UNIDAD 1.

APROXIMACION A LA ADMINSTRACION DE
PROYECTOS

VIDEO INTRODUCTORIO.
Todos los días en las empresas y organismos públicos se presentan
diferentes situaciones, en ocasiones son oportunidades de negocios, de
crecimiento, de nuevos clientes y retos en el mercado, como también de
modernización, reposición de las mismas o bien de situaciones difíciles,
amenazas de los agentes externos o bien situaciones internas que
también exigen un cambio.

Al estar en un medio ambiente cada vez más cambiante, todo esto no se

puede detener, lo que obliga a los directivos a tomar decisiones y con
ello generar proyectos que les permita afrontar esos retos y el logro de
sus objetivos organizacionales.

Lo que se busca es que los directivos no tomen decisiones a ciegas o en

las sombras, sino con suficiente información y soporte documental para
disminuir las posibilidades de fracaso.

Para ello, entonces es necesario que los proyectos sean correctamente

dirigidos, soportados y evaluados profesionalmente para que éstos
lleguen a un feliz término.

En la presente asignatura se buscará describir todos los temas que se

requieren para que un proyecto sea exitoso. No es propiamente una
receta de cocina pero sí una presentación de algunos aspectos
metodológicos, técnicas y herramientas aplicables para la mayoría de los
proyectos.

MAPA CONTENIDO DE LA UNIDAD I

Ilustración 1. Mapa de contenidos de la unidad I

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

Ilustración 2. Administración de proyectos

Ilustración 3. Competencias específicas

PRUEBA DIAGNÓSTICA

Ilustración 4. Prueba diagnóstica

1.1 Definición, fases, tipos y ciclo de vida del Proyecto.

Si hacemos un ejercicio mental y tratamos de listar una serie de ideas o

situaciones que quisiéramos que se llevaran a cabo, nos encontraríamos
que tanto a nivel personal o como laboral podemos llevar a cabo
proyectos.

Estos proyectos buscarán la mejora continua, el crecimiento, la

búsqueda de nuevas metas, retos, etc.:

Ilustración 5. Ejemplos de proyectos

1.1.1. Proyecto
Para profundizar el tema te invitamos a realizar la siguiente lectura:
Lectura Complementaria 1: Gestión Agil de Proyectos Vela, Francisco
(2018). [Revista electrónica] Líder de Proyecto.
Recuperado el: 20.05.2019 de
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/106_gestion_agil_de_proyectos.ht
ml
Para revisar el material da clic en el enlace que se indica, o bien, en la sección de
soporte documental.

Un proyecto se define como un esfuerzo para lograr los objetivos

mediante una serie de actividades, programas y recursos en un tiempo
específico.

Detalles específicos de este concepto:

 a.- Se busca un objetivo específico.
b.- Es temporal o de tiempo definido.
c.- Requiere de asignación de recursos.

Ilustración 6. Actividades de un proyecto

En un proyecto se llevan a cabo una serie de actividades

interdependientes.

El proyecto tiene un beneficiario final que lo denominaremos, EL

CLIENTE, quien es el que aporta los recursos necesarios para su
realización.

Cuando los proyectos inician, en el fondo, estamos hablando de un

cambio importante, lo que implica de manera implícita, que habrá
incertidumbre.
Aunque se hace un plan de trabajo que más adelante se detalla, siempre
habrá riesgos por los recursos, la elaboración del proyecto, por tantos
imponderables que pueden surgir y que una de las tareas es tratar de
reducirlos, más no eliminarlos, en su máxima expresión.

Ilustración 7. ¿Qué es un proyecto?

1.1.2. Administración de proyectos

Para conocer más, observa el siguiente video:

Video 1. LAS 5 FASES DE ADMINISTRACION DE
PROYECTOS. Flores, Javier (2015). [Videoclip] en:
YouTube: Recuperado el 20 de mayo de 2019 en:
https://www.youtube.com/watch?v=Z92xViMDCC0
Para revisar el material da clic en el enlace que
se indica, o bien, en la sección de soporte documental.
De acuerdo con la definición del Project Management Institute (PMI,
2017):

“La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto
para satisfacer sus requisitos. La dirección de proyectos se logra
mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de
inicio, planeación, ejecución, seguimiento y control y cierre”.

Ilustración 8. PMI

Ilustración 9. Características de un proyecto

El proceso de la administración de proyectos se puede dividir en varias
etapas. Se tiene que establecer un plan y llevarlo a cabo. Se debe
desarrollar un plan línea base que defina la ruta de cómo se logrará el
alcance del proyecto. Para ello, se deben desarrollar varios pasos:

1.- Definir el objetivo: Qué es lo que se busca lograr y debe ser

aceptado tanto por quien lo solicita como por quien lo desarrolla.

2.- Dividir el alcance: Se tiene que establecer toda una estructura de

división del trabajo (EDT), donde se mostrará lo que cada parte tendrá
que trabajar o los equipos de trabajo y las actividades que les
corresponderá realizar.

3.- Definir actividades específicas de trabajo: Es necesario detallar

las tareas específicas que va a hacer cada área, equipo o persona.

4.- Desarrollar un diagrama de red: Mostrará el orden y la

interdependencia.

5.- Estimado de tiempo: Duración de cada actividad y del proyecto.

6.- Estimado de costos: Cuantificar los recursos económicos.

El plan de línea base debe incluir las fechas de inicio y término, la

cantidad de recursos que se van a emplear y el presupuesto tanto
detallado como general.

Ilustración 10. Administración de proyectos

Ilustración 11. Qué es la Administración de proyectos

La administración de proyectos tiene muchos beneficios, como son:

Ilustración 12. Beneficios de la administración de proyectos

Ilustración 13. Beneficios de la administración de proyectos

1.1.3. Ciclo de vida del proyecto.

Para conocer más, observa el siguiente video:

Video 2. CICLO DE VIDA EN LOS PROYECTOS.
Osorio, Villa Jorge Alberto. [Videoclip] en: YouTube:
recuperado el 20 de mayo de 2019 en:
https://www.youtube.com/watch?v=rGb7QQ1INWY
Para revisar el material da clic en el enlace que
se indica, o bien, en la sección de soporte documental.

Se va a clasificar en 4 etapas:
a.- Definición.
b.- Planeación
c.- Ejecución.
 d.- Entrega.

Al igual que todos los ciclos, tienen un comienzo y un fin con una parte
de crecimiento y declive. Se explica con mayor detalle cada etapa:

DEFINICION: En esta etapa se establecen las especificaciones del

proyecto, los objetivos, los equipos y las responsabilidades del personal.
Palabras clave: metas, especificaciones, tareas, responsabilidades.

PLANEACION: Se desarrollan planes que definirán lo que implica el

proyecto, su programación, los beneficiarios, el nivel de alcance, cómo
se va a mantener y el presupuesto.
Palabras clave: calendario, presupuestos, recursos, riesgos, asignación
de personal.

EJECUCION: Se elaboran diferentes programas que permiten establecer

indicadores de avance, mediciones de tiempo, costo y especificaciones
así como medios de control.

Ilustración 14. ¿Sabías que?

Ilustración 15. Etapas del ciclo de vida del proyecto

Palabras clave: reportes de avance, cambios, pronósticos.

ENTREGA: Entrega al cliente el proyecto, documentación, transferencias

de documentos, etc.
Palabras clave: capacitación del cliente, transferencia de documentos,
liberación de recursos y de personal.

Ilustración 16. Entrega

Ilustración 17. Entrega
1.1.4. Tipología de proyectos
Los proyectos se pueden considerar en dos grandes aspectos, el primero
según la finalidad del estudio y el segundo de acuerdo al objeto de la
inversión.

En el primero, los proyectos tienen como finalidad evaluar desde 3

puntos de vista diferentes, pero que también tienen coincidencias:

Ilustración 18. Evaluar 3 puntos

Ilustración 19. Clasificación y administración

El segundo va desde la creación de un nuevo negocio, hasta la
modernización, reemplazo, etc.

Ilustración 20. Creación y modernización de negocio

Hay otras clasificaciones de proyectos, que también se pueden

presentar, las cuales son:

Ilustración 21. Tipos de proyectos

Estos tienen que ver por el origen de su capital.
También está la siguiente clasificación:

Ilustración 22. Clasificación de proyectos

Emprender un proyecto como ya lo hemos comentado tiene un grado de
incertidumbre, si bien es cierto que mientras exista una Administración
profesional de los proyectos, esta incertidumbre tiende a minimizarse.

Sin embargo, hay imponderables externos o internos, que se pueden

presentar a lo largo del desarrollo del proyecto y por lo tanto éstos
pueden fracasar o cancelarse. Algunas razones de porqué los proyectos
fallan son: alcance, costo, satisfacción del cliente y el programa. Ante
esta situación los proyectos también tendrán la posibilidad de fracasar,
no llegar a los objetivos, implementarse a medias o simplemente
suspenderse.

Algunas de las razones de porqué los proyectos fracasan son: por no

lograr el alcance, excederse del presupuesto o bien porque el cliente no
ha quedado conforme con los resultados.
Ilustración 23. Éxito del proyecto

Ilustración 24. Razones por las que fracasan los proyectos

A continuación participa en el foro llamado “Legislación”, en el que

debes dar respuesta a las preguntas detonadoras: ¿Alguna vez te has
enfrentado a inconvenientes con algún tipo de legislación para llevar a
cabo un proyecto? ¿Has seguido alguna metodología en los proyectos
que te has involucrado? Explica tu respuesta. Realiza tu participación
poniendo mucha atención a las especificaciones que dentro del foro se
te proporcionan.
 Foro1

1.2 Antecedentes, definición e importancia y perfil del

administrador de proyectos

La administración de una empresa, al establecer los proyectos que va a

llevar a cabo, debe crear la oficina de Administración de Proyectos
(PMO), que también se le llama Oficina de Gestión de Programas. Esta
oficina debe coordinar y centralizar todos los proyectos, así como el
avance, desarrollo y resultados de los mismos. Debido a que cuenta con
todos los proyectos que se llevan a cabo puede dar prioridad por
importancia a cada uno de ellos.

En esta área hay una diversidad de responsabilidades, algunas personas

se involucrarán de tiempo parcial y otras de tiempo completo.

Esta oficina buscará que los beneficios de los proyectos sean tangibles,
que haya muchos proyectos ejecutados así como alertas oportunas
sobre problemas en los mismos.
Ilustración 25. Oficina de administración de proyectos

Ilustración 26. Oficina de AP

Funciones de la oficina:

1.- Metodología: desarrollar e implantar procesos estándares.

2.- Capacitación: en procesos.
3.- Soporte: apoyo a los líderes de la administración de proyectos.
4.- Administración de recursos humanos: planeación del personal.
5.- Consultoría: asesoramiento y propuesta de mejoras.
6.- Proveer herramientas: sistemas de administración de proyectos.
7.- Administración de portafolio: relación de proyectos.

La Oficina debe ser evaluada para conocer sus resultados a partir de:
a.- Buscar una precisión de costo
b.- Precisión en programación de fechas
c.- Satisfacción de clientes
 Ilustración 27. Administración de proyectos y roles

Ilustración 28. Roles del equipo

Roles dentro del equipo del proyecto:

Los roles son una parte muy importante dentro del equipo de proyectos.
La asignación de roles no es tanto a las personas sino que es
organizacional.

Los roles más importantes son:

Líder de proyecto: Principal responsable de que el proyecto se cumpla.

Coordina e integra el trabajo en equipo y es el responsable de que los
proyectos queden debidamente cerrados y puestos en marcha. Buscará
tener el mejor equipo de trabajo, motivarlos y desarrollarlo. Informará
sobre los avances y tomará las decisiones necesarias para cumplir con
los compromisos. Es quien informa sobre los avances, toma decisiones
necesarias para cumplir con los compromisos.

Patrocinador: Es el que soporta financieramente para que se ejecute el

proyecto. Finalmente es el que paga por él (que puede ser interno o
externo). Su participación también es importante para validar los
entregables finales y comunicarlos a la empresa.

Cliente: Es quien se beneficia del proyecto. Serán los usuarios finales,

los que pondrán en marcha el proyecto, los que utilizarán sus bondades
y con ello trabajarán para los objetivos que se buscan. Puede ser un
cliente interno (una división, departamento) o un cliente externo
(proveedor o cliente).

Equipo del proyecto: Participantes que trabajan de manera directa.

Interesados del proyecto: Son individuos o áreas que en algún

momento se ven afectados por el proyecto.

Ilustración 29. Administración de proyectos y responsabilidades

Ilustración 30. Responsabilidades de recursos

Responsabilidades del administrador de proyectos

La principal responsabilidad es que el cliente quede totalmente

satisfecho. Que el alcance del proyecto iguale o supere las expectativas
del cliente.

Posteriormente tiene otras responsabilidades como son, en:

Planeación: En esta etapa desarrolla el plan del proyecto. El Gerente

revisa el plan con el cliente para obtener su aprobación y después
establece un sistema de información.

Organización: Define qué tareas se deben hacer, cuáles se harán

internas o externas. Aquí se asignan responsabilidades y se delega
autoridad. Para grandes proyectos el líder puede nombrar a otras
personas como encargados de una parte o de un área en específico.

Control: Se desarrolla todo un sistema de información de la

administración del proyecto para ir valorando los tiempos reales vs los
estimados. Se va monitoreando con reportes, juntas e indicadores que
señalen si se lleva holgura o retraso y con ello tomar decisiones.
Modelo de desarrollo de equipos
Se establecen 5 etapas para formar equipos que puedan resultar
altamente competitivos.

1.- Formación
Durante esta etapa los integrantes se familiarizan y entienden el alcance
del proyecto. Se exploran fases del comportamiento de los miembros y
sus relaciones interpersonales. La finalidad es que una vez terminada
esta etapa ellos se vean como parte de un grupo.

2.- Tormenta
Esta etapa está marcada por conflictos internos. Los miembros del
equipo se resisten a las limitaciones que el proyecto impone. Hay
conflictos sobre quién controlará al grupo y cómo se tomarán las
decisiones. La idea es ir resolviendo estos conflictos y aceptar el
liderazgo del administrador.

3.- Normatividad
En esta etapa el equipo debe mostrar unidad y aceptar la
responsabilidad como compartida. Cuando la estructura de grupo se
consolida se puede decir que esta etapa ha sido superada.

4.- Desempeño
La estructura del equipo es funcional y se acepta por completo.
5.- Cierre
El equipo se prepara para su dispersión. Algunas situaciones en las que
se considera que un equipo de alto rendimiento tendrá resultados más
positivos, son:
a.- 10 integrantes como máximo
b.- Los integrantes sirven de principio a fin
c.- Los integrantes están asignados de tiempo completo
d.- La cultura organizacional de los integrantes fomenta la cooperación y
la confianza
e.- Se reportan nada más con el administrador del proyecto
f.- Todas las áreas funcionales importantes están representadas en el
equipo

La creación de equipos de alto rendimiento, se da:

Ilustración 31. Equipos de alto rendiminento

Habilidades del gerente de proyectos

Para conocer más, observa el siguiente video:
Video 3. Las 7 cualidades de un buen director de
proyectos. Liderdeproyecto (2018). [Videoclip] en:
YouTube: recuperado el 20 de mayo de 2019 en:
https://www.youtube.com/watch?v=eCe26EwEebE
Para revisar el material da clic en el enlace que
se indica, o bien, en la sección de soporte documental.

Si analizamos las cualidades de un Director de proyectos, tenemos que

hablar primero del conocimiento técnico que debe tener sobre el
proyecto, así como de otras habilidades directivas importantes, como
son liderazgo, desarrollo de personal, comunicación, entre otras.

Recordemos que los Directores de proyectos están al frente como si

fuera una organización e independiente del conocimiento técnico, van a
tener que formar excelentes equipos de trabajo y ellos requieren una
dirección, un manejo del recurso humano que los motive y los desarrolle
para la culminación del proyecto, por ello deberá desarrollar ciertas
habilidades directivas.

Ilustración 32. Perfil del líder de proyectos

Capacidad de liderazgo

Un líder debe ser capaz de lograr que las cosas se hagan. Debe ser
alguien que inspire a las personas a trabajar como equipo. Se requiere
de un estilo de liderazgo de participación y que el gerente proporcione
guía a su equipo.

Por otro lado, en algunas situaciones específicas, también debe

ejercerse un liderazgo delegador, donde cada persona sabe qué tarea,
qué funciones y qué responsabilidad tiene, el gerente no tiene la
necesidad de decir qué debe hacer cada quien con su trabajo, ellos ya
cuentan con suficiente nivel de madurez laboral para que puedan
desempeñar su labor. El gerente supervisa y es guía.

Al dar autoridad a las personas para tomar decisiones, el gerente debe

establecer líneas claras y adecuadas a los límites. Un buen lider
comprende lo que motiva a los miembros del equipo y crea un ambiente
de respaldo, haciendo que se sientan estimulados por sobresalir.

El gerente puede y debería fomentar la motivación a través del

reconocimiento del equipo y de sus miembros; pero también él debe
estar motivado y ser un ejemplo positivo para todo el equipo.

Capacidad para desarrollar a las personas

El líder debe estar comprometido con la capacitación y el desarrollo de

las personas. Lo ideal es que el líder busque que el personal pueda auto
desarrollarse, permitirles la capacitación, que tengan iniciativa, que
tomen decisiones, que evalúen y den sus propias conclusiones y
recomendaciones.

Un gerente competente proporciona oportunidades para el aprendizaje y

el desarrollo al estimular a las personas a asumir la iniciativa, correr
riesgos y tomar decisiones. No hay que crear miedo al fracaso, sino que
se debe entender que los errores también son parte del aprendizaje.

El gerente puede proporcionar tareas ampliadas, de tal manera que los

subordinados amplíen sus conocimientos. Puede buscar que las personas
que no tienen tanta experiencia, aprendan de los más experimentados.
Así pues, es importante buscar que el equipo asista a sesiones formales
de capacitación, que puedan elevar su nivel de aprendizaje en relación a
cómo iniciaron el proyecto.

Habilidades de comunicación
Necesitan comunicarse constantemente con el equipo así como las otras
partes que intervengan en el proyecto como son clientes o externos.
Los medios de comunicación pueden ser de diversas formas, desde
comunicación personal, por juntas, correos, por mensajes, por reportes;
lo importante es que las partes involucradas tengan periódicamente el
estatus del proyecto.

El líder necesita estar al tanto del grado de satisfacción del cliente. Es

importante que el gerente fomente la retroalimentación oportuna al
cliente y a los miembros del equipo. Se deben compartir tanto las
buenas como las malas noticias.

Habilidades interpersonales

El líder debe establecer expectativas claras a los miembros del equipo,

que todos conozcan los objetivos; con la participación del equipo en el
desarrollo del plan, donde se muestre cómo quedan asignados, a qué
tareas y cómo se relacionan.

El gerente de proyectos debe aprender sobre los intereses personales

pero también de grupo. Las buenas habilidades le permiten establecer
empatía cuando se presenten situaciones especiales.
El gerente necesita habilidades interpersonales para influir sobre el
pensamiento y las acciones de otros, así como para hacer frente a
desacuerdos o divisiones. Durante el proyecto tendrá que persuadir y
negociar con el cliente, con el equipo y con la alta dirección.

Capacidad para manejar el estrés

Uno de los temas más recurrentes en nuestros días es el estrés laboral y
cuando se lleva a cabo un proyecto, no se está ajeno de él, por lo tanto
el gerente tiene que mantener hasta cierto punto la sangre fría, no
puede tener miedo o pánico a las condiciones que se generen. Tiene que
hacer frente a condiciones adversas y de tensión alta.

El gerente tiene que ser ecuánime y que no lo domine la frustración. Se

puede presentar un descontento con el cliente sobre los resultados del
proyecto y el líder debe ser un correcto intermediario entre él y el
equipo de trabajo, sin que genere mayor conflicto, se corrijan las cosas
y el proyecto siga.

Habilidades para solución de problemas

Al enfrentarse a un problema, lo primero es saber identificarlo, tratar de

anticiparse a posibles conflictos o problemas o detectarlos cuando éstos
apenas empiezan, permitirá desarrollar una solución acertada. Además,
identificarlo de manera temprana puede ser menos costoso y permite
resolverse en menos tiempo.

Entre mejor información se tenga, así como mayor presencia de datos e

indicadores de desempeño, es positivo.
En general ser Administrador de Proyectos no es una tarea fácil y las
habilidades que se requieren para ello no se adquieren por sí solas,
muchas de ellas se tienen que desarrollar con el tiempo y con las
experiencias laborales que se van adquiriendo, por lo que para
fomentarlas se recomienda:
a.- Obtener experiencia.
 b.- Buscar retroalimentación.
c.- Realizar una autoevaluación y aprender de sus propios errores.
d.- Conocer otras experiencias de líderes de proyectos.
e.- Participar en programas de capacitación.
f.- Unirse a organizaciones.

Ilustración 33. Rasgos del administrador de proyectos

Delegar

Una de las acciones que debe realizar el gerente en la toma de

decisiones es saber cuándo debe ceder parte del control del proyecto. Si
decide delegar la responsabilidad de las tareas, tiene que delegar la
autoridad. No todos lo pueden hacer, hay gerentes que son sumamente
centralistas hasta los que sí delegan a sus subordinados; sin embargo,
esto debe de ir ligado con la madurez labora que tienen, ya que si es
alta estarán más receptivos a hacer las cosas tomando iniciativa y
responsabilidades; si su nivel de madurez es baja, será el caso
contrario.

Aquí se pueden apreciar los niveles de delegación, desde el más bajo

hasta el más alto:

Ilustración 34. Niveles de delegación bajos

Ilustración 35. Niveles de delegación altos

Cualidades de un administrador de proyectos eficaz

Los administradores de proyecto deben ser capaces de tratar con la

naturaleza contradictoria de su trabajo. Algunas de estas
contradicciones son:
a.- Innovar y mantener la estabilidad: crear nuevas ideas y mejores
formas de trabajo, pero al mismo tiempo mantener la estabilidad del
trabajo de los equipos.
b.- Ver la imagen completa mientras se ensucia las manos: tienen que
ver la forma en que el proyecto encaja en la estrategia de la empresa.
c.- Alentar a los individuos pero estimular al equipo: los administradores
deben motivar, adular, persuadir y mantener el trabajo en equipo.
d.- Manos fuera/manos dentro: los administradores tienen que
intervenir, resolver, solucionar problemas técnicos, pero también deben
observar desde fuera y dejar que las demás personas lo resuelvan.
e.- Flexible pero firme: debe ser tolerante y adaptarse a los cambios
pero al mismo tiempo firme en sus decisiones.
f.- Lealtades del equipo/ lealtades organizacionales: el equipo debe
estar cohesionado y con un fin común, pero no pueden permanecer
aislados y tienen que adecuarse también a las necesidades de la
empresa, los objetivos y las estrategias que lleve a cabo, así como
adaptarse a las ideas externas del propio equipo.

Ilustración 36. Contradicciones en la administración de proyectos

Proyecto

Para profundizar el tema te invitamos a realizar la siguiente lectura:

Lectura Complementaria 2: 11 Consejos para ser mejor
Project Manager. Pérez, Alejandro (2016).
 [Revista electrónica] CEOLEVEL. Recuperado el: 27.05.2019
de:
http://www.ceolevel.com/11-consejos-para-ser-un-buen-
project-manager

Ilustración 37. Consejos

1.3 Situación actual de la administración de proyectos,

legislación, normas y organismos reguladores.

Los proyectos presentan según su constitución, una legislación

específica para cada tema, eso depende de la región, país, etc. Desde la
constitución de la empresa, pasando por temas laborales, fiscales,
apegándose a las leyes.
Si los proyectos tienen que ver con temas ambientales, tendrán que
apegarse a leyes de este tipo, de cuidado al medio ambiente, de
residuos tóxicos o peligros, etc.

Ahora bien, en cuanto a instituciones y normas que rigen en términos

genéricos los proyectos, el Project Management Institute (PMI), es
una institución americana que se especializa en la gestión de proyecto.
Los objetivos que busca son:
- Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.
- Generar conocimiento a través de la investigación.
- Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de
sus programas de certificación.

A través del PMI se ha publicado una de las guías más importantes del
mundo y que ha sido reconocida de manera unánime como la más
representativa para la Administración de Proyectos, ésta es la PMBOK
(Project Management Body of Knowledge), que más adelante
detallaremos en qué consiste.

También se encuentran las normas ISO, que si bien no son normas

certificables, sirven para mantener el proyecto en un alto nivel. Por
ejemplo, la norma ISO 1006 es una guía sobre buenas prácticas en
Project Management.

La aplicación de esta norma se lleva a cabo en 9 puntos: Gestión de

calidad, enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque
basado en procesos, enfoque de sistema de gestión, mejora continua,
decisiones basadas en hechos, relaciones con el proveedor.
La ISO 21500 tiene mucha relación con la guía PMBOK. Hoy en día, PMI
permite que las normas de calidad se involucren en la gestión de
proyectos. Hay 39 procesos que dedica esta norma.

El PMI ofrece certificaciones en varias ramas y hay otras instituciones

educativas que también lo hacen, esto con la finalidad de preparar a
profesionistas con un alto nivel de desempeño y con la certeza de que
pueden llevar a cabo proyectos que las empresas solicitan.

Algunas de las certificaciones son:

- Profesional en gestión de riesgo.
- Profesional en programación.
- Profesional en gestión de proyectos.

1.4 El PMBOK, la oficina y el portafolio de proyectos.

Para conocer más, observa el siguiente video:

Video 4. ADMINISTRACION DE PROYECTOS
BASADOS EN PMBOK 6. Tecno-lógicos (2018).
[Videoclip] en: YouTube: recuperado el 27.05.2019 en:
https://www.youtube.com/watch?v=n8vYzNYQKeg
Para revisar el material da clic en el enlace que se
indica, o bien, en la sección de soporte documental.

El PMBOK es un manual que incluye una descripción de cada una de las

áreas de conocimiento y el detalle de procesos específicos . Basada en

procesos. Este enfoque es similar, al usado en otros estándares de gestión
(Por ejemplo ISO 9000). Los procesos se superponen e interactúan a lo largo
de la realización de las fases del proyecto. Los procesos están descritos en
términos de:
 Entradas (documentos, planes, diseños, etc.)
 Herramientas y técnicas (mecanismos aplicados a las entradas)
 Salidas (documentos, planes, diseños, etc.)

La versión 6.0 de la guía del PMBOK describe 49 procesos de dirección

de proyecto que se clasifica en 10 áreas de conocimiento:

Integración Costes Calidad

Alcance Recursos Comunicación
Tiempo Riesgos Adquisiciones e Interesados

También existen 5 grupos de procesos, los cuales son: Inicio,

Planificación, Ejecución, Monitoreo y, control y Cierre.

Algunos de los procesos se enfocan en:

1.- Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
2.- Desarrollar el plan para la dirección del proyecto.
3.- Definir el alcance.
4.- Planificar la gestión del cronograma.
5.- Planificar la gestión de los riesgos.
6.- Planificar la gestión de recursos.
7.- Desarrollar el cronograma.
8.- Determinar el presupuesto.
9.- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
10.- Validar el alcance.
11.- Controlar el alcance.
12.-Cerrar el proyecto o fase.

Proyecto
Para profundizar el tema te invitamos a realizar la siguiente lectura:
Lectura Complementaria 3: PMBOK, los cambios
analizados a detalle. Pérez, Alejandro
(2016). [Revista electrónica] CEOLEVEL.
Recuperado el: 27.05.2019 de:
http://www.ceolevel.com/pmbok-sexta-edicion-los-
cambios-analizados-al-detalle

Portafolios de proyectos

Para conocer más, observa el siguiente video:

Video 5. Proyectos, programas y portafolios-
Administración Pmbok 6 [Videoclip] en: YouTube:
https://www.youtube.com/watch?v=TK_DNbFtLdE
Para revisar el material da clic en el enlace que
se indica, o bien, en la sección de soporte documental.

Según la guía del PMBOK, el portafolio de proyectos se define como: un

conjunto de proyectos o programas de trabajos que se agrupan para
facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para cumplir los objetivos
estratégicos del negocio. Los proyectos o programas del portafolio no
son necesariamente interdependientes ni están relacionados. Se puede
agrupar de acuerdo a categorías o criterios definidos.

Ilustración 38. Portafolio de proyectos

Ilustración 39. Conjunto de proyectos

Objetivos y beneficios de la administración de portafolio

de proyectos.

Los objetivos son los siguientes:

1.- Mejorar el retorno de la inversión: que a través de los proyectos se
cumplan los objetivos económicos de la organización.
2.- Acelerar la obtención de beneficios: buscar que los proyectos detonen
de manera inmediata en utilidades.
3.- Realizar el mayor número de proyectos posibles: aprovechar con los
mismos recursos el poder implementar el mayor número de proyectos.
4.- Balancear el proyecto: buscar la mejor combinación de flujos de caja,
recursos, bajo riesgo, investigación y desarrollo, oferta de proveedores,
etc.
5.- Información para la toma de decisiones: proveer a la dirección de
información.
6.- Evitar el desperdicio de los recursos: evitar duplicidad de esfuerzos.

Ilustración 40. Portafolio

Ilustración 41. Objetivos

Algunas situaciones que bloquean los beneficios que busca la

administración de portafolio son:
a.- Falta de información.
b.- No existe planeación.
c.- No existe proceso de seguimiento.
d.- Lista de proyectos demasiado grande.

Ilustración 42. ¿Por qué falla la implantación de proyectos?

Ilustración 43. Fallas en la implantación de proyectos

Procesos de la administración de portafolio

Para la administración de portafolios son necesarios los siguientes

puntos:
1.- Crear un inventario de proyectos. Mantener todas las propuestas,
identificando en qué etapa se encuentra. Se puede incluir nombre,
dimensión, presupuesto, objetivos de cada proyecto.
2.- Evaluar proyectos y propuestas de proyectos. Se recomienda definir
un comité de administración de portafolio que pueda tener un panorama
general de estrategias de la empresa para que pueda comprometerse
con la evaluación de los mismos en cuanto a utilidades, retorno, riesgos.
Al final lo que se busca es una depuración de esa lista.
3.- Categorizar el portafolio. Habrá que dar prioridad en función al costo-
beneficio pero teniendo como relación a los objetivos estratégicos de la
organización.
Debido que este trabajo puede tornarse un poco ambiguo, es
indispensable realizar un análisis que incluya:
a.- Los objetivos estratégicos de la organización.
b.- Una lista completa de proyectos.
c.- Justificación donde se describe la relación del proyecto con los
objetivos de la empresa.
d.- Beneficios que esperan conseguirse al concluir cada proyecto.
e.- Flujo de caja proyectado.
f.- Duración de cada proyecto.
g.- Recursos a utilizarse.
h.- Análisis de riesgos.
j.- Restricciones a las que se somete la compañía.

Ilustración 44. Beneficios del análisis 1

Ilustración 45. Beneficios del análisis 2

A continuación se mencionan algunos criterios en los que se debe basar

la toma de decisiones sobre qué proyectos deben tener mayor prioridad
sobre otros, estos son algunos:
- Importancia estratégica
- Perspectiva Financiera
 - Ventaja competitiva
- Riesgo

Ilustración 46. Criterios para la toma de decisiones

Ilustración 47. Elementos para la toma de decisiones

Seleccionar proyectos de acuerdo a los recursos

disponibles.
Es necesario que la propuesta de proyectos que se busquen y vayan a
realizarse con previa autorización, deben apegarse a lo siguiente:
a.- Inclusión de todos los proyectos relevantes.
b.- Alta visibilidad
c.- Relación estrecha del proceso de administración con el de
administración de proyectos.
5.- Comunicar y dar seguimiento.

Ilustración 48. Elementos para la selección de proyectos

Ilustración 49. Proceso de administración de portafolios

Puede tomar varios años implantar una metodología de administración

de proyectos, algunos elementos que ayudan a este proceso de
implantación son:
a.- Capacitar a la gente.
b.- Definir estándares.
c.- Difundir el nuevo conocimiento de las metodologías.

Ilustración 50. Matriz para seleccionar proyectos

Excelente, has concluido de manera satisfactoria los temas presentados

en la unidad, por lo tanto se te invita a resolver la actividad de
aprendizaje para verificar el aprendizaje adquirido. Adelante y Éxito.
¡Nos vemos pronto en la Unidad II!
Ilustración 51. Infografía
Ilustración 52. Tabla de evaluación
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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