Formularios

 Los formularios se pueden considerar como

ventanas a través de las cuales se puede ver
y modificar la base de datos.
 Los formularios se adaptan a la función. Es
Tema 1. Bases de Datos: Access decir, su diseño se ajusta a la situación en la
que las personas desean introducir o ver sus
datos.
1.5. Formularios  Un formulario eficaz acelera el uso de la base
de datos.
 Un formulario visualmente atractivo hace que
sea más agradable y eficaz trabajar con la
base de datos.

Formularios Formularios: ventajas

 Es más difícil ver los datos en una tabla grande:

 Cuanto mayor sea la tabla, más complicado será garantizar que los
1. La estructura de los datos de una tabla … datos están en el campo (columna) y el registro (fila) correcto.
 Es más fácil trabajar con los datos en un formulario:
2. … se refleja en la estructura de un  Los formularios permiten seleccionar, de entre los muchos campos
de una tabla, aquellos en los cuales se desea que se centren los
formulario. 3
usuarios. 4

Paneles de Control Crear un formulario: Asistente

 Puede crear un panel de control que se ejecute cuando un
usuario abra una base de datos concreta.
 El panel de control proporciona un modo sencillo y controlado
de abrir formularios, informes y otros objetos.

 Pueden crearse varias “páginas” de opciones.

 Se crean con el “Administrador del panel de control”
(menú “Herramientas de BD”).
5 6

1
 Asistente para formularios Asistente para formularios
 Deberá indicar al  Deberá indicar al
Asistente la siguiente Asistente la siguiente
información: información:

 Tabla o consulta de  Tabla o consulta de la

la que proceden los que proceden los
datos del formulario datos del formulario

 Campos que se  Campos que se

utilizarán en el utilizarán en el
formulario formulario

 Diseño a aplicar al  Diseño a aplicar al

formulario formulario

 Estilo visual que  Estilo visual que

aplicar al formulario aplicar al formulario

 Darle nombre  Darle nombre

7 8

Asistente para formularios Asistente para formularios

 Deberá indicar al  Deberá indicar al
Asistente la siguiente Asistente la siguiente
información: información:

 Tabla o consulta de la  Tabla o consulta de la

que proceden los que proceden los
datos del formulario datos del formulario

 Campos que se  Campos que se

utilizarán en el utilizarán en el
formulario formulario

 Diseño a aplicar al  Diseño a aplicar al

formulario formulario

 Estilo visual que  Estilo visual que

aplicar al formulario aplicar al formulario

 Darle nombre  Darle nombre

9 10

Asistente para formularios Vistas de un formulario

Deberá indicar al
Vista Diseño:

Asistente la siguiente 
información:
 Para diseñar y modificar.
 Tabla o consulta de la
que proceden los
 Vista Formulario:
datos del formulario  Para usar y ver el formulario
en su estado actual.
 Campos que se
utilizarán en el
formulario
 Vista Presentación:
 Permite sólo algunas
 Diseño a aplicar al modificaciones.
formulario  Muestra los datos en su
 Estilo visual que
formato definitivo (como en
aplicar al formulario la vista Formulario).

 Darle nombre

11 12

2
 Vista Formulario Vista Diseño

Cuadro de Herramientas (Controles)

Moverse por los registros Todos los datos (sin filtro) Botones para cambiar la Vista 13 14

Vista Diseño
El cuadro de herramientas
de la vista Diseño
contiene controles,
como cuadros de texto y
etiquetas, que puede
agregar al formulario
Partes de un formulario

 En la vista Diseño pueden activarse y desactivarse

cuadrículas y puntos para organizar el área en la
que se insertan y organizan los controles.

15

Controles Controles Controles Tipo Etiquetas

 Los controles son elementos de los formularios que

la mayoría de los usuarios ven y con los que
trabajan.
 Pueden mostrar datos o admitir la especificación de datos.
 Permiten realizar cálculos con los datos y pueden mostrar
mensajes.
 Algunos controles son dependientes:
 Un control dependiente está asociado directamente a un
campo específico de una tabla o consulta seleccionada.
 Esta asociación directa significa que el control dependiente
puede agregar, cambiar o mostrar datos en directo.
 Cuando alguien escribe o cambia datos en un control de
formulario dependiente, los datos nuevos o modificados se Controles Tipo Cuadro de Texto
insertan o actualizan automáticamente en la tabla.
 Los controles Etiqueta pueden estar asociados a los Cuadros de
texto, como en este ejemplo.
17 18

3
 Controles: Propiedades Tipos de controles
 Para ver las Propiedades, activar la opción  Control dependiente: depende de los datos de una
tabla o de una consulta.
“Hoja de Propiedades” del menú Diseño (o  Ej.: Cuadro de Texto.
usar el botón derecho sobre un control).  La opción “Agregar campos existentes” (menú Diseño) muestra
una lista de campos de las tablas que facilita insertarlos.
 Cada tipo de control tiene unas propiedades  Control independiente: visualiza la información
distintas. Ejemplos: que no cambia: en todos los registros es la misma.
 Ej.: Etiquetas, imágenes, líneas, rectángulos...
Nombre del control.
Control calculado: permite realizar cálculos en


 Título: Texto que muestra. base a los valores de uno o más campos.
 Origen de los datos del control.  Insertar un control Cuadro de Texto, y en sus Propiedad
 Formato con el que muestra los datos. “Origen del Control” (ficha Datos), escribir signo =
 Texto de ayuda del control: El que muestra al poner el seguido de la expresión.
cursor encima.  Ejemplo: =[Precio]+[IVA]
 NOTA: Si se modifica el Origen de un Cuadro de Texto generado por el asistente para usar una expresión,
 Texto de la barra de estado: El que muestra en dicha barra también se debe cambiar el Nombre del Control (para que no coincida con el nombre de una columna).

cuando el control adquiere el foco.  Otros: Cuadros combinados, grupos de opciones, etc.
 Tamaño, Visible, Colores, Barras de desplazamiento... 19 20

Operaciones con los controles Secciones

1. El encabezado del formulario
 Mover un control Caja de Texto junto con su contiene información general.
etiqueta:  Opción: Diseño -> Controles -> Título.
 Arrastrar desde un borde:
2. Detalle contiene normalmente
la mayoría de los controles.

 Mover un control y su etiqueta de forma 3. El pie del formulario es útil para

la exploración.
independiente.
 Arrastrar un cuadrado superior izquierdo:  Para mostrar/ocultar las
secciones:
 Cambiar tamaño:
 Menú Organizar -> Mostrar u ocultar
 Arrastrar desde los
puntos de control:
21 22

Propiedades
 Los formularios también
tienen propiedades
asociadas a todo el
formulario que afectan Vista Formulario
a cómo los usuarios
trabajan en ellos.
 Se puede seleccionar o
cambiar estas
propiedades para
determinar la apariencia
y el comportamiento
general del formulario.

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4
 Botones de exploración (en la parte inferior) Operaciones en Vista Formulario
 Añadir nuevo registro.
 Borrar el registro actual.
1. Primer registro  Marcar el registro a borrar usando el
2. Registro anterior triángulo de la izquierda.
3. Número de registro: Puede modificarse para  Modificar el contenido de un campo.
ir directamente a un registro concreto sabiendo
su número de orden.  Cerrar el formulario.
4. Registro siguiente  Acceder a la vista Diseño.
5. Último registro
6. Nuevo registro
25 26

Teclas activas en Vista Formulario.

 Supr: Borrar el carácter donde se esté situado.
 Retroceso: Borrar el carácter situado a la izquierda
del punto de inserción.
Inicio: Principio del campo.


 Fin: Final del campo.

Subformularios
 Flecha_derecha, abajo, Tab o Intro: Al campo
siguiente del mismo registro.
 Flecha_izquierda, arriba o Shif+Tab: Al campo
anterior del mismo registro.
 Control+AvPag: Al registro siguiente.
 Control+RePag: Al registro anterior.
 F5: Al cuadro de número de registro. Se escribe el
número al que quiero visitar.

27

Crear formulario basándose en

varias tablas Crear un subformulario
 Un subformulario es un formulario dentro de otro  El Asistente para formularios identifica los campos del formulario
principal y subformulario, al elegir los campos de dos tablas relacionadas:
formulario.
 El formulario contenedor se llama formulario
principal y el formulario contenido en él se llama
subformulario.
Seleccionar Tabla Principal
 Los subformularios se utilizan para mostrar datos de
y sus campos
tablas o consultas cuando la relación es uno a
muchos:
 Formulario principal: Muestra los datos en el lado “uno” de
una relación uno a muchos.
 Subformulario: Muestra datos del lado “muchos” de la
relación.
 Ambos deben estar relacionados para que el subformulario
visualice sólo los registros relacionados con el registro activo
del formulario principal. 29 30

5
 Crear un subformulario Crear un subformulario

Seleccionar Tabla Relacionada

y sus campos

 Se puede previsualizar la distribución de los datos a la derecha.

 Si elige -por la tabla principal- hay dos opciones:
• Normalmente, el campo clave externa no se selecciona, ya que esa información  Luego pide la distribución del subformulario (Tabular u Hoja de Datos)
coincide con la clave principal de la otra tabla y se mostraría dos veces el mismo dato. 31 y el estilo (colores…). 32

Crear un formulario con varias tablas

 Si elige -por la tabla del subformulario- NO se crea un formulario con
un subformulario, sino un único formulario con todos los campos:
 La principal diferencia es que NO muestra los registros del lado “uno” que
no tengan relación con el lado muchos.

Filtros

33

Utilizar filtros en los formularios Filtro por entrada de datos

 Un Filtro es una condición que se indica a  Abre el formulario en la Vista Formulario.
una tabla, consulta, o formulario para  Sitúa el punto de inserción en el campo por el
visualizar solamente los registros que que deseas aplicar el filtro.
cumplen la condición especificada en él.  Desplegar el menú contextual (botón derecho), y
 Los filtros, al igual que las consultas, se elegir:
utilizan para buscar registros.  Access nos propone algunas condiciones según el
 Sin embargo, hay algunas diferencias tanto en la forma de campo sobre el que estamos:
prepararlos como en su funcionamiento.
 Ej. para campo numérico: Si vale 1, tenemos condiciones
 Si un filtro está aplicado aparece la palabra como: Igual a 1, Menor o igual que 1…
“Filtrado” en la barra inferior:  Ej. para texto: Igual a “Tornillo”, Contiene “Tornillo”…
 Opción “Filtros de…”: Para poner cualquier condición
(igual a 5, mayor que 10, entre 5 y 10…).
 Se puede quitar el filtro pinchando en ese lugar. 35 36

6
 Filtro por selección Filtro por formulario
 Opción del menú Inicio -> Ordenar y filtrar -> Avanzadas:
 Aparece un formulario en blanco donde podemos poner las condiciones
en cada campo.
Menú Inicio -> Grupo “Ordenar y filtrar”

 Abre el formulario en Vista Formulario.

 Sitúa el punto de inserción (foco):
 En el campo para seleccionar todo el campo, o

 Selecciona la parte del comienzo del campo

que deseas indicar como filtro. Pestaña para añadir las

 Haz clic en el botón Filtro por condiciones con el
“Selección”: operador lógico OR
 Se muestran, como antes, algunas
Aplicar o Anular el filtro con la opción “Alternar filtro”:
condiciones que propone Access.


37 38

Guardar un filtro como una consulta Utilizar consultas como filtro.

 Para poder guardar un filtro como una  Puedes aplicar una consulta como filtro
consulta, debes crear el filtro por la en un formulario al proceder de la
siguiente secuencia de pasos: siguiente forma:
 Abre un formulario.  Abre un formulario.
 Haz clic en el botón “Filtro por formulario”
(menú Inicio -> Ordenar y filtrar -> Avanzadas).  Clic en el botón “Filtro por formulario”.
 Crear el filtro:  Clic en el botón “Cargar desde la
 Poner las condiciones en cada campo del

formulario en blanco que aparece.

consulta…”
 Una vez creado y comprobado que funciona,  Elegir la consulta deseada.
hacer clic en “Guardar como Consulta”:
 NOTA: Debe estar editando el filtro, y no viendo los datos  Aplicar el filtro con en el botón “Alternar
filtrados (para editarlo o cambiar el filtro usar el botón “Filtro
por Formulario”.
Filtro”:
 Escribe el nombre de la consulta. 39 40

Ordenar registros por varios

campos en un formulario Crear formulario en vista diseño
Desde la Vista Formulario, opción “Filtro avanzado/Ordenar”

(Menú Inicio->Ordenar y Filtrar->Avanzadas): Aparece la ventana Filtro  Para crear un formulario en blanco y
del formulario, con una rejilla inferior con las columnas: añadirle posteriormente los controles
deseados:
 Opción “Diseño del Formulario” (Menú
Crear -> Formulario).
 Añadir controles: Pinchar en el control y
luego en el Formulario.
 Alinear controles:
 Arrastra el campo deseado (de arriba a la rejilla) y, selecciona  Seleccionar los controles que se van a alinear.
en la Fila Orden: “Ascendente” o “Descendente”.
 Arrastra de la misma manera el resto de los campos que desees  Opción “Alinear” del menú contextual (botón
ordenar o filtrar. dcho.).
 Puedes “Guardar como consulta” y/o Aplicar el filtro.
41 42

7
 Cambiar el formato del formulario Formato condicional
 El formulario presenta el formato  Los controles dependientes presentan el estilo aplicado en la
vista Diseño.
elegido en el asistente.  Se puede modificar con el Grupo “Fuente” (ficha Diseño o
Formato, según la vista sea Diseño o Presentación):
 Si creas el formulario en Vista Diseño, no
 Cambiar tipos de letra, colores, alineación...
presenta ningún formato como fondo.  Se puede copiar el formato de un sitio y aplicarlo en otro.

 Para poner o cambiar un formato al  Formatos condicionales: El formato de los valores de un

campo depende de su valor:

formulario prediseñado, elige uno de
los que se sugieren con el botón
“Autoformato.” (menú Organizar):
 La opción de “Asistente de
Autoformato” es útil.
43
44

Cuadros de lista y combinados

 Los Cuadros de lista presentan una lista de
valores para elegir uno.
 La lista siempre está visible en el formulario.
Algunos Controles  Para moverse rápidamente al primer valor, que empieza
con una letra determinada, pulsa la letra correspondiente.
 Los Cuadros combinados presentan una lista
desplegable con valores entre los que se puede
elegir uno.
 Permite insertar valores que no estén en la lista.

 NOTA: Es conveniente tener

activado el Asistente para
controles, antes de insertarlos,
pues facilita el trabajo.

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Cuadros de lista y combinados (II) Cuadros de lista y combinados (III)

 Asistente para Cuadro Combinado:  Si opta por escribir los valores que desee:

 Si se inserta este control en un formulario que ya exista, permite

elegir el dato de una columna y mostrar en las demás columnas
del formulario los datos de ese registro. 47 48

8
 Cuadros de lista y combinados (IV) Cuadros de lista y combinados (V)
 Puede almacenar el valor en un campo (asociado), o bien guardar el  Propiedades de dos Cuadros combinados:
valor para usarlo posteriormente (independiente):

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Grupos de opciones (I) Grupos de opciones (II)

 Un grupo de opciones es un grupo de elementos para  Escribir todas las opciones del grupo:
seleccionar uno de ellos:
 Hay tres tipos para mostrarlos en pantalla:
 Botones de opción.
 Casillas de verificación.
 Botones de alternar.

 Solo una opción del grupo de opciones puede ser

seleccionada a la vez.
 Según el botón seleccionado, Access asigna un
número natural (1,2, etc.) al campo vinculado al
grupo de opciones.
 Si en lugar de guardar números deseas guardar los valores
mostrados en los botones del grupo de opciones, debes usar
un cuadro combinado.
51 52

Grupos de opciones (III) Grupos de opciones (IV)

 Elegir opción predeterminada, si queremos alguna:  Especificar valores de cada opción:
 Por defecto serán números naturales: 1, 2, 3…

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9
 Grupos de opciones (V) Grupos de opciones (VI) • Para cambiar el tipo después de crear
el control, hay que hacerlo opción por
 Puede almacenar el valor en un campo (asociado), o bien guardar el  Tipo de controles y su estilo: opción: Se selecciona, se pulsa el
botón derecho y se elige la opción
valor para usarlo posteriormente (independiente): “Cambiar a”.
• Esta opción sirve para cambiar el tipo
de cualquier control, pero no se puede
cambiar a cualquier tipo (existen
ciertas restricciones).

 Al final hay que introducir el texto de la etiqueta del grupo.

55 56

Botones de comando (I) Botones de comando (II)

 Hay más de 30 acciones posibles que pueden asociarse a cada  Elegir texto o imagen en el botón:
botón:
 Ir al siguiente registro, cerrar formulario, imprimir, agregar
registro, eliminar registro, aplicar filtro en formulario actual,
ejecutar consulta…

 Finalmente, hay que dar nombre al botón.

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Control ficha Establecer el orden de tabulación

 Un control ficha permite presentar  El orden de tabulación se refiere al
varias páginas de información como un orden en el que se enfoca un control
conjunto (en distintas pestañas). dependiente (o se sitúa el punto de
 Son útiles cuando se trabaja con inserción sobre él) al pulsar la tecla
información que puede clasificarse en Tab desde la Vista formulario.
varias categorías.
 Dos formas de cambiarlo:
 Hay que añadir los controles deseados  Usar “Orden de tabulación” (en el menú
en cada una de las fichas. contextual, del botón derecho).
 Ficha Organizar -> Diseño de Controles ->
Orden de tabulación.
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