TÉRMINOS DE REFERENCIA

ÍNFIMA CUANTÍA

FECHA: Sangolquí, 30 de julio de 2024

ASUNTO: Términos de Referencia para la contratación del “Renovación del sistema

biométrico”.

1. OBJETO DE CONTRATACIÓN

Renovación del sistema biométrico

2. ANTECEDENTES

El numeral 2 del artículo 16 de la Constitución de la República del Ecuador, establece como

derecho de todas las personas, en forma individual o colectiva a: “2. El acceso universal a las
tecnologías de información y comunicación”.

De acuerdo con el artículo 315 de la Constitución del Ecuador el Estado constituirá empresas
públicas para la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el
aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y el desarrollo de otras
actividades económicas.

Las empresas públicas estarán bajo la regulación y el control específico de los organismos
pertinentes, de acuerdo con la ley; funcionarán como sociedades de derecho público, con
personalidad jurídica, autonomía financiera, económica, administrativa y de gestión, con altos
parámetros de calidad y criterios empresariales, económicos, sociales y ambientales.

Mediante Ordenanza Municipal No. 18-2010 de fecha 17 de diciembre del 2010, publicada en el
Registro Oficial No. 352 de 30 de diciembre del mismo año, se crea la Empresa Pública Municipal de
Residuos Sólidos Rumiñahui-Aseo (EPM), cuyo objeto principal es la gestión integral de residuos
sólidos, para lo cual intervendrá en todas las fases de la gestión de residuos sólidos, siempre bajo
condiciones de preservación ambiental.

De acuerdo con el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos de la Empresa Pública Municipal de
Residuos Sólidos “Rumiñahui Aseo-EPM” emitido mediante Resolución Administrativa Nro. EPAR-GG-
2021-009 de fecha 01 de julio del 2021 y su respectiva reforma, aprobada por el Directorio el 31 de
julio de 2023, la Gerencia de Tecnología de la Información y Comunicación tiene como misión:
“Coordinar, dirigir, controlar y evaluar la implementación de tecnologías de la información y
comunicación, procesos informáticos mediante la innovación de sus sistemas de gestión
organizacional y tecnológicos con la finalidad de contribuir a la mejora continua, eficiencia y
eficacia garantizando la disponibilidad, integridad y confiabilidad de la información”.

La Gerencia de Tecnología de la Información y Comunicación tiene entre sus principales productos

y servicios los siguientes:

• Plan Informático y sus actualizaciones.

• Portafolio de proyectos tecnológicos
• Plan de adquisición de nuevas herramientas y equipos informáticos.
• Inventarios de las herramientas tecnológicas de HW y SW
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 • Informe de diagramas de aplicaciones y arquitectura de servidores, redes, interconexión,
almacenamiento, respaldo y recuperación
• Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de hardware y software institucionales
• Informes de soporte al usuario, mesa de ayuda
• Políticas, Normas y procedimientos informáticos.
• Manual de políticas de utilización de SW y de HW.
• Informe de bienes y servicios adquiridos con base a los informes de necesidad de las
diferentes áreas.

3. OBJETIVOS:

3.1. OBJETIVO GENERAL:

• Procesar la información de timbradas obtenida de los relojes biométricos mediante la

suscripción a un sistema informático de registro, control de asistencia física y remota, cálculo
de horas extraordinarias, suplementarias y nocturnas, y permisos para el personal
administrativo y operativo de Rumiñahui Aseo – EPM.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Proporcionar a la Institución un sistema informático que permita registrar su asistencia y de

este modo controlar el cumplimiento de la jornada de trabajo del personal que labora en la
empresa.

• Obtener los valores numéricos en cuanto al cálculo de horas extraordinarias, suplementarias

y nocturnas del personal administrativo y operativo de la empresa.

• Controlar, registrar y autorizar los permisos generados por el personal de la empresa en el

sistema

4. JUSTIFICACIÓN

4.1. BASE LEGAL

4.1.1 Constitución de la República del Ecuador.

El numeral 2 del artículo 16 establece como derecho de todas las personas, en forma individual o
colectiva a: “2. El acceso universal a las tecnologías de información y comunicación”.

En su artículo 288 dispone que: “(...) Las compras públicas cumplirán con criterios de eficiencia,
transparencia, calidad, responsabilidad ambiental y social. (...)”.

De acuerdo con el artículo 315 de la Constitución del Ecuador el Estado constituirá empresas
públicas para la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el
aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y el desarrollo de otras
actividades económicas.

Las empresas públicas estarán bajo la regulación y el control específico de los organismos
pertinentes, de acuerdo con la ley; funcionarán como sociedades de derecho público, con
personalidad jurídica, autonomía financiera, económica, administrativa y de gestión, con altos
parámetros de calidad y criterios empresariales, económicos, sociales y ambientales.
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4.1.2 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

El artículo 1 establece y determina los principios y normas para regular los procedimientos de
contratación para la adquisición o arrendamientos de bienes, ejecución de obras y prestación de
servicios, incluidos los de consultoría que realicen, entre otros: “6.- Las personas jurídicas creadas por
acto legislativo seccional para la prestación de servicios públicos. (…)”.

El artículo 4 “Principios” determina que: “Para la aplicación de esta Ley y de los contratos que de
ella deriven, se observarán los principios de legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia
tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad; y, participación nacional.”

El artículo 5 “Interpretación” determina que: “Los procedimientos y los contratos sometidos a esta
Ley se interpretarán y ejecutarán conforme los principios referidos en el artículo anterior y tomando
en cuenta la necesidad de precautelar los intereses públicos y la debida ejecución del contrato.”

El artículo 52.1 dispone: “Art. 52.1.- Contrataciones de ínfima cuantía. - Se podrá contratar bajo este
sistema en cualquiera de los siguientes casos:

1.- Las contrataciones para la adquisición de bienes o prestación de servicios no normalizados,

exceptuando los de consultoría, cuya cuantía sea inferior a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del
presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico;

2.- Las contrataciones para la adquisición de bienes o prestación de servicios normalizados,

exceptuando los de consultoría, que no consten en el catálogo electrónico y cuya cuantía sea
inferior a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente
ejercicio económico; y,

3.- Las contrataciones de obras que tengan por objeto única y exclusivamente la reparación,
refacción, remodelación, adecuación, mantenimiento o mejora de una construcción o
infraestructura existente, cuyo presupuesto referencial sea inferior a multiplicar el coeficiente
0,0000002 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. Para estos
casos, no podrá considerarse en forma individual cada intervención, sino que la cuantía se
calculará en función de todas las actividades que deban realizarse en el ejercicio económico sobre
la construcción o infraestructura existente. En el caso de que el objeto de la contratación no sea el
señalado en este numeral, se aplicará el procedimiento de menor cuantía.

Las contrataciones previstas en este artículo se realizarán de forma directa con un proveedor
seleccionado por la entidad contratante, sin que sea necesario que esté habilitado en el Registro
Único de Proveedores.

Estas contrataciones no podrán emplearse como medio de elusión de los procedimientos pre-
contractuales; para el efecto, las entidades contratantes remitirán trimestralmente al organismo
nacional responsable de la contratación pública, un informe sobre el número de contrataciones
realizadas por ínfima cuantía, así como los nombres de los contratistas.

Si el organismo nacional responsable de la contratación pública llegare a detectar una subdivisión

de contratos o cualquier infracción a este artículo, lo pondrá en conocimiento de los organismos
de control para que inicien las acciones pertinentes.

El reglamento a esta Ley establecerá los procedimientos para la aplicación de esta modalidad.”.

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4.1.3 Ley para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos

El numeral 4 del artículo 3 manda que “Art. 3.- Principios. - Además de los principios establecidos
en los artículos 227 y 314 de la Constitución de la República, los trámites administrativos estarán
sujetos a los siguientes:

(…)4. Tecnologías de la información. - Las entidades reguladas por esta Ley harán uso de
tecnologías de la información y comunicación con el fin de mejorar la calidad de los servicios
públicos y optimizar la gestión de trámites administrativos”.

4.1.4 Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

“Art. 44.- Determinación de la necesidad. – La determinación de la necesidad incorporará un

análisis de beneficio, eficiencia o efectividad, considerando la necesidad y la capacidad
institucional instalada, lo cual se plasmará en el informe de necesidad de contratación, que será
elaborado por la unidad requirente, previo a iniciar un procedimiento de contratación.

Para los supuestos de contratación bajo la modalidad contractual ingeniería, procura y

construcción la determinación de necesidad deberá incluir un análisis de los requisitos mencionados
en el tercer inciso del artículo 56.1 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública.”.

“Art. 48.- Definición del objeto de contratación. – La entidad contratante definirá adecuadamente
el objeto de contratación, concerniente a la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de
obras o prestación de servicios, incluidos los de consultoría, en estricto cumplimiento de los principios
de trato justo, igualdad y no discriminación, concurrencia y transparencia.

La definición del objeto de contratación deberá contar con la debida justificación técnica,
reflejada en las especificaciones técnicas o términos de referencia, por lo que, los componentes del
objeto de contratación deberán guardar una relación o vinculación razonable, acorde a las
necesidades institucionales de la entidad contratante y que de ninguna manera propendan a un
tratamiento diferenciado o discriminatorio de los proveedores del Estado.”.

El numeral 7 del artículo 70 dispone:

“Art. 70 Excepciones. - No se requerirá Informe de Pertinencia para los siguientes procedimientos de

contratación: (...)7. Las contrataciones de ínfima cuantía. “

El artículo 149 dispone lo siguiente:

“Contrataciones de ínfima cuantía. - El procedimiento de ínfima cuantía será el siguiente:

1. La unidad requirente de la entidad contratante justificará el requerimiento y levantará las

especificaciones técnicas o términos de referencia a contratarse;
2. Serán autorizadas por la máxima autoridad o su delegado, quien bajo su responsabilidad
verificará que el proveedor no se encuentre incurso en ninguna inhabilidad o prohibición para
celebrar contratos con el Estado;
3. No será necesaria la elaboración del pliego, tampoco será necesario la publicación en el PAC, si
estas contrataciones no forman parte de la planificación institucional, ni el informe de pertinencia y
favorabilidad previo a la contratación pública referido en el artículo 22.1 de la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública;
4. La entidad contratante procederá a publicar, en la herramienta informática habilitada por el
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Servicio Nacional de Contratación Pública, un aviso público con lo que requiere contratar por ínfima
cuantía, así como la información de contacto y término para la presentación de proformas. Incluirá
además el proyecto de orden de compra a ser emitido, con base en el modelo obligatorio
desarrollado por el Servicio Nacional de Contratación Pública. La entidad fijará el tiempo mínimo
que deberá tener vigencia la proforma;
5. El proveedor interesado remitirá su proforma a la entidad contratante dentro del término
establecido. La entidad contratante sentará una razón de las proformas recibidas. La proforma
tendrá los efectos de la oferta.
6. Con las proformas presentadas, la entidad contratante de forma directa seleccionará al
proveedor que cumpla con el mejor costo establecido en los números 17 y 18 del artículo 6 de la
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, verificando que el proveedor no se
encuentre incurso en inhabilidades o prohibiciones para celebrar contratos con el Estado;
7.- Con el proveedor seleccionado se suscribirá la respectiva orden de compra y se dará inicio a su
ejecución, conforme a las condiciones establecidas en la misma;
8. Para la ejecución de la orden de compra, se aplicará la normativa prevista para los contratos en
general;
9. Una vez emitida la orden de compra, la información de la contratación por ínfima cuantía deberá
ser reportada obligatoriamente en el término máximo de siete (7) días en el Portal
COMPRASPÚBLICAS; y,
10. El informe trimestral al que se refiere el tercer inciso del artículo 52.1 de la Ley Orgánica del
Sistema "Nacional de Contratación Pública, no será necesario que sea notificado por la entidad
contratante al Servicio Nacional de Contratación Pública, ya que esta información se obtendrá
directamente del Portal COMPRASPÚBLICAS.”

4.1.5 Normativa secundaria del sistema nacional de contratación pública -SNCP

“Art. 198.- Proformas y Publicación. - Una vez publicada la necesidad de ínfima cuantía en el portal
COMPRASPÚBLICAS, la entidad contratante podrá continuar con el proceso incluso si hubiere
recibido una sola proforma.

Después de ser realizada la contratación a través del procedimiento de Ínfima Cuantía, esta deberá
ser publicada obligatoriamente y de forma inmediata mediante la herramienta "Publicaciones de
Ínfima Cuantía" del Portal de COMPRASPUBLICAS.
La publicación no podrá ser fuera del transcurso del mes en el cual se realizaron las contrataciones;
la entidad contratante publicará, reportará y registrará la información relevante de las
contrataciones efectuadas por Ínfima Cuantía a través de la herramienta mencionada, con la
finalidad de que el SERCOP pueda obtener los reportes trimestrales a los que se refiere la LOSNCP”.

4.1.6 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos Del Sector Público y de las Personas
Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos

• 406-03 Contratación: “Las entidades y organismos del sector público realizarán las
contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación
de servicios incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.

La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a
lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos con el área requirente que servirán de
base para una adecuada administración de las compras de bienes considerando, entre otras,
las siguientes medidas:

Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y en

las cantidades justificadas técnicamente; y, deberán considerar el tiempo que le toma a cada

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 entidad la realización de un proceso de contratación hasta la adjudicación, a fin de evitar la
suscripción de convenios de pago.

La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en consideración

el consumo promedio mensual y proyectado, la capacidad de almacenamiento, la
conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite, sustentadas en
documentos con firmas de responsabilidad, de quien lo elaboró, revisó y aprobó, con la
finalidad que revele la necesidad real de la entidad (…)”.

• 408-16 Contratación: “El procedimiento de contratación se determinará de acuerdo con el

presupuesto referencial elaborado por la institución y según lo estipulado en la normativa del
Sistema Nacional de Contratación Pública. (…)”.

• 410-07 Administración de proyectos tecnológicos: “La unidad de tecnologías de la información

y comunicaciones definirá una metodología que facilite la administración de todos los proyectos
relacionados con las tecnologías de la información y comunicaciones que ejecuten las
diferentes áreas que conformen dicha unidad, así como de las otras unidades administrativas
de la organización. (…)”.

• 410-10 Mantenimiento, actualización y control de la infraestructura tecnológica: “La unidad de

tecnologías de la información y comunicaciones de cada organización definirá y regulará los
procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura
tecnológica de las entidades. (…)”.

• Administración de soporte de tecnología de información: “La unidad de tecnologías de la

información y comunicaciones definirá, aprobará y difundirá procedimientos de operación que
faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico y garanticen la seguridad,
integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, así como la oportunidad de los
servicios tecnológicos que se ofrecen. (…)”.

4.2 JUSTIFICACIÓN TÉCNICA:

En el Reglamento Interno de Trabajo de Administración del Talento Humano de la Empresa Pública

Municipal de Residuos Sólidos Rumiñahui Aseo EPM, en su capítulo IV – DE LAS JORNADAS, HORARIOS
Y TURNOS DE TRABAJO se establecen las jornadas de trabajo para el personal administrativo y
operativo de la institución, para controlar estas jornadas la institución cuenta con relojes biométricos
en donde los trabajadores registran su ingreso y salida de la institución, así como también registran
su ingreso y salida del almuerzo.

La adquisición de los relojes biométricos con reconocimiento facial permitió a la institución mitigar
la propagación del COVID19, ya que no existe un contacto directo con los equipos, de esta manera
el personal no debe registrar su huella dactilar y se registra únicamente con su rostro desde una
distancia segura.

Todos los relojes biométricos se encargan de identificar a la persona y almacenan la fecha y la hora
en la que esa persona se presentó frente al lector biométrico, pero para emitir un reporte de atrasos,
salidas anticipadas, horas extras, ausencias, etc, se necesita de un sistema informático que realice
estos cálculos, el reloj biométrico nos detalla la fecha y hora de presentación del empleado y el
software de control de personal refleja si está atrasado, saliendo antes del cumplimiento de su
jornada, trabajando horas extras, etc.

Actualmente el proceso de horas extraordinarias, suplementarias y nocturnas se lo realiza de

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manera manual, es decir, en registros de Excel se liquida persona por persona el número de horas
extras a recibir en el mes, el objetivo de sistematizar este proceso es que el sistema contratado
realice la liquidación de horas extras únicamente para la revisión de la Gerencia de Talento
Humano.

Así mismo, el proceso de control, autorización y registro de permisos se lo aprueba y registra de

manera manual en archivos de Excel, por esta razón se requiere un sistema que sea ágil y efectivo
para la solicitud, aprobación y registro de manera electrónica.

De acuerdo con el estatuto orgánico por procesos vigente actualmente, la Gerencia de Talento
Humano tiene la siguiente estructura:

La unidad de Talento Humano actualmente está conformada por tres funcionarios, el Jefe de
Talento Humano, la Especialista de Talento Humano y la Asistente de Talento Humano, de estos tres
funcionarios la encarga de llevar a cabo todo el cálculo de horas extras es la asistente de talento
humano, este cálculo toma alrededor de 2 a 3 días laborables, la contratación de este sistema
permitirá automatizar este proceso, así como también permitirá la automatización de las solicitudes
de permisos y vacaciones, cálculo de atrasas y todo el proceso relacionado con el control y registro
de timbradas.

Con la finalidad de determinar opciones de software nacional y solventar los requerimientos de la

Gerencia de Talento Humano, se realizó la búsqueda en el portal de software público nacional:

Páginas web consultadas:

1. Catálogo de oferta nacional de software

([Link]
2. Catálogo de Software Público Nacional
([Link]
3. Catálogo de Software Público Internacional
([Link]
4. Listado de Software Público Nacional

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 ([Link]

1.- Búsqueda de aplicativos en el Catálogo de oferta nacional de Software

Fuente: [Link] Palabra clave buscada: asistencia

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2.- Búsqueda de aplicativos en el Catálogo de Software Público Nacional

Fuente: [Link]

Fuente: [Link] Categoría buscada: Talento

Humano

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 Fuente: [Link] Categoría buscada: Software de
Aplicación

Fuente: [Link] Categoría buscada: Software de

sistemas

3.- Búsqueda de aplicativos en el Catálogo de Software Público Internacional

Fuente: [Link] Categoría: GitHub

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 Fuente: [Link] Categoría: Bitnami

Fuente: [Link] Categoría: “Código para el Desarrollo-BID”

Fuente: [Link] Categoría: [Link]

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4.- Búsqueda de aplicativos en el Listado de Software Público Nacional

Fuente: [Link] Palabra clave buscada: asistencia

De las búsquedas realizadas se encuentran que si existe software ecuatoriano para la gestión del
sistema biométrico que puede cumplir con los requerimientos de la empresa:
• ACCESS CONTROL y TIME CONTROL
[Link]
• Full-Time Web 2.7 Versión Cerrada (último Sistema biométrico que utilizo la empresa)
[Link]

Con la finalidad de gestionar las timbradas y obtener información relacionada a horas extras,
atrasos, vacaciones entre otros, se sugiere la ejecución del proceso para la contratación de la
“Renovación del sistema biométrico”.

5. ALCANCE:
El alcance del presente proceso es la contratación de un sistema biométrico para el registro, control
de asistencia física y remota para el personal administrativo y operativo de la empresa, de acuerdo
con el detalle que se muestra en el numeral nro. 9 “PRODUCTOS O SERVICIOS ESPERADOS”.

6. METODOLOGÍA DE TRABAJO.

La metodología de trabajo se ejecutará de la siguiente manera:

• El contratista podrá realizar la activación de los servicios desde el día siguiente de firmada
la orden de compra hasta un plazo máximo de 30 días.

• Una vez activados los servicios, el contratista emitirá un certificado de activación de todos
los servicios de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el punto 9 del
presente documento y que estarán vigentes por el plazo de 1 año.

• En caso de problemas en el sistema el responsable de la orden de compra notificará el

incidente al contratista mediante correo electrónico, llamada y/o mensaje de texto. El
contratista responderá por el mismo medio y solucionará el incidente en un máximo de 48
horas contadas a partir de la recepción de la solicitud.

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 • En caso de que el incidente no se resuelva en el tiempo máximo de solución establecido, el
proveedor deberá presentar un cronograma con los tiempos y las actividades a realizar para
resolver el incidente.

7. INFORMACIÓN QUE DISPONE LA ENTIDAD:

Los relojes biométricos que dispone la entidad son los siguientes:

Cantidad Modelo Especificaciones Técnicas

2 Zkteco - Monitor: Pantalla táctil de 5 pulgadas
SpeedFace-V5L Capacidad de rostros: 6.000 o superior
(TD) Capacidad de palmas: 3.000 o superior
Capacidad de huella digital: 6.000 o superior
Capacidad de tarjetas: 10.000 o superior
Transacciones: mínimo 200.000
Hardware: Memoria 512 RAM, Cámara de 2MP WDR con
poca luz.
Comunicación: TCP/IP, RS485
Interfaz de control de acceso: Cerradura eléctrica
de terceros, sensor de puerta, botón de salida, salida de
alarma, entrada auxiliar
Fuente de alimentación: 12V 3ª

8. DIRECCIÓN DE ENTREGA DEL OBJETO DE LA COMPRA:

El servicio debe ser realizado en las instalaciones de la Empresa, a continuación, se describe su

ubicación:

Institución: EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE RESIDUOS SÓLIDOS, RUMIÑAHUI ASEO – EPM.

Provincia: Pichincha
Cantón: Rumiñahui
Parroquia: Sangolquí
Dirección: Av. General Enríquez s/n, vía Cotogchoa.

9. PRODUCTOS O SERVICIOS ESPERADOS:

9.1. CÓDIGO CPC: (Clasificador Central de Productos)

El código CPC contemplado en el Clasificador Central de Productos (CPC) publicado en el Portal

Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP, que guarda relación directa
con el objeto de contratación denominado “Renovación del sistema biométrico”, es el siguiente:

• CPC N9: 512900021

• Descripción del producto: SOFTWARE, PAQUETES Y APLICACIONES INFORMÁTICAS

9.2. DETALLE DEL REQUERIMIENTO O SERVICIOS ESPERADOS:

ÍTEM DESCRIPCIÓN DEL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O UNIDAD CANTIDAD

REQUERIMIENTO CARACTERÍSTICAS

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 1 Renovación del sistema Actualización del Sistema de Unidad 1
biométrico control de asistencia de acuerdo
con las especificaciones técnicas
específicas descritas en el punto 9.3
del presente documento.

9.3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ESPECIFICAS

CARACTERÍSTICAS
GENERALES CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS
Modificación de roles asignados
Administración de
usuarios Modificación de clave de acceso al Sistema
Creación de clave inicial por parte del administrador del sistema con la
opción de que el usuario pueda modificarla.
Modificación del usuario
Administración de Creación de roles
roles
Asignación de permisos a los roles
Asignación de acceso al rol
Configuración de Configuración general de horario de trabajo
horarios
Configuración de las horas a cumplir en cada horario
Editar los horarios creados
Asignación de tiempo de almuerzo
Control de horarios nocturnos

Horario automático
Configuración de Definición de parámetros de horas extras para el 25%, 50% y 100%
horas extras Permitir la emisión de reportes de horas suplementarias, una vez finalizada la
jornada laboral
Creación de departamentos
Configuración de hasta 3 niveles de aprobación por permiso
Configuración de Configuración de persona o personas que autorizan las solicitudes
departamentos Transferir a un colaborador de un departamento a otro con facilidad por
efecto de movimientos administrativos.
El sistema debe permitir agrupar a los exservidores en un departamento y en
cualquier momento debe permitir obtener el reporte de asistencia y saldo de
vacaciones
Configuración de Configuración de datos generales del cargo
cargos Registro de varias fechas de ingreso y salida de la institución de un mismo
servidor
Configuración de la ficha del empleado
Configuración de
empleados Configuración de datos generales del empleado
Registro del nombre completo del servidor o trabajador ingresado, sin límite
de caracteres.
Asignación de cargo y unidad administrativa
Definición de fechas de ingreso y salida (Período Laboral) del empleado de
la institución
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 CARACTERÍSTICAS
GENERALES CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS
Debe permitir el registro de mínimo de cuatro timbres:
• Inicio de Jornada
• Salida de Jornada
• Inicio de Almuerzo
• Fin del almuerzo
Opción para registrar manualmente marcaciones por parte del
administrador.
Definición de varios tipos de permisos
Asignación de descuentos a vacaciones de acuerdo con el tipo de permiso
Configuración de
configurado.
tipos de permiso
Incluir o no tiempo de almuerzo
Notificaciones de los diferentes estados de los permisos.
El sistema debe realizar notificaciones a los jefes inmediatos sobre el ingreso
de solicitudes de permisos.
El sistema debe permitir registrar el régimen laboral de los colaboradores LOEP
y Código de Trabajo
El sistema debe calcular automáticamente los proporcionales mensuales de
vacaciones tanto para los de LOEP como para Código de Trabajo. En el caso
Configuración de del personal del Código de Trabajo, el sistema automáticamente a partir del
régimen laboral 5to año debe asignar 1 día adicional por cada año, máximo hasta 15 días
adicionales
Planificación Planificación horaria por grupo de personas
horario individual
por empleado Planificación de horarios rotativos
Planificación de
varios horarios por Planificación múltiple
empleado
Cálculo automático de saldo de vacaciones
Cálculo automático de liquidación de vacaciones
KARDEX de Vacaciones (Debe mostrar el detalle de vacaciones del
empleado)
Generación automática o manual de periodos de vacaciones de acuerdo
Generación con la carga inicial de datos
automática de El sistema debe permitir descontar en forma masiva los atrasos injustificados
vacaciones de los servidores, al ingreso de la jornada laboral si son marcaciones
posteriores a las 08:00 am, considerando los 10 minutos de gracia diariamente.
El sistema debe asignar mensualmente el proporcional del saldo de
vacaciones
El saldo de vacaciones que visualiza el administrador como el servidor o
trabajador debe ser el mismo independientemente de que los permisos estén
pendientes de aprobación.
En caso de que un servidor nuevo que aún no cumpla los 11 meses y requiera
tomar unos días de vacaciones, el sistema debe permitir el registro como
anticipo de vacaciones, tomando en cuenta los días ganados a la fecha
(proporcional).
El tiempo de vacaciones asignado para la modalidad LOEP debe ser de 30
días por año, distribuidos en 22 días laborables y 8 días no laborables. El sistema
no debe permitir hacer uso de más de 22 días laborables en un periodo anual;
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 CARACTERÍSTICAS
GENERALES CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS
tomando en cuenta que para LOEP es un máximo de 60 días y 45 días en
Código de Trabajo.
El cálculo para descuento al saldo de vacaciones por permisos personales
diarios o de vacaciones debe hacer referencia a la jornada de 8 horas para
todos los servidores y trabajadores, independiente de la jornada asignada.
El sistema debe permitir el registro de los días de vacaciones, aunque existan
feriados registrados en ese lapso, pero para el cálculo no debe contabilizarle.
Si en el caso que un servidor viene en comisión de servicios, el sistema debe
permitir el registro del saldo de vacaciones de la otra institución y continuar
sumando los días hasta que se encuentre en la institución.
Planificación de
horas extras Parametrización de horas extras
El sistema debe permitir la validación / aprobación de permisos por varios
Aprobación de niveles de aprobación (validación del jefe inmediato y aprobación de la
permisos y GATH).
vacaciones Aprobación masiva de los permisos personales y oficiales de los servidores o
múltiples trabajadores por parte del Administrador del Sistema.
El sistema debe remitir vía correo electrónico al usuario solicitante
notificaciones sobre de la creación, modificación, eliminación, autorización,
pre- autorización, o negación de las solicitudes realizadas (permisos).
El sistema vía correo electrónico debe remitir al jefe correspondiente
Notificaciones por notificaciones sobre las solicitudes realizadas por los usuarios (permisos) y
correo de solicitud alertas de permiso pendientes de aprobación.
de permisos El sistema vía correo electrónico debe remitir al administrador del sistema
notificaciones sobre los permisos creados por validar por parte de los jefes
inmediatos.
El sistema debe permitir obtener el reporte de atrasos y faltas injustificadas
El sistema debe permitir obtener el reporte de atrasos y salidas anticipadas sin
justificación
Reportes de El sistema debe permitir obtener el reporte del registro de almuerzo
asistencia El sistema debe permitir obtener el reporte de las marcaciones de los
empleados por régimen laboral (LOEP Y CT).
El sistema debe permitir obtener el reporte de las marcaciones de los
empleados por unidad administrativa (LOEP Y CT).
Tiempo Laborado (Muestra el tiempo laborado del empleado).
Timbres (Muestra las marcaciones del empleado).
Timbre Incompleto (Muestra los días en donde no ha timbrado el empleado)
Detalle Consolidado (Contiene la Asistencia del personal con sus respectivos
Reportes atrasos, faltas y horas extras)
gerenciales y
Reportes Gráficos de Atrasos
estadísticos
Reportes Gráficos de Faltas
Reportes Gráficos de Puntualidad
Reportes Gráficos de Salidas Anticipadas
Reportes Gráficos de Solicitudes de Permisos
Reportes Gráficos de Tiempo de Almuerzo
Reportes de Índices de Ausentismo y Asistencia

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 CARACTERÍSTICAS
GENERALES CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS
Reportes de listado de empleados puntuales
Reportes de Listado de Empleados con Atrasos
Reporte de detalle de permisos solicitados con horas y minutos exactos
descontados del proporcional correspondiente.
Kardex de días laborales o calendario
Reporte de permisos/justificaciones del personal

Reporte de timbres
Descarga
Conectarse automática a los dos relojes biométricos y descargar las
automática de
timbradas al sistema (Modulo de descarga)
biométricos
Provisión del reloj virtual:
• Geolocalización
Control de • Aplicación móvil para celular o Tablet compatible con sistema
asistencia remota operativo Android
• Activación para usuarios en específico
• El registro se lo realizara con la hora del servidor
Mantenimiento Mantenimiento preventivo a dos relojes biométricos
Soporte técnico Soporte técnico durante un año del sistema de control de asistencia

10. PLAZO DE EJECUCIÓN: PARCIALES Y/O TOTAL:

El plazo de ejecución de la orden de compra es de 30 días calendario contados a partir del día
siguiente de la suscripción de la orden de compra.

11. PERSONAL TÉCNICO/EQUIPO DE TRABAJO/RECURSOS:

No Aplica

12. PRESUPUESTO REFERENCIAL

El presupuesto referencial para la “Renovación del sistema biométrico”, se encontrará definido en

el cuadro comparativo-estudio de mercado del presente procedimiento, que será determinado
conforme a la proforma que cumpla con los requisitos mínimos establecidos por RUMIÑAHUI ASEO-
EPM en los términos de referencia y cuyo valor ofertado sea el más conveniente para los intereses
institucionales.

13. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO:

La forma de pago será contra entrega del 100% del certificado de activación del sistema, posterior
a la suscripción del acta entrega recepción definitiva, informe del administrador de la orden de
compra y la presentación de la factura correspondiente.

14. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA

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No aplica

15. MULTAS

El Administrador de la orden de compra impondrá o imputará al CONTRATISTA la aplicación de

multas, excepto en el evento de caso fortuito o fuerza mayor, según lo dispuesto en el artículo 30
del Código Civil, conforme las siguientes estipulaciones:

Por cada día de retardo en la activación de los servicios objeto de este proceso, conforme al plazo
total de ejecución, se aplicará la multa diaria del 1 por mil 1000 sobre el porcentaje de las
obligaciones que se encuentran pendientes de ejecutarse conforme lo establecido en la orden de
compra.

Procedimiento para la imposición de multas al contratista. - En cualquier caso, que el contratista

incurra en las causales para la determinación de una multa, la entidad contratante deberá seguir
obligatoriamente el siguiente procedimiento:

1. El administrador del contrato de manera justificada a través de un informe motivado determinará

los incumplimientos y los valores de las multas a las que hubiere lugar. Este informe se suscribirá
dentro del término de siete (7) días contados a partir del hecho que motiva el incumplimiento.

2. Este informe será puesto en conocimiento del contratista, en el término máximo de tres (3) días
de su suscripción, a efectos de respetar el debido proceso. El contratista tiene el término de cinco
(5) días para ejercer su derecho a la defensa, con su respuesta o en ausencia de ella, el
administrador del contrato impondrá las multas a las que hubiere lugar de manera justificada y
razonada, mediante acto administrativo que será notificado al contratista dentro del término
máximo de tres (3) días de emitido. Una vez notificada, la multa será descontada al momento de
hacerse el pago correspondiente.

En el caso de obras, las multas serán calculadas por el fiscalizador y serán puestas en conocimiento
del administrador del contrato, para que proceda de conformidad con el procedimiento descrito
en este artículo.

16. GARANTÍAS
No aplica para la presente contratación

17. TIEMPO LÍMITE DE ENTREGA Y VIGENCIA DE LAS PROFORMAS POR PARTE DE LOS OFERENTES

17.1. Días Término para entrega de proformas: 3 días laborables

17.2. Vigencia mínima de la oferta: 60 días.

18. INDICACIÓN GENERAL PARA LOS OFERENTES:

Los datos necesarios e indispensables que debe contener cada cotización y/o proforma, para que
sea considerada como válida son los siguientes:

• Razón Social (conforme consta en el SRI):

• Registro Único de Contribuyentes (RUC):
• Número de teléfono:
• Correo electrónico:
• Dirección:
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 • Vigencia de la oferta:
• Plazo de entrega:
• Forma de Pago (Indicar su aceptación a lo establecido por la entidad):
Garantía (Definir el tiempo de garantía otorgado, de ser el caso):
• Proforma debidamente suscrita de forma electrónica

Adjuntar copia del RUC del proveedor que identifique las actividades económicas principales y
secundarias.

Elaborado por: Revisado y aprobado por:

Firmado electrónicamente por:

LUIS DANILO Firmado electrónicamente por:
VILLALTA ORDONEZ CARLOS MANUEL
VARGAS MENA

Ing. Luis Danilo Villalta Ordoñez Mgs. Carlos Manuel Vargas Mena
ESPECIALISTA DE TECNOLOGÍA DE LA GERENTE DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Y COMUNICACIÓN, SUBROGANTE.

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