Conceptos básicos de la documentación
Ferney Alejandro Espitia Lara
Universidad Manuela Beltrán
Técnico. Profesional en admiración de procesos
Docente: John Jairo Arias Gómez.
Zipaquirá, Colombia
2023
Conceptos básicos de la documentación
¿Qué es un documento?
Es el relación o registro de información en cualquier tipo de soporte material, incluido los
Informáticos, de un hecho o acto realizado en funciones, por entidades, personas físicas o
jurídicas, sirve para comprobar o acreditar un hecho específico, producido o recibido por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. El objetivo de crear un
documento se basa en dejar testimonio de la materia de interés en base a una necesidad, pudiendo
entonces preservarse en el tiempo. Fernández, P, (1997) afirma que “En su sentido más amplio y
genérico, se puede definir al documento como objeto corporal producto de la actividad humana
que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O también, como testimonio
de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información”.
¿Qué tipos de documentos existen?
Para el registro y almacenamiento de información acerca de un trámite, proceso, acuerdo
o cualquier otro evento que genere un compromiso puntual y pueda consultarse futuramente se
considera un documento. Diario Oficial No. 43.673, (1999) por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, (Bourhis,
2001). Afirma que “Desde sus orígenes, hemos visto que el documento ha tenido y tiene por el
momento unas características propias que le confieren: autenticidad, unicidad, integridad,
ingenuidad, objetividad, valor probatorio y legal”.
Según su origen:
Documentos públicos y oficiales: Documento autorizado por notario u otro funcionario
que acredita los hechos que describe y su fecha.
Documentos privados: son redactados por las partes interesadas si intervención de
funcionario o autoridad pública en ejercicio de sus funciones. contiene un compromiso
entre dos o más personas que lo firman.
Según su contenido:
Documentos históricos: es escrito en el pasado que permite obtener información acerca de
un hecho período o acontecimiento ocurrido dentro de la historia. Es evidencia y prueba
de un testimonio del pasado.
Documentos contables: se registra la situación patrimonial o ecominima evidenciando los
resultados del ejercicio financiero de una empresa o entidad.
Documentos administrativos: se producen en cada una de las áreas de la organización que
competen a la materialización de sus actos o comunicar un mensaje a nivel interno o
externo de una entidad.
Documentos mercantiles: son producidos como resultado de una transacción comercial o
sociedad y su objetivo es promover el entendimiento entre dos partes que han efectuado
un convenio.
Documentos notariales: son documentos que por firma de un ente investido de autoridad
(notario) se convierten en un instrumento público mediante el cual se da legalidad y
autenticidad a un acto privado.
Documentos digitales: Los documentos digitales presentan la misma validez jurídica que
las versiones impresas.
¿Qué es la Gestión Documental?
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas que se componen de
planificación, procesamiento, organización, administración y transparencia de la documentación
de una entidad, desde su origen hasta que llegue a su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación cuando esta sea requerida. La gestión documental se compone de
diferentes actividades que son llevadas a cabo en el interior de una entidad, son dirigidas a la
administración, clasificación, registro y almacenamiento de los documentos que son importantes
nivel general. Russo, P. (2009). “Según los términos en inglés para designar “gestión
documental” se utilizan dos expresiones las dos expresiones se pueden utilizar como gestión
documental o gestión de la información, pero cada una con algunos pequeños matices”.
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Coordinar y controlar actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la
ubicación, el acceso de los documentos. International Standard of records Management (2001)
Marco normativo proceso de gestión documental (ISO15489) responsable del control eficiente y
sistemático de la creación, recepción y manteamiento de la documentación, este sistema es una
pieza que es cada vez más importante para las empresas. La gran cantidad de información
generada o adquirida por las compañías actuales crece de forma exponencial. Es diseñado para
almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización, esta se
localiza en una ubicación centrada de fácil y sencillo acceso. Escobar, H (1988). Hablar de
documentos, archivos y su documentación es hacer referencia a la organización social de la
humanidad desde los inicios.
¿Qué normatividad se relaciona a los Sistema de Gestión Documental? ¿De qué se trata?
Las normas aplicables en general a la gestión documental son los reglamentos sobre la
administración y el procedimiento del tratamiento de documentos, corresponden a la Ley. Las
políticas que se adaptan a esta son uno de los principales aspectos que las empresas manejan para
estipular las bases y directrices de un buen sistema de organización estas sirven para optimizar
los procesos y controles de rendimiento dentro una organización, estas mismas pueden estipular
leyes que influyan en el manejo de la documentación en el ámbito externo, también se pueden ser
aplicadas en varias fases o etapas influyendo en el proceso y manejo de la documentación. Tales
como:
Norma técnica colombiana NTC-ISO 9001. Sobre sistemas de gestiónde la calidad.
Requisitos de la documentación. Numeral 4.2.3.
Ley 527 de 1999 (Agosto 18)
Diario Oficial No. 43.673, de 21 de agosto de 1999 por medio de lacual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
BIBLIOGRAFÍA
Fernández, P. (1997). Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales.
Granada, España: CEMCI.
Bourhis (2001). Les archives electroniques: La question de lintegrite. Archivos, 32 (1).
Russo, P. (2009). Gestión documental en organizaciones. Editorial UOC.
Fuster Ruiz, F. Política y planificación de archivos. Diego Marín Librero Editor.
Arias Gómez. J. (2021) Conceptos de documentación de acuerdo con las normas
Tic Portal. (5 diciembre 2022) ¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS) y para qué
sirve? [Link]
