INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO
ESCUELA DE NEGOCIOS Y DESARROLLO GERENCIAL
Material
La Contabilidad
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Informativo Tema:
La buena administración de recursos es esencial para alcanzar el éxito empresarial. Es
por ello que, independientemente del área profesional en la que te desempeñes, es
deseable que conozcas los principios básicos de la contabilidad. Hemos escrito esta guía
para facilitar la comprensión del tema. En ella revisaremos algunos de los procesos
contables más importantes para un negocio y explicaremos cómo llevarlos a cabo.
Sabemos que el proceso de comprensión de estos temas puede llevarte bastante tiempo.
Por eso te recomendamos añadir esta página a tu sitio de marcadores o favoritos para
que leas con calma cada una de las secciones y que los conceptos te queden
completamente claros.
Qué es la contabilidad
La contabilidad es el proceso de registrar, analizar e interpretar de manera sistemática la
información financiera de una entidad u organización. Esto se logra mediante el control
de las operaciones económicas y tiene como fin establecer el balance de ingresos y
egresos.
En realidad, la contabilidad forma parte de la vida económica tanto de personas como
de organizaciones. Si, por ejemplo, llevas un registro de tus gastos semanales con el fin
de ahorrar más, ya estás realizando un ejercicio contable. Lo mismo ocurre con las
empresas, que pueden llevar un registro de cada una de sus operaciones para
cuadrar sus gastos y ganancias. Esto significa que existen diferentes modos de
ejecutar la contabilidad de un agente.
Qué es la contabilidad empresarial
La contabilidad empresarial abarca todas las acciones que permiten a las organizaciones
privadas mantener el registro y control de sus operaciones económicas. Esto tiene como
UNIDAD DIDÁCTICA: CONTABILIDAD GENERAL Docente: C.P.C. Wendy Odeth Peláez
Atoche
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objetivo que las compañías detecten ingresos y evalúen gastos con el fin de hacer
rentable un negocio, definir inversiones o conocer el estado financiero de un proyecto.
Los dueños de las empresas la utilizan para rastrear las operaciones financieras, cumplir
con sus obligaciones legales y tomar mejores decisiones de negocio. Pero sobre todo
sirve para analizar la relación costo-beneficio y detectar buenas oportunidades de
mercado y empresariales.
La tarea de esta rama de la economía consiste en cuantificar los recursos disponibles y
analizar grandes volúmenes de información, a fin de establecer relaciones entre
procesos, actividades comerciales y estados de resultados o financieros.
Por qué es importante la contabilidad
La contabilidad es una de las tareas más importantes de una empresa. Si bien tener un
buen ambiente laboral, ofrecer productos de gran calidad y contar con el mejor talento
humano son partes cruciales del buen funcionamiento de un negocio, lo cierto es que el
correcto manejo de recursos es lo primero que una empresa debe asegurar. A fin
de cuentas, un negocio solo puede mantenerse vivo si cuenta con una buena gestión
financiera.
Veamos algunos de los motivos por los que debes invertir en un buen manejo contable
en tu empresa.
Permite conocer mejor tus números
La contabilidad permite a las empresas monitorear y conocer en detalle su evolución
comercial, así como todas las operaciones financieras que ocurren dentro de la
organización. El cálculo de las ventas, los ingresos y las utilidades forma parte del día a
día de los departamentos contables, por lo que es esencial para diagnosticar el éxito de
un negocio.
Es auxiliar en la toma de decisión
Al mismo tiempo, los expertos contables son los encargados de evaluar los
gastos, costos operativos y pérdidas de una organización, por lo que sus actividades son
fundamentales para diagnosticar problemas administrativos y generar estrategias para
contrarrestarlos. Esto significa que sin un conocimiento contable las empresas no
podrían tomar decisiones, carecerían de un buen control financiero y, sencillamente, no
podrían saber cuáles son las ganancias (o pérdidas) de la compañía.
Ofrece un registro histórico
Si efectúas el monitoreo de tus operaciones y tus finanzas, lo más seguro es que lleves
un registro de todos tus movimientos. Estos historiales son esenciales para resolver
controversias, definir las responsabilidades fiscales y evaluar a largo plazo las
fluctuaciones (incluso las más pequeñas) en el crecimiento de tu empresa para
diagnosticar buenas acciones y detectar problemas.
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Mejora tu imagen y el cumplimiento de obligaciones
Una empresa que tiene un registro contable en orden logra comunicar confiabilidad y
seriedad en los negocios. Esto puede atraer a inversores y clientes, y también otorga una
buena reputación ante instituciones crediticias y financieras, que estarán más dispuestas
a ayudar a tu empresa si se ha mantenido al corriente en el pago de sus deudas.
Como puedes ver, conocer los procesos contables representa una gran ayuda para
mejorar tu negocio y tener la cabeza fría a la hora de tomar decisiones. Veamos cómo la
contabilidad te puede ayudar a hacerlo, gracias a sus principales funciones.
Funciones de la contabilidad
De acuerdo con la definición que hemos visto, podrías pensar que la contabilidad es
simple: solo debes registrar tus entradas y salidas y evaluar si esos datos representan
algo bueno o malo para tu empresa. Pero la contabilidad es en realidad mucho más
amplia y está implicada en muchas de las operaciones comerciales de un negocio.
A continuación enumeramos sus principales funciones.
1. Registrar
El primer paso para gestionar adecuadamente la contabilidad de una empresa es el
registro. Como hemos visto, las empresas deben monitorear cada uno de los
movimientos que ocurren en la organización: ingresos, egresos, pagos de créditos,
cobros a clientes, compensaciones a proveedores, cumplimiento en pagos diferidos, etc.
Históricamente esto se ha hecho de forma manual, pero hoy en día es común que los
departamentos contables cuenten con herramientas que registran automáticamente las
operaciones, ya que están conectadas con cuentas bancarias y con los departamentos
comerciales. Este es el caso de los CRM para contabilidad.
2. Verificar
El siguiente paso para llevar un correcto manejo de tus finanzas es evaluar los
movimientos y asegurarte de que sean verídicos y que se corresponden con tus
operaciones financieras.
Esto significa que los contadores empresariales deben cotejar que cada venta se
concrete en un pago y que no haya fugas de dinero, ya sea mediante pagos
fraudulentos, engaños o cobros de comisiones no contemplados. Al final, las empresas
deben asegurarse de no tener menos dinero del que deberían, pero también de no tener
más de lo que pueden comprobar.
3. Pagar
El pago de deudas es también parte del departamento contable. Esta tarea incluye el
pago a distribuidores y proveedores, cubrir la amortización de seguros y créditos, y
generar las compensaciones correspondientes para los trabajadores.
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De este modo, no solo se registran las entradas y ganancias de una empresa, sino sus
gastos operativos y sus salidas de dinero. Solo así se puede estimar un balance real.
4. Diagnosticar
La capacidad de previsión es determinante para cualquier empresa. Al final del día, las
organizaciones deben estar un paso adelante para saber en qué invertirán, si les
conviene iniciar un proyecto o si habrá un menor volumen de compras en un
periodo determinado.
Esta tarea solo puede lograrse mediante la evaluación a largo plazo de los números y
con un buen conocimiento del mercado y de la empresa. Únicamente de este modo se
pueden hacer buenas proyecciones financieras.
5. Reportar
Debido a que los contadores de una organización son quienes están al día con los
ingresos y egresos de una empresa, son ellos quienes pueden detectar irregularidades y
reportarlas a los tomadores de decisión.
Por ejemplo, si un cliente no ha pagado una cuota o servicio, este departamento debe
reportarlo a los agentes de ventas y cobranza para dar el debido seguimiento. Asimismo,
son quienes deben reportar a la empresa cuando un proyecto esté costando más dinero
del previsto o cuando deba realizar el pago de prestaciones a los empleados.
6. Informar
Por último, los departamentos contables tienen como función entregar reportes a los
dueños, inversores y líderes de las empresas. Los estados de resultados, por
ejemplo, suelen ser trimestrales, semestrales o anuales, y sirven para conocer la
evolución de un negocio y los retos a los que se enfrenta.
Estos departamentos tienen en cuenta que no todos los involucrados en el mundo
empresarial son expertos en números, estadísticas y mercados, por lo que es su
obligación presentar los datos de una manera simple, transparente y completa. Grandes
empresas como Amazon y Apple incluso generan reportes de dominio público.
UNIDAD DIDÁCTICA: CONTABILIDAD GENERAL Docente: C.P.C. Wendy Odeth Peláez
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Objetivos de la contabilidad
De todo lo anterior podemos concluir que el objetivo principal de la contabilidad
empresarial (más allá del beneficio que puede darte como emprendedor) es mejorar la
gestión de tus recursos económicos, humanos, materiales e intangibles.
Al mismo tiempo, la meta es llevar un registro claro de todas las transacciones que
realiza tu empresa a lo largo de su actividad comercial: desde inversiones hasta
alianzas, compras, beneficios y ganancias.
En términos más explícitos y particulares, la contabilidad empresarial busca:
Establecer un sistema ordenado y sistemático del ámbito contable.
Llevar un registro puntual de los movimientos económicos.
Ser capaz de brindar información financiera certera.
Facilitar la consulta de cualquier transacción o movimiento.
Analizar la eficacia de los movimientos y estrategias llevadas a cabo.
Clasificar las operaciones y movimientos económicos.
Realizar estimaciones predictivas sobre el flujo o estancamiento monetario.
Ahora veamos las características de la contabilidad.
Características de la contabilidad
1. Se basa en información cuantificable.
2. Parte de la objetividad.
3. Funciona a través de protocolos.
4. Adquiere sentido cuando su labor es continua.
5. Provee información monetaria.
6. Sus productos tienen una vida útil breve.
7. Se relaciona íntimamente con el ámbito legal.
1. Se basa en información cuantificable
La contabilidad siempre parte de información cuantitativa que puede describirse y
analizarse en forma de valores numéricos. Estrictamente, este es el único objetivo de la
disciplina: contabilizar recursos como activos, dinero o capital. Es por ello que la
contabilidad es un área que se ocupa de estudiar el estado de las organizaciones.
Si bien es cierto que esta información solo es útil para las empresas cuando la
aprovechan para administrar sus finanzas o diseñar estrategias a fin de elevar los
ingresos, reducir las pérdidas u optimizar los recursos, estas tareas están fuera de las
acciones de la contabilidad. Los departamentos financieros deberán aprovechar otros
recursos —como la gestión de empresas y las estrategias de mercado— para hacer de la
información contable algo útil para la economía de la empresa.
2. Parte de la objetividad
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Un análisis contable no puede estar condicionado a la obtención de ciertos resultados.
Por el contrario, la contabilidad requiere estar libre de sesgos y abordar los números de
una empresa con la mayor objetividad posible. Justamente la virtud de la
contabilidad radica en que puede darnos un panorama realista sobre la situación
de una empresa.
Esto va de la mano con un compromiso de profesionalidad por parte de los expertos
contables. Su labor debe basarse en la confidencialidad y en el uso seguro de la
información. De otro modo se pueden emitir juicios o modificar valores con el fin de
satisfacer las expectativas de los líderes empresariales.
3. Funciona a través de protocolos
Por un lado, todas las operaciones contables han sido largamente trabajadas por
economistas, especialistas en finanzas y teóricos contables. Esto hace que las
operaciones y cálculos sean confiables y ofrezcan información comprobable y útil.
Por otro lado, la contabilidad de una empresa debe partir de un principio jerárquico. Con
esto nos referimos a que los contadores no pueden abarcar la totalidad de las
operaciones económicas de la organización de un día para otro. Por el contrario, deben
tener protocolos para ir de lo general a lo específico y, posteriormente, priorizar las
acciones que una empresa debe ejecutar en materia contable (pago de impuestos, cubrir
cuotas o invertir en activos, por ejemplo).
4. Adquiere sentido cuando su labor es continua
A primera vista el resultado de un análisis contable únicamente ofrecerá información del
estado actual de la organización. A pesar de que estos resultados puedan ser útiles para
ciertas acciones, la realidad es que la eficacia de la contabilidad radica en el
continuo estudio y monitoreo del comportamiento económico y administrativo de
las compañías.
Solo a través del seguimiento a corto, mediano y largo plazo es que se pueden
evidenciar cambios financieros que reflejen el interés del mercado, la viabilidad de un
producto y el éxito o fracaso de una estrategia de negocios.
5. Provee información monetaria
La contabilidad requiere una unidad de conversión que le permita orientar sobre aquello
que importa a una empresa: los números. Naturalmente, la unidad preferida por las
compañías son los valores monetarios. Es por ello que los contadores trabajan con la
moneda con la que opera la organización, como su materia de análisis, y todo debe
traducirse a esos valores.
No importa si hablamos de euros, dólares, bitcoins o cualquier otra denominación: la
ventaja del uso de divisas consiste en que hace mucho más sencilla la conversión de
valores y los análisis comparativos con el mercado local e internacional.
6. Sus productos tienen una vida útil breve
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La vida de una empresa es dinámica, por lo que sus finanzas también lo son. Los
mercados no se comportan del mismo modo todos los días: las monedas cambian de
valor constantemente y los gastos e ingresos de las empresas están en constante
fluctuación, incluso a lo largo de una jornada. Es por ello que el monitoreo de los
recursos debe ser continuo y cada proyección, estimación o resultado solo tienen
una vida útil muy breve.
En cuanto una cuenta es pagada, se modifican todos los valores de una empresa. Esto
también incluye los cobros fiscales, la cotización en la bolsa o la innovación de la
competencia.
7. Se relaciona íntimamente con el ámbito legal
Como hemos visto, a los departamentos contables corresponde llevar a cabo la gestión
de ciertos valores que pueden incidir en la relación que una empresa mantiene con sus
proveedores, con sus clientes o con las autoridades estatales. Es por ello que la
contabilidad siempre debe partir del cumplimiento de los acuerdos, contratos y
obligaciones legales.
El pago oportuno de impuestos, el cumplimiento de contratos y el pago en tiempo y
forma de deudas son esenciales para que una empresa se mantenga en operación. Al ser
administradores de los recursos de la empresa, los departamentos contables deben
asignarlos de manera pertinente y hacer que la empresa cumpla con las exigencias
aplicables.
Antecedentes de la contabilidad
Históricamente, los números siempre han mantenido una relación con la administración
de recursos. Es por ello que la contabilidad ha sido una de las actividades humanas más
importantes y se encuentra en el centro de las organizaciones sociales más importantes.
El término «contabilidad» proviene del verbo contar. Desde épocas antiguas, el acto de
contabilizar ha sido vital para actividades como la agricultura, la construcción y, sobre
todo, para los negocios. Desde la aplicación de operaciones aritméticas básicas —como
suma, resta, multiplicación o división— hasta el cálculo de probabilidades y
porcentajes, la contabilidad ha sido fundamental en la consolidación de los mercados a
lo largo del tiempo y en el dinamismo de la vida económica de las culturas.
Actualmente, nos referimos a la contabilidad como una disciplina más sólida con
principios (que conforman la teoría contable) y prácticas (en conjunto, los procesos
contables) bien definidos, que guardan relación directa con la administración del
patrimonio de las empresas. A pesar de que existen muchos tipos de contabilidad, el
rasgo común de todas ellas consiste en su interés por facilitar la administración de los
recursos y patrimonio de las organizaciones.
Por todo lo anterior, suele decirse que la contabilidad es una de las herramientas
aplicables a las finanzas. Esto significa que el proceso de contabilizar recursos solo
adquiere sentido cuando se generan estrategias de control financiero, como inversiones,
compras o ventas.
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¿Cuál es la importancia de la contabilidad en los negocios?
1. Mantiene un registro de las transacciones comerciales
La contabilidad es importante, ya que mantiene un registro sistemático de la
información financiera de la organización. Al estar correctamente actualizados,
permitirán a los usuarios comparar la información financiera actual con los datos
históricos. Con registros completos, consistentes y precisos, los usuarios pueden evaluar
el desempeño de una empresa durante un período de tiempo.
2. Facilita la toma de decisiones para la gerencia
Esta carrera es beneficiosa para los usuarios internos de la organización, quienes
planifican, organizan y dirigen cada empresa. Estos necesitan contar con conocimientos
de contabilidad para tomar decisiones importantes y decisivas. Estas pueden variar
desde decidir buscar una expansión geográfica hasta mejorar la eficiencia operativa.
3. Comunica resultados exactos
Esta especialidad ayuda a comunicar los resultados de la empresa a
los inversores, prestamistas y otros acreedores, los cuales son los principales usuarios
externos de la información contable. Esto debido a que tienen una gran influencia en las
acciones de la empresa, así como en los préstamos. Para esto, es importante que las
organizaciones sean capaces de comunicar sus resultados de manera creíble a través de
información contable relevante y confiable.
4. Ayuda a planificar el crecimiento de una organización
Cuando estás planificando el crecimiento de tu empresa, es esencial establecer metas.
Mantenerse al día con tu información contable te ayuda a estar al tanto de las finanzas
de tu organización. Esa información es esencial para evaluar qué tan rápido se está
desarrollando y guiar la toma de decisiones futuras. Sin informes precisos, no tendrás el
panorama financiero completo.
5. Atrae inversionistas a tu negocio
Es posible que no estés planeando atraer inversionistas a tu negocio o venderlo. No
obstante, a veces es necesario dejar abiertas las opciones. La mejor manera de lograrlo
es poner en marcha un adecuado sistema de contabilidad. Recuerda que los posibles
inversionistas, interesados y compradores esperan que tus registros contables estén
examinados por un contador público certificado. De esta manera, podrás demostrar que
tu negocio es rentable.
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6. Puedes percatarte del cobro de dinero
Cuando un cliente te deba dinero, aparecerá como cuentas por cobrar en tu hoja de
balance, la cual es generada automáticamente por un software de contabilidad o
manualmente por ti.
Al consultar tu balance general, puedes realizar un seguimiento de la eficacia con la que
estás cobrando cada pago. Luego, tendrás la posibilidad de implementar procesos, como
plazos de pago más estrictos o un mejor seguimiento con los clientes, para asegurarte de
tener en tus manos el dinero que ganaste cuando lo necesites.
7. Permite que estés al día con tus cuentas
Si tu empresa tiene deudas relacionadas a tarjetas de crédito, préstamos, cuentas por
pagar, será necesario verificar el balance general para poder saber todo lo que debes de
una manera más sencilla. A su vez, muestra todos los saldos de tus cuentas bancarias. Es
el informe perfecto para revisar y asegurarte de tener el efectivo disponible para atender
tus deudas y planificar pagos futuros
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