Crear gráficos
Creación y modificación de gráficos en una hoja de cálculo de Excel, basados en los datos
existentes en la misma.
Contenido:
1. Introducción.
2. Creación del gráfico.
3. Cambiar el aspecto.
4. Elementos del gráfico.
5. Formato de elementos.
6. Añadir datos.
1. INTRODUCCIÓN
Para mejorar la presentación y diseño, además de incluir dibujos e imágenes, también tenemos la
posibilidad de incluir gráficos en las hojas de cálculo para ver de otra forma los valores que hay
en una tabla de datos.
Añadir este tipo de elementos gráficos no sirve únicamente para mejorar la presentación de la
hoja. A veces es mucho más sencillo entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con
muchos datos. U n gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de una hoja de
cálculo. Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien crearlos en una hoja
distinta (normalmente llamada hoja de gráfico). Los datos que se utilizan al crear un gráfico se
vinculan automáticamente a la hoja de cálculo, de forma que cualquier cambio que se realice en
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los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico.
Lo normal es seleccionar rangos rectangulares de celdas, pero también puedes
seleccionar celdas no adyacentes, que no estén seguidas (recuerda que, para esto, puedes
utilizar la tecla ).
Cuando vamos a crear un gráfico, lo primero es seleccionar los datos que se mostrarán en el
gráfico. Por ejemplo, en la hoja de cálculo de la figura se ha creado un gráfico a partir de algunos
de los datos que hay en la parte de arriba de la hoja.
El gráfico se ha creado con uno de los formatos o tipos disponibles en Excel y se ha añadido en el
mismo un título general y unos títulos para los ejes horizontal y vertical.
Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de datos, y aparecen en los
gráficos en forma de líneas, columnas, etc. (dependiendo del tipo de gráfico de que se trate).
Estos puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen entre sí por sus colores o
diseños.
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Cada barra del gráfico representa el valor que hay en la celda de la hoja de cálculo, de forma que
puedes analizar de una forma rápida y sencilla los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles
tendencias. Por ejemplo, podemos ver si un determinado tipo de elemento va a mejor o a peor, si
evoluciona de forma irregular, etc.
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2. CREACIÓN DEL GRÁFICO
Vamos a crear un gráfico a partir de los datos de esta hoja. Después veremos las posibilidades de
modificación del mismo.
También se usan los gráficos incrustados cuando quieres mostrar más de un gráfico en
la misma hoja de cálculo.
Un gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo, al igual que el texto, una imagen
o cualquier otro elemento gráfico.
Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición donde está en la hoja, etc., seleccionándolo y
arrastrando con el ratón.
Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a partir de los que se creará el
gráfico. Además de las series de datos, puedes incluir en la selección los rótulos o títulos de las
distintas series de datos de la tabla, si quieres que se muestren en el gráfico. Si no incluyes los
títulos, los puedes añadir posteriormente.
Selecciona el rango de celdas A3..M6. Muestra la pestaña Insertar de la Cinta de opciones.
En el grupo de comandos Gráficos de esta pestaña están los tipos de gráficos que tiene Excel.
Al pulsar en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los subtipos de gráficos, para
que selecciones el que quieras utilizar.
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Podemos crear gráficos de columnas, de líneas, circulares y otros tipos, aunque lo mejor es
utilizar la opción Gráficos recomendados, de forma que Excel nos muestre los tipos de gráficos
más adecuados para los datos seleccionados.
Pulsa el botón Gráficos recomendados .
El cuadro Insertar gráfico también se muestra pulsando el Iniciador de cuadro de
diálogo de este grupo de comandos Gráficos.
En la parte izquierda de la pestaña Gráficos recomendados podemos seleccionar los tipos de
gráficos sugeridos por Excel, cuyo aspecto se muestra en la parte derecha.
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Muestra la pestaña Todos los gráficos.
Si no te gusta ninguno de los gráficos recomendados, en la pestaña Todos los gráficos puedes
seleccionar el tipo de gráfico que desees aplicar.
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Selecciona el tipo de gráfico Circular.
Muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y subtipos tridimensionales. Selecciona en cada
caso el que más te interese.
Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no te preocupes si después no te
gusta el que has elegido, ya que podrás cambiarlo fácilmente.
Selecciona ahora el tipo Líneas.
Observa los subtipos existentes en este caso y selecciona el cuarto por la izquierda denominado
Línea con marcadores.
Acepta para crear el gráfico.
Ya tenemos creado el gráfico. Ahora podemos modificarlo de la forma que queramos, añadirle o
eliminarle elementos, cambiar su posición, formato, etc., para personalizarlo completamente.
Vamos a situar el gráfico en la hoja, así como cambiar su tamaño.
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Pulsa y arrastra entre las marcas para mover el gráfico.
Arrastra la esquina inferior derecha hasta la marca para hacer más grande el gráfico.
Al seleccionar un gráfico, aparecen en la Cinta de opciones dos pestañas contextuales: Diseño de
gráfico y Formato, así como tres iconos que nos permitirán modificar distintos aspectos del
gráfico: Elementos de gráfico , Estilos de gráfico y Filtros de gráfico .
Estas herramientas contextuales de gráficos permiten trabajar con el gráfico seleccionado y
todos sus elementos.
Desde la pestaña Diseño de gráfico puedes seleccionar distintas opciones de diseño y formato del
gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su ubicación o los datos que está mostrando.
La pestaña Formato permite cambiar aspectos como, los colores, estilos de línea, efectos
especiales, etc.
Supongamos que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el tipo seleccionado o que quieres
ver cómo quedaría con otro tipo. Pues bien, puedes cambiar su tipo desde el botón Cambiar tipo
de gráfico .
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Pulsa el botón Cambiar tipo de gráfico .
Selecciona el tipo de gráfico Columnas y acepta.
Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo cuál es el rango que está siendo
representado en el mismo.
Observa el rectángulo azul que rodea el rango B4..M6 que se representa en el gráfico.
Además, también se señalan las celdas que se utilizan en otros elementos del gráfico, como las
que actúan de rótulos de las series de datos y las que representan a las distintas categorías de
valores.
Con el botón Cambiar fila/columna puedes cambiar los datos de los ejes del gráfico:
los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al eje horizontal y viceversa.
Por ejemplo, si observas el gráfico, es fácil comprobar en qué mes un determinado tipo de zapato
ha tenido mayor o menor venta.
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Intercambia los datos de los ejes del gráfico.
Según lo que te interese comprobar en los datos de la hoja, será más conveniente poner
los datos representados de una forma u otra. Ten en cuenta que, a veces, la información que
tiene en la hoja de cálculo solo tendrá sentido de una determinada forma.
Sin embargo, ahora el gráfico es adecuado para comprobar las ventas de cada tipo de zapato a lo
largo de los distintos meses del año.
Pulsa de nuevo en el botón Cambiar fila/columna para volver a tener el gráfico
como antes.
De la misma forma que cualquier otro objeto de Excel, también puedes eliminar un gráfico.
Primero selecciónalo y luego pulsa la tecla .
Al hacer clic con el ratón en alguno de los elementos del gráfico (leyenda, títulos, área de
trazado...), se selecciona este elemento y no el gráfico mismo: debes hacer clic en alguno de los
lados o en una zona libre del gráfico para seleccionarlo.
Luego veremos más detenidamente los distintos elementos de un gráfico.
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3. CAMBIAR EL ASPECTO
El tipo de gráfico es la característica que más puede influir en el aspecto general del gráfico,
aunque también podemos realizar otros cambios importantes. Excel proporciona varios diseños y
estilos predefinidos, de manera que puedes aplicarlos para cambiar rápidamente el gráfico, en
lugar de ir añadiendo o cambiando cada uno de los elementos del gráfico manualmente.
Pulsa en el botón Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico para ver todos los
diseños disponibles.
Hay diseños con título del gráfico, con leyenda, con títulos en los ejes, etc.
Selecciona el primer diseño disponible en esta la lista.
El eje vertical del gráfico también se llama eje Y o valor; mientras que el eje horizontal
también se llama eje X o categoría.
Por ejemplo, ahora se muestra un título en la parte superior del gráfico y a la derecha se ha
colocado la leyenda.
Por otra parte, no se ve el eje vertical del gráfico ni el eje horizontal.
Para cambiar el título del gráfico o los títulos que puedas añadir al eje vertical y al horizontal,
pulsa en dicho título para seleccionarlo y, a continuación, haz clic otra vez para que aparezca el
cursor de texto.
Haz clic en el título del gráfico. Haz clic otra vez en el título para mostrar el cursor de texto.
Haz triple clic para seleccionar todo el texto del título. Escribe Ventas anuales de zapatos
como nuevo título para el gráfico.
En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar a los estilos de la hoja de cálculo,
son combinaciones de colores y formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando
su aspecto general.
Pulsa en el botón Más de los Estilos de diseño. Selecciona el estilo de diseño que te
indico. Pulsa en el borde superior del gráfico para seleccionarlo completamente. Pulsa el
botón Estilos de gráfico que está al lado del gráfico.
Al pulsar el botón Estilos de gráfico con la opción Estilo puedes elegir entre aplicar
distintos tipos de estilos ya configurados.
Selecciona Color.
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También puedes cambiar los colores desplegando el botón Cambiar colores
en la pestaña Diseño de gráfico.
Aquí podrás elegir un tema de colores para aplicar al gráfico.
Pulsa el botón Estilos de gráfico para replegar sus opciones.
Aunque hayas aplicado un diseño o un estilo determinado al gráfico, siempre puedes
personalizarlo, añadiendo o eliminando los elementos que quieras o cambiando el formato de los
ya existentes.
Normalmente pondrás un gráfico en una hoja de gráfico cuando quieras ver un gráfico
separado de los datos de la hoja de cálculo en los que se basa. También puede ser útil si
quieres ver o editar gráficos de gran tamaño o muy complejos, porque así podrás trabajar
mejor con ellos.
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Otra característica que podemos establecer es la ubicación del gráfico, es decir, dónde estará
situado.
Podemos incrustarlo como un objeto más de la hoja de cálculo (como en este caso) o en otra
hoja aparte, en cuyo caso estará situado en una hoja de cálculo independiente que solo tendrá el
gráfico, llamada hoja de gráfico.
Pulsa el botón Mover gráfico .
Tras seleccionar el gráfico (o seleccionar la hoja de gráfico en la que se encuentra el gráfico),
el botón Mover gráfico permite transformar un gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al
revés.
Activa la opción Hoja nueva y acepta el cuadro de diálogo.
Excel crea la hoja de gráfico situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se
representan en el gráfico, que en este caso es la hoja Venta de zapatos.
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Tras seleccionar unos datos en una hoja de cálculo, puedes utilizar la tecla para crear
directamente un gráfico basado en el tipo predeterminado en una hoja de gráfico con estos datos
(la combinación de teclas + crea directamente un gráfico incrustado).
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4. ELEMENTOS DEL GRÁFICO
Vamos a centrarnos ahora en los elementos que podemos mostrar en el gráfico. Esto lo podemos
hacer tanto desde el botón Agregar elemento de gráfico como desde
Elementos de gráfico .
Pulsa el botón Agregar elemento de gráfico .
Desde las opciones de este botón podemos mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico.
Por ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes, la leyenda, las líneas de
cuadrícula, etc.
Sitúa el puntero del ratón en la opción Titulo del gráfico para que se despliegue.
Por ejemplo, desde esta opción puedes seleccionar si quieres mostrar o no el título del gráfico, así
como si mostrarlo encima del gráfico o superpuesto en el mismo.
Cancela el menú con y despliega las opciones del botón Elementos de gráfico .
En este botón disponemos de las mismas opciones para mostrar, ocultar o cambiar los elementos
del gráfico.
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Pulsa el botón en forma de flecha que se muestra al situar el puntero del ratón en la opción
Líneas de cuadrícula.
Desde estas opciones puedes mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula del gráfico, que son
líneas horizontales o verticales que parten desde los ejes y se extienden por el área de trazado del
gráfico. Estas líneas sirven para facilitar la lectura de los datos del gráfico.
Activa la opción Horizontal subordinado primario.
Accediendo a Más opciones se muestra un panel donde puedes ajustar cualquier
parámetro de cualquier elemento del gráfico.
También podemos ajustar otras características o propiedades de los elementos del gráfico,
accediendo a Más opciones...
Pulsa en Más opciones...
Con Más opciones se muestra un panel donde puedes ajustar cualquier parámetro de cualquier
elemento del gráfico.
Cierra el panel pulsando en su botón Cerrar .
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Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja de gráfico es la de mostrar, a la
vez que el gráfico, la tabla de datos correspondiente.
Pulsa el botón Elementos de gráfico y selecciona la opción Tabla de datos para
activarla.
También puedes incluir la tabla de datos en un gráfico incrustado, aunque la mayoría
de veces no tendrá mucho sentido hacerlo, porque normalmente incrustarás un gráfico en la
misma hoja de cálculo donde tengas los datos representados.
Ahora se muestra, pegada a la parte de abajo del gráfico, la tabla de datos que está siendo
representada.
Para eliminar cualquiera de los elementos del gráfico, simplemente pulsa sobre la opción para
desactivarla. Otra forma de hacerlo consiste en seleccionar el elemento del gráfico y pulsar la
tecla .
Si utilizas las opciones del botón Agregar elemento de gráfico , selecciona la
opción Ninguno del elemento a ocultar.
Haz clic en la tabla de datos que está en la parte inferior del gráfico.
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Pulsa la tecla para eliminar el elemento seleccionado.
Las etiquetas de datos muestran los valores adecuados en los puntos de datos del gráfico, que son
los valores que se están representando en estos puntos. Vamos a mostrarlos en nuestro gráfico.
En el menú del botón Elementos de gráfico selecciona la opción Etiquetas de datos para
activarla.
Ahora puedes ver los valores correspondientes encima de cada columna del gráfico.
Pulsa el botón Mover gráfico y selecciona la opción Objeto en y acepta.
Con la opción Línea de tendencia se muestra un cuadro donde elegir una serie de
datos, mostrándose en el gráfico una línea indicando la tendencia o inclinación que sugiere la
evolución de los datos.
Hemos vuelto a situar el gráfico como incrustado.
Pulsa el botón Filtros de gráfico .
Al desplegar el botón Filtros de gráfico , desde la opción Valores, puedes establecer filtros
para mostrar solo algunos de los datos que quieras.
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Desactiva la opción Seleccionar todo dentro de Categorías, y a continuación activa las
opciones Enero, Febrero y Marzo, y pulsa Aplicar.
De esta forma, solo mostramos los datos de ventas del primer trimestre. También podríamos
indicar que se mostrasen solo las ventas de zapato de infantil o de señora o caballero.
Desde la opción Nombres puedes mostrar u ocultar los nombres de las series (en nuestro caso
Zapato infantil, Zapato señora y Zapato caballero) así como de las categorías (en nuestro caso
Enero, Febrero, etc.)
Pulsa el botón Deshacer para volver a mostrar todos los datos.
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5. FORMATO DE ELEMENTOS
Aparte de elegir los elementos que quieres mostrar en el gráfico, puedes configurarlos y cambiar
su formato, para que tengan el aspecto que quieras.
Muestra la pestaña Formato de la Cinta de opciones.
Una forma de cambiar el aspecto de un elemento del gráfico es seleccionar este elemento y, a
continuación, utilizar las opciones de la pestaña Formato que aparece al seleccionar el gráfico.
Selecciona el título del gráfico.
Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar algún estilo predefinido para el
elemento seleccionado, así como indicar su relleno, contorno o el efecto que se le aplicará.
Pulsa el botón Relleno de forma y selecciona el color que te indico.
Desde el botón Relleno de forma , además de elegir un color como relleno
del elemento, puedes seleccionar un degradado, una imagen o una textura como relleno.
Desde las opciones del botón Contorno de forma puedes seleccionar el
grosor de la línea del contorno del elemento y el tipo de línea (continua, a puntos, a rayas, etc.).
Ya hemos visto que, para seleccionar un elemento del gráfico, debes pulsar sobre él.
Con el teclado también puedes seleccionar los distintos componentes del gráfico: pulsando
más las teclas o pasarás de un elemento a otro, mientras que con las teclas + y
+ accederás a los elementos de una misma categoría.
Pulsa las teclas + tres veces y observa qué elemento está seleccionado en cada
momento.
Ahora tenemos seleccionada la leyenda del gráfico.
Desde el botón Aplicar formato a la selección , que está en el
grupo de comandos Selección actual, también puedes cambiar el formato del elemento
seleccionado desde el panel que se muestra.
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Haz clic en el botón Aplicar formato a la selección .
En este panel tenemos distintas opciones que podemos elegir. En este caso, disponemos de
parámetros que se muestran al seleccionar Relleno y línea , Efectos y Opciones de
leyenda .
Accede a la categoría Relleno y línea del panel.
Observa la cantidad de opciones que tenemos para configurar los distintos elementos: línea de
contorno y relleno, sombras, efectos tridimensionales, etc.
Selecciona Línea sólida y cierra el panel.
Como únicamente teníamos seleccionada la leyenda, este elemento es el que ha cambiado.
Pulsa la tecla para deseleccionar la leyenda.
En la lista del grupo de comandos Selección actual se muestra el elemento del gráfico
que tienes seleccionado en cada momento. También puedes utilizar esta lista para seleccionar
los distintos elementos del gráfico.
Cuando quieras hacer un proceso con un determinado elemento, deberás seleccionarlo primero,
ya sea utilizando el ratón o con el teclado.
De esta forma podremos establecer las propiedades que queremos para todos los elementos del
gráfico.
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6. AÑADIR DATOS
Si, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico otras series de datos, no es
necesario volver a crearlo.
Pulsa el botón Seleccionar datos en la pestaña Diseño de gráfico de la Cinta de
opciones.
Desde el apartado Entradas de leyenda (Series) puedes cambiar el orden en el que se
muestran las series en el gráfico, lo que puede ser útil en ocasiones. Este cuadro
también permite intercambiar los datos representados en las filas y columnas del gráfico.
Con el botón Seleccionar datos puedes cambiar el rango de celdas que se
representarán gráficamente, cambiando las celdas a las que se hace referencia en el campo Rango
de datos del gráfico de este cuadro de diálogo.
Cancela el cuadro de diálogo.
Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también puedes utilizar el ratón para extender
el rango de los datos representados en el gráfico.
Veamos la situación que tenemos en el gráfico actual: están representadas las ventas de todos los
meses.
Observa cómo, al haber seleccionado el gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul, el rango
de datos representados, y con dos rectángulos en otro color, los rótulos de las series de datos.
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Si ahora quieres cambiar la serie de datos a incluir en el gráfico, arrastra uno de los controladores
de tamaño del rango, es decir, uno de los pequeños cuadrados que aparecen en las esquinas del
rango.
Arrastra el controlador azul de la parte inferior derecha hasta la marca para que se muestre solo
los tres primeros meses.
Ten en cuenta que el tamaño del gráfico no cambia al añadir más datos al mismo, por lo
que es posible que, al añadir nuevos datos, tengas que cambiar manualmente el tamaño, para
que el gráfico quede más claro.
Ahora el gráfico se ha actualizado, representando automáticamente los datos englobados por el
rectángulo.
Deshaz la última acción pulsando el botón Deshacer .
Otra forma de añadir datos a un gráfico es mediante los comandos de Copiar y Pegar: tendrías
que copiar las nuevas series de datos que quisieras añadir al gráfico, seleccionar el gráfico y
pegarlas.
Si cambias los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará inmediatamente el gráfico.
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Si eliminas un rango de datos en la hoja que estás representando en el gráfico, el gráfico se
actualizará.
Pero no al revés: si se elimina una serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.
Haz clic en la celda C4.
Escribe 62 como nuevo valor de esta celda y acepta con .
Observa cómo el gráfico representa ahora el nuevo valor en la columna del mes de febrero.
En Excel puedes crear gráficos a partir de los datos en las hojas de cálculo. Esto te servirá para
ayudarte a entender y analizar los datos, compararlos, etc.
Los gráficos de Excel pueden colocarse incrustados en una hoja de cálculo (es decir, que se
verán en la hoja como un objeto más) o en una hoja de gráfico (en una hoja de cálculo especial,
que solo tiene el gráfico).
Para crear un gráfico, selecciona los datos que se mostrarán en él y, a continuación, selecciona
el tipo de gráfico desde el grupo de comandos Gráficos de la pestaña Insertar de la Cinta de
opciones:
Tras crear un gráfico, al seleccionarlo aparecerán en la Cinta de opciones dos pestañas
contextuales con las herramientas que permiten trabajar con él:
Diseño de gráfico: permite cambiar el tipo de gráfico, los datos que está mostrando y su
ubicación (incrustado en una hoja o en una hoja de gráfico independiente). También se
pueden seleccionar varias opciones de diseño y estilo del gráfico.
Formato: para cambiar el formato de los distintos elementos del gráfico (colores, estilos
de línea, efectos especiales, etc.).
Al seleccionar un gráfico se muestran tres botones con los que también puedes modificar
distintos aspectos del gráfico: Elementos de gráfico , Estilos de gráfico y Filtros de
gráfico .
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