Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

MICROSOFT WORD 2007

Ingresar a Word
Desde el menú INICIO / TODOS LOS PROGRAMAS / MICROSOFT OFFICE. Allí se
encuentra el acceso directo hacia el procesador de textos.
Elementos de la pantalla:

1 2
3

7 6 5

1. La barra de herramientas de acceso

rápido contiene, normalmente, las opciones que más
frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer
la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos
deshecho).
2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre
del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del
programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar.

1
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

1. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se

trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias
para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban
categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante.
2. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que
no cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical,
si la hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos una barra de
desplazamiento horizontal en la zona inferior.
3. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para
apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.
Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de
entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el
zoom deseado. O bien puedes deslizar el marcador hacia los
botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.
4. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja
del documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto
significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá.
5. La barra de estado muestra información del estado del documento, como
el número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando.
Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que
normalmente se trata de botones realmente.

La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque
contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas

(Inicio, Insertar, Vista...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo,
en la imagen vemos la pestaña más utilizada, Inicio, que contiene los
grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. Para situarte en una ficha
diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.

2
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón

en su esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo
con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen, por
ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles

El botón Office no contiene herramientas para la modificación y tratamiento del

contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la aplicación y
al archivo resultante. Las opciones principales son las
de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos. También puedes acceder a una
lista de los documentos utilizados de forma Reciente y Salir de la aplicación.

3
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Abrir
Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir

del botón Office.

Normalmente lo único que deberemos hacer es localizar el documento que
queremos abrir en la lista que se nos muestra, y hacer doble clic sobre él para
abrirlo.

Guardar y Guardar como

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar
como... de la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido.
Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como
el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la
carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo
que harás será guardar las modificaciones realizadas en él en un archivo diferente.
De este modo podrás conservar el original y la copia modificada por separado.

4
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Al utilizar el comando Guardar o el icono no se abrirá ningún cuadro de diálogo,

simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca
ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas
el nombre y ubicación que quieras darle.
Para guardar un archivo debes tener en cuenta:
- Dónde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma

carpeta, aparece un cuadro de diálogo avisándonos, ya que no es posible que esto
suceda. Se presentan tres opciones:
1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será
sustituido por el nuevo que estamos guardando.
2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo
el cuadro de diálogo Guardar como, para que le demos otro nombre al
archivo que estamos guardando.
3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que
estamos guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos
combinados en un solo archivo.

5
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Protección de archivos
En el mismo cuadro de dialogo que se muestra cuando elegimos la opción Guardar
Como, tenemos la posibilidad de proteger el archivo asignando una contraseña
para su uso. Haciendo clic en el botón Herramientas/Opciones Generales

Se abre el siguiente cuadro de dialogo con las opciones:

6
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Contraseña de apertura: nos habilita un cuadro donde podemos ingresar una

contraseña, una vez ingresada la contraseña se confirma haciendo presionando el
botón aceptar. Cuando intentemos abrir este archivo aparecerá el siguiente cuadro
de dialogo para que ingresemos la contraseña elegida y así poder trabajar con el
archivo.

Contraseña de escritura: nos habilita un cuadro donde podemos ingresar una

contraseña, una vez ingresada la contraseña se confirma haciendo presionando el
botón aceptar. Cuando intentemos abrir este archivo aparecerá el siguiente cuadro
de dialogo para que ingresemos la contraseña elegida y así poder trabajar con el
archivo. Si no conocemos la contraseña nos permitirá abrir el archivo pero no
podremos realizar modificaciones, es decir se abrirá como archivo de solo lectura.

7
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Se pueden combinar las dos contraseñas, en ese caso el acceso al archivo será más
restrictivo ya que necesitamos la contraseña para abrir y para modificar. Si solo
conocemos la contraseña de apertura entonces se abrirá el archivo como Solo
Lectura.

Recomendado Solo lectura: si hacemos clic en el cuadro

y confirmamos presionando el botón aceptar, al abrir el

archivo se mostrara el siguiente cuadro de dialogo donde se sugiere abrirlo como
solo lectura en el caso de que no necesitemos realizar modificaciones.

Configurar Pagina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en
una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la
cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de

herramientas Configurar página, Al hacer clic sobre el botón Márgenes,
aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir
unos desde la opción Márgenes Personalizados. Tanto si escogemos la opción de

8
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

personalizar, como si pulsamos el pequeño botón de la esquina inferior derecha del

grupo Configuración de página, veremos la siguiente ventana:

En la
pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados
en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el
de Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las
hojas.
Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos para
aplicar el margen de encuadernación.
Orientación. Indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual)
o horizontal.
Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias
opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al
establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en
qué consisten.
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea
bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño
de la página.
Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores actuales
serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora:
A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en
caso de que tenga más de una.

9
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página.

Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una
excepción; los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los
márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en
cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior
del papel y la primera línea del encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de
página y el borde inferior de la página.
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de
cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del
trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la
página, y suele contener los números de página.
Formato de Texto
Al texto se le pueden dar diferentes formatos, es decir, la forma de presentación de
la letra. Estos formatos pueden ser el tamaño, color, tipo, atributos, etc., desde la
barra de formatos, siempre seleccionando la parte del texto que queremos cambiar.

Selección del Texto

Se posiciona en el primer carácter o letra del texto a seleccionar, manteniendo
presionado el botón izquierdo del mouse, desplazándose por encima del texto hasta
el final o punto que desea. Una vez seleccionado el texto, este queda resaltado.
Para seleccionar todo el texto, en el menú EDICION / SELECCIONAR TODO y verá
cómo se resalta todo el texto.

FUENTE (Tipo de letra)

Cuando hablamos de fuente nos referimos a la forma en que se representan
cada una de las letras, números y signos de puntuación que se escriben
como texto.
Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.

10
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Al hablar de cambiar la fuente o aplicar una fuente nos referiremos a elegir la

tipografía. En la imagen vemos que la tipografía de fuente actual es Calibri.
Haciendo clic sobre el pequeño triángulo que hay a su derecha se despliega el
listado de fuentes disponibles en nuestro equipo.

Tamaño de la fuente
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar
el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que
deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.
Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma

de A que también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente,

pero esta vez de forma relativa. Cada uno de ellos tiene una flecha
triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que
apunta hacia abajo lo disminuye.

Efectos básicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.

Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al activarse

la opción se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo

proceso. Como puedes apreciar en la imagen , se pueden

activar varios a la vez.
11
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

- Negrita: Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.

- Cursiva: Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.

- Subrayado: Dibuja una línea simple bajo el texto. Si pulsas la pequeña

flecha triangular de su derecha se despliega un menú que te permite cambiar el
estilo de la línea, pudiendo elegir entre líneas onduladas, discontinuas, dobles,
gruesas, etc.

- Tachado: Dibuja una línea sobre el texto.

- Subíndice: Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más abajo que el resto del
texto.
- Superíndice: Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más arriba que el resto
del texto.

Color y efectos de texto

Para dar algo de color al texto, utilizamos las herramientas que también se
pueden aplicar a la vez:

Color de fuente: Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la

letra A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. También dispone de
una paleta de colores que se muestra al pulsar su
correspondiente flecha.

Si no encuentras el color que deseas, puedes

pulsar Más colores... y seleccionarlo de la paleta
más completa que se mostrará en un cuadro de
diálogo. Desde la opción Degradado puedes
desplegar un submenú que permite dar cierto efecto
degradado al texto. El degradado tendrá en cuenta
todo el texto, no cada una de las letras de forma
independiente.

Color de resaltado del texto: Al pulsar sobre este botón el cursor cambiará
y tomará la forma de un rotulador de resaltado. Colorea el fondo del texto del color

12
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

indicado, del mismo modo que resaltaríamos sobre una hoja de papel con un
rotulador. Word 2007

Para cambiar el color, pulsa la flecha de la derecha y selecciona cualquiera de la

paleta de colores disponibles.

Si lo que quieres es quitar el resaltado, selecciona el texto y pulsa Sin color. Para
dejar el texto resaltado pero dejar de utilizar el lápiz especial y recuperar el formato
normal del cursor, pulsa Detener resaltado.

Formato párrafo
Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionarlo y
modificar las características que queramos.
Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y
la sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

Alineación

13
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de
alineación:
 Izquierda
 Centrada
 Derecha
 Justificada
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su
alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el
texto respecto de los bordes de las celdas si el texto se encuentra en una tabla.

Deshacer.

Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono Deshacer, de la barra

de acceso rápido.

Rehacer.

Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones

que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un párrafo y
deshacemos la acción porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo
de un momento pensamos que sí queda mejor en cursiva podemos rehacer la
acción y volver a dejarlo en cursiva.

COPIAR Y CORTAR
Mediante los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio:

COPIAR
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar.
Pasos:
1. Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo) a copiar.

14
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

2. Hacer clic en el icono copiar

3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

CORTAR
Cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a
otro lugar.
Pasos:
1. Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo) a cortar.

2. Hacer clic en el icono cortar

3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

Buscar y Reemplazar
Word te permite buscar a lo largo de un texto cualquier palabra
o conjunto de letras que desees localizar, de modo que puedas
ver en qué lugar del texto las has escrito e incluso que las
sustituyas por otras letras o palabras de forma automática.

Buscar:
1. Para localizar un texto sólo has de hacer lo siguiente:
2. Ejecuta el comando Buscar.
3. Escribe el texto que desees localizar en el cuadro de texto Buscar.
4. Haz clic en el botón Buscar siguiente.
5. Si Word encuentra el texto lo mostrará.
6. Si encontró el texto y deseas buscar otra aparición del mismo, vuelve a
seleccionar el botón Buscar siguiente.

15
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

7. Cuando Word no encuentre más veces el texto, te lo indicará mediante un

cuadro de diálogo

Cuando Word encuentre el texto puedes hacer clic en el documento

y modificar lo que quieras y, mientras tanto, el cuadro de diálogo
permanecerá abierto para que posteriormente lo puedas seguir
utilizando.

Reemplazar: Si estás buscando un texto para sustituirlo por otro, lo mejor es

utilizar el comando Reemplazar. La forma de actuar es similar a la de antes, si
bien has de tener en cuenta algunos detalles importantes:

1. En el cuadro de texto Buscar, escribimos el texto que vamos a buscar para

luego reemplazar.
2. Luego en el cuadro de texto Reemplazar con, escribimos el texto por el
cual se va a sustituir el que buscábamos.
3. Si al pulsar, por primera vez, el botón Buscar siguiente Word encuentra el
texto, podrás seleccionar nuevamente este -botón para dejar ese texto
como está y buscar otro; si en su lugar seleccionas el botón Reemplazar, ese
texto se sustituirá por el otro y buscará otra aparición del primero; si en
cambio seleccionas el botón Reemplazar todos, Word buscará y reemplazará
el texto de forma automática.

16
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Listas con viñetas y numeradas

En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio también encontramos herramientas para

crear listas.

Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y

precedidos por un símbolo, dibujo o número. Utilizaremos una lista numerada o por
viñetas para diferenciar o resaltar determinadas partes de un texto. Para aplicarlas,
podemos:

 Pulsar el correspondiente botón y empezar a escribir cada uno de los

elementos de la lista.
 O bien seleccionar un texto ya existente y aplicar el estilo de lista.
 Para elegir el estilo de lista, lo único que hay que hacer es desplegar la
flecha triangular situada a la derecha de cada uno de los botones.

Insertar Imágenes

 En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si

incorpora fotografías, gráficos y cualquier otro objeto que apoye su
contenido con material más visual.

Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar >

grupo Ilustraciones, y son los siguientes:

Imágenes prediseñadas
17
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Son imágenes que incorpora Word en una librería organizada por categorías. Estas
imágenes en su mayoría están construidas utilizando vectores, lo que permite
hacerlas más grandes o pequeñas sin perder resolución. También se pueden
desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a
agrupar (exceptuando las que están basadas en una fotografía).

Imágenes

Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas

como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF.
Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el
tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las
forman. Están formadas por puntos o pixeles que tienen cada uno un color y una
posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten
cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente
intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución.

Formas: Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos

también son vectoriales.

SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Insertar símbolos
En tal caso deberemos ir a la pestaña Insertar > Símbolos.
Desde el botón Símbolo, accederemos a caracteres especiales
como símbolos monetarios, el símbolo del copyright o de registro,
etc.

Si no encuentras el que necesitas en el submenú que se despliega,

haz clic en Más símbolos.... Se abrirá una ventana como la siguiente:

18
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Al hacer doble clic sobre un símbolo, o seleccionarlo y pulsar el botón Insertar, se

incluirá en el documento allí donde esté situado el punto de inserción. La ventana
no se cerrará hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitirá
insertar varios símbolos sin tener que abrir cada vez la ventana.
Los símbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrás
cambiar la fuente en el desplegable Fuente de la parte superior.

Formas

Existen varias formas predefinidas entre las que escoger. Para utilizarlas
deberemos pulsar el botón Formas de la pestaña Insertar. Selecciona la que más
te guste y haz clic sobre ella. Existe una forma llamada Cuadro de texto que es
un tanto especial, porque permite insertar
texto en su interior.

19
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Relleno de forma, una vez creada la forma si hacemos clic sobre ella se habilita
en la Cinta de Opciones la pestaña Formato que permite además cambiar la
apariencia de la forma. Si hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre la
forma se desplegara una lista de opciones y en la opción Formato de la
Autoforma también podemos cambiar la apariencia de la forma.

Tamaño y organización

También en la pestaña Formato encontramos las opciones referentes a la

organización y tamaño de los diagramas.

Como puedes ver, las opciones del grupo Tamaño son muy fáciles de comprender.
Con ellas puedes establecer el alto y ancho del gráfico.

Para ajustar mejor tus objetos es muy útil, pues a pesar de que podríamos definir
el tamaño del gráfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta
que cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando. El resultado que
lograríamos así no sería tan exacto pero es mucho más visual.

Organizar

Si hacemos clic sobre una imagen insertada se habilita en la Cinta de opciones la

pestaña Formato y desde el grupo Organizar podremos acceder a las herramientas
que nos permiten posicionar, voltear, alinear y ajustar la imagen a su contexto.

20
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Posición ajusta la imagen respecto a la página. En cambio, Ajustar texto: Ajusta

la imagen respecto del texto que la rodea.

WordArt
Con las opciones anteriores seríamos perfectamente capaces de crear un rótulo
vistoso en nuestro documento. Pero Word dispone de una herramienta que
permite crear rótulos de forma sencilla, escogiendo de entre los formatos
predefinidos existentes: WordArt.
Para utilizarla, iremos a la pestaña Insertar > grupo Texto y pulsaremos el
botón WordArt. Se mostrará una lista con algunos modelos de letras. Lo único que
deberemos hacer es hacer clic sobre la que más nos guste.

21
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

A continuación se mostrará un texto en el documento listo para ser modificado. Si

hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que
aparecerá ya escrito.

Se puede retocar el texto con las herramientas de la pestaña Inicio para cambiar
aspectos como la fuente, el tamaño, el color o los estilos.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que están a
medio camino de ser imágenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos
seleccionado disponemos de las Herramientas de dibujo, con una pestaña
de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no
detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las
reglas de alineación de los gráficos.

Ortografía y gramática
La revisión ortográfica y gramatical es otro aporte de los procesadores de texto.
Es importante saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún
error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no
puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las
palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado,
junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el
momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto.
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no
concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.
Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe
contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial
atención a los posibles fallos gramaticales, que al depender del contexto, son más
difíciles de identificar para el programa.

Revisar mientras se escribe

22
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las
palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que
considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo hará a medida que
vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.

Estas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el

documento no se imprimirán.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada
y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual
que nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas.

Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos

varias opciones interesantes:
Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando
nombres propios o marcas que no están incluidos en el diccionario. En tal caso,
deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra
como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas.
Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el
error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no
podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez.
Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado
y no la volverá a mostrar subrayada.
Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia.
23
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Autocorrección: La autocorrección permite que Word substituya

automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la
escribimos. La veremos con detalle más adelante.
Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo
idioma.
Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de
diálogo que nos ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin necesidad
de ir palabra por palabra.
Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una
búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en
internet.

Forzar la revisión

Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos

recurrir a forzar la revisión una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos
desde la pestaña Revisar > grupo Revisión > opción Ortografía y
gramática.

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando

encuentre un posible error se detendrá y lo mostrará en el cuadro de
diálogo Ortografía y gramática que nos permitirá decidir qué hacer.

24
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma

que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español. Lo podemos
cambiar desde el desplegable Idioma del diccionario que encontramos en la
parte inferior de la ventana.

En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no

encontrada en el diccionario (jugete) y la frase del texto en la que se encuentra
esa palabra.

Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las
palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos
casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta
(juguete).

Para cambiar la palabra errónea por la sugerida únicamente debemos

cerciorarnos de que esté seleccionada la que deseamos aplicar y pulsar Cambiar.
La mayoría de veces la primera opción será la correcta, de modo que ni siquiera
tendremos que molestarnos en seleccionar la palabra.

Si ninguna palabra sugerida se adapta a nuestras necesidades, podremos

modificarla directamente en el cuadro No se encontró.

25
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Una vez finaliza la revisión de todo el documento, se muestra un mensaje de

aviso como el siguiente:

Si modificamos el documento podremos revisarlo de nuevo y las omisiones

realizadas se pasarán por alto y volverán a identificarse como errores.

Letra Capital

Son aquellas que se destacan al comenzar un título o un párrafo por tener un

tamaño y/o formato especial. La podemos ubicar en INSERTAR / LETRA CAPITAL.
Previamente debemos seleccionar el texto a aplicar letra capital.

Columnas

Alguna vez se le presentará la ocasión que tendrá que escribir el texto en forma de
columnas, para ello debe escribir primero el texto que irá dentro de columnas,
luego sigue los siguientes pasos:

 Selecciona el texto que ira entre columnas

 Diseño de página / Columnas

26
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Allí se muestran las diferentes opciones de columnas preestablecidas, una, dos,

tres, derecha, izquierda o determinando el número de columna, dándole ancho de
cada columna y el espacio entre ellas; haciendo clic en Mas columnas…

Lo cual visualizaremos la siguiente ventana.

27
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Combinar correspondencia

Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2007 nos permite incluir

en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los
datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos
el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de
generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De
esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación
de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos
Cuando “combinamos correspondencia”, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

 Documento principal:
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.

 Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS
Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de
Word.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por
ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese
cliente.

28
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Crear el documento principal

Abrir Word y tener un documento en blanco o un documento que ya contenga el
texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.

Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del

asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le
contestamos haciendo clic en la opción deseada.

29
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos

generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del
asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la

parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar
con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos

utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en
otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción
Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de
datos.

30
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar

de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en
ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar...
aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...

Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar

archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde extraerá los datos:

31
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta

donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos
los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos
quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o
seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y
hacer clic en el botón Abrir.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y
podemos añadir opciones que veremos más adelante.

32
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

En este paso redactamos en el documento

abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y añadimos los campos de
combinación. Para ello debemos posicionar el
cursor en la posición donde queremos que
aparezca el campo de combinación y a
continuación hacemos clic en el panel de tareas
sobre el elemento Insertar Campo Combinado.

33
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para

pasar al paso 5 del asistente.
En este paso examinamos las cartas tal como se
escribirán con los valores concretos del origen de
datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para
pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un
destinatario... concreto, Excluir al destinatario
(en el que nos encontramos) o Editar lista de
destinatarios... para corregir algún error
detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....

Si no queremos guardar las cartas en un nuevo
documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en
algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro
usuario hacemos clic en Editar cartas individuales...
En este caso nos permite elegir combinar todos los
registros, el registro actual o un grupo de registros. El
documento creado será un documento normal sin
combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones
anteriores cerramos el panel de tareas.

La pestaña Correspondencia
34
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas

podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos
visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos
más adelante.

· . Permite abrir el cuadro de diálogo

Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios
convenientes.

· . Permite insertar en la posición del cursor un bloque

de direcciones tal como vimos con el asistente.

· . Permite insertar en la posición del cursor una línea de

saludos tal como vimos con el asistente.

· . Permite insertar en la posición del cursor un

campo del origen de datos.

· . Permite resaltar los campos combinados si la opción está

activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen
resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.

· Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la

detallamos más adelante.

· Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está

disponible con un documento de tipo etiquetas.

35
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los
diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error
por tu parte en la creación de la carta.

Insertar Encabezado y Pie de página

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente

al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos
como, por ejemplo, el título del trabajo que se está
escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se
imprime al final de la página, y suele contener los números
de página.

Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al menú Insertar –

Encabezado y pie de página, aparecerá la cinta de opciones siguiente.

Se muestran la opciones: Encabezado, Pie de página, Número de página.

Cada una de ellas despliega una serie de opciones para insertar y editar la acción
elegida.

36
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Por ejemplo: la opción en insertar Encabezado despliega la siguiente lista donde

podemos elegir un formato entre varios presentados.

Hipervínculos

Un hiperenlace (o hipervínculo) es una palabra, frase o gráfico que al hacer clic

sobre él pueden llevarnos a otra parte dentro del mismo documento, a una pagina
web ó a otro documento. Cuando pasamos el cursor por encima de un
hiperenlace, éste cambia de forma y toma la forma de una mano.

Para insertar un hipervínculo (seleccionar la palabra) ir a la pestaña Insertar, y

pulsar el botón Hipervínculo. O bien una vez seleccionada la palabra hacer clic
con el botón derecho del mouse y elegir la opción
Hipervínculo.

Aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen, en el campo

Texto aparece la palabra que seleccionamos donde se insertara el hipervínculo.

37
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

En Vincular a tenemos las siguientes opciones:

Crear un hipervínculo a un nuevo documento:

Abrir nuevo libro, escribir la palabra Palabra y Guardarlo en el C:/ como Ejemplo
Hipervínculo.

1. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la escritura Palabra ó
Menú – Insertar – Hipervínculo.

2. En vincular a: Crear nuevo documento

3. Nombre del nuevo documento: Lista de palabras

4. Cambiar: elegimos el lugar donde queremos que sea creado ese nuevo
libro. (C:/)

5. Cuando modificar: significa si lo queremos modificar ahora o más

adelante. Elegimos Más adelante.

6. Info en pantalla: podemos escribir un texto que aparece cuando pasamos

sobre la escritura que contiene el hipervínculo.

7. Aceptar: Luego abrir el hipervínculo, presionando la tecla Ctrl+clic para

seguir el vinculo.

Crear un hipervínculo a un archivo existente:

1. En el documento Lista de palabras, escribir la Palabra Resumen de

palabras.

2. Insertar hipervínculo.

3. En vincular a: Archivo o pagina web existente

4. Buscar archivos (icono careta): buscar documento en C:/ Practico Nº6

8. Aceptar. Luego abrir hipervínculo, presionando la tecla Ctrl+clic para

seguir el vinculo.

En el caso que el hipervínculo sea a una página web existente, entonces en

Dirección colocar la dirección web a la que se debe vincular.

38
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Crear un hipervínculo a un lugar dentro del documento:

1. Insertar un hipervínculo sobre esta escritura: Volver a Inicio.

2. En vincular a: Lugar de este documento

3. En la ventana seleccione lugar en este documento: hacer clic sobre

Ingresar a Word.

4. Aceptar: Luego abrir el hipervínculo, presionando la tecla Ctrl+clic para

seguir el vinculo.

Estilos

Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal

ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias características
de formato a la vez.

Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo,

el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente
"Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear
estilos personales, con las características de formato que deseemos.

Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros
documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para
cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc.

Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos
permite trabajar más eficientemente.

Aplicar estilos

Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo
de herramientas Estilo.

39
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Para acceder al cuadro de diálogo Estilo, hacer clic en el botón inicializador

del cuadro de diálogo Estilo , que se encuentra en la parte inferior del grupo
de herramientas Estilo.

En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la

tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el
Estilo deseado. Si haces clic en el botón , puedes ver la totalidad de estilos
predefinidos.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro

documento desde el cuadro de diálogo Estilos sólo
tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los
estilos que se muestran en el panel Estilos.

Si haces clic en Borrar formato, el texto seleccionado

volverá al estado original, es decir, sin ningún tipo de
formato.

Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un

texto, se aplicará el estilo al texto que insertemos partir
de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.

Los propios elementos de la lista muestran el estilo que

representan, de esta forma se puede ver el efecto que
tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para
ello hacer clic en el cuadro de verificación Mostrar
vista previa.
40
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Crear tablas de contenidos, índices

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo

que está buscando. Word llama tabla de contenido a lo que se conoce como índice y
Word llama índice a lo que llamamos índice alfabético. En el punto siguiente
aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización
rápida de algún punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y
colocar todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los
lectores puedan encontrarlos.

Conceptos básicos.

Índice de términos: Un índice es una lista de palabras

y el número de página donde se encuentra dicha
palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como
ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente
nosotros llamamos índice alfabético, Utilizaremos la
misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar
al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y
sencilla. En la imagen de la derecha podemos ver un trozo de de un índice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un

documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el
documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y
puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla
de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos
cuando queremos saber de qué temas trata el libro.

41
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Insertar índice de términos

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas
que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras
que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una
marca.
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o
presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos seleccionado el texto,
en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos
introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente
aparecerá en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán
debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan
cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relacionados con ella
que también aparecen en el documento.
Podemos hacer que el número de página
tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo
el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es
necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos
desplazamos hasta la siguiente frase o palabra
que deseemos marcar. La seleccionamos y nos
vamos al diálogo de Marcar entrada de
índice, en el momento en que esté activo el
diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las
marcas.

42
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

Insertar índice
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o
automáticamente podemos crear el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al
inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al
final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice,
aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangría, si queremos que
aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las
subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice

43
 Núcleo Instrumental Común

Modulo de Informática

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se
generará el índice.
Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.

Desde el diálogo de Índice podemos acceder a modificar el estilo del índice

presionando sobre el botón Modificar nos aparece un diálogo como el que vemos
en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.

Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el

formato cada uno de ellos seleccionándolo y presionando sobre Modificar...

44