INSTRUCTIVO PARA ELABORACION DE CIRCULAR CIRCULAR: Comunicacién interna o externa de caracter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institucién, asi como las normas generales, cambios, politicas y asuntos de interés comin. Las circulares internas se elaboran en papel tamafio carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales seran firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales seran firmadas por el Director General del AGN. MARGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACION: Se escribe el ntimero de pagina entre dos y tres centimetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlineas debajo del némero de pagina se escribe el primer parrafo de la(s) pagina(s) subsiguiente(s). ENCABEZADO: Se escribe centrado, con maytiscula sostenida y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, sélo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimiré en papel membretado. TITULO Y NUMERO: Titulo "CIRCULAR’, centrado, en mayiscula sostenida sin negrilla y el ntimero consecutive de la misma, que sera llevado por la Secretaria General. (Nimero consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada afio). CODIGO: Numeros que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el cédigo de Ia serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna 0 externa segiin sea el caso, separando estos dos nimeros con un punto. CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribira el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o juridicas, etc. a quienes va dirigida la comunicacién (maytisculas sostenidas). ASUNTO: Constituye la sintesis de la circular, expresado maximo en 6 palabras, con mayéscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una linea entre renglones y a dos entre parrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresion de cortesia que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) © frase de cortesia terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboraci6n.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maylisculas sostenidas. No utilizar Negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la linea siguiente con maytscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. Powered by § CamScannerPowered by CamScannerEJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. CIRCULAR INTERNA No. 001 300-01.01 Bogota D.C, 3 de junio de 2002 PARA FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL AGN. Asunto: Utilizacién del Carné. Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas del Archivo General de la Nacién, que es obligacién portar el carné en un lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la Institucion, La no observancia de esta obligacién es causal de mala conducta y ademas, éste es requisito indispensable para poder ingresar a la Instituci6n a prestar el servicio contratado. Sin otro particular, ELSA MORENO SANDOVAL Secretaria General. Jenny A. GESTION DOCUMENTAL z Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas) 6 SG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas). Copia: Destinatario. Resolucién No. 165 del 11 de octubre de! 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en DG 6 SG: ‘AGN-FTRD-132. Tamafio del formato: Carta. Powered by § CamScannerPowered by CamScanner