Ciencias de la Información ISSN: 1606-4925 Vol. 49, No.2 , mayo-agosto, pp.
9 - 17, 2018
Propuesta de organización del fondo documental del
Museo Nacional de Bellas Artes
Proposal of organization for the documental fond of
the National Fine Arts Museum
Beatriz Tarré Alonso
RE S U M E N AB S T R A C T
Introducción necesario readaptar esta concepción para que los usuarios puedan
llegar a confiar nuevamente en la misma, para ello la clasificación
E
n la actualidad se muestra vigente que la implantación de debe aceptar la noción de pluralidad y admitir que está sujeta a ser
una clasificación uniforme presenta un conjunto de ventajas influenciada por su entorno de creación. Se necesita además
evidentes, sin embargo, en estos tiempos de construcción establecer el principio de transparencia y mostrar las
del conocimiento colectivo y recientes desarrollos en las fundamentaciones conceptuales de los sistemas para que las
tecnologías sociales se ha llegado a cuestionar esta afirmación. Es personas se involucren directamente en el desarrollo de las
Tarré
de las estructuras de clasificación. (MAI, 2010, p. 639) para evitar la confusión entre la acción y su resultado» (p. 10).
Además, se debe replantear el criterio funcional como base para la
La clasificación de los documentos y la información es una confección de un cuadro de clasificación, para aplicarlo en una
herramienta indispensable para la consecución de los objetivos de organización donde las actividades estén basadas en un enfoque
cualquier institución en la contemporaneidad, pues permite por procesos.
establecer vinculaciones entre documentos concretos que,
agrupados, suministran información continuada de una determinada Los instrumentos que se utilizan habitualmente para representar y
actividad; paralelamente garantiza que los documentos sean describir la arquitectura de procesos de la organización (mapa de
nombrados apropiadamente, recuperar todos los documentos procesos, fichas y diagramas de flujo de procesos) constituyen el
relacionados con una función general o actividad concreta, punto de partida para el cuadro de clasificación. La identificación
determinar la protección de seguridad y el acceso adecuado para de series documentales y la estructuración del cuadro se ajustan
conjuntos de documentos, distribuir responsabilidades para de manera efectiva al contexto organizativo, facilitando la
gestionar conjuntos de documentos, así como determinar períodos implantación del sistema de gestión documental, el control de la
de retención y acciones de disposición adecuada para los mismos. evidencia y la comprensión por parte del personal.
En consonancia con lo anterior, la comunidad profesional de la De acuerdo con Teruel (2016) «la organización clásica o por
Archivística se mantiene analizando y perfeccionando métodos y departamentos podría representarse gráficamente como una
herramientas que posibiliten el acceso de los usuarios a la memoria estructura vertical y segmentada. Mientras que la gestión basada
social, la aceleración y sistematización para organizar los en procesos sería una línea horizontal y continua». Respecto a lo
documentos activos, la eficacia en la recuperación de la información anterior, las organizaciones conocen sus actividades, pero les
para la toma de decisiones, la protección de la información cuesta identificar sus procesos, incluso puede que conozcan sus
administrativa, la optimización de los recursos económicos y la procesos, pero las dificultades comienzan al gestionarlos. En este
racionalización de los espacios. Como resultado de ello, se han caso se encuentra el Museo Nacional de Bellas Artes (MNBA).
desarrollado varias tipologías de herramientas básicas como los
cuadros de clasificación (orgánico, funcional, orgánico-funcional Según González & Herbás (2009), en la práctica es bastante difícil
o mixto, y por procesos). que las tareas comiencen y finalicen en un único departamento. La
estructura organizativa tradicional no tiene en cuenta que, para
La ISO 15489 concibe al cuadro de clasificación como una satisfacer a su usuario, la organización debe llevar a cabo una serie
herramienta que permite a la organización: de actividades que tengan valor para dicho usuario. Estas
actividades fluyen a través de la organización atravesando los
· Organizar, describir y vincular los documentos. distintos departamentos. Todos los que intervienen en los procesos
· Vincular y compartir documentos, de manera interna o externa. son los responsables de que el usuario esté satisfecho.
· Proporcionar mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los
documentos. (AENOR, 2016) La gestión de procesos o gestión basada en procesos es uno de
los 8 principios de la gestión de la calidad. Su importancia radica en
Uno de los pilares del sistema de gestión documental es la que los resultados se alcanzan con más eficiencia cuando las
clasificación, pues sirve para estructurar y recuperar los documentos actividades y los recursos relacionados se gestionan como un
pero sobre todo para contextualizar la procedencia e identificar los proceso. Cualquier organización tiene establecida una gestión
factores de orden de la organización. Existe un continuo análisis funcional. Se trabaja en departamentos con una definición clara de
en los marcos de este proceso y la definición de nuevos estados la jerarquía y se concentra la atención en el resultado de las
en la clasificación de documentos que responden a las exigencias actividades de cada persona o cada departamento. Al adoptar un
de usuarios, nuevos contextos organizacionales y a los propios enfoque de gestión por procesos, no se elimina la estructura de
documentos que han variado sus características a lo largo de la departamentos de la organización pero se concentra la atención en
historia, demandando de este modo que se tomen en cuenta varios el resultado de cada proceso y en la manera en que estos aportan
aspectos fundamentales en su tratamiento para erigir fuentes de valor al usuario. Desde el punto de vista de los requisitos de la
información auténticas y accesibles. documentación, un sistema integrante de gestión reduce
significativamente los documentos necesarios (manuales,
De acuerdo con Van Houten (2010) «un plan de clasificación es procedimientos), facilita el control de los registros. El hecho de
uno de los componentes esenciales para lograr un sistema de record que los procesos se gestionen como parte de un único sistema,
keeping efectivo y la clave para reducir los riesgos asociados a la permite establecer de manera coherente criterio de actuación
duplicidad, inaccesibilidad, o el abandono de los registros» (p. 31). comunes, entre los cuales, que se regule la gestión y control de los
documentos que evidencian las actividades de la organización.
La confiabilidad de un sistema de gestión de documentos se Una gestión orientada a los procesos aporta la integración de los
conseguirá en la medida que el mismo esté alineado con el modelo diversos sistemas, debido a que la gestión documental adquiere
de funcionamiento organizacional. De esta manera, en un entorno un carácter marcadamente transversal. Por otra parte, el desarrollo
de gestión basado en procesos, el sistema de gestión documental, de la Archivística ha impulsado a mejorar los métodos y
ha de basarse en la arquitectura de procesos de la organización, a herramientas de la Gestión Documental, los cuales se han vuelto
fin de brindar soporte a la realización de las actividades. cada vez más complejos y efectivos, dada la propia naturaleza de
las organizaciones.
Barbadillo (2007) expone que «el resultado de las operaciones
clasificatorias suele denominarse clasificación y, con mayor rigor, El enfoque basado en procesos plantea una nueva manera de
Propuesta de organización del fondo documental del Museo Nacional de Bellas Artes
entender las organizaciones, superando las inconsistencias de la 1. El organigrama del Museo ubicado en el Manual de la
organización funcional y, en consecuencia, empuja a plantear con Organización.
otra perspectiva la gestión de documentos. Esta debería resultar 2. Las entrevistas y encuestas realizadas a los directivos y
visible en el mapa de procesos de la organización, en vez de trabajadores del museo.
desaparecer o quedar postergada a ser parte de la gestión 3. Las funciones principales de los cargos del museo.
administrativa o de la gestión del sistema de calidad. Por otro lado,
teniendo en cuenta que la gestión de documentos, debe responder Dado que el fondo documental del Museo no había sido sometido
a las necesidades específicas de cada organización, cabe con anterioridad a una organización con criterios archivísticos se
replantearse el criterio funcional para la elaboración del cuadro de investigó en torno a la historia institucional, el origen, evolución,
clasificación y adoptar nuevos criterios para establecer los valores funciones, estructuras y desarrollo de la entidad en boletines,
de los documentos. También resulta imprescindible incorporar catálogos, repertorios legislativos y memorias anuales. Para la
instrumentos de gestión, especialmente los indicadores de aplicación de las entrevistas y encuestas dirigidas a los directivos
procesos. En la transición a un nuevo escenario para los sistemas y trabajadores del Museo se consideró como población los 235
de gestión, es esencial aprovechar esta oportunidad para situar trabajadores que laboran en la entidad. No obstante, a esta cifra se
adecuadamente la gestión de documentos en el contexto de las le disminuyó un total de 93, conformado por veladoras y personal
organizaciones, realizando un esfuerzo por adaptarse al modelo de de servicio, que constituye el 40% del personal que no maneja
gestión por procesos. ningún tipo de documentación, quedando de esta forma un total
de 142 que representa el 60%. La muestra quedó conformada por 5
El problema de investigación presente radica en la carencia que directivos entrevistados y 45 trabajadores encuestados, para un
tiene el MNBA de un instrumento que clasifique su documentación total de 50 % de representatividad por área.
y está enfocado al desarrollo de una propuesta de un cuadro de
clasificación archivística, para dotar a dicha institución de las
herramientas básicas necesarias que provee la Gestión Documental Resultados y discusión
y que le permita un mejor acceso y control. El objetivo general
planteado es realizar una propuesta de organización del fondo Los cuestionarios aplicados a la muestra seleccionada de
documental del MNBA, basado en el denominado enfoque por trabajadores, tuvieron como objetivo fundamental conocer los
procesos. principales macroprocesos del MNBA y sus correspondientes
interrelaciones, para el desarrollo de los sistemas de información.
La tabulación de la pregunta 2.1 enuncia que, al establecer, a
Materiales y métodos partir de una escala del 1 al 5 (siendo 5 el de mayor puntuación), las
funciones que realizan los trabajadores se corresponden con los
El tipo de diseño de la investigación es descriptivo, pues busca macroprocesos en un nivel de relación como el que se refleja en
especificar las propiedades, las características y las dimensiones la tabla 1.
de un fenómeno o contexto que se somete a un análisis. Se centra
en la caracterización de la propuesta de clasificación archivística La Dirección Institucional (77,5), la Gestión de Colecciones y
para la documentación del MNBA. Cuantitativo, ya que permite Curaduría (65,5), y la Gestión de Defensa, Seguridad y Protección
medir, relacionar, verificar y pronosticar el estado de la producción (65,2) son los macroprocesos con mayores interrelaciones. Lo cual
científica sobre clasificación archivística y de diseño no significa que las funciones que realizan los trabajadores del MNBA
experimental, con corte transversal, pues recolecta datos en un tienen que ver en mayor medida con la gestión directiva, ya que
único período de tiempo y su propósito es describir variables y responden a una misma Dirección Institucional y posteriormente a
analizar su incidencia en un momento dado.
la Gestión de Colecciones y Curaduría, y la Gestión de Defensa,
Seguridad y Protección, ya que su misión como Museo es
Se utilizó el análisis documental, como método usado para la
precisamente reunir, conservar e investigar de manera eficiente las
recopilación bibliográfica de las principales categorías
colecciones de Bellas Artes que atesora, así como servir de símbolo
conceptuales centrales que sustentan el estudio y además, para la
de defensa del patrimonio artístico.
identificación de las series documentales que estructuran al fondo
y lograr el establecimiento de la propuesta de tratamiento
Los macroprocesos con menor cantidad de interrelaciones
archivístico. Se aplicaron entrevistas y encuestas para el
planteamiento de preguntas orales y escritas a informantes claves identificados son: la Gestión Comercial (50,8), la de Compra - Venta
de la investigación, en función de identificar los procesos y la de Materiales (50,3), y el de Relaciones Internacionales (46,9). Esto
documentación generada por la institución. se debe a que los fines del Museo no son lucrativos sino de
«fomento de la memoria histórica».
Se empleó el gestor bibliográfico EndNote X8, para la elaboración
de las referencias bibliográficas con el estilo APA (American La aplicación de la segunda parte del cuestionario sobre la Gestión
Psychological Association) de la 6ta. Edición y también el software Documental comienza con la pregunta 3 que alude a la cantidad de
iGrafx Process for Six Sigma 2012-2016, para la confección de los áreas del Museo que cuentan con archivo y con responsables de
diagramas de flujo que identifican los procesos y la documentación estos. Al respecto, se constató que el 89% (40) de los encuestados
generada de cada uno de ellos. afirmaron que sí, mientras que el 9% (4) dijo lo contrario y solo un
2% (1) desconocía la respuesta. A su vez, un 67% (28) enuncia que
Para la identificación de los procesos se tomaron como fuentes su área tiene designado un responsable, el 28% (12) no tiene y un
principales: 5% (2) desconoce sobre esto.
Tarré
Tabla 1. Macroprocesos con mayores interrelaciones Las respuestas a la interrogante 8 sobre la asociación de
Fuente: elaboración propia componentes sobre la protección de datos en los Planes de
Prevención de Riesgos y los Planes contra Catástrofes de las áreas
Nivel de reflejan que un 76% (35) los contiene, mientras que un 20% (9) no
No. Macroprocesos
interrelación los incluye y solo un 4% (2) no conoce sobre esto.
1 Dirección Institucional 77,5
La pregunta 9 sobre la garantía del cumplimiento de las medidas de
2 Gestión de Colecciones y Curaduría 65,5 Seguridad Informática del MNBA para la preservación y seguridad
de la información digital señala con un 62% (29) que se cumplen,
3 Gestión de Defensa, Seguridad y Protección 65,2
un 19% (9) que no lo atestiguan, un 17% (8) lo desconoce y un 2%
4 Gestión Económica 65 (1) aludió que no lo considera necesario.
5 Gestión de Comunicación 64,5
Los resultados de la pregunta 10 sobre la identificación y
6 Gestión de Recursos Humanos 63,3 documentación de los niveles de acceso a la información oficial de
las áreas del MNBA indican que un 56% (25) los tiene identificados,
7 Gestión de Servicios de Información 60,9
un 13% (6) lo contrario y un 31% (14) desconoce la respuesta.
8 Gestión Administrativa 58,2
En cuanto a las entrevistas realizadas a los directivos de la
9 Gestión Educativa 55,3
organización, se obtuvo como resultado común que, en la mayoría
10 Gestión de Registro e Inventario 54,8 de los casos, los documentos generados y más utilizados por los
Subdirectores de la institución son los Manuales de procedimiento
11 Gestión Tecnológica 54,3
de cada subdirección, así como también de los planes de trabajo
12 Gestión de Conservación 53,8 generados en cada área.
13 Gestión de Animación Cultural 53,2
La pregunta encaminada a los procedimientos sobre depuración o
14 Gestión de Servicios Generales 52,9 destrucción de la documentación determinó que en las diferentes
Subdirecciones los documentos son retenidos de formas
15 Gestión de Restauración 52,2 indistintas, según se demuestra en la figura 1.
16 Gestión de Asesoría Jurídica 51
17 Gestión Comercial 50,8
18 Gestión de Compra - Venta de Materiales 50,3
19 Gestión de Relaciones Internacionales 46,9
La pregunta 4 alude a la forma de organización de los documentos.
La mayoría de las personas que respondieron los ordena
cronológicamente (7), aunque varios lo hacen por materia (5) y por
artista (3), el resto lo hace por título (2), alfabéticamente (2),
consecutivamente (2) y en menor medida por colecciones (1) y
funciones de trabajo (1). En cuanto a si reciben orientaciones para
esto: el 47% (19) enunció que sí, el 40% (16) que no y el 13% (5) no
sabía.
La aplicación de la pregunta 5 determinó que un 79% (33) tienen
los documentos relevantes identificados, un 12% (5) no los tiene Figura 1. Retención de la documentación en las subdirecciones
reconocidos y un 9% (4) desconoce la respuesta. A su vez, la Fuente: elaboración propia
pregunta 6 sobre los documentos propuestos para ser depurados
o destruidos por áreas arrojó los siguientes resultados: el 28% (12) Se producen incongruencias entre las áreas, que no dominan
alude a que se han propuesto, un 53% (23) dice que no y un 19% exactamente qué documentación debe conservarse de manera
(8) lo desconoce. De lo anterior, un 30% (8) recibe orientaciones permanente por su valor histórico o administrativo y cuál debe ser
para depurar o destruir documentación, un 63% (17) no las recibe y depurada en aras de garantizar espacios, en algunos casos por la
un 7% (2) desconoce la respuesta a la interrogante. falta de conocimiento sobre la existencia de herramientas como las
tablas de plazos de retención de los documentos, y en otros por la
La pregunta 7 sobre los procedimientos para proteger los ausencia del personal capacitado para realizar estas tareas
documentos indicó que un 57% que se encuentran documentados, pertenecientes a la Gestión Documental en las organizaciones.
un 31% lo contrario y un 12% no conoce. Por tanto, un poco más
de la mitad de las áreas afirman la protección de la documentación La pregunta sobre organización de la documentación determinó
del Museo. particularidades según muestra la tabla 2.
Propuesta de organización del fondo documental del Museo Nacional de Bellas Artes
Tabla 2. Formas de organización de la documentación.
Fuente: elaboración propia
Subdirecciones Forma de organización
General Guía de archivo (en carpetas por subdirecciones y áreas)
Técnica Guía de archivo (en cajuelas por áreas, materias y series documentales en algunos casos.
Extensión Cultural Cronológicamente (en el caso de las Carteleras y Planes de trabajo)
Gestión Comercial y Comunicación Por áreas de trabajo (sin utilización de ninguna guía)
Discusión se pudieron identificar los siguientes macroprocesos estratégicos:
Dirección Institucional, Gestión de Recursos Humanos, Gestión
La utilidad del cuadro de clasificación por procesos radica en el de Comunicación y Gestión Económica.
control, viabilización del acceso y recuperación de los documentos
que forman parte del fondo. Esta herrmienta se basa en los procesos Los macroprocesos clave designados son: Gestión del Patrimonio,
desarrollados en el Museo, los cuales fueron divididos en Gestión de Servicios de Información, Gestión Educativa y Gestión
macroprocesos, procesos y subprocesos. A partir del estudio de la de Animación Cultural. Por último, los macroprocesos de apoyo
estructura y funcionamiento interno del Museo, así como el análisis son: Gestión de Asesoría Jurídica, Gestión Comercial, Gestión de
de las entrevistas y encuestas, aplicadas a los directivos y trabajadores, Defensa, Seguridad y Protección, Gestión Tecnológica, Gestión de
Figura 2. Mapa de procesos del Museo Nacional de Bellas Artes
Fuente: elaboración propia
Tarré
Relaciones Internacionales y Gestión Administrativa. S.01. Manuales
S.02. Actas del Comité de Control Interno
Entre las diferencias en cuanto a la designación de los procesos SE. 101-01. Procedimientos
respecto a la estructura identificada en el Manual de la Organización S.01. Manuales
se puede citar que la Gestión de Comunicación y la Gestión PE. 102. Préstamo de obras
Comercial se consideran por separado. La primera se ubica dentro PE. 103. Filmación de videos y fotografías a las obras
de los macroprocesos estratégicos, debido a que el Museo tiene PE. 104. Mantenimiento
como uno de sus objetivos estratégicos garantizar la promoción S.01. Manuales
PE. 105. Planificación
del patrimonio cultural atesorado, hecho que se logra mediante
S.01. Planes
una adecuada Gestión de la Comunicación, y por otro lado la
PE. 106. Administración
Gestión Comercial es un macroproceso de apoyo, pues no
S.01. Actas
interviene directamente ni en la misión ni en la visión de la
organización sino que brinda soporte a los procesos clave. En
MC. Macroprocesos Clave
segundo lugar, el proceso inversionista se enmarca dentro del
MC. 100. Gestión del Patrimonio
macroproceso de Gestión Económica, al igual que el proceso PC. 101. Gestión de Registro e Inventario
financiero, puesto que responden a actividades que se llevan a SC. 101-01. Adquisición de obras de arte
cabo dentro de ese mismo marco. De esta forma, el cuadro de S.01. Recepción de obras de arte
clasificación por procesos que se propone se estructura en 3 SC. 101-02. Inventario de obras de arte
macroprocesos generales, 14 macroprocesos específicos, 66 SC.101-03. Digitalización del inventario científico
procesos y 68 subprocesos como se muestra en la figura 2. SC. 101-04. Control de obras de arte
Sus codificaciones fueron concebidas, según los planteamientos S.01. Entrada museal o no museal
de Guirola (2016) de la siguiente forma: S.02. Salida museal o no museal
S.03. Entrada o salida museal internacional
• Los macroprocesos generales fueron registrados con la letra ME S.04. Movimiento interno de fondos museables
para identificar los estratégicos, MC para identificar los clave, y PC. 102. Gestión de Colecciones y Curaduría
MA para identificar los de apoyo. S.01. Fichas analíticas de Arte Cubano
S.02. Fichas analíticas de Arte Universal
• Los macroprocesos específicos fueron codificados a partir del S.03. Fichas analíticas adaptadas (para piezas
identificador de los macroprocesos generales, además de un arqueológicas, de Arte Taíno y de Antigüedad Clásica)
código numérico de 3 dígitos, donde el primero identifica el S.04. Expedientes de obras
número del macroproceso dentro de la clase general. S.06. Actas de discusión de proyectos de actualización
de salas permanentes
• Los procesos fueron identificados a partir del código S.07. Memorias argumentativas de identificación de
alfanumérico de los macroprocesos específicos, salvo que, a artistas para atribuciones o cambios de obras
diferencia de estos, los dos últimos dígitos asignados son los S.08. Propuestas de remodelación parcial de las
que representan el número del proceso dentro del macroproceso salas permanentes
específico al que responde. PC. 103. Planificación de exposiciones temporales
S.01. Líneas de investigación
• Los subprocesos se identificaron con el mismo código de los S.02. Planes de exposiciones del año
procesos seguidos de un guión y un código numérico de 2 S.03. Informes de presentación de exposiciones
dígitos, los cuales indican el número de subproceso dentro del del año
proceso al que se subdividen. SC. 103-01. Análisis de propuestas de exposiciones
S.01. Planillas con informes valorativos
• Las series documentales se representaron bajo la letra S y a S.02. Actas de respuesta de exposiciones
continuación un código numérico consecutivo de 2 dígitos. admitidas
MA. Macroprocesos de Apoyo
• Las subdivisiones uniformes se agrupan bajo la letra U seguida
MA. 100. Gestión de Asesoría Jurídica
de un código numérico consecutivo de 2 dígitos.
PA. 101. Arrendamiento
PA. 102. Préstamo de obra
• Las subdivisiones específicas se agrupan bajo la letra E seguida
SA. 102-01. Entidad nacional
de un código numérico consecutivo de 2 dígitos. SA. 102-02. Entidad extranjera
PA. 103. Donación
Cuadro de clasificación por procesos del Museo PA. 104. Compra - venta
Nacional de Bellas Artes (Extracto) PA. 105. Cesión de imagen
PA. 106. Colaboración
ME. Macroprocesos Estratégicos SA. 106-01. Entidad nacional
ME. 100. Dirección Institucional SA. 106-02. Entidad extranjera
PE. 101. Control Interno PA. 107. Nombramiento
PA. 108. Medida disciplinaria
Propuesta de organización del fondo documental del Museo Nacional de Bellas Artes
Figura 3. Diagrama de flujo SC. 101-01. Adquisición de obras de arte.
Fuente: elaboración propia
Tarré
Diagramas de procesos y flujos documentales La representación de los procesos del Museo en un diagrama de
flujo puede considerarse un valor agregado de la investigación
El establecimiento formal de los procesos, de los procedimientos para la gestión del propio Museo. Dentro de las ventajas que brinda
institucionales y su posterior representación en un diagrama de el uso de esta técnica se encuentra la identificación de los problemas
flujo o flujograma, forman parte de estas herramientas pues permiten y las oportunidades de mejora de los procesos de la institución, así
direccionar las actividades organizacionales hacia el cumplimiento como la determinación de actividades redundantes, los flujos de
de los objetivos tal y como estos fueron plasmados en la los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades,
planificación institucional. Dicha identificación, estructuración, los cuellos de botella y los puntos de decisión. En tal sentido, la
documentación y diagramación de las actividades organizacionales, diagramación de los procesos constituye una excelente herramienta
permite a la institución conocer, con suficiente claridad, la forma para capacitar al personal recién llegado y a los que desarrollan
correcta, sistemática y secuencial de ejecutar las tareas necesarias nuevas tareas. Con la aplicación de dicha herramienta se logró una
para producir los bienes y servicios requeridos, así como los mejor visualización del flujo de procesos del MNBA.
responsables de ejecutarlas y los requerimientos de tiempo, calidad,
y cantidad de las mismas. Referencias
El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense coordina la
normalización y ha desarrollado una simbología empleada en los
diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos con el
propósito de representar los flujos de información, tomada en cuenta
para la elaboración de los diagramas del MNBA como se muestran
en la figura 3.
Conclusiones
Se determinó que el método más adecuado para la organización y
clasificación de la documentación generada por las actividades del
Museo es el denominado «por procesos». La propuesta de su
cuadro de clasificación fue basada en la identificación de los mismos,
ya que este resulta basamento esencial para el diseño e implantación
de un coherente sistema de gestión documental para esta
institución. El enfoque por procesos se considera mucho más
efectivo, pues refleja detalladamente cada una de las relaciones de
la documentación agrupada, e identifica tres macroprocesos:
Estratégicos, Operativos y de Apoyo, cada uno de ellos con
subprocesos, y series documentales como resultado de los
anteriores.
Se logró identificar un total de 236 series documentales producidas
en el Museo Nacional de Bellas Artes. De ellas las predominantes
son los registros, actas e informes. Se determinó la letra «S», seguida
de un número consecutivo, como código con el objetivo de facilitar
su tipificación en la estructura del cuadro de clasificación. Se
consideró la inclusión de nuevas series con la asignación de
números consecutivos a partir de la última identificada con su
respectivo código para evitar alteraciones en el orden establecido
anteriormente.
El diseño del cuadro de clasificación documental del MNBA se
basó en el enfoque «por procesos», debido a que los procesos
cruzan transversalmente el organigrama de la organización y se
orienta al resultado, alineando los objetivos de la organización con
las necesidades y expectativas. Dicho modelo evita las barreras
funcionales que obstaculizan el funcionamiento eficaz de los
procesos y que se producen cuando cada área se gestiona
independientemente, sin una visión clara de los objetivos de la
organización. El cuadro quedó dividido en 3 macroprocesos
generales, 14 macroprocesos específicos, 66 procesos y 68
subprocesos.
Propuesta de organización del fondo documental del Museo Nacional de Bellas Artes
Recibido: 7 de marzo de 2018
Aprobado en su forma definitiva:
10 de junio de 2018
Beatriz Tarré Alonso
Centro de Información «Antonio
Rodríguez Morey» del Museo Nacional de
Bellas Artes,La Habana, Cuba
Correo-e.: ivelisse@[Link]
