Sesión Nro.
03 TABLAS
SESIÓN Nro. 03: TABLAS
OBJETIVOS
• Aprender a gestionar tablas dentro de una base de datos.
• Establecer los tipos de datos a los campos de la tabla.
1. CREAR UNA TABLA DE DATOS
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos
seleccionar estas opciones:
Ver Video 3.1
VIDEO DE REFERENCIA
FUENTE EXTERNA
• El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y
según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
• Diseño de tabla es el método que detallaremos en esta unidad didáctica.
• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás
compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la
estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.
Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior.
Clic
Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:
Nos muestra 04 apartados y son:
• Nombre del campo: en esta sección tenemos que ingresar los nombres de cada uno de los campos que
conforman la tabla, es decir, los nombres de las diferentes columnas.
• Tipo de datos: este apartado permite indicar la clase de datos (por ejemplo, número, texto, moneda,
etcétera) que contendrá cada uno de los campos de la tabla. Debemos desplegar la lista de opciones y
hacer clic sobre el tipo de dato elegido.
• Descripción: en este espacio podemos escribir comentarios sobre cada campo, es algo opcional.
• Propiedades de campo: describen las características y el comportamiento de los datos agregados a dicho
campo.
El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina qué tipo de datos puede
almacenar el campo.
1
Sesión Nro. 03 TABLAS
1.1. TIPOS DE DATOS
Cada registro que introducimos en una tabla tiene un formato determinado, por eso Access permite
definir el tipo de dato que se empleará en cada campo. Las opciones son las siguientes:
Texto corto: Permite registrar hasta 255 caracteres alfanuméricos, es decir que es posible
ingresar texto y números que no sean utilizados para un cálculo, por ejemplo,
números de teléfono y de documento.
Texto largo: Similar a la anterior, pero sin límite en la cantidad de caracteres.
Número: Solo admite números, que pueden ser usados en cálculos, por ejemplo,
cantidad de horas trabajadas y cantidad de productos vendidos, entre otras
posibilidades.
Fecha/Hora: Se utiliza para registrar fechas y horas, por ejemplo, las fechas de las ventas o
los horarios de trabajo de los empleados.
Moneda: Representa valores monetarios, como, por ejemplo, salarios, precios de venta,
costos, totales.
Autonumeración: Genera, de manera automática, números enteros correlativos o aleatorios.
Sí/No Genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos
o desactivar para valores negativos.
Objeto OLE: Para almacenar archivos, imágenes, sonidos y videos.
Hipervínculo: Vincula archivos y elementos de una base de datos a direcciones URL y correo
electrónico
Datos adjuntos: Para adjuntar archivos a un campo, por ejemplo, una tabla que posea datos de
los empleados puede llevar adjunto el currículum correspondiente, en el
registro de cada uno de ellos.
Asistente para Permite generar un menú con opciones, para seleccionar los valores del campo.
búsquedas: Este tipo de dato es para valores con poca o ninguna variación, por ejemplo,
una lista de sucursales.
1.2. ASIGNANDO CAMPOS A UNA TABLA
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
2. Clic aquí para
1. Ingresa el
seleccionar el tipo de
nombre de los
datos del campo.
campos a la tabla.
Para ello, introduciremos los Campos a la Tabla, para ellos nos ubicamos en la primera fila y
escribiremos el nombre del primer campo, al pulsar la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por
2
Sesión Nro. 03 TABLAS
defecto nos pone Texto corto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de dato, hacer clic
sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
2. LA CLAVE PRINCIPAL
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor
único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos
saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica.
El campo que se emplea para identificar cada registro con un valor único se denomina campo clave o clave
principal. A su vez, el campo clave de una tabla es frecuentemente utilizado en otra, con el fin de poder
relacionarlas entre sí.
Que un campo sea clave principal implica que:
• El campo queda automáticamente indexado sin duplicados: si ingresamos un valor repetido en el campo
clave, Access nos muestra un mensaje de error. Entonces, debemos pulsar el botón Aceptar y corregir el
dato duplicado.
• No es posible omitir valores en el campo: todos los registros deberán contener un valor en el campo
clave, de lo contrario, Access muestra un mensaje de error. Para corregirlo, debemos pulsar el botón
Aceptar y, a continuación, ingresar los datos en las celdas vacías del campo clave.
2.1. CREACIÓN DE CLAVE PRINCIPAL
Por defecto, Access toma como clave principal el primer campo creado de la tabla, pero si queremos
asignar uno diferente debemos seguir el siguiente Paso. Ingrese en la Vista Diseño de la tabla,
seleccione el campo al cual quiere asignarle la clave y en la ficha Herramientas de tabla/Diseño, pulse
Clave principal.
Access mostrará un pequeño icono en forma de llave junto al campo, que indicará que es la clave
principal de la tabla. De esta manera, podemos identificarlo en la Vista Diseño.
3
Sesión Nro. 03 TABLAS
2.2. QUITAR Y CAMBIAR LA CLAVE PRINCIPAL
Como hemos visto, las tablas solo pueden
contener un campo clave a la vez. Sin embargo,
es posible que nos surja la necesidad de
modificarlo o también de eliminarlo. Para
cambiarlo, simplemente debemos crear la clave
principal sobre otro campo y de manera
automática se borrará el actual, ya que, como
mencionamos, no se permiten dos campos clave
dentro de una tabla al mismo tiempo.
3. GUARDAR UNA TABLA
Para guardar una tabla, podemos:
• Pulsar en el botón Archivo y elegir la opción Guardar.
• bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
• Escribir el nombre de la tabla.
• Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo
avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un
campo de tipo autonumeración y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin
clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
4. CERRAR UNA TABLA
Podemos cerrar una tabla de varias formas:
• Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.
• Hacer clic con el botón central del ratón sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En algunos ratones
el botón central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba y hacia abajo.
• O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que la
pestaña.
4
Sesión Nro. 03 TABLAS
5. MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA EN VISTA DISEÑO
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna,
ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en
su diseño:
Abrir la base de datos donde se
encuentra la tabla a modificar, en el caso
de que no lo estuviera. Para ingresar a
Hacer clic derecho sobre la tabla que Vista Diseño
queremos modificar en el Panel de
navegación, seleccionar Vista Diseño en
el menú contextual.
Posicionar el cursor sobre el campo a
modificar y realizar las sustituciones
necesarias.
5.1. PARA AÑADIR UN NUEVO CAMPO
De preferencia ubicarnos en modo Vista Diseño
• Ubicarse en el último registro y digitar el nombre del campo y seleccionar el tipo de dato,
• bien, situarse en uno de los campos ya creados, Clic botón derecho y en el Menú contextual clic
en Insertar filas, digitar el nombre y seleccionar Tipo de campo.
5.2. PARA ELIMINAR UN CAMPO
En el modo Vista Hoja de Datos
• Seleccionar el Campo, Clic botón derecho y Clic en Eliminar Campo.
Si estamos en el modo Vista Diseño
• Ubicarse en el campo haciendo clic botón derecho y seleccionar Eliminar Filas
