FÓRMULAS Y
FUNCIONES DE
EXCEL:CONCEPT
OS ESENCIALES
PARA SU
MANEJO
Complejo Educativo “De La Salle”
Tercero Básico “A”
Tecnología del aprendizaje y la
Comunicación
Docente: Jorge René Lopez Pérez
2 Dylan Xavier Avelar Mateo
6 Yahir André Castillo Alvarado
7 Mariana Gabriela Castillo Gómez
28 Victoria Mayté Ruíz Cano
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Componentes de las Fórmulas en
la Hoja de Cálculo
Excel versión 2003, es un software de hoja de cálculo electrónica que permite la
representación gráfica y el análisis de datos bajo la estandarización del ambiente gráfico
de Windows. Se relacionan con la realización de operaciones aritméticas y de
comparación mediante fórmulas y funciones con datos almacenados en celdas de hojas
de cálculo. Estas operaciones, las realiza con valores específicos o con datos almacenados
en las celdas de la hoja de cálculo y el resultado lo muestra en la celda en la que se
encuentra almacenada la fórmula con las instrucciones a seguir. A la estructura u orden
de los elementos de una fórmula se le denomina sintaxis. Las fórmulas en Microsoft
Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los
elementos que van a calcularse: los operandos y los operadores del cálculo.
Operandos:
• Valores constantes (números)
• Referencia de celdas (A10, B6) o de rango
• Nombres de celdas o rangos
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• Funciones
Los valores constantes, se refieren a los valores o números que no cambian en la
ejecución de las operaciones.
Las referencias en una fórmula identifican la dirección de una celda o rango de celdas en
una hoja de cálculo.
En las referencias se pueden utilizar datos ubicados en celdas en diferentes partes de
una hoja de cálculo o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.
Una de las ventajas asociadas con la utilización de referencias en una fórmula, radica en
la flexibilidad para actualizar automáticamente los resultados al modificar las
referencias usadas en ella. Así por ejemplo, en la celda A1 se tiene la fórmula: =B15*5 la
cual instruye al programa para multiplicar el valor contenido en la celda B15 por cinco.
Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula y el
resultado en A1 se modificará también. Entonces, si la celda B15 contiene el valor de
cien, el resultado en la celda A1 será de quinientos. Si se modifica a dos el contenido de
B15, automáticamente en A1 se mostrará el número diez como resultado.
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También puede asignarse un nombre descriptivo a una celda, a un rango, a fórmulas o a
valores constantes para que sea más sencillo leer y recordarlos en las fórmulas. Un
nombre descriptivo puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula, por
ejemplo será más fácil recordar que la fórmula =SUMA(SEMESTRE1) suma las
calificaciones del primer semestre que recordar el objetivo de =SUMA(B2:B50).
En Excel, podemos usar como otras referencias los rótulos (nombres de las columnas o
filas de datos) para hacer referencia a estas. Excel no tiene activa la opción de usar
rótulos, por lo cual debe ser activada mediante pestañas específicas. En opciones del
libro, activar la casilla de verificación Aceptar rótulos en fórmulas.
Como ejemplo miramos una tabla de datos que contiene calificaciones que se dividen en
SEMESTRE 1, otra columna SEMESTRE 2 y una fila para cada uno de los alumnos de un
grupo escolar. Se podría indicar al programa que calcule la suma de calificaciones por
semestre de la siguiente manera =SUMA(SEMESTRE 1).
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Para terminar con los operandos, Microsoft Excel contiene diversas fórmulas
predefinidas denominadas funciones las cuales pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas. Estas funciones ejecutan cálculos con valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado. Como ejemplo,
tenemos las siguientes funciones: SUMA agrega valores de rangos de celda, PAGO calcula
los pagos de un préstamo basándose en un interés.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO,
referencias de celda, constantes, fórmulas u otras funciones. El argumento que se
designe deberá generar un valor válido para el mismo.
La sintaxis comienza con el signo = si se encuentra al principio de una fórmula, seguido
del nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función
separados por comas y un paréntesis de cierre.
En la siguiente función, se indica al programa que debe sumar el contenido da A15 al
rango de valores almacenados en B25, B26, B27, B28 (B25:B28).
Para introducir una función, el procedimiento que de manera general se
puede seguir, es el siguiente:
1. Seleccionar la celda en que se desea introducir la función
2. Para iniciar la fórmula con la función, se tienen tres opciones:
2.1 Usar el menú de comandos Insertar Función o
2.2 Usar el botón Insertar función en la barra de fórmulas
2.3 Usar el botón Insertar función en la barra de herramientas
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3. Se mostrará el cuadro de diálogo de insertar función:
El cuadro de diálogo, en la parte superior permite buscar funciones mediante texto
relacionado con las operaciones que se desean realizar y posteriormente seleccionando
el botón Ir.
En el recuadro denominado: O seleccionar una categoría, se pueden elegir de entre
varias categorías de funciones tales como: Usadas recientemente; Todas; Financieras;
Fecha y hora; Matemáticas y trigonométricas; Estadísticas; Búsqueda y referencia; Base
de datos; Texto; Lógicas; entre otras. Se pulsa el botón izquierdo del mouse en el cuadro
de la lista desplegable, selecciona la categoría de interés. Después de elegir una categoría,
en el recuadro inferior, denominado: Seleccionar una función, se mostrará un listado de
las funciones que integran la categoría elegida. Se describe brevemente el objetivo de la
función y se selecciona el botón Aceptar.
4. Se mostrará un cuadro con los argumentos de la función y se describirán
brevemente, colocando el cursor sobre alguno de los argumentos, también será
proporcionada una breve explicación, tanto para argumentos necesarios o
aquellos que se pueden omitir.
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5. Al ingresar argumentos en funciones de Excel, especialmente al ingresar celdas o
rangos de celdas, debe usar el mouse para asegurarse de que su selección sea
precisa. Si el cuadro de diálogo multimedia bloquea la visualización de sus datos,
puede moverlo arrastrando la barra azul en la parte superior. Además, el botón
Contraer cuadro de diálogo, ubicado a la derecha de cada línea de argumento, se
puede usar para minimizar temporalmente la ventana mientras selecciona las
referencias de celda necesarias. Una vez completada la selección, debe hacer clic
en este botón nuevamente para expandir el cuadro de diálogo y ver el cuadro de
diálogo completo.
6. Una vez completados los argumentos de la función, presionar Enter o Intro (↵) o
seleccionar el botón Aceptar.
II.2 Operadores
Los operadores de las fórmulas de Excel especifican el tipo de cálculo a realizar
con elementos de una fórmula. Excel tiene cuatro tipos diferentes de operadores:
aritmético, de comparación, texto y referencia, que debemos conocer.
Los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como
suma, resta, división o multiplicación; combinan números y generan resultados
numéricos.
Los operadores de comparación contrastan dos valores y generan el valor lógico
VERDADERO o FALSO. En dos celdas con distintos valores, se pueden obtener los
resultados mostrados en la siguiente tabla al usar los operadores de comparación.
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El operador de texto "&" en Excel se utiliza para combinar dos o más valores de texto en
uno. Una vez aplicado, el texto de diferentes celdas se combinará en un texto continuo.
Por ejemplo, si el nombre "TERESA" está en la celda A1 y el apellido "GARCÍA" está en la
celda A2, usando el operador &, puedes combinar los dos en un solo texto, "TERESA
GARCÍA". Para incluir espacios entre texto incrustado, debe encerrar " " entre comillas en
la fórmula de secuencia.
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los cálculos. Si por
ejemplo en las celdas A1, A2, A3 y A4 se tienen los valores 50, 75, 100 y 125 y en las celdas
B1, B2, B3 y B4 los valores 20, 40, 60 y 80. Usando los operadores de referencia con la
función de suma, se tendrían los resultados mostrados en la tabla 5.
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Orden en que microsoft Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
Los cálculos se realizan manualmente de izquierda a derecha, pero en programas como
Excel, se siguen reglas de operadores, lo que puede dar resultados diferentes. Por
ejemplo, 9 3*2 dará como resultado 15 en Excel en lugar de 24, todo esto en base a cómo
se ejecute, de aquí la importancia de este tema.
En este caso, el orden que Excel seguiría seria<. multiplicar tres por dos (el operador de
multiplicación es prioritario al de suma<9 y al resultado (seis) le suma nueve.
Excel automáticamente calcula fórmulas de izquierda a derecha, siempre comenzando
por el signo igual (=), respeta la prioridad. Se puede controlar el orden de ejecución
cambiando sintaxis de la fórmula con paréntesis, indica la prioridad de ejecución. En el
ejemplo, puede cambiarse la sintaxis para obtener los resultados deseados, para ello,
deben colocarse entre paréntesis los operandos y su operador a los que se quiere dar
prioridad, así el resultado en este caso será de veinticuatro ya que Excel sumará primero
nueve más tres (12) y al resultado se multiplicará por dos (24).
Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula
contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel ejecutará los
operadores de izquierda a derecha. La prioridad de ejecución de los operadores se
muestra en la siguiente tabla.
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Se tiene almacenado en la celda A1 un valor de 10 y en la celda A2 el valor de 20, y se
desea conocer el resultado de sumarlos. De manera general, los pasos a seguir pueden
ser: 1. Decidir la ubicación de la celda en la que Excel realizará la operación aritmética.
Supóngase que se selecciona la celda A3. 2. Indicar la operación aritmética a realizar
mediante una fórmula que será almacenada en la celda A3. Regla importante a recordar:
todas las fórmulas en Excel deben iniciar con el signo igual (=). Por tanto, introducir en la
celda A3 la fórmula: =A1+A2 y pulsar la tecla Enter. 3. El resultado en la celda A3 será 30.
Este mismo resultado, se podría obtener usando los valores directamente en la fórmula:
=10+20 sin embargo, colocar en una fórmula direcciones de celda, ofrece una mayor
flexibilidad ya que si se modifica el contenido de las mismas, el resultado en A3 se
actualizará automáticamente. Así por ejemplo, si se cambia el valor de A1 por 100
entonces automáticamente en A3 se mostrará como resultado 130. En la siguiente tabla
se muestra un ejemplo de los diferentes resultados que pueden obtenerse de una
fórmula de acuerdo con la prioridad establecida.
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III. REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS
Una de las ventajas asociadas con el uso de referencias en las fórmulas, es la facilidad,
rapidez y flexibilidad que ofrece el programa para copiar fórmulas a una celda o rango
de celdas utilizando referencias. Para copiar fórmulas en una hoja de cálculo electrónica,
es necesario conocer los tipos de referencias que se muestran en la dirección de celda ya
que de ellos, depende el resultado de la copia. Excel cuenta con los siguientes tres tipos
de referencias.
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• Relativas (predeterminadas) son referencias a celdas de acuerdo con la posición de la
celda que contiene la fórmula. Ejemplo W25.
• Absolutas cuando hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición específica.
Como valor predeterminado, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celdas.
Ejemplo $W$25.
• Mixtas son una combinación de ambas. Ejemplo $W25 o W$25.
De manera predeterminada cuando se crea una fórmula las referencias de celda se
basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula, es decir, que
toma la referencia relativa y la dirección de la celda muestra solamente el encabezado de
columna y de fila (W25).
De manera predeterminada cuando se crea una fórmula las referencias de celda se
basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula, cuando toma la
referencia relativa y la dirección de la celda muestra solamente el encabezado de
columna y de fila (W25).
En el ejemplo de la figura 4, la celda B6 contiene la fórmula =A5*2 y presenta como
resultado el valor de 50. En la fórmula, la referencia a la celda A5 es relativa y la
instrucción para el programa en el momento de realizar una copia es: buscar el valor
contenido en una celda por encima y una celda a la izquierda de la posición en que se
encuentra la fórmula (A5) para multiplicarlo por el número 2 (constante numérica).
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Al copiar la fórmula con referencia relativa a la celda B7, las celdas a las que se hace
referencia en la fórmula serán actualizadas manteniéndose la instrucción de: buscar el
valor contenido en una celda por encima y una celda a la izquierda de la posición en que
se encuentra la fórmula. Debido a lo anterior, en la Figura 5, la fórmula en la celda A7 ha
cambiado a =A6*2 dando como resultado 0 al tomar el valor de la celda ubicada una
celda arriba y una a la derecha, A6 (vacío) y multiplicarlo por dos.
Cuando se usa el valor contenido en una celda, las referencias absolutas son las mejores;
se indican en la fórmula con un signo de dólar ($) antes del encabezado de fila o columna
que se requiere constante. Cuando el símbolo de pesos aparece antes, tanto del
encabezado de fila como del de columna, se dice que la referencia es absoluta ya que la
instrucción que recibe el programa es: buscar el valor contenido en la celda
referenciada. Siguiendo con el ejemplo, si la fórmula en B6 multiplica al contenido de la
celda A5 por 2 y deseamos que al copiarla en otra celda sea la misma y genere el mismo
resultado, se debe hacer una referencia absoluta colocando =$A$5 *2, como se muestra
en la figura 6.
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Al efectuar una copia de la fórmula de B6 a B7, las indicaciones para el programa han
cambiado y ahora al copiar lee: busca el valor contenido en la celda A5 y multiplícalo por
dos. Por lo que la fórmula copiada será la misma contenida en B6.
Cuando el símbolo de pesos aparece antes del indicador de fila o de columna es una
referencia mixta y puede ser:
• Referencia absoluta de columna con referencia relativa de fila ($A5)
• Referencia relativa de columna con referencia absoluta de fila (A$5)
Cuando F4 se pulsa una vez, la referencia relativa de celda se modifica a referencia
absoluta de fila y columna; pulsando dos veces cambia a referencia relativa de columna
y absoluta de fila; pulsando tres veces a referencia absoluta de columna y relativa de fila
y con el cuarto pulso, vuelve a la referencia relativa predeterminada.
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La Figura 8 muestra la fórmula del ejemplo con referencia absoluta de columna y
relativa de fila. A pesar de que el resultado en la celda B6 es el mismo, las indicaciones
para el programa han cambiado. Ahora al copiar, lee: buscar el valor contenido en la
columna A, en el renglón coloca una celda por encima y una celda a la izquierda de la
posición en que se encuentra la fórmula y multiplícalo por dos.
Al copiar la fórmula de la celda B6 a B7, el resultado es cero ya que buscó el valor
contenido en la columna A, en el renglón ubicado una posición arriba y una a la
izquierda (A6=vacío) y lo multiplicó por dos (figura 9).
La figura 10, presenta nuevamente la fórmula del ejemplo con referencia absoluta de fila
y relativa de columna. El resultado de la fórmula es el mismo, pero las indicaciones para
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el programa han cambiado. Ahora al efectuarse una copia, lee: busca el valor contenido
en la fila 5 una columna a la izquierda de la posición en que se encuentra la fórmula y
multiplícalo por 2.
La instrucción que Excel recibió al efectuar la copia de la fórmula de la celda B6 a la
celda B7, le indicó que debe buscar el valor contenido en una columna a la izquierda (A)
de la posición en que se encuentra la fórmula y en la fila 5 por lo que, toma el valor de la
celda A5 y lo multiplica por dos, dando como resultado cincuenta. Ver figura 10.
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Conclusiones
Enfatiza la importancia de comprender los componentes de una fórmula en Excel y
cómo su diseño y elementos afectan los resultados esperados. También menciona que
copiar fórmulas rápidamente puede producir resultados inesperados debido al uso
incorrecto de las referencias. Aunque algunos puedan considerar esta cuestión
irrelevante, pone de relieve que el desconocimiento de estos aspectos puede conducir a
una subutilización del procedimiento en la práctica.
Anexos
[Link]
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