MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
(MATRIZ RACI)
MATRIZ RACI
Es una herramienta que identifica roles y responsabilidades y las
relaciona con las tareas dentro de un proyecto
Es una matriz o tabla, cuyo
propósito es describir qué grado
de responsabilidad tienen
diferentes recursos (personas,
grupos, roles; que aparecen como
columnas de la tabla), con los
diferentes procesos o actividades
que estamos definiendo (que
aparecen como filas de la tabla)
RACI en inglés significa:
Responsible (R), persona responsable de ejecutar la tarea. Sin duda, la R es
la letra que indica quien asume la responsabilidad. Esta letra define el rol de
la persona que se encuentra encargada de realizar una determinada tarea.
Por lo tanto, toma la responsabilidad de entregar la tarea terminada en el
tiempo y de la forma establecida.
Accountable (A), persona con responsabilidad última sobre la tarea. la letra
A determina quién aprueba. El papel de la persona que actuará como
aprobador es aceptar y aprobar la tarea entregada por la persona
responsable. En otras palabras, el aprobador certifica que el trabajo ha sido
realizado conforme a los requerimientos exigidos.
Consulted (C), persona a la que se consulta sobre la tarea. Indica quien
es consultado. Por lo general son personas expertas o conocedoras
sobre un tema y tarea que son consultadas para que opinen y sugieran
sobre algún aspecto de las tareas del proyecto. El consultado externa su
opinión sobre algún aspecto que debe ser tomado en cuenta en la
realización del proyecto, dado que es experto en el tema.
Informed (I), persona a la que se debe informar sobre la tarea. La letra I
determina quién informa. El rol de estas personas involucra a todo
individuo que debe ser informado sobre el proceso de evolución y
desarrollo de la tareas que forman parte del proyecto. También deben
ser informados cuando las tareas se han terminado.
Un diagrama RACI es una herramienta útil a
usar para garantizar una asignación clara de
funciones y responsabilidades cuando el
equipo está compuesto de recursos internos
y externos.
Hay una serie de reglas sencillas que todo diagrama RACI debe
cumplir, básicamente:
•Todas las filas tienen que tener una y solo una A, al menos una R, y
pueden tener ninguna o varias C o I
•Un mismo recurso puede tener varios roles, por ejemplo, ser
responsable y persona a cargo de la tarea (RA)
Beneficios de realizar una matriz RACI
Los principales beneficios que se alcanzar cuando se realiza un matriz
RACI son:
Quedan claramente definidos los roles y las responsabilidades de cada
uno de los participantes involucrados en un proyecto.
Se logra determinar qué persona asume la responsabilidad de rendir de
cuentas respecto a las tareas o trabajos que deben de realizarse.
Permite equilibrar las cargas de trabajo entre las personas, los equipos
o los departamentos involucrados en el desarrollo del proyecto.
Facilita llevar un seguimiento controlado en la evolución y la
realización de las tareas y de los trabajos requeridos para llevar a feliz
término el desarrollo del proyecto.
Las Ventajas De Una Matriz RACI
1. Simplifica la Comunicación
Tener una matriz de asignación de responsabilidades (otro nombre
para una matriz RACI) puede ser útil durante un proyecto. En lugar
de involucrar a cada persona en cada decisión, puede simplificar
la comunicación, involucrar a las personas adecuadas en el
momento adecuado y acelerar las aprobaciones y la toma de
decisiones.
2. Evita la Sobrecarga de Personas
¿Cómo es cuando se reciben opiniones de todos y se convierte en
una pesadilla el tratar de incorporar el punto de vista de todos?
Sí, aquí es donde una matriz de responsabilidades puede ser útil.
Lo mejor de hacer la distinción
entre Consultado e Informado
es que puede separar los
involucrados en los
comentarios y aquellos que
sólo se actualizan sobre el
progreso de la tarea.
3. Evita la Sobrecarga de Trabajo
Todos sabemos la frecuencia con la
que un Gerente de Proyecto asume
muchas responsabilidades y, a
menudo, cubre múltiples roles en un
proyecto. La matriz RACI puede ser
una herramienta útil para ayudar a
delegar y evitar el agotamiento del
Administrador de Proyectos. También
ayuda a reducir el hecho de tener un
único punto de falla, donde todo el
conocimiento y la responsabilidad de
una tarea recaen en una persona y, por
lo tanto, se acumula.
4. Establece Expectativas Claras
El uso de un gráfico RACI hace que el proyecto sea eficiente. Cuando
se crea un RACI al comienzo de un proyecto, puede ser útil para
ayudar a establecer las expectativas de quién está gestionando o es
responsable del trabajo en el futuro.
Las personas involucradas en el proyecto
deben poder ver claramente dónde deben
participar y con qué tareas. También
puede ayudar a eliminar la confusión al
saber quién es el responsable final de
completar una tarea. Es particularmente
útil establecer expectativas con más
partes interesadas que están informadas
sobre el proyecto: les permitirá saber qué
información recibirán como parte del
proyecto.
Cómo se elabora una matriz RACI
Para elaborar una matriz RACI se deben seguir los siguientes pasos:
Paso 1
En primer lugar, se determina las tareas
que se deberán realizar dentro de un
proyecto y se colocan como las filas que
conforman la matriz.
Crear un esquema y desglosar cada una de
las áreas que componen el proyecto.
Haciéndolo de este modo será mucho más
fácil alcanzar las metas y objetivos
planteados. Además se podrá corroborar si
la cantidad de personas seleccionadas fue
adecuada o si se necesitan más o menos
elementos en tu equipo.
Paso 2
En segundo lugar, se identifica a las personas involucradas en el
desarrollo del proyecto y son colocados en forma de columnas dentro de
la formación de la matriz. Una vez que se conozca la magnitud y
complejidad del proyecto se puede comenzar a elegir a las personas que
formarán parte del equipo que llevará a cabo el proyecto. Aunque los
roles en la matriz no van a ser establecidos de forma inmediata, no está
demás pensar en ciertas personas como posibles responsables,
autoridades, consultores e informadores.
Paso 3
En tercer lugar, se colocan las letras de la palabra que componen el nombre
de la matriz RACI. Al asignar cada letra en cada tarea se logra definir quién
de las personas involucradas será el responsable, el que aprueba, el que es
consultado y el que debe ser informado en la ejecución de cada tarea del
proyecto.
Paso 4
Finalmente, se podrá
determinar si todo el trabajo
queda bien distribuido, si
queda algún espacio vacío y
si existen duplicidades. Esto
con el fin de verificar que
todo quede bien conformado
y evitar problemas
posteriores.
5. Establece un calendario con las fases y cada tarea designada con un tiempo
determinado
Una vez que todo el equipo tiene sus tareas asignadas se puede establecer un
calendario con fechas que indiquen un término aproximado de cada tarea y el
avance de cada una de las áreas que integran el proyecto. Siempre se debe
tener en mente que este calendario debe funcionar como un modelo y que
seguramente habrá un margen de flexibilidad en cuanto a los tiempos y la
manera en que se va desarrollando el proyecto.
Ventajas y desventajas de aplicar una matriz RACI
Las ventajas que se pueden conseguir en la realización de un proyecto aplicando
la matriz RACI son las siguientes:
1. Se da un proceso de comunicación ágil y simple
Habitualmente, la comunicación resulta ser más sencilla y rápida, puesto que la
matriz RACI permite visualizar claramente el rol y la función que debe
desempeñar cada persona. Esto no elimina, pero si minimiza los problemas de
comunicación entre las personas que participan en el proyecto.
2. Mejora la productividad
Evidentemente, al minimizarse los problemas de comunicación, esto contribuye a
que el tiempo se utilice de mejor forma y como consecuencia se logre un aumento
de productividad. El tiempo de realización de cada tarea se reduce y esto agiliza el
proceso de ejecución general.
3. Distribución adecuada del trabajo
Además, la matriz RACI permite visualizar las responsabilidades y funciones, por lo
que se puede identificar si la carga de trabajo se encuentra distribuida de forma
proporcionada. Si se logra determinar que algún responsable tiene asignada una
carga excesiva de trabajo, se hacen los ajustes necesarios previos a la ejecución
del proyecto. Logrando una distribución más equilibrada de las cargas y
responsabilidades.
4. Se cumple con las expectativas
En efecto, al aplicar esta herramienta
los resultados que se obtienen al final
de la realización de un proyecto son muy
parecidos a los resultados que se
esperan obtener al inicio del proyecto.
Esto se produce porque se puede llevar
un mejor control de todas las tareas que
deben ser desarrolladas. Además, cada
persona sabe específicamente que le
corresponde realizar en todo el proceso
de ejecución del proyecto.
