1. 2. 3.

FUNDAMENTOS Y ENTORNO Y MODELAMIENTO Y

ELEMENTOS CLAVE DE DOCUMENTACIÓN DE
APLICACIÓN DE MODELAMIENTO CON PROCESOS CON
PROCESOS BIZAGI BIZAGI

4. 5.
SIMULACIÓN DE
PROCESOS CON AUTOMATIZACIÓN
BIZAGI I
 ÍNDICE

A. Review de la sesión anterior

B. Contenido del curso
1. Temas de la sesión
2. Ejemplos de casos reales
3. Lecciones aprendidas
4. Presentar avance 2
5. Taller guiado
6. Rondas de preguntas
7. Cierre de la clase
A. REVIEW DE LA SESIÓN ANTERIOR
SESIÓN 3
OBJETIVOS DE LA SESIÓN: Establecer los conceptos de la simulación de procesos de negocio utilizando la
herramienta Bizagi Modeler.

1. TEMAS DE LA SESIÓN:
Tema 1: Fundamentos de simulación de procesos
Tema 2: Niveles de simulación en Bizagi
Tema 3: Simulación: Análisis de tiempos
Tema 4: Simulación: Análisis de recursos
Tema 5: Simulación: Análisis de calendarios
Tema 1: Fundamentos de simulación de procesos
 ¿Qué es la simulación?

La simulación es una herramienta para evaluar el

desempeño de un modelo, con diferentes Bizagi Modeler le permite simular sus procesos de
configuraciones negocio bajo el estándar BPSim (Business Process
y durante largos períodos de tiempo, para reducir
Simulation) para apoyar el proceso de toma de
las probabilidades de incumplir los requerimientos
de decisiones e impulsar el mejoramiento continuo de
negocio, eliminar cuellos de botella, evitar sub o los
sobreutilización de los recursos (incluyendo mismos.
personas y dinero), y optimizar el rendimiento del
sistema.
 Beneficios

› Método de bajo riesgo y bajo costo para probar modelos de procesos comerciales en
situaciones reales.
› Ayuda a identificar y eliminar los obstáculos que alteran los procesos.
› Garantiza que los recursos necesarios para completar los procesos se asignen eficazmente.
› Ayuda a las organizaciones a tomar decisiones mejor fundamentadas
› Responde todas las preguntas sobre las posibilidades cuando se desea optimizar un proceso.
› Proporciona información para apoyar la rentabilidad de la inversión en diferentes propuestas
› La ejecución de múltiples situaciones permite que los analistas comerciales determinen la mejor
alternativa de uso.
 Metodología

1. Definir el objetivo de 2. Modelar el proceso 3. Configurar los parámetros 4. Ejecutar la simulación 5. Analizar los resultados
la simulación de la simulación

Establecer qué se quiere analizar Representar el proceso mediante Interpretar los resultados
Asignar valores a las Presenta los valores que se
o mejorar del proceso, qué un diagrama BPMN (Business obtenidos y compararlos con
propiedades del proceso, como registran de una característica de
indicadores se van a medir y qué Process Model and Notation). los objetivos definidos.
el tiempo, el costo, los recursos, calidad
escenarios se van a comparar.
las probabilidades, las
restricciones, etc.
Tema 2: Niveles de simulación en Bizagi
Niveles de simulación en Bizagi

Nivel 1 - Validación del proceso

1. Recopilar los datos de proceso para

Nivel 2 - Análisis de tiempo la simulación.
2. Ingresar los datos en los elementos que lo requieran.
3. Llevar a cabo corridas de simulación.
Nivel 3 - Análisis de recursos 4. Interpretar y presentar los resultados.

Nivel 4 - Análisis de calendarios

Para empezar a utilizar la simulación en Bizagi Modeler, usted debe contar con un modelo de proceso
completo, de lo contrario, no podrá ser simulado.
 Nivel 1: Validación del proceso

Validar los modelos de proceso, para

asegurar que el proceso pase
correctamente a través de todos los Al validar un modelo de proceso se identificará que:
flujos de secuencia, y se comporte de • Las compuertas estén sincronizadas.
acuerdo a lo esperado. • Los mensajes se sincronicen (No pueden existir al final menos tokens)
En este nivel los recursos, tiempos de • Las probabilidades de decisión están debidamente definidas.
procesamiento y costos no están • El enrutamiento del proceso se comporta de acuerdo a lo esperado.
incluidos. • Todos los tokens creados terminan el proceso.

Bizagi ofrece animación en tiempo real de las simulaciones para identificar fácilmente si algo está mal. En el informe de resultados se
confirman las situaciones evidenciadas durante la ejecución,
 Definición de los datos de entrada

En el nivel de Validación del proceso verá que sólo los eventos de inicio y compuertas están habilitados
para introducir información. En este nivel es necesario definir:
Número máximo de llegadas:

Define el número de instancias de token que se generarán. Sugerimos definir un número lo suficientemente grande (al menos 1,000) con
el fin de permitir que el proceso se estabilice y obtener información fiable.

Seleccione en el Evento de Inicio del proceso y dé clic en el icono de Engranaje del menú circular. En la
nueva ventana ingrese el número de llegadas.
 Enrutamiento de compuertas:

Las compuertas inclusivas y exclusivas requieren probabilidades para definir su frecuencia de activación. Las probabilidades son
valores entre 0 y 100%.

Seleccione la compuerta y arrastre los iconos de desplazamiento para cambiar las probabilidades

Si no se define probabilidades para los caminos, estas se distribuirán por igual.

 Ejecución de la simulación
Una vez definidos los datos necesarios para este nivel, dé clic en el botón Ejecutar para ejecutar la simulación.

Cuando se ejecuta una simulación podrá ver las herramientas de análisis. Estas le ayudarán a identificar en
tiempo de ejecución:

• Número de instancias completas.

• Número de casos creados.
• Número de casos que activan cada elemento.
• Número de casos terminados.
 Resultados

Una vez finalizada la simulación, podrá ver los resultados haciendo clic en la opción Resultados

En este nivel los resultados contienen la siguiente información relacionada con el proceso:

• Nombre: Identifica el elemento BPMN específico para el que se muestran los resultados.
• Tipo: Identifica el tipo de elemento.
• Tokens completados: Indica el número de instancias (casos) procesados durante la ejecución de la simulación.
 CASO EMPRESA SELEKTO PERSONNEL S.A.C

A continuación, se presenta el caso de la Empresa Selekto

Personnel.
CASOS En los siguientes slides Usted encontrará información referencial
REALES para realizar la simulación respectiva del Escenario 1.
Luego realizará un Escenario 2 donde la cantidad de
requerimientos semanales asciende a 200, se tiene 2 Asistentes y
realizar la simulación con los mismos datos de tiempos, recursos
y calendarios.
Describir sus comparaciones entre ambos escenarios.
 CASO EMPRESA SELEKTO PERSONNEL S.A.C

En la empresa “Selekto Personnel”, que se encarga de brindar

servicios de reclutamiento de personas, se reciben semanalmente un
promedio de 150 requerimientos de selección.

CASOS El Analista de selección valida estos requerimientos para conocer la

necesidad de los clientes ya que atienden reclutamientos d personal

REALES operativo, mandos medios y directivos. En caso sea operativos se envía

requerimiento al Asistente de Selección, quién publica en bolsas de
trabajo, consolida CV’s acorde al requerimiento, realiza entrevistas por
teléfono, realiza assesment y envía lista de candidatos al Analista. Para los
mandos medios, el Analista publica en LinkedIn el requerimiento, evalúa
CV’s y agenda entrevistas, realiza entrevista y luego identifica candidatos.
Mientras que para directivos, el Analista activa servicio Head Hunter.
Finalmente, el Analista, comunica los candidatos de operativos, mando
medio y directivos al cliente.
Tema 3: Análisis de tiempos
 Introducción
El segundo nivel de simulación es útil para comprender el tiempo total de proceso.
En este nivel no se tienen en cuenta los recursos; Bizagi asume una capacidad infinita para que no haya
demoras en el flujo. Esta es la situación ideal bajo el flujo y tiempos de procesamiento dados.
Definición de los datos de entrada requeridos para este nivel

Adicional a la información requerida en el nivel anterior, es necesario definir la siguiente información en

el Análisis de Tiempos:
Tiempo de procesamiento: Define la cantidad de
Intervalo de llegadas: Define el intervalo de
1 tiempo entre las llegadas de inputs 2 tiempo que una actividad o evento necesita para
procesar un input
 Introducción

Cuando se ejecuta una simulación podrá ver las herramientas de análisis. Estos le ayudarán a identificar en tiempo de
ejecución:
• Número de instancias completas.
• Tiempo Promedio por actividad
• Tiempo Total de procesamiento por actividad
 CASO EMPRESA SELEKTO PERSONNEL S.A.C

En la empresa “Selekto Personnel”, que se encarga de brindar

servicios de reclutamiento de personas, se reciben semanalmenteun promedio de
150 requerimientos de selección.

CASOS El Analista de selección valida (15’) estos requerimientos para conocer la

necesidad de los clientes ya que atienden reclutamientos de personal operativo,

REALES mandos medios y directivos. En caso sea operativos se envía (3’) requerimiento al
Asistente de Selección, quién publica (5’) en bolsas de trabajo, consolida (4h) CV’s
acorde al requerimiento, realiza (2h) entrevistas por teléfono, realiza assesment
(3h) y envía (5’) lista de candidatos al Analista. Para los mandos medios, el
Analista publica (3’) en LinkedIn el requerimiento, evalúa (4h) CV’s y agenda
entrevistas, realiza (6h) entrevista y luego identifica (1h)
candidatos. Mientras que para directivos, el Analista activa (10’) servicio Head
Hunter. Finalmente, el Analista, comunica (30’) los candidatos de operativos,
mando medio y directivos al cliente.
Tema 4: Análisis de recursos
 Introducción

• El tercer nivel de la simulación es el análisis del rendimiento del proceso, al incluir restricciones de Recursos en las actividades. Recuerde
que un recurso es una persona, equipo o espacio necesario para la ejecución de una tarea específica.

• En el nivel anterior asumimos que los recursos necesarios para llevar a cabo una actividad tenían capacidad infinita, es decir, podían
procesar una cantidad infinita de tokens al mismo tiempo. Sin embargo, este supuesto no es real en absoluto. En la práctica siempre
tenemos limitaciones de recursos.

• Cuando se incluyen restricciones de recursos, el problema más común que puede surgir es que los tokens tendrán que esperar a ser
procesados en algún momento. Esto crea cuellos de botella, aumenta el tiempo de ciclo y, por tanto, reduce la capacidad del proceso.
 Introducción

El dinero es otro de los recursos directa o indirectamente involucrados en el proceso. Este nivel también le
permite analizar la operación su negocio en términos de costo.
El objetivo de este nivel es el de identificar y minimizar el impacto de estas limitaciones en términos de
tiempo de ciclo y costos.
Los resultados de este nivel le permitirán evaluar las siguientes medidas de desempeño:

• Sub o sobre utilización de recursos.

• Costos totales asociados a los recursos.
• Costos totales asociados a las actividades.
• Demoras (tiempo que una actividad espera actividad de un recurso).
• Una estimación del tiempo de ciclo mucho más precisa
 CASO EMPRESA SELEKTO PERSONNEL S.A.C

En la empresa “Selekto Personnel”, que se encarga de brindar

servicios de reclutamiento de personas, se reciben semanalmenteun promedio de
150 requerimientos de selección.

CASOS El Analista de selección valida (15’) estos requerimientos para conocer la

necesidad de los clientes ya que atienden reclutamientos de personal operativo,

REALES mandos medios y directivos. En caso sea operativos se envía (3’) requerimiento al
Asistente de Selección, quién publica (5’) en bolsas de trabajo, consolida (4h) CV’s
acorde al requerimiento, realiza (2h) entrevistas por teléfono, realiza assesment
(3h) y envía (5’) lista de candidatos al Analista. Para los mandos medios, el
Analista publica (3’) en LinkedIn el requerimiento, evalúa (4h) CV’s y agenda
entrevistas, realiza (6h) entrevista y luego identifica (1h)
candidatos. Mientras que para directivos, el Analista activa (10’) servicio Head
Hunter. Finalmente, el Analista, comunica (30’) los candidatos de operativos,
mando medio y directivos al cliente.
Tema 5: Análisis de calendarios
 Introducción

Además de las restricciones de recursos que tuvimos en cuenta en el nivel anterior, también hay que considerar el efecto
de la disponibilidad de recursos en el tiempo, con el fin de obtener una mejor aproximación al rendimiento del proceso
real.

En la vida real, los procesos están sujetos a condiciones cambiantes respecto a la disponibilidad de recursos. Días festivos,
fines de semana, turnos y descansos restringen y definen el rendimiento real de un proceso.
Este nivel proporciona una predicción de cómo se desempeñará la operación del proceso, al incluir información que refleja
la disponibilidad de recursos en periodos dinámicos de tiempo tales como los turnos, horarios, o semanas.
Al final de este nivel usted obtendrá información más precisa acerca de:

• Utilización de los recursos.

• Costos totales asociados a los recursos.
• Costos totales asociados a las actividades.
• Demoras (tiempo que una actividad espera actividad de un recurso).
• Tiempo de ciclo esperado.
Escenarios
La simulación de Bizagi le permite crear varios escenarios para su modelo de proceso, para analizar distintas
combinaciones de datos y observar los posibles resultados. Los escenarios son completamente independientes entre sí,
desde la definición general del escenario hasta los datos incluidos en cada elemento en el modelo. Cuando usted está en la Vista de
Simulación, se mostrará el modelo en un escenario específico, que Bizagi crea de forma predeterminada. Toda la
información introducida pertenecerá a ese escenario. El nombre del escenario que está simulando aparece sobre el
Modelo.
• Nombre: Nombre del escenario. Este debería ser claro y útil para identificar fácilmente las condiciones evaluadas.
• Descripción: Una descripción detallada de los supuestos y cambios introducidos al escenario original.
• Autor: Nombre de la persona o grupo de personas que crearon el escenario.
• Versión: La versión del escenario.
• Inicio: Fecha de inicio de la simulación.
• Duración: Periodo de tiempo durante el cuál se simulará el proceso.
• Unidad base de Tiempo: Unidades en las cuales se configurarán y mostrarán medidas de tiempo.
• Unidad base de Moneda: Unidades en las cuales se configurarán y mostrarán montos monetarios.
• Replicaciones: Número de replicas de simulación para el escenario.
• Semilla: Valor de la semilla utilizada para la generación de números aleatorios.
 CASO EMPRESA SELEKTO PERSONNEL S.A.C

En la empresa “Selekto Personnel”, que se encarga de brindar

servicios de reclutamiento de personas, se reciben semanalmenteun promedio de
150 requerimientos de selección.

CASOS El Analista de selección valida (15’) estos requerimientos para conocer la

necesidad de los clientes ya que atienden reclutamientos de personal operativo,

REALES mandos medios y directivos. En caso sea operativos se envía (3’) requerimiento al
Asistente de Selección, quién publica (5’) en bolsas de trabajo, consolida (4h) CV’s
acorde al requerimiento, realiza (2h) entrevistas por teléfono, realiza assesment
(3h) y envía (5’) lista de candidatos al Analista. Para los mandos medios, el
Analista publica (3’) en LinkedIn el requerimiento, evalúa (4h) CV’s y agenda
entrevistas, realiza (6h) entrevista y luego identifica (1h)
candidatos. Mientras que para directivos, el Analista activa (10’) servicio Head
Hunter. Finalmente, el Analista, comunica (30’) los candidatos de operativos,
mando medio y directivos al cliente.
 CL
IE
NT
ES

BREAK TIME: 5 MINUTOS

Taller: Análisis What-If?
Análisis What-If?
El análisis What if es una poderosa herramienta de mejoramiento que permite a los tomadores de decisiones evaluar
previamente el impacto de decisiones estratégicas, tácticas u operativas. A través de la definición de un conjunto de
escenarios, usted podrá analizar sus estrategias sin poner en riesgo la operación de su negocio.
Bizagi le permite realizar fácilmente análisis What if en sus procesos con el fin de evaluar, entender y predecir los efectos
de sus decisiones en sus medidas de desempeño. Usted podrá realizar análisis What if en cualquiera de los niveles de
simulación

Usted podrá responder a preguntas como:

• ¿En cuánto se reduciría el tiempo de procesamiento de un caso si se duplica el número de recursos disponibles?
• ¿Cuál sería el costo/beneficio de reducir el tiempo de proceso en una actividad específica?
• ¿Cuál sería el efecto de cambiar la configuración de los turnos en el costo operacional y el nivel de servicio?

Los reportes generados en el análisis What if mostrarán los resultados de todos los escenarios de manera que puedan ser
comparados fácilmente.

Se recomienda usar 30 replicaciones para asegurar que su simulación llega a un estado estable.
Para que las replicaciones puedan ejecutarse tenga en cuenta que debe correr un Análisis What-if que provee resultados
directos (en vez de utilizar la simulación gráfica en tiempo real mostrada en la opción Ejecutar). Observe que puede
seleccionar 1 escenario y en este ejemplo utilizamos 100 replicaciones
RESUMEN DE LO
APRENDIDO

1. FUNDAMENTOS DE SIMULACIÓN

2. METODOLOGÍA DE SIMULACIÓN

3. NIVELES DE SIMULACIÓN

11.