PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TO GESTION ADMINISTRATIVA
 Código del Programa de Formación: 122115 V 100
 Nombre del Proyecto: 1373906. Ffortalecimiento de los procesos administrativos en las mypes del
departamento de santander.
 Fase del Proyecto: PLANEACIÓN

 Actividad de Proyecto: Administrar, conservar y preservar los documentos aplicando los

principios archivísticos de acuerdo con la tecnología disponible, las normas técnicas, las políticas
institucionales y la legislación vigente.

 Competencia: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS

LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

 Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en cuenta las normas
gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de
los documentos, las normas internas y la legislación vigente.
 Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los
documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.
 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente.

Duración de la Guía: 60 horas

2. PRESENTACION

La importancia en la organización de documentos radica en los siguientes

aspectos:
• Acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las
organizaciones. A pesar del avance de las nuevas tecnologías, es en los
documentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades
de los organismos.
• Son producto de la actividad de las instituciones que acreditan, a través de los
documentos que guardan en ellos, su relación cotidiana con la sociedad y con el
entorno del que forman parte.
• Son un recurso esencial que correctamente organizados puede constituirse en
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memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.
%[Link]
.co Por ello, el propósito al finalizar el desarrollo de esta guía de aprendizaje, es que
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usted dimensione el impacto, importancia y pertinencia de las políticas archivísticas, y cómo estás aportan
al buen desempeño de sus labores como TG Gestión Administrativa en el trámite de los documentos que las
entidades desarrollan en el cumplimiento de sus funciones.

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Recuerde las cuatro fuentes del conocimiento para desarrollar competencias: El instructor, el
entorno, las tics y el trabajo colaborativo.

¡Estudia! No para saber una cosa más, sino para saberla mejor. Séneca

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es): Comprender los procesos de recibo y despacho, teniendo en

cuenta la normatividad vigente, para contribuir a la preservación de los documentos y conservación de
los archivos.

3.1 Actividades de Reflexión inicial

3.1.1 Realiza tu rutina diaria donde evidencie por medio de un mapa de

secuencias todo lo que hace en un día normal, con el propósito de analizar que tan
bien están organizadas sus tareas diarias, y evaluar la importancia de cumplir las
actividades asignadas.

3.1.2 Comprenda la importancia de una comunicación escrita y la importancia que

tienen el mensaje que se transmite. Socializar ejercicio práctico sobre la elaboración de la carta.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

3.2.1 Realice la lectura del artículo “La función archivística y su incidencia en

la corrupción administrativa”. Plasme en un mapa de cajas lo que considera
mas relevante.

3.2.2 Consulte la Ley de Transparencia, revisando especialmente los

principios enunciados del artículo 3 de la Ley 1712 de 2014. Elabora una
infografía en la herramienta canva con las ideas principales.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3.1 Consulta el glosario de la guía, elaborar un crucigrama en la

herramienta educaplay, publicarlo y resolver el de otro compañero (en
un documento copiar y pegar link del educaplay resuelto)

3.3.2 Realice Guía Taller 1, teniendo en cuenta normatividad Ley

527 de 1999, aplicando el Método IPLER

3.3.3 Desarrolle la guía taller No. 2 sobre Administración de

comunicaciones oficiales y demas documentos que sean
compartidos por la instructora. Evidencia manuscrita en hoja
de su preferencia

3.3.4 Fuente: Participa de la clase magistral sobre conceptualización general del

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%[Link] la actividad. (Visita Unidad de Correspondencia).

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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1 Realiza la práctica del registro de comunicaciones oficiales asignados por la instructora (ejercicio
práctico)

3.4.2 Realizar Taller de Simulación relacionado con el trámite de recibo y despacho de comunicaciones
fisicas y electrónicas.

Primer momento: Simular una empresa con los integrantes del Gaes, donde a cada persona se le asignará
un rol, que corresponde a la estructura orgánica. Deben elaborar. 12 cartas (internas y externas). Tener en
cuenta la GTC 185. Entregar Digital y Física.

Segundo momento: Simular una unidad de correspondencia, donde los integrantes de cada Gaes
(empresa), asumirá los pasos del procedimiento de recibido y despacho. Entregar las evidencias del
ejercicio de manera grupal, y de forma física y digital.

3.4.3 Presentar prueba de conocimiento sobre glosario de la guía, exposiciones y talleres desarrollados.

 Ambiente Requerido
Ambiente 309 B1
 Materiales
DEVOLUTIVO
30 computadores
CONSUMIBLE
10 marcadores

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Durante este proceso de enseñanza-aprendizaje y evaluación se han dado orientaciones que permitirán la
adecuada apropiación de conocimientos necesarios de la competencia “Organizar la documentación…”.
De acuerdo a lo aprendido participa en el cierre propuesto por la instructora para realizar la
Autoevaluación y evaluación de la competencia desarrollada mediante la tecnica “Un semáforo para la
Autoevaluación”.

Técnicas e Instrumentos
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación
de Evaluación

 Utiliza los útiles, papelería,

Evidencias de Desempeño: elementos, mobiliario y equipos requeridos Técnica de Evaluación:
Ejercicios donde se registre para la recepción y despacho de Observación sistémica
en los formatos las documentos teniendo en cuenta las políticas Instrumento de
comunicaciones recibida y de la organización. Evaluación: Lista de
 Opera los equipos y aplicativos para Chequeo
despachada; realizadas en el
el recibo y despacho de documentos
desarrollo de la actividad de internos y externos, de acuerdo con el
trámite: primer momento manual de operación.
cargos de la empresa y en el  Controla la vigencia de los
segundo momento pasos de documentos teniendo en cuenta las tablas
de retención documental.

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 la unidad de  Recepciona los documentos
correspondencia (simulación) aplicando los procedimientos y la
normatividad vigente.
 Ingresa los documentos aplicando el Técnica de
Evidencias de Evaluación:
Conocimiento: manual de gestión documental, las normas
de gestión de la calidad y la legislación Formulación de
vigente. preguntas.
Prueba de conocimiento
sobre glosario de la guía,  Clasifica la documentación recibida
de acuerdo con las políticas de la Instrumento de
exposiciones y talleres Evaluación:
desarrollados. organización.
 Direcciona los documentos de Cuestionario
acuerdo con el destinatario o dependencia
correspondiente.
 Utiliza los elementos de protección,
de acuerdo con las normas de seguridad
industrial y salud ocupacional durante el
desempeño de sus funciones.
 Aplica el procedimiento para la
radicación de los documentos por
despachar, utilizando la tecnología
disponible.
 Registra los documentos internos y
externos por despachar, aplicando el manual
de gestión documental y la tecnología
disponible.
 Distribuye las copias de los
documentos por enviar de acuerdo con las
normas internas y la legislación vigente.
 Conserva las copias de los
documentos enviados de acuerdo con las
normas de la Organización y la legislación
vigente.
 Aplica técnicas de plegado y
embalaje para el despacho de los
documentos, de acuerdo con las normas
técnicas y las de correo y mensajería.
 Realiza el descargue de los
documentos trasladados a las dependencias
responsables de su trámite, de acuerdo con
el manual de gestión documental.
 Comprueba el registro de los
documentos recibidos y despachados, de
acuerdo con las normas y la legislación
vigente.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección

y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

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Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en
los archivos
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento
en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido
por el Archivo General de la Nación.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y
que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el
original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos
conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los
tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Firma Digital: es un método matemático que relaciona la identidad de una persona o equipo con un
mensaje de datos para asegurar la integridad del mismo. Es el resultado de aplicar algoritmos al contenido
del documento y generar un documento auténtico, en donde es posible siempre verificar la autoridad del
creador.
Firma Electrónica: es un concepto directamente relacionado con la firma digital, aun cuando son
técnicamente diferentes. En términos generales puede ser definida como el conjunto de claves o
contraseñas necesarias para acceder a un sistema.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para
identificar las dependencias productoras de los documentos.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la
dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo
de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa

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Trazabilidad: creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento y el uso de
documentos de archivo.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Arevalo, Víctor H.: Técnicas Documentales de Archivo Ordenación y Clasificación de los documentos de
Archivo/Víctor Hugo Areválo Jordán, Buenos Aires: Ediciones del Sur, 2003.

Cruz, José R.: Administración de Documentos y Archivos Textos Fundamentales/José Ramón Cruz Mundet,
Madrid: Coordinadora de Asociación de Archiveros, 2011.
AGN. Cartilla Clasificación Documental

Anzola, Introducción a la Administración McGraw Hill. Chiavenato I. Iniciación a la Administración General.

Mc. Graw Hill.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Angélica Flórez Instructora Centro servicios Junio 12 de 2019

Ramírez empresariales y
turísticos

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es) Angélica Flórez Instructora Centro Mayo 15 Actualización

Ramírez servicios de 2024
empresariales
y turísticos

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