MICROSOFT EXCEL

Guía de las principales características

Material de estudio elaborado por el BSE
2017
Tabla de contenido

Introducción .............................................................................................................................. 3
La Cinta de Opciones y la barra de fórmulas............................................................................. 3
Libros y Hojas ............................................................................................................................ 4
Desplazamiento en la hoja ........................................................................................................ 4
Datos ......................................................................................................................................... 5
Eliminar duplicados ................................................................................................................... 5
Ordenar datos ........................................................................................................................... 5
Validar datos ............................................................................................................................. 6
Fórmulas y funciones ................................................................................................................ 7
Funciones frecuentemente utilizadas: ...................................................................................... 8
Insertar funciones: .................................................................................................................... 8
Control de errores: .................................................................................................................... 9
Formato ..................................................................................................................................... 9
Alineación: ............................................................................................................................... 10
Bordes: .................................................................................................................................... 12
Rellenos: .................................................................................................................................. 12
Copia de formato: ................................................................................................................... 13
Formato condicional: .............................................................................................................. 13
Gráficos ................................................................................................................................... 14
Creación de gráficos: ............................................................................................................... 14
Opciones de diseño: ................................................................................................................ 15
Opciones de formato: ............................................................................................................. 15
Bibliografía .................................................................................................................................. 17

1
Resumen de las principales funcionalidades de Microsoft Excel,
para ser utilizado en distintos concursos internos y de ingreso al BSE.

Contenidos: Mauricio Marzol

2
Introducción

Microsoft Excel es una de las herramientas de escritorio que mayor uso le

damos en el BSE. La utilizamos para obtener distintos listados de nuestros
sistemas, analizar la información, realizar cálculos y gráficas a ser utilizadas
luego en otras presentaciones o simplemente para realizar otras tareas
operativas. Por este motivo es entendemos que nuestros funcionarios deben
poder demostrar su conocimiento y correcta utilización.

El presente manual describe en forma resumida, algunas de las

funcionalidades disponibles en la herramienta. Para la elaboración del mismo,
se ha utilizado Microsoft Excel en la versión 2013, la que puede tener
pequeñas diferencias respecto a otras versiones de esta herramienta.
Asimismo, se asume que el concursante posee conocimientos previos sobre la
herramienta, por lo que no se explican algunas funcionalidades básicas, a
modo de ejemplo: abrir la herramienta, crear una nuevo libro, guardar, imprimir,
etc.

La Cinta de Opciones y la barra de fórmulas

La cinta de opciones agrupa las funcionalidades o comandos más utilizados de

Excel, en ella las pestañas o fichas son el primer nivel de agrupamiento que
encontramos, siendo las principales Inicio, Insertar, Diseño de página,
Fórmulas, Datos, Revisar y Vista, las que se muestran en la imagen
siguiente.

Además de estas fichas, cuando se trabaja con determinados elementos

pueden aparecer otras de forma puntual, por ejemplo, cuando trabajamos con
una gráfica, es posible visualizar la ficha “Herramientas de Gráficos”, la que
ofrece funcionalidades especiales para realizar modificaciones a dicha gráfica .

3
La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa (celda
seleccionada de la hoja de cálculo), la que se muestra en el cuadro de la
izquierda:

En el resto del documento, haremos varias referencias a distintas

funcionalidades disponibles de la cinta de opciones y también a la barra de
fórmulas, por eso su importancia.

Libros y Hojas

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir que todo lo
que hagamos con esta herramienta se guardará formando un libro de trabajo. A
su vez, un libro está formado por varias hojas de cálculo, las que están
formadas por Filas (numeradas) y Columnas (nombradas por letras), siendo la
intersección de cada fila y columna una celda. Cuando se selecciona a una
celda, a dicha celda se la denomina celda activa.

Otro concepto importante de una hoja de cálculo, es el de rango, el que refiere

a un bloque rectangular de una o más celdas, que Excel trata como unidad.
Varias de las funciones que veremos más adelante en este documento hacen
referencia a un rango de celdas.

Desplazamiento en la hoja

Tan solo una parte de la hoja es visible y en muchas ocasiones nuestras hojas
de cálculo ocuparán más celdas de las visibles, es por eso que es necesario
moverse rápidamente en el documento. La siguiente tabla muestra los
movimientos que se pueden realizar, cuando estamos posicionados en una
celda y se presionan las siguientes teclas:

4
Para desplazarse Haga esto
Presione CTRL+tecla de dirección para desplazarse al comienzo y al final
de cada rango en una columna o fila antes de detenerse al final de la
hoja de cálculo.
Al comienzo y al final de los
rangos
Para desplazarse al comienzo y al final de cada rango mientras selecciona
los rangos antes de detenerse al final de la hoja de cálculo, presione
CTRL+SHIFT+tecla de dirección.
Una fila hacia arriba o hacia Utilice la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para desplazarse una fila
abajo hacia arriba o abajo.

Una columna a la izquierda Utilice la tecla FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para desplazarse
o a la derecha una columna hacia la izquierda o hacia la derecha.
Una ventana hacia arriba o
Presione RE PÁG o AV PÁG
hacia abajo
Una ventana a la izquierda Mantenga presionada la tecla CTRL mientras presiona la tecla FLECHA
o a la derecha IZQUIERDA o FLECHA DERECHA.
Mantenga presionadas simultáneamente la tecla CTRL y una tecla de
Una gran distancia dirección para desplazarse rápidamente a través de áreas grandes de la
hoja de cálculo.

Datos

Una de las utilidades de Excel, radica en la introducción de datos, ya sea

literalmente como fórmulas. En este capítulo revisares algunas funcionalidades
que se pueden realizar sobre ellos.

Eliminar duplicados

Muchas veces contamos en nuestras hojas con rangos de

celdas que tienen gran cantidad de datos y en ocasiones
algunos de esos valores se repiten. Puede que para realizar
cierto análisis sea requerido eliminar los valores que se
repiten. Para esto se selecciona el rango y se selecciona la opción, como la de
la imagen.

Ordenar datos

5
Cuando en nuestra hoja contamos con muchos datos, es habitual ordenarlos
por algún criterio. Esta ordenación puede realizarse de forma simple (una sola
columna) o por varias columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple, se selecciona la columna donde están los
datos por los cuales queremos ordenar y se presionan los

botones o de la sección Ordenar y Filtrar, según se

quiera ordenarlos en forma ascendente o descendente
respectivamente. También se puede seleccionar la opción del botón Ordenar,
especificando luego el criterio, aunque esta opción está más enfocada en
ordenar por más de un criterio (más de una columna).

Validar datos

La funcionalidad de validación de datos, permite asegurarnos de que los

valores que se introducen en las celdas, son los adecuados; teniendo la opción
de mostrar un aviso o mensaje de error si el usuario se equivoca.

Para aplicarlo, se seleccionan las celdas donde queremos que

dicha validación aplique y luego se presiona el botón Validación
de datos, de la ficha Datos. Esta opción abrirá un nuevo cuadro
de diálogo, donde en la sección “Criterio de validación”, se podrá elegir entre
distintos tipos de validaciones,
para que los datos sean
correctos. Las opciones
disponibles dentro de la lista
desplegable de Permitir son:
Cualquier valor, Número
entero, Decimal, Lista, Fecha,
Hora, Longitud de texto y
Personalizada. Por ejemplo, si
elegimos la opción de Número entero, el usuario solo podrá ingresar datos de
ese tipo en estas celdas, pero a su vez, se pued e restringir más los
valores válidos con la opción Datos, donde por ejemplo podemos especificar

6
que los números enteros válidos están entre 1 y 10. Luego en la pestaña
Mensaje de error, podremos especificar el texto que se le mostrará al usuario
de la planilla, cuando ingrese un valor no válido en alguna de las celdas, por
ejemplo 12 según el criterio de validación anterior.

Fórmulas y funciones

Para realizar cálculos, Excel permite especificar fórmulas en las celdas. Una
fórmula realiza cálculos u otras acciones con los datos de su hoja de cálculo.
Una fórmula siempre empieza con un signo igual (=), que puede ir seguido de
números, operadores matemáticos (como los signos + o - para sumar o restar)
y funciones de Excel (las que describiremos a continuación). Por ejemplo, la
fórmula “=2*3+A2” multiplica 2 por 3 y después suma el contenido de la celda
A2 al resultado, para dar con la respuesta.

Una función es una fórmula definida por Excel que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado, que se mostrará en la celda o se utilizará
como parte de otra fórmula.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_de_funcion (argumento 1; argumento 2; …; argumento N)

Donde los argumentos se separan por punto y coma; además de que todos van
entre paréntesis. Estos argumentos que recibe la función pueden ser valores
constantes (por ejemplo número o texto), fórmulas o funciones. Si la función va
al inicio de la una celda, la misma debe empezar con el símbolo “=”. Por
ejemplo =SUMA(A1:B3)

En el ejemplo anterior, se muestra la definición de la función SUMA, que

devuelve como resultado la suma de sus argumentos. En este caso, el
operador “:” identifica un rango de celdas, de esta forma A1:B3 indica todas las
celdas incluidas en el rectángulo dado por A1 y B3, lo que sería equivalente a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3.

7
Las fórmulas definidas en una celda, pueden contener más de una función y
pueden también aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Por
ejemplo: =SUMA(A1:A5)/SUMA(B1:B5)

Existen varios tipos de funciones, las que pueden ser matemáticas,

estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, de búsqueda y referencia,
entre otras. A continuación describiremos algunas de las más utilizadas.

Funciones frecuentemente utilizadas:

Tanto en la pestaña Inicio como en Fórmulas, se

encuentra el botón “Autosuma”, que ofrece la opción de
desplegarlo, para ver además de la opción Suma otras
funciones muy usadas en Excel. En este caso, la opción
“Autosuma” produce un resultado idéntico a la de la
función Suma, pero de forma más rápida.

Para utilizar estas funciones, siempre antes de seleccionar cualquiera de estas

opciones, debemos antes tener seleccionadas las celdas sobre las que
queremos que se aplique la fórmula.

Insertar funciones:

Para insertar cualquier otra función, es

posible utilizar el asistente de funciones
una vez que tenemos seleccionada la
celda donde queremos que se
muestre el resultado. Luego en la
pestaña de Fórmulas, se presiona el
botón “Insertar función”, o bien se
presiona sobre el botón de la
barra de fórmulas.
Esta acción abrirá el asistente de
fórmulas, el cual permite buscar una
fórmula o directamente seleccionarla
de la lista disponible. Una vez que se
presione el botón Aceptar, se
mostrará otro cuadro de diálogo, el
que permitirá especificar los
argumentos requeridos por la formula seleccionada.

8
A continuación se describen algunas de las funciones de mayor uso en Excel:

Nombre de función Descripción

DIAS.LAB Devuelve el número de días laborales entre 2 fechas
AHORA Devuelve la fecha y hora actual del sistema
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
MAX Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MODA Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
PROMEDIO Devuelve la media aritmética de la lista de valores
SI Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
Y Comprueba que todos los valores son VERDADERO
ESBLANCO Comprueba si una celda está vacía
ESNUMERO Comprueba si un valor es de tipo numérico

Control de errores:

Al trabajar con fórmulas se pueden cometer errores de distintos tipos, por

ejemplo al introducir en una celda en forma manual una fórmula, se puede
cometer un error sintáctico, como ser =PROMEDO(A1:A4), lo que causaría que
en la celda se muestre como
resultado el valor #¿NOMBRE?

Si en la ficha “Fórmulas”, se
presiona el botón de Comprobación
de errores ( )
se mostrará un nuevo cuadro de
diálogo, como el de la imagen de la derecha, donde se muestra el tipo de error
que se ha encontrado y en algunos casos, puede sugerir una corrección. En el
mismo, si se presiona el botón “Modificar en la barra de fórmulas”, es posible
corregir el nombre de la fórmula ingresada en la barra de fórmulas.

Formato

9
Excel no solo se utiliza para realizar cálculos, sino que también lo podemos
utilizar para preparar informes en formato de tabla, por eso la importancia de
darle una buena presentación a las hojas de cálculo, cuidando el formato de la
misma. A continuación se mencionan las funcionalidades que se utilizan con
frecuencia para mejorar el aspecto visual.

Alineación:

Es posible modificar el formato a las celdas con el fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma distinta
a como se muestran por defecto.

Las 6 opciones marcadas por el recuadro en

la imagen de la derecha, muestran las
principales opciones de alineación del
contenido de las celdas que estén seleccionadas. De esta forma, las 3
opciones superiores permiten configurar la alineación vertical del contenido de
dichas celdas, especificando si este se mostrará alineado al borde superior de
la celda, centrado verticalmente o alineado al
borde inferior de la celda.

En forma similar a la alineación vertical descripta

en el párrafo anterior, la alineación horizontal
(dada por las 3 opciones inferiores del mismo
recuadro), permite especificar si el contenido de
las celdas seleccionadas se mostrará alineado al
borde izquierdo de la celda, centrado horizontalmente o alineado al borde
derecho de la celda.

Además de la alineación, es posible modificar la orientación del contenido de

las celdas, para esto la opción del menú dada por el ícono despliega las
opciones que se muestran en la imagen de la derecha, las que pasan a mostrar
el texto de la celda, tal como lo ejemplifica el ícono de cada una de estas
opciones, cambiando el ángulo con el que se muestra el contenido de la celda.
La última de ellas la que permite personalizar la vista, en caso de que ninguna

10
de las anteriores sea la deseada, mediante la apertura de otro cuadro de
diálogo.

Otra de las opciones frecuentemente utilizada del menú de Alineación, es la de

. La que es útil en caso de que se ingrese en una celda un texto
que no cabe en el tamaño de la misma.
En este caso, Excel por defecto utiliza
las celdas contiguas para mostrar el
contenido introducido, en caso de que
estas estén vacías, o simplemente no
muestra todo el contenido. Si se activa
esta opción, Excel modificará automáticamente el alto de la celda para que
todo el contenido se muestre exclusivamente en su interior. La imagen de la
derecha ejemplifica el resultado.

La opción de Combinar celdas: permite combinar todas las

celdas seleccionadas, formando una única celda y pasando a mostrar el
contenido de la misma en forma centrada. En caso de que las celdas
seleccionadas tengan algún contenido, el resultado de esta operación solo se
quedará con el contenido de la celda superior izquierda de las seleccionadas,
eliminando el resto. Una celda que se formó como resultado de una
combinación de varias, puede también separarse haciendo clic nuevamente
sobre la misma opción del menú.

11
Bordes:

Excel permite visualizar las líneas en los bordes o

lados de las celdas, esto es especialmente útil si se
piensa imprimir la hoja, ya que en caso contrario,
las líneas que definen las celdas no serán
impresas. Para esto se debe seleccionar el rango
de celdas donde queremos modificar los bordes de
las celdas, luego en la pestaña Inicio se debe
hacer clic sobre el ícono indicado por la flecha roja
de la imagen de la derecha, la que desplegará un
menú contextual, que permitirá seleccionar
múltiples opciones de borde a aplicar a las celdas
seleccionadas.

La opción “Color de linea” permite modificar el

color por defecto del borde (negro), mientras que la
opción “Estilo de línea”, permite modificar el tipo de línea (por ejemplo: grosor,
punteado, etc.)

La última de las opciones que se muestran: “Mas bordes…”, permite abrir una
ventana adicional donde se pueden seleccionar varias opciones
personalizadas.

Rellenos:

Es posible también sombrear las celdas de

una hoja de cálculo, para esto es necesario
seleccionar las celdas que se quieren
modificar y luego presionar el ícono de
la pestaña “Inicio” para seleccionar el color
u otras opciones del relleno. También es
posible realizar esto, además de otras
opciones adicionales como la transparencia

12
del color, haciendo clic en el ícono de la sección “Fuente” de la pestaña
“Inicio”, esta acción abrirá una nueva ventana emergente como la que se
muestra a la derecha, la cual en la pestaña “Relleno” permite seleccionar estas
opciones.

Copia de formato:

Si se quiere que una o más celdas tengan el mismo formato que otra ya
existente, se debe primero seleccionar esta última, luego en la pestaña “Inicio”
se debe seleccionar la herramienta Copiar formato, la que es representada por
el ícono de la sección “Portapapeles”, por último se selecciona la o las
celdas sobre las que queremos que se aplique el formato copiado. De esta
forma, nos ahorramos el trabajo de tener que aplicar nuevamente todas las
opciones de formato que aplican sobre la celda (fuente, relleno, bordes, etc.).

Formato condicional:

El formato condicional se utiliza para aplicar determinado formato a una celda o

rango, cambiando el aspecto en función de condiciones (o criterios),
dependiendo de su valor. Su utilización puede estar asociada a explorar y
analizar datos visualmente, a detectar problemas en los datos destacando
aquellos valores inusuales o a identificar modelos y tendencias.

Para aplicar esta funcionalidad, se

seleccionan las celdas y luego se
debe hacer clic sobre la opción
“Formato condicional” de la
pestaña “Inicio”. Esta opción
permite la elección de ciertas
opciones de formato predefinidas y
también la configuración de nuevas
reglas. En este último caso, el

13
usuario debe hacer clic sobre la opción “Nueva regla…” la que abrirá una
nueva ventana como la de la imagen de la derecha, donde es posible definir el
tipo de regla, el estilo a aplicar y los valores límites para cada estilo.

Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, con

el objetivo de hacer más sencilla e inmediata su interpretación.

Creación de gráficos:

Para insertar un gráfico tenemos varias

opciones, pero la opción más común es la de
utilizar las opciones de la sección “Gráficos”
de la pestaña “Insertar”, teniendo
previamente seleccionadas las celdas con los
datos a graficar. En caso de que no se haya seleccionado ninguna celda, Excel
creará un gráfico en blanco, pudiendo seleccionar luego
los datos a graficar.

Existen varios tipos de gráficos entre los que el usuario

puede elegir, al hacer clic en cada una de estas
opciones, se mostrará la lista de gráficos de ese tipo
disponibles, agrupados por su aspecto visual, según
sean 2D o 3D. Una vez elegida una de estas opciones,
el gráfico será agregado a la hoja de cálculo.

Una vez añadido el gráfico a la hoja de cálculo y

seleccionado, la cinta de opciones de Excel se modificará, mostrando además
de las pestañas habituales, 2 nuevas pestañas denominadas “Diseño” y
“Formato” bajo el título “Herramientas de gráficos” las que permiten modificar
distintos aspectos de formato del gráfico insertado o de los datos que en él se
visualizan, tal como se muestra en la imagen a continuación:

14
Opciones de diseño:

Dentro de las opciones de diseño de

las “Herramientas de gráficos”,
además de modificar los estilos y el
tipo de gráfico, una opción utilizada
frecuentemente es la de “Seleccionar
datos”, la que abre una nueva
ventana como la de la imagen de la
derecha, donde es posible modificar el rango de datos graficado, por ejemplo
ampliando la selección, intercambiando filas y columnas o agregando/quitando
valores.

Opciones de formato:

Las opciones de formato de las “Herramientas de gráficos” permiten modificar

aspectos visuales del gráfico, como ser tipos de fuentes, colores y otros estilos.
En particular aplican cuando se seleccionan distintos elementos del gráfico,
haciendo clic directamente sobre ellos. A modo de ejemplo según la imagen
inferior, se puede cambiar el color de las barras del gráfico, seleccionándolas
previamente y luego modificando la opción “Relleno de forma” de la pestaña
“Formato”. De igual forma, es posible modificar el formato de los ejes
seleccionándolos y cambiando color y tipo de fuente, lo que también ocurre de
igual manera, con el formato de las líneas de cuadrícula principales:

15
16
Bibliografía

Ayuda de Excel: soporte técnico de Office. Microsoft. Accedido el 1 de agosto, 2017 desde
https://support.office.com/es-ES/excel?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Banfield, C. ; Walkenbach J. (2011). Microsoft Excel 2010 para Dummies :CEAC

Manual de Microsoft Office . Excel (2010) Briik. Accedido el 29 de julio, 2017 desde
https://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/Manual-Microsoft-Office-Excel-2010.pdf

17
 MICROSOFT WORD
Guía de las principales características
Material de estudio elaborado por el BSE
2017
Resumen de las principales funcionalidades de Microsoft Word,
para ser utilizado en distintos concursos internos y de ingreso al BSE.

Contenidos: Mauricio Marzol

1
Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 3
La Cinta de Opciones de Microsoft Word ................................................................................. 3
Estilos ........................................................................................................................................ 4
Navegación por el documento .................................................................................................. 4
Reglas ........................................................................................................................................ 5
Buscar y reemplazar .................................................................................................................. 5
Insertar .......................................................................................................................................... 6
Páginas ...................................................................................................................................... 6
Comentarios .............................................................................................................................. 7
Encabezado y pie de página ...................................................................................................... 7
Diseño de Página ........................................................................................................................... 8
Configurar página ...................................................................................................................... 8
Referencias .................................................................................................................................... 8
Tabla de contenido .................................................................................................................... 9
Insertar nota al pie .................................................................................................................... 9
Revisar ........................................................................................................................................... 9
Seguimiento de cambios ........................................................................................................... 9
Bibliografía .................................................................................................................................. 11

2
Introducción

Microsoft Word es una de las herramientas de escritorio que mayor uso le

damos en el BSE. La utilizamos para redactar distintos documentos que
utilizamos en el día a día. Además que parte de la funcionalidad que se
describe en este documento, es también compartida por otras herramientas de
uso cotidiano. Por este motivo es que entendemos que nuestros funcionarios
deben poder demostrar su conocimiento y correcta utilización.

El presente manual describe en forma resumida, algunas de las

funcionalidades disponibles en la herramienta. Para la elaboración del mismo,
se ha utilizado Microsoft Word en la versión 2013, la que puede tener pequeñas
diferencias respecto a otras versiones de esta herramienta. Asimismo se
asume que el concursante posee conocimientos previos sobre la misma, por lo
que no se explican algunas funcionalidades básicas; a modo de ejemplo: abrir
la aplicación, crear un nuevo documento, guardar, imprimir, etc.

La Cinta de Opciones de Microsoft Word

La cinta de opciones agrupa las funcionalidades o comandos más utilizados de

Word, en ella las pestañas o fichas son el primer nivel de agrupamiento que
encontramos, siendo las principales Inicio, Insertar, Diseño, Diseño de
página, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista, las que se muestran
en la imagen siguiente.

Además de estas pestañas, cuando se trabaja con determinados elementos

pueden aparecer otras de forma puntual, por ejemplo, cuando trabajamos con
una imagen, es posible visualizar la pestaña “Herramientas de Imagen”, la
que ofrece funcionalidades especiales para realizar modificaciones o aplicar
distintos efectos a dicha imagen. En el resto del documento, se harán varias

3
referencias a distintas funcionalidades disponibles de la cinta de opciones, por
eso su importancia.

Estilos

El uso de estilos, que en Word es posible configurar mediante las distintas

opciones disponibles en la pestaña “Inicio” tiene varias ventajas, dado que no
solo configura el tipo de letra utilizado para diferenciar entre títulos, subtítulos y
texto normal del documento.
Sino que además, permite
luego generar en forma
automática un índice o tabla de contenido para el documento, el que se
explicará más adelante. A su vez el uso de estos estilos, habilitará una rápida
navegación por el documento a través de los títulos, utilizando la funcionalidad
del panel de navegación que se describe a continuación de este tema.

Para buscar las distintas opciones de estilos predefinidos por Word, donde los
que están visibles inicialmente son los más utilizados (imagen anterior), es
posible navegar por los demás estilos definidos, no visibles en el menú, a
través de los controles destacados por el recuadro rojo de la imagen anterior,
siendo posible a su vez, definir nuevos estilos en caso de que los disponibles
no se adecuen a las necesidades del usuario.

Navegación por el documento

El panel de navegación permite al usuario

realizar un rápido desplazamiento por el
documento. Para ello dispone de 3 opciones
principales, las que se muestra en la imagen
de la derecha.

La opción “Títulos” muestra la estructura del

documento definida por los estilos utilizados,
lo que permite desplazarse hasta el inicio de

4
cada capítulo o tema, con tan solo realizar un clic sobre el título deseado en
dicho panel.

La opción “Resultados” permite buscar en el documento, el texto introducido

por el usuario en el espacio superior y navegar hasta cada aparición de ese
texto en el documento.

La opción “Páginas” permite visualizar el documento en este panel, pudiendo

realizar una revisión rápida de la estructura y desplazarse a las distintas
páginas que lo componen.

La funcionalidad de mostrar u ocultar el “Panel de

navegación”, es una funcionalidad disponible en el grupo
“Mostrar” de la pestaña “Vista”, tal como se muestra en la
imagen de la derecha.

Reglas

La funcionalidad provista por las reglas

de Word, permiten alinear texto,
imágenes, tablas u otros elementos del
documento en horizontal o vertical, además de ajustar temas relativos a los
márgenes configurados para la página. A su vez, los números que se ven en la
regla, permiten al usuario tener referencia de las medidas del texto o elementos
del documento en la página impresa (las unidades de estos por defecto se
muestran en centímetros, pero pueden también mostrarse en pulgadas o
picas).

Buscar y reemplazar

Una de las características más

usadas de Word para editar un
documento, es la provista por la

5
funcionalidad “Reemplazar”, la cual se puede acceder a través de la opción
correspondiente a su nombre, en la pestaña “Inicio”. Esta abrirá un nuevo
cuadro de diálogo como el de la imagen de la derecha, el que permite buscar
todas las instancias en las que aparece cierto texto en el documento,
reemplazar algunas de ellas por otro texto, o reemplazarlas todas por el texto
especificado en el cuadro de texto “Reemplazar con”.

Insertar

La pestaña “Insertar” de Microsoft Word, incluye funcionalidades importantes

que permiten enriquecer el contenido de los documentos, algunas de las cuales
se describen a continuación:

Páginas

Esta funcionalidad de la pestaña “Insertar”, cuenta con 3

opciones, de las cuales “Portada” permite incluir una
carátula al documento luego de elegir entre varias de las
provistas por Microsoft Word. “Página en blanco” inserta
una página en blanco en el documento, a partir de la ubicación del cursor y
“Salto de página”, deja en blanco el restante espacio que queda de la página
desde la ubicación del cursor, colocando el texto siguiente, al inicio de una
nueva página.

Estas 2 últimas opciones, evitan que el usuario presione múltiples veces la

tecla Enter, hasta llegar a la siguiente página. Además de tener como ventaja,
que evita el desplazamiento del texto en la página siguiente, en caso de que se
agreguen nuevas líneas al texto anterior.

6
Comentarios

La funcionalidad de insertar comentarios, es especialmente útil

cuando se redacta un documento en forma colaborativa entre varios
usuarios, pudiendo dejar notas para que
otras personas opinen o corrijan
aspectos de redacción o contenido de un documento.

Encabezado y pie de página

La primera de las 3 opciones de este grupo de la pestaña

“Insertar”, permiten al usuario definir un “encabezado” de
página para el documento, eligiendo entre varias de las
opciones existentes, o editando el encabezado tal como se
muestra en la imagen siguiente, donde es posible ingresar
texto o imágenes, alienadas a los márgenes izquierdo, derecho o centrado en
la página.

Luego la opción “Pie de página” es similar a la funcionalidad provista por el

encabeza
do, a
diferencia
que esta
configura
el pie a mostrar sobre el margen inferior del documento, en cada una de sus
páginas.

Por último la opción “Número de página”, permite incluir en forma automática

la numeración de páginas, eligiendo entre varios de los formatos existentes.

7
Diseño de Página

La pestaña “Diseño de página” contiene la funcionalidad necesaria para

configurar distintos aspectos del documento, entre los cuales se encuentran el
tamaño de la página, los márgenes y orientación del documento entre otros, los
que se detallan a continuación:

Configurar página

A través de este grupo de opciones, es

posible configurar los “Márgenes” que
tendrán las páginas del documento. Siendo
posible establecerlos en forma personalizada
especificando las medidas de cada uno de los
4 márgenes, o utilizando las opciones
predefinidas por Word (las que incluye a:
Normal, Estrecho, Moderado, Ancho, etc.; cada una con sus correspondientes
medidas).

La “Orientación” de la página, permite definir si el documento se mostrará en

forma vertical u horizontal (apaisado).

En lo que respecta a la opción “Tamaño”, es posible definir el tipo de hoja en el

cual se piensa imprimir el documento. Esto habilita a Word a configurar en
forma automática los saltos de páginas y mostrar correctamente los márgenes
definidos en el documento impreso.

Referencias

Entre la funcionalidad más utilizada que se incluye en esta pestaña, se

encuentran:

8
Tabla de contenido

Para crear una tabla de contenido que se podrá mantener actualizada con gran
facilidad, en primer lugar se deberá aplicar los estilos de título (por ejemplo,
Título 1 y Título 2) al texto que desea incluir en dicha tabla. Word buscará estos
títulos en el documento y los usará para crear la tabla de contenido, una vez
que se seleccione el tipo de tabla. Posteriormente Word podrá modificar en
forma automática todo el contenido de la tabla, actualizando los títulos o
números de página en caso de que hayan cambiado.

Insertar nota al pie

En los documentos Word es posible utilizar notas al

pie y notas al final para explicar, comentar o aportar
referencias a información que se incluye en el texto.
Las “notas al pie” aparecen en la parte inferior de la página y las “notas al final”
en la parte final del documento, cada una con un superíndice numérico que
permite identificar cual es la referencia, en caso de que existan más de uno en
el documento (la imagen de la derecha muestra este superíndice y luego cómo
se muestra la nota al pie).

Revisar: Seguimiento de cambios

Cuando se trabaja en forma colaborativa

entre varios usuarios en la redacción de
un documento, puede que se desee ver
quién ha realizado cambios, para esto
en necesario activar la funcionalidad “Control de cambios”, del grupo de
funcionalidades “Seguimiento”. Al activar esta opción, Word marca los nuevos
cambios realizados en el documento. Al desactivarla, Word dejará de marcar

9
los nuevos cambios, pero las marcas de revisión de los cambios previos
permanecerán en el
documento hasta que se
eliminen.

Con la opción “Control de

cambios” activada, Word marca
y muestra los cambios
realizados por cualquier
usuario en el documento, tal
como se muestra en la imagen de la derecha. La única manera de eliminar las
marcas de revisión o cambios de un documento es aceptarlas o rechazarlas.

Para aceptar o rechazar los cambios que se hayan realizado, es posible utilizar
los botones “Anterior” o “Siguiente” para
desplazarse sobre los distintos cambios
que tenga el documento, revisarlos y
luego si está de acuerdo presionar
sobre la opción “Aceptar” para
incorporarlo definitivamente al documento, o de lo contrario seleccionar la
opción “Rechazar” para descartarlo y dejar el documento tal como estaba antes
de que se introdujera ese cambio. Además de esta forma, el usuario también
puede seleccionar las opciones “Aceptar todos los cambios” o “Rechazar todos
los cambios”, de esta forma se agregan o rechazan todos los cambios
realizados al documento de una sola vez.

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Bibliografía

Ayuda de Word: soporte técnico de Office. Microsoft. Accedido el 27 de agosto,

2017 desde https://support.office.com/es-es/word

Gonzalez Carril E. (2014). Manual de Instrucción Microsoft Word 2013 Uso

Intermedio. Accedido el 29 de julio, 2017 desde
http://www.cetem.upr.edu/cetem/download/manuales/microsoft_office_2013/Wo
rd%202013,%20Uso%20intermedio.pdf

Gookin D. (Ed.) (2013). Microsoft Word 2013 for Dummies. Editorial John Wiley
& Sons Inc.

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