LA ACTA
El acta es un documento por el que queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos
tomados en una reunión o asamblea. Por tanto, un acta de fe de los hechos desarrollados en
reuniones, que previamente han sido convocados formalmente, así como los acuerdos
tomados en ellas, que si asisten por escrito y que resulta importante registrar y conservar.
OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar una investigación referente a las actas, tipos y estructura; dependiendo el
testimonió y la finalidad, centrándose la investigación en las actas de reunión o asamblea
mediante referencias bibliográficas (textos e internet) de manera que beneficie y
proporcione una guía para su elaboración en casos que se requiere este documento.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Considerar el significado y las diferentes funciones que tiene el acta
Categorizar los tipos de actas, enfocándonos en las actas resueltas en una reunión o
asamblea
Ejemplificar un acta resuelta en una asamblea o reunión
FUNCION DE ACTA:
Cada documento debe cumplir una función, en este caso la función del acta. Las actas
deben reflejar siempre la verdad y su contenido inalterable, salvo el consentimiento expreso
de los que en ellas intervinieron, y con la observancia de los aplicables. Además, deben ser
leídas por todos los que en ellas participan y las suscriben.
ELABORACIÓN:
Su elaboración corre a cargo de una persona que actúa como secretaria/o y, para que tenga
validez, debe ir refrendado por la asociación y el grupo de personas que se reúnen.
PARTES DE UN ACTA:
¿Cuáles son las partes de un acta?
Según las particularidades del proyecto, como por ejemplo las partes que intervienen en el
desarrollo del mismo, los aspectos de los cuales se requiera hacer seguimiento, etc., el acta
incluirá cierta información.
Sin embargo, existe una estructura básica que puede seguirse al momento de celebrar una
reunión para asegurar que la misma contenga los elementos básicos necesarios que faciliten
la gestión del proyecto. Veamos cuáles son.
1. Encabezado: identificación del acta
Se trata de un formato común a todas las actas, en el cual, sin embargo, cambiará la
información específica a cada reunión como:
el número de consecutivo,
la fecha,
la hora,
el lugar,
los participantes,
el objetivo.
☝ Las reuniones que lleva a cabo una empresa pueden ser de carácter interno o externo. En
este último caso, es aconsejable listar a los participantes, indicando a qué organismo
pertenecen y el cargo que ocupan.
2. Orden del día: presentación de la reunión
Este consiste en una lista de las acciones que se esperan desarrollar a lo largo de la reunión.
Esto puede hacer referencia a:
los asuntos por tratar,
los temas por validar,
las intervenciones por parte de los participantes que van a tener lugar,
la presentación de resultados, etc.
3. Cuerpo del acta: desarrollo de la reunión
Esta sección es donde se desglosará el orden del día. En una reunión al seguimiento de un
proyecto, por ejemplo, esta es la parte donde se listan las actividades que estaban previstas
para el periodo comprendido entre la reunión anterior y la actual y se describe todo lo que
se hizo durante su ejecución.
Lo anterior puede contemplar:
el recuento de tareas y sus resultados (entregables, por ejemplo),
las acciones que quedaron pendientes,
los aspectos que requieren validación por parte de los asistentes a la reunión.
☝ Según el tipo de proyecto, el acta puede incluir otros detalles como quién es el
responsable de llevar a cabo la acción, dentro de qué plazo y cuál es el resultado esperado
al final de la misma.
La fase final del desarrollo de la reunión es donde se llegan a acuerdos sobre los asuntos
más importantes que se discutieron. Muchas veces, la evaluación de dichos asuntos es
sometida a votación. En este sentido, debes:
listar los asuntos evaluados,
indicar cuántas personas participaron en la votación,
justificar las medidas tomadas con base en los resultados de la votación.
4. Conclusión: cierre de la reunión
En esta parte del acta se hace un resumen de:
los acuerdos a los que se llegaron,
las acciones que están por venir y sus responsables,
la fecha de la próxima reunión y los detalles del encuentro (lugar, hora, motivo,
etc.).
Se prevé un espacio, al final de la sección, para la firma del acta. Esto generalmente lo hace
quien ha redactado el acta (el/la secretario⋅a) y la persona que convocó a la reunión
(Director⋅a de proyectos, Presidente⋅a, etc.).
☝ El acta, cuando se trata de un proyecto que desarrolla un contratante para un contratista,
debe contar con la firma de los representantes de cada una de las partes interesadas. Para
esto, es necesario enviar el documento para firma y aprobación de todo el mundo, una vez
acaba la reunión.
5. Anexos: soportes al acta
Los anexos no son obligatorios y no todas las reuniones cuentan con estos. Generalmente,
cuando hablamos de anexos, hacemos referencia a documentos de soporte que sirvieron
para presentar alguna información en la reunión, tales como:
informes,
presupuestos,
análisis estadísticos,
gráficos,
fotografías,
especificaciones técnicas de maquinaria o equipo que requiera ser comprado,
etc.
☝ La importancia de incluirlos en el acta es hacerlos disponibles para consulta y para que
sustenten de manera escrita lo que se dijo durante la reunión.
TIPOS DE ACTAS:
Actas de presencia.
Actas de manifestaciones o de referencia.
Actas de remisión de documentos por correo.
Actas de notificación y requerimiento.
Actas de exhibición de cosas o documentos.
Actas de notoriedad.
Actas de protocolización.
Actas de depósito ante notario
EXAMEN
1.-ELABORAR UN ACTA
