El control interno permite observar la eficiencia y eficacia de las operaciones y la
confiabilidad de los registros, por lo que es un aspecto importante en la gestión empresarial.
En este editorial encontrarás los aspectos generales del control interno.
El control interno es el plan mediante el cual una organización establece principios,
métodos y procedimientos que coordinados entre sí buscan proteger los recursos de la
entidad, además de prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes
procesos desarrollados en la empresa, en torno al cumplimiento de los objetivos
planteados para determinado tiempo.
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Todas las políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad para
ayudar a logar el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la
conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de
administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la
precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de
información financiera confiable.
El sistema de control interno comprende:
Ambiente de control: entendido como las acciones direccionadas a señalar la
importancia del control interno de la entidad.
Procedimiento de control: grupo de políticas y procedimientos, además del
ambiente de control, establecidos para lograr los objetivos específicos de la entidad.
Los objetivos del sistema de control interno están dirigidos al logro de los siguientes
objetivos fundamentales:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afecten.
Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones promoviendo y
facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misión de la organización.
Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también detectar y
corregir errores que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de
sus objetivos.
Importancia del control interno en la contabilidad
El sistema contable adquiere especial importancia en el control interno, puesto que
proporciona la información financiera para la entidad y, por lo tanto, las declaraciones
contenidas en los estados financieros. Esta información es la base del control gerencial, por
lo que es necesario que sea confiable y oportuna.
Por lo anterior, el párrafo 13 de la NIA 400 establece que los controles internos en los
sistemas de contabilidad de la entidad están dirigidos a lograr los siguientes objetivos:
Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica
de la administración.
Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto
correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado, a modo de
permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con un marco de
referencia para informes financieros identificado.
El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de la
administración.
Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos
razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquiera diferencia.
El diseño de un sistema de control interno influye en la naturaleza o
razón de ser de cada auditoría. Esta evaluación brinda la posibilidad de
conocer cuál es el alcance del examen y la profundidad de las pruebas.
El control interno consiste en una serie de normas y procedimientos, establecidas y diseñados por la
empresa para la protección de los activos. Se trata de un sistema diseñado al interior de la empresa,
integrado por: el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de
cuentas e informes, y todas las medidas y métodos empleados.
1. Plan de organización
Para el cumplimiento de sus objetivos de negocio de modo efectivo y eficiente, la empresa debe
definir en su plan de organización, la ubicación, la naturaleza de sus productos o servicios, su
tamaño, estructura financiera y de operación.
2. Asignación de deberes y responsabilidades
Se debe establecer con claridad la responsabilidad en el desempeño de todas las funciones y la
autoridad que se le concede para actuar.
También se debe implementar la separación de funciones incompatibles –segregación de
funciones. Las líneas de autoridad y responsabilidad deben mantener las funciones de operación y
custodia, separadas de la función de registro.
En la práctica, por ejemplo, la persona que recibe efectivo de un cliente no debe ser la misma que
registra el asiento en los registros de cuentas por cobrar.
3. Diseño de cuentas e informes
Para un adecuado control de las operaciones, la empresa debe definir su plan de cuentas según las
características de su negocio, donde le permita un adecuado registro de los activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, costos y gastos.
Asimismo, se debe definir un sistema de información el cual incluye los informes financieros y
estadísticos que deben circular en la empresa, el responsable, y la periodicidad de los mismos.
4. Todas las medidas y métodos empleados
Se debe definir la periodicidad de las juntas directivas para el análisis de la marcha de la empresa,
los diferentes comités dependiendo de las características particulares de cada empresa, y en la
medida en que el volumen de operaciones lo amerite, la existencia de un departamento de auditoría
interna.
¿Qué se logra con los 4 aspectos anteriores?
1. Proteger los activos de la empresa
Lo cual incluye no solo salvaguardas físicas como instalaciones apropiadas para la
protección de los inventarios y de su propiedad planta y equipo, sino salvaguardas
contractuales como pólizas de seguros y sistemas de vigilancia y monitoreo.
2. Obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y otros datos e informes
operativos
3. Promover y juzgar la eficiencia de las operaciones
Lo cual comprende las áreas de recursos humanos en la selección y entrenamiento del
personal, producción, gestión de ventas y el recobro de la cartera, y las comisiones como
incentivo, control de calidad y demás áreas claves.
4. Comunicar las políticas administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las
mismas
Realizando una declaración que reciba amplia divulgación sobre la conducta corporativa, la
observancia forzosa de las políticas corporativas, controles presupuestales rigurosos, apoyo
efectivo a las funciones de auditoría interna, y prácticas para contratar personal competente
e íntegro.
