COLEGIO POLIVALENTE PLUS ULTRA
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y COMERCIO
Prof. Elizabeth Palma
Clase N° 19 y N° 20 (03-05 y 14-05)
Objetivo: Atender a los clientes externos, según la demanda del servicio requerido
Contenido: Comunicación formal a través de la Documentación Mercantil.
Habilidad: Identifica y utiliza los medios formales de comunicación escrita para dar
respuesta a los clientes externos sobre la transacción económica a realizar.
Actividad: Clase explicativa y expositiva, con desarrollo del proceso administrativo y
operativo de una transacción de compra-venta, en el mercado interno de CHILE
Actividad: Crear una empresa real o ficticia para desarrollar la comunicación
escrita entre una empresa y su cliente externo con la “Documentación
Mercantil” que se utiliza en el proceso de la compra-venta.
Datos de la empresa vendedora:
Nombre de fantasía:
Eslogan de la empresa:
RUT:
Giro Comercial:
Dirección: (calle, #, comuna, Región y país)
Teléfono:
Correo electrónico:
Página Web
Datos de la empresa compradora:
Nombre de fantasía:
Eslogan de la empresa:
RUT:
Giro Comercial:
Dirección: (calle, #, comuna, Región y país)
Teléfono:
Correo electrónico
Página Web
Producto (que va a comprar)
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DOCUMENTACIÓN MERCANTIL DEL MERCADO INTERNO
DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA
Introducción:
Existen documentos e impresos que por su importancia o por la frecuencia de su
utilización deben ser estudiados con detenimiento. No existen normas para un
determinado impreso, por lo cual cada empresa deberá crear sus propios
impresos o bien adaptar los que existan en el mercado, cumpliendo las exigencias
y Normativas Legales y Tributarias Vigentes en Chile.
Las operaciones comerciales siguen un proceso completo, en forma
cronológico, que empieza con la consulta y finaliza con el pago de la transacción,
estas operaciones que con llevan un movimiento de impresos y documentos que
en algunos casos a estudiar, la Ley exige guardar en archivo por un periodo de
tiempo establecido.
1° Documento “La Consulta”:
Cuando en una empresa se detecta la necesidad de adquirir artículos o
mercaderías deberá efectuar consultas acerca de éstas y precios que requiere. La
consulta puede realizarse de las siguientes formas:
Por teléfono: Para solicitar cotización de las mercaderías.
Por carta: Esta forma de consulta tiene la ventaja de establecer una relación
formal con el cliente.
Por medio de la consulta escrita el consultante busca la formulación
de la oferta de los clientes respectivos.
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ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL
1 Membrete o Logo
2 Localidad y Fecha
3 Referencia
4 Destinatario
5 Saludo
6 Introducción
7 Cuerpo
8 Despedida
9 Nombre
10 Cargo
11 Firma
12 Anexos:
3
2° Documento “La Cotización”:
Es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar contestación a todas las
preguntas hechas por el consultante.
La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general,
deberán contener los siguientes datos:
Descripción detallada del grado de los productos en cuanto a calidad y cantidad.
Detallar la época del despacho.
Fijación exacta del precio.
Vigencia de la cotización.
La cotización debe ser absolutamente explícita, sólo en dos casos específicos
podrá omitir detalles:
Cuando se incluyen catálogos.
Cuando las empresas ya han tenido relaciones comerciales anteriores.
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Membrete
Modelo de un impreso de Cotización
COTIZACION Nº
Santiago ........... de..........................de 2021
Señor(es) ...........................................................................R.U.T. .......................................
Dirección: .........................................................................Comuna . ...................................
Condiciones de
Pago .........................................Teléfono ..........................Giro .......... ...........................
CANTIDAD DETALLE PRECIO TOTAL
UNITARIO
.
ACEPTADO
Nombre
Cargo
5
3° Documento “El Pedido” u “Orden de Compra”:
Cuando la empresa está de acuerdo con la cotización recibida, procede a efectuar
el pedido. Este puede realizarse de las siguientes formas:
Por Teléfono: Para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar
una carta o un impreso, enviando el original al proveedor, y disponer de copias
para contrastar cuando se reciban las mercaderías.
Por carta: Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una
relación formal con el cliente, pero también el inconveniente de su lentitud.
Mediante impreso: Los impresos deben contener todos los datos necesarios
para facilitar al máximo las relaciones de compraventa. En general, deberán
contener los siguientes datos:
- Membrete del comprador. -
- Número de orden de compra
- Fecha de expedición
- Dirección donde deben entregarse las mercaderías
- Condiciones y formas de pago
- Relación de los artículos solicitados
- Precios unitarios e importes parciales y totales.
- Condiciones de pago
- Identificación del vendedor. -
- Referencia a la cotización (plazo de validez del documento)
El pedido también se puede llamar ORDEN DE COMPRA.
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ORDEN DE COMPRA
Nº
R.U.T.
Fecha de entrega
Señor(es)................................................. .....................................................
............... Lugar de entrega
.....................................................
Dirección ................................................. Condiciones de pago
.............. ..............................................
...................................................................
............. Unidad
.................................................................
solicitante................................................
..............
..
Atención .................................................. Solicitud de abastecimiento Nºde fecha
................. ................ de ......................................de
2021........
De acuerdo a su oferta en solicitud de Cotización Nº ........... del
día ..............................., sírvase entregar los artículos que a continuación se
especifican, según condiciones y plazos establecido en ésta.
Precio
Nº Unidad Cantidad Descripción del artículo Unitario Total
Sin I.V.A.
Nombre
Jefe Adquisiciones
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4° Documento “Guía de Despacho”:
Es el documento que acompaña la entrega de una mercadería. La Guía de
Despacho se realiza en triplicado, el duplicado queda en posesión del emisor; el
comprador recibirá original y triplicado, una de las cuales deberá devolver firmada
después de comprobar que la mercadería recibida es la que realmente figura en la
Guía de Despacho y en la copia del pedido. Si la mercadería no es conforme,
podrá devolverla o rectificar la nota de entrega.
La guía de despacho deberá contener entre otros los siguientes datos:
- Nombre y dirección del vendedor - Fecha de envío.
- Número de R.U.T. del vendedor. - Fecha de entrega.
- Giro del negocio. - Descripción de la mercadería.
- Nombre y dirección del comprador. - Número de pedido a que corresponde.
- Lugar de entrega.
Una guía tiene las siguientes características:
Pueden ser valoradas o no, pero siempre sirven de testigo y guía para la
confección de facturas.
Deben ser timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos Internos,
previamente a su emisión.
Pueden convertirse en facturas añadiendo los datos necesarios.
5° Documento “Factura”:
La Factura es un documento que acredita legalmente una operación de
compraventas. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el proveedor
envía al comerciante o, en su caso, los que el comerciante entrega al cliente,
Las Facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en
la Guía de Despacho.
La obligación de expedir y entregar Facturas está regulada de forma
rigurosa, por lo que procede un estudio pormenorizado de las mismas.
Forma de las Facturas.
Las Facturas se han de cumplimentar en impresos que cumplen los requisitos
exigidos en el artículo 52 del D.L. Nº 825, de 1974, y en texto de la resolución Nº
Ex. 1661 de 1985 del S.I.I. publicada en el Diario Oficial de 9-7-85.
Deberán expedir facturas los empresarios y profesionales por las
operaciones que realicen, incluso por las exportaciones, debiendo conservar copia
de las mismas.
Toda factura debe emitirse en triplicado y debe contener los siguientes datos.
En forma impresa vendrán:
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Dimensiones mínimas 21,5 cm de ancho y 15 cm de alto.
La numeración debe ser correlativa, única nacional.
Los ejemplares llevarán impresa la leyenda que indique su destino en el vértice
inferior derecho del documento y en dirección horizontal:
- Original: Cliente.
- Duplicado: Servicio de Impuestos Internos.
- Triplicado: Control Tributario.
Cualquier otra copia que los contribuyentes deseen incorporar deberá llevar la
leyenda de su destino. Por ejemplo: Cuadruplicado “Control Interno
Contabilidad”
El triplicado deberá portarse para ser exhibido durante el traslado de las
mercaderías, junto con el original, el que debe ser entregado a los funcionarios
del S.I.I. que lo requieran. Si no fuera retirado, deberá ser conservado por el
adquiriente o destinatario a fin de entregarlo a la Dirección Regional del S.I.I.
cuando le sea requerido.
El Rol Unico Tributario del emisor del documento, el nombre del documento y
su número correlativo deberán ser impresos en un recuadro de 4 cm. de altura
x 8 de largo, enmarcado por una línea de 1mm de grosor. Dicho recuadro
ubicado en el ángulo superior derecho del documento, a 0,5 cm del corte y
será de color rojo.
Además, al momento de su emisión se cumplimentarán:
1. Fecha de emisión.
2. Numeración correlativa.
3. Nombre completo o razón social y número de RUT del contribuyente emisor.
4. Nombre completo o razón social y número de RUT del destinatario.
5. Domicilio completo del establecimiento.
6. Giro del negocio.
7. Detalle de las mercaderías transferidas o naturaleza del servicio.
8. Precio unitario y monto de la operación.
9. Cantidad por concepto de impuesto, cuando proceda.
10. Condiciones de venta.
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Supuestos especiales.
En la confección de las facturas, cabe señalar algunos supuestos especiales:
a) Se permite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan
diversas operaciones. En este caso deben constar separadamente los
conceptos y contraprestaciones.
b) Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas
para un mismo destinatario durante cada mes tributario o período inferior.
c) En las ventas al por menor bastará con poner a continuación del precio la
expresión I.V.A. incluido.
Expedición y conservación de las Facturas.
Las Facturas deben expedirse en el plazo de los treinta días desde el devengo o
del último día del mes cuando se facture por meses. Deberán entregarse al
destinatario en el mismo momento de la expedición, o bien dentro de los treinta
días hábiles siguientes.
Los vendedores deben conservar copia de cada Factura emitida, o Boleta
durante seis años calendarios contados a partir de la expiración del plazo.
Los adquirientes que tengan la condición de empresarios deben conservar
las Facturas recibidas durante el plazo de prescripción, enumerándolas
correlativamente.
Registro de las Facturas.
Los contribuyentes afectos al I.V.A. deberán llevar obligatoriamente un solo libro
de Compra y Ventas.
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5.1 NOTAS DE DÉBITO.
Este documento, se extiende solo por cobro de intereses o diferencia de mayor
precio, es decir, por aumento del impuesto facturado YA FACTURADO. Exigidos
en el artículo 57 del D.L.Nº 825 de 1974.
Las Notas de Débito deben cumplir los mismos requisitos exigidos para las
Facturas y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del
servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.
5.2. NOTAS DE CREDITO.
Este documento, se extiende solo por descuento o devolución de mercaderías, es
decir, cuando un vendedor concede descuentos o bonificaciones otorgadas con
posterioridad al monto de la transacción YA FACTURADO. Exigidos en el artículo
57 del D.L. Nº 825 de 1974.
Las Notas de Crédito deben cumplir los mismos requisitos exigidos para la
factura y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador.
IMPUESTO DEL VALOR AGREGADO: El I.V.A. es el impuesto al valor agregado, es
pagado por todos los ciudadanos cada vez que adquieren algún producto o servicio,
viéndose reflejado claramente en su facturación electrónica o boleta. En Chile, equivale al
19% de la transacción y debe pagarse al Estado por toda venta igual o superior a 180
pesos.
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Logo Modelo de un impreso de Cotización
COTIZACION Nº
Santiago ........... de..........................de 2021
Señor(es) ...........................................................................R.U.T. .......................................
Dirección: .........................................................................Comuna . ...................................
Condiciones de
Pago .........................................Teléfono ..........................Giro .......... ...........................
CANTIDAD DETALLE PRECIO TOTAL
UNITARIO
...........................................................
ACEPTADO
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ORDEN DE COMPRA
Nº
R.U.T.
Fecha de entrega
Señor(es)................................................. .....................................................
............... Lugar de entrega
.....................................................
Dirección ................................................. Condiciones de pago
.............. ..............................................
...................................................................
............. Unidad
.................................................................
solicitante................................................
..............
..
Atención .................................................. Solicitud de abastecimiento Nºde fecha
................. ................ de ......................................de
2021........
De acuerdo a su oferta en solicitud de Cotización Nº ........... del
día ..............................., sírvase entregar los artículos que a continuación se
especifican, según condiciones y plazos establecido en ésta.
Precio
Nº Unidad Cantidad Descripción del artículo Unitario Total
Sin I.V.A.
Nombre
Jefe Adquisiciones
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GUIA DE DESPACHO
Nº
R.U.T.
S.I.I. (1)
, ........... de 2021
Señor:....................................................................................................................... ...............
Dirección: ................................................................................................................................
Comuna: ............................................... Ciudad: ..............................................................
R.U.T: ........ .............................. Pedido N°: ................... V endedor: ............................
Condiciones de Pago: ...... .........................................Guía Despacho N°: ………………
Fecha: ...............................Giro Comercial: ............................ Orden de Compra N°………
Por lo siguiente
Cantidad Descripción del producto o Precio unitario
servicio
(1)S.I.I. Servicio de Impuestos Internos.
(2)Compras que pueden ser al contado o al crédito, documentadas o sin documentar.
(3)Actividad económica, lo que hace la empresa para ser comercializado o
vendido: industria, comercial, agrícola, servicios, minera, etc.
ORIGINAL: CLIENTE
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FACTURA
Nº
R.U.T.
S.I.I. (1)
, ........... de de 2021.
Señor: ....................................................................................................................... .............
Dirección:.................................................................................................................
Comuna: ............................................... Ciudad ............................................. R.U.T ..........
..
Pedido N°: . .............. Vendedor ............................Condicione Pago:...... .......................
Guía Despacho N° ........................................ Fecha:…………………………. .....................
Giro del negocio (3) ................................................. Orden de compra N°:……………….
Por lo siguiente: Se ha cargado en su cuenta corriente por concepto de ventas (4)
de mercaderías o prestación de servicios, según nota de pedido. Nota de venta o
orden de compra número y fecha.
Cantidad Descripción del producto o servicio Precio Total
unitario
Son: Valor neto $
19% I.V.A.
$
Valor Bruto
$
(1) S.I.I. Servicio de Impuestos Internos.
(2) Compras que pueden ser al contado o al crédito, documentadas o sin documentar.
(3) Actividad económica, lo que hace la empresa para ser comercializado o
vendido: industria, comercial, agrícola, servicios, minera, etc.
(4) Es la conformidad de las partes, por un lado el comprador que recibe la
especie y por otra el vendedor que la entrega, que sirve para transferir a título
oneroso el dominio de bienes corporales muebles, de una cuota de dominio
sobre dichos bienes o de derechos reales constituidos sobre ellos.
ORIGINAL: CLIENTE
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NOTA DE DÉBITO
Nº
R.U.T.
S.I.I. (1)
Santiago, ........... de de 2021
Señor: ....................................................................................................................... ............
Dirección:...................................................................................................................................
Comuna: .....................................Ciudad: ............................................. R.U.T: ……………..
PedidoN°: . ................... Vendedor ..........................Condiciones Pago:……………………..
Guía Despacho N° : ..................................................Fecha: …………………….
Giro Comercial: ........................................................Orden de Compra N°: …………………
Por lo siguiente: Se ha cargado en su cuenta corriente por concepto de intereses
o diferencias de mayor precio, según factura número de fecha la que es
aumentada en este valor.
Cantidad Descripción del Producto o Servicio Precio Total
unitario
Son: Valor neto $
19% I.V.A.
$
Valor Bruto
$
(1) S.I.I. Servicio de Impuestos Internos.
(2) Compras que pueden ser al contado o al crédito, documentadas o sin documentar.
(3) Actividad económica, lo que hace la empresa para ser comercializado o
vendido: industria, comercial, agrícola, servicios, minera, etc.
ORIGINAL: CLIENTE
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NOTA DE CRÉDITO
Nº
R.U.T.
S.I.I. (1)
Santiago,........... de de 2021.
Señor: ....................................................................................................................... .........
Dirección: ..............................................................................................................................
Comuna: ......................................Ciudad: ......................... R.U.T........................................
Pedido N°: .....................Vendedor: .............................Condiciones de Pago: ......................
Guía Despacho N°: ....................................Fecha: ...............................................................
Giro Comercial: ......................................... Orden de Compra N°: ……………………………
Por lo siguiente: Se ha abonado en su cuenta corriente por concepto de
descuento o devolución de mercadería, según factura número de fecha la
que es disminuida en este valor.
Cantidad Descripción del producto o Precio Total
servicio unitario
Son: Valor neto $
19% I.V.A.
$
Valor Bruto
$
(1) S.I.I. Servicio de Impuestos Internos.
(2) Compras que pueden ser al contado o al crédito, documentadas o sin documentar.
(3) Actividad económica, lo que hace la empresa para ser comercializado o
vendido: industria, comercial, agrícola, servicios, minera, etc.
ORIGINAL: CLIENTE
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Actividad: Después de haber desarrollado todos los documentos mercantiles
que se utilizan en el proceso de compra venta del mercado interno de Chile,
desarrolle el cuestionario, aplicando y reforzando el aprendizaje logrado con el
trabajo de la guía “Comunicación escrita en las empresas”
Cuestionario
1. ¿Cuántos son los Documentos Mercantiles que conociste?
2. ¿De qué formas puede realizarse un pedido?
3. ¿Qué es una Guía de Despacho?
4. ¿Cuántos documentos mercantiles emite el comprador y el vendedor?
Nombra cada uno de ellos
6. ¿Qué funciones cumple cada una de las copias de una Guía de
Despacho?
7. ¿Qué datos debe contener toda Factura comercial?
8. ¿Qué documento mercantil debe tener registrado el período máximo de
valides?
9. ¿Qué entidad gubernamental debe timbrar los documentos mercantiles,
para que sean legales? Nombra cada uno de ellos.
10. ¿Durante qué plazo deben conservarse las Facturas comerciales?
11. ¿Cuáles son los libros de registro de las Facturas comerciales?
12. ¿Es posible rectificar las Facturas? Explique cómo
13. ¿Qué es una Nota de Débito?
14. ¿En qué se diferencia una Nota de Débito de una Factura?
15. ¿Qué es una Nota de Crédito?
16. ¿En qué casos se deben emitir Notas de Créditos?
17. ¿Qué es el I.V.A. y porque se utiliza?
18. ¿Dónde van los tributos recaudados por el I.V.A.?
19. ¿Cómo se llama la entidad gubernamental que recauda el Tributo del
I.V.A.?
20. ¿Qué entidad gubernamental fiscaliza el pago y la no evasión del tributo
I.V.A. en Chile?
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