recursos humanos, con sus puntos fuertes y débiles. Porque necesitamos saber qué se le
da bien a cada uno para poder asignarlo al puesto más idóneo.
● Por otro lado, hay que hacer lo mismo con las tareas: Se debe descomponer el proyecto
en sus partes más pequeñas. Esto requiere del beneplácito del resto del personal implicado.
Una vez las tenemos, podemos crear una tabla de doble entrada con ambas variables.
● En tercer lugar, hay que asignar a cada persona su tarea: Para eso debemos saber quién
es el más adecuado para cada actividad. Aquí hay que tener en cuenta su formación
académica, su experiencia profesional y, por supuesto, sus motivaciones personales en el
trabajo. En este punto se puede utilizar una técnica de asignación de tareas como el método
húngaro.
● Por último, hay que establecer unos plazos de finalización, unas holguras para los
posibles retrasos y una forma de control adecuada: Así, una vez se realiza cada tarea, se
puede observar si hubo desviaciones respecto a lo planeado. Como veremos a continuación,
un organigrama es esencial en este paso.
El organigrama en la organización de un proyecto
¿Qué es un organigrama? Un organigrama es un gráfico que permite observar la estructura
de una empresa y saber quién es quién. El director del proyecto debe conocer a fondo los
empleados existentes, siendo su fin poder organizar, así como hacerlo de la forma
adecuada, las tareas y los responsables de realizarlas.
En este sentido, tenemos los organigramas de tipo vertical, jerárquico o lineales, cuando
la autoridad es clara y la toma de decisiones está centralizada. Por otro lado, tenemos
los horizontales o circulares, en las empresas con una autoridad más difuminada.
También, tenemos otros tipos como el analítico, que permite conocer procesos, o
el matricial, que es útil para estructurar la organización por procesos o proyectos.
Ejemplo de organización de un proyecto
Imaginemos que queremos llevar a cabo un proyecto. El proyecto se basa en la creación y
puesta en marcha de una empresa. Por ejemplo, una consultora en ingeniería informática.
Antes de nada, el director se reúne con los socios promotores del proyecto.
● Por un lado, preparan, entre todos, los objetivos a conseguir y las tareas necesarias.
Todo esto debe estar por escrito y lo más detallado posible. Una técnica interesante
es la llamada «lluvia de ideas«, que consiste en decir todas las ideas que se nos
ocurran para, posteriormente, filtrarlas.
● Después de esto, hay que saber con quién contamos, aparte del equipo promotor. En
primer lugar, las tareas que estos realizaran y en segundo, los empleados que
contrataremos. También hay que saber el tipo de contratos que plantearemos y
las retribuciones a percibir.
● En el siguiente paso, toca repartir las tareas. Los servicios informáticos requieren de
un proceso, desde el diseño a la programación, y el resultado final. Por eso, una
herramienta útil son los diagramas PERT, que permiten encontrar los caminos
críticos de cada proceso.
● Por último, hay que elaborar el plan de organización de un proyecto. Este consiste en
poner por escrito todo lo anterior. Además, estableceremos la forma de control a
través de la retroalimentación y cómo corregiremos las desviaciones. Todo esto, sin
olvidar un plan de contingencias adecuado para imprevistos.
• Administración y Dirección de Proyectos.
(COORDINACION)
Resumen
La coordinación de proyectos es el trabajo diario necesario para mantener una iniciativa
encaminada. Cuando se hace correctamente, puede ser útil para agilizar los flujos de trabajo
y acelerar la llegada de tu proyecto a la línea de meta. Aprende a dominar seis habilidades
esenciales para una buena coordinación de proyectos, como, por ejemplo, cumplir con los
plazos y organizar los entregables del proyecto de la mejor manera.
Cuando se lanzó el Apolo 11 en 1969, los astronautas Neil Armstrong y Edwin “Buzz” Aldrin
se convirtieron en los primeros seres humanos en caminar sobre la Luna. Pero este logro
épico fue más que un pequeño paso para la humanidad: fue la culminación de casi ocho
años de trabajo diario por parte de cientos de científicos, ingenieros y gerentes de proyectos
de la NASA. Y con todas las variables que es necesario controlar para lanzar una misión
espacial, puedes estar seguro de que había alguien detrás de escena coordinándolo todo.
La coordinación de proyectos no es tan glamorosa como los viajes espaciales, pero es
absolutamente esencial para llevar una iniciativa hasta la línea de meta. Si se realiza una
coordinación de proyectos efectiva, puedes cumplir con los plazos, agilizar los flujos de
trabajo y acelerar la llegada de tu proyecto a la línea de meta.
¿Qué es la coordinación de proyectos?
La coordinación de proyectos es el trabajo diario que realiza el gerente de proyectos para
mantener una iniciativa encaminada. Esto incluye organizar y comunicar los detalles con
respecto al proyecto y las asignaciones a los participantes, dar seguimiento al progreso del
trabajo y al presupuesto del proyecto, documentar los flujos de trabajo clave del proyecto y
eliminar cualquier elemento que obstaculice al equipo a cargo del proyecto.
Coordinación de proyectos vs. gestión de
proyectos
Si nunca antes has trabajado en un puesto relacionado con la coordinación de proyectos,
estos dos términos pueden parecer similares, pero en realidad son un poco diferentes. La
coordinación de proyectos se centra en las tareas diarias necesarias para mantener un
proyecto funcionando de manera fluida, mientras que la gestión de proyectos implica una
planificación más general, de alto nivel, como establecer los objetivos del proyecto y sus
entregables.
Los gestores de proyectos a menudo son responsables tanto de la gestión de proyectos
como de la coordinación de proyectos. Sin embargo, algunos equipos pueden incluir el
puesto de coordinador de proyectos por separado para que este se encargue de las tareas
administrativas esenciales del día a día. Por ejemplo, si un gerente de proyectos crea
un plan de proyecto completo, el coordinador de proyectos ayudaría a ejecutar ese plan en
el día a día.
¿Por qué es importante la coordinación
de proyectos?
Un plan del proyecto solamente es bueno si se ejecuta bien. Independientemente de cuán
cuidadosamente se diseñe una iniciativa, es el trabajo de coordinación del día a día lo que
mantiene al proyecto en marcha y encaminado. En ese sentido, la coordinación eficaz del
proyecto puede ayudarte a hacer lo siguiente:
● Agilizar la comunicación con los participantes y miembros del equipo
● Quitar rápidamente los obstáculos que afectan a los miembros del equipo del
proyecto y lograr que el trabajo siga avanzando
● Supervisar el cronograma del proyecto y asegurarte de que el trabajo se realice según
lo programado
● Dar seguimiento al presupuesto del proyecto y gestionar los costos
● Asegurarte de que sea fácil acceder a la información del proyecto
6 habilidades esenciales para la
coordinación de proyectos y algunos
consejos para dominarlas
Puede que te estés preguntando qué hace un coordinador de proyectos y qué habilidades
son necesarias para realizar el trabajo de project coordinator o coordinador de proyectos. El
grueso de la coordinación de proyectos en el día a día consta de seis habilidades
esenciales. Cuando se dominan, estas habilidades pueden ayudarte a que los proyectos
avancen sin problemas, desde la planificación hasta la ejecución y la entrega.
1. Mantén el trabajo de acuerdo a lo
programado
Los retrasos en los plazos son una de las razones más comunes del fracaso de los
proyectos. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo de 2021, cada semana, los
trabajadores del conocimiento no logran cumplir con el 26 % de los plazos. Es así como la
capacidad de mantener el trabajo al día es un componente de suma importancia en la
coordinación de proyectos de éxito.
Cómo hacerlo:
Crea un programa del proyecto con plazos claros para cada entregable y subentregable del
proyecto (los pasos más pequeños necesarios para finalizar una tarea). Para hacer esto,
cuando asignes las fechas de entrega hazlo de atrás hacia adelante, empezando por la
fecha límite, de modo que puedas estar seguro de que le asignas suficiente tiempo a cada
componente. A medida que vayas marcando cada entregable y subentregable realizado,
será fácil ver cómo avanza el trabajo a lo largo del tiempo; además, será mucho menos
probable que te saltes un paso.
2. Organiza y da seguimiento a los
entregables
Los proyectos suelen tener muchas variables. Cada tarea individual tiene su propia fecha de
entrega, su encargado y su prioridad exclusivos; y, a medida que avanza el proyecto, las
tareas pasan por distintas etapas de finalización. Encontrar una manera de organizar y dar
seguimiento a esas variables es clave para que la coordinación de proyectos sea exitosa.
Cómo hacerlo:
Utiliza herramientas visuales para dar seguimiento a los entregables del proyecto y mejorar
así la coordinación de proyectos. Por ejemplo, puedes usar un tablero Kanban para mostrar
el progreso del trabajo a través de diferentes etapas, un diagrama de Gantt para ver una
línea de tiempo horizontal o un calendario de proyecto para visualizar el trabajo de un mes
completo en una vista central. En lugar de usar elementos estáticos de seguimiento de
proyectos u hojas de cálculo que constantemente debes mantener actualizados, te
recomendamos utilizar una herramienta de gestión de proyectos para ver y gestionar los
entregables. Esto te permite a ti y a tu equipo acceder fácilmente a las tareas del proyecto,
trabajar en ellas y actualizarlas en tiempo real.
3. Da seguimiento a los costes del
proyecto
Es verdad que no puedes comprar amor con dinero, pero seguro te ayudará a impulsar los
proyectos para llegar a la línea de meta. De hecho, el presupuesto de un proyecto con
frecuencia es el factor limitante que determina si se puede llevar a cabo el trabajo. Eso
significa que el seguimiento y la gestión de los costos del proyecto es una de las tareas más
importantes en la lista de tareas pendientes del coordinador de proyectos.
Cómo hacerlo:
Crea un presupuesto detallado del proyecto. Un plan claro de presupuesto del proyecto es la
mejor manera de planificar, dar seguimiento y controlar los costes a lo largo del ciclo de vida
del proyecto. Al igual que el programa del proyecto, los presupuestos del proyecto
generalmente desglosan cada entregable en subentregables para poder calcular de manera
efectiva los recursos necesarios y el costo de cada uno. Tu presupuesto debe incluir los
costos de cada recurso y entregable, un cronograma de cuándo esperas gastar los fondos,
la persona responsable de cada tarea y un lugar donde puedas ir comparando los costos
presupuestados con los costos reales.
4. Comunica las actualizaciones a los
participantes
Es importante que tu equipo sepa cómo avanza el proyecto y mantenerlos informados con
respecto a cualquier cambio inesperado. Es así como informar el estado del proyecto de
manera regular es un componente de suma importancia para la coordinación exitosa del
proyecto. Es la mejor manera de garantizar que los participantes estén en sintonía, detectar
riesgos de manera proactiva y mantener el trabajo encaminado y dentro del presupuesto.
Cómo hacerlo:
Domina el arte de elaborar informes de estado del proyecto para lograr una coordinación de
proyectos exitosa. Un informe de estado del proyecto permite que, de un vistazo, los
participantes reciban información con respecto al progreso del proyecto. Por lo general,
indican el estado del proyecto (en curso, en riesgo, con retraso), incluyen una descripción
general de cada área del proyecto y resumen los principales aspectos destacados,
obstáculos o riesgos inesperados. Dependiendo de la duración de tu proyecto, puedes
distribuir un informe de estado del proyecto cada semana (para proyectos más cortos) o
cada mes (para proyectos más largos).
5. Documenta la información del proyecto
A todos nos ha pasado: has comenzado un proyecto nuevo que te parece muy familiar y te
das cuenta de que ya habías hecho algo similar un año antes. Pero cuando intentas
identificar lo que hiciste y cómo fue el proyecto anterior, tu memoria se queda en blanco.
Es por eso que documentar la información del proyecto es un factor clave en la coordinación
de proyectos. Es mucho más fácil (y más rápido) generar registros de los procesos y notas
mientras estás en pleno trabajo que intentar recordar detalles críticos más tarde.
Cómo hacerlo:
Crea documentación del proceso, un documento interno que describa las tareas y los pasos
necesarios para lanzar un nuevo proyecto o proceso. Por ejemplo, puedes crear
documentación de un proceso que detalle todos los pasos necesarios para incorporar
empleados nuevos, los requisitos para probar una función web nueva o el flujo de trabajo
para actualizar y publicar los artículos de un blog. Ten en cuenta que la documentación del
proceso está destinada a ser un registro dinámico que se actualiza según sea necesario, por
lo que debes asegurarte de que tu equipo pueda editarlo y acceder fácilmente.
6. Planifica y programa reuniones
La coordinación de los proyectos a menudo implica planificar y organizar reuniones con tu
equipo y participantes externos. Pero para aprovechar al máximo el tiempo de todos, es
importante asegurarte de que cada reunión tenga un propósito estratégico y un plan de
reunión concreto. Cuanto más eficientes sean tus reuniones, más tiempo y capacidad
intelectual tendrá tu equipo para abordar los objetivos del proyecto.
Cómo hacerlo:
Organiza las reuniones de manera consciente. En lugar de programar reuniones
automáticamente, considera si realmente las necesitas. Por ejemplo, ¿podrías enviar
un informe de estado o una actualización asincrónica en su lugar?
Si decides que la reunión es necesaria, asegúrate de que sea eficaz y valiosa para todas las
personas involucradas. Puedes hacerlo creando una agenda e identificando los elementos
de lectura previa, tomando notas de la reunión y distribuyéndolas una vez finalizada la
reunión, y estableciendo acciones pendientes claras a las cuales dar seguimiento.
4 cualidades de un coordinador de
proyectos exitoso
Ya sea que estés buscando mejorar tus habilidades de coordinación de proyectos o quieras
contratar a un coordinador de proyectos para tu equipo, te presentamos cuatro cualidades
esenciales que no pueden faltar.
● Habilidades de comunicación. La coordinación del trabajo requiere que hables con los
participantes y los miembros del equipo en el día a día. Esto incluye asignar tareas,
proporcionar actualizaciones de los proyectos, coordinar reuniones y ser el punto de
contacto para la solicitud de aprobaciones y recursos.
● Gestión del tiempo. Una buena gestión del tiempo es fundamental, especialmente
cuando haces malabarismos con todas las variables de un proyecto entero. Esto se
aplica tanto a la gestión del tiempo a nivel personal como a la capacidad de gestionar
el cronograma de un proyecto y garantizar que los entregables se realicen a tiempo.
● Resolución de problemas. Cuando inevitablemente surgen situaciones inesperadas,
es importante tomar los problemas con calma y resolverlos de manera estratégica.
Por eso, las habilidades efectivas de resolución de problemas a menudo resultan
útiles para un coordinador de proyectos.
● Atención a los detalles. Los detalles son importantes para un coordinador de
proyectos, especialmente cuando estableces fechas de entrega para las tareas,
programas reuniones y creas documentación detallada de un proceso. Cuando haces
bien las cosas pequeñas, tu equipo puede estar tranquilo sabiendo que no tiene que
verificar el trabajo dos veces.
La coordinación de proyectos es la clave
La coordinación de proyectos es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, a lo largo
de su ciclo de vida. La gestión de proyectos de alto nivel y elaborar y establecer
cuidadosamente el plan del proyecto, los objetivos, los hitos y el alcance del proyecto te
servirán hasta cierto punto; es la coordinación del día a día lo que ayuda a utilizar estas
metodologías de planificación y a llevar tu iniciativa desde la planificación hasta su
finalización.
