N I V E L B Á S I C O
Fundamentos
de Excel
Manual completo del Nivel 1 de Master Excel
Fundamentos de Excel
NÍVEL 1
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Descripción del acceso directo
Concepto
Referencia
Cada celda pertenece a una columna (definida por una letra) y una fila (definida
por un número), esta es su referencia.
Hoja de cálculo
Comúnmente conocidas como pestañas, las hojas de cálculo son las páginas
presentes en un documento de Excel.
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nível 1
Filtrar
En la pestaña “Inicio”, le permite filtrar los datos en una hoja de cálculo
localizando rápidamente un elemento o información.
Filtro aplicado:
Congelar paneles
En la pestaña "Vista", la herramienta congelar paneles permite congelar una fila y/
o columna para facilitar la visualización de los datos mientras se mueve por una
hoja de cálculo. Normalmente esto es muy aplicable para mantener visible el
encabezado de datos.
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nível 1
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ejemplo
Al congelar la línea superior de la siguiente hoja de cálculo y desplazarse hacia
abajo, el encabezado permanece visible. Esto hace posible interpretar cada
información en las filas según los títulos de las columnas.
Clasificación
Ordenar una columna significa ordenarla según:
Valor de celda (orden ascendente/descendente);
Color de celda;
Color de fuente;
O otros.
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DEGRAU 1
Atención: al ordenar datos según una columna, toda la fila se mueve a lo
largo de la celda de la columna ordenada, manteniendo su información.
ejemplo
La socia Ana Beatriz presente en la línea 11 tiene un salario mensual de $5,280.
Al aplicar la clasificación de la columna “Nombre del empleado” según el orden
de la A a la Z, todos los datos de Ana Beatriz (su línea completa) se mueven a la
línea 12
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Operadores matemáticos
En una hoja de cálculo de Excel, es posible realizar operaciones matemáticas básicas
entre dos o más celdas usando operadores (símbolos), ver a continuación:
Utilice + para agregar
Uso - para realizar resta
Utilice * para realizar la multiplicación
Utilice / para realizar división
Utilice ^ para exponenciación
Además, Excel cuenta con funciones que te permiten realizar operaciones de una
forma más sencilla. Aquí hay unos ejemplos:
Función SUMA
La función SUMA es una de las más comunes en Excel, utilizada para sumar valores
de más de una celda.
Su estructura es la siguiente:
=SUMA(intervalo)
ejemplo
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DEGRAU 1
Excel en inglés: =SUMA()
Función PROMEDIO
La función PROMEDIO, también muy común, se utiliza para hacer una media
aritmética de los valores deseados.
Su estructura es la siguiente
=PROMEDIO(rango)
ejemplo
Excel en inglés: =PROMEDIO()
Tipos de referencia
En Excel existen tres tipos de referencias, a saber: relativas, absolutas y mixtas.
Referencia relativa
En primer lugar, la referencia relativa ocurre cuando la dirección de la celda no es
fija. Si la posición de la celda que contiene la fórmula cambia, la referencia
cambiará mutuamente.
ejemplo En este caso, el objetivo es calcular la ganancia de cada valor en
base a su respectivo ICMS. En otras palabras, la referencia del valor
ICMS cambiará con cada línea.
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DEGRAU 1
Referencia absoluta
No obstante, es necesario referir específicamente a una determinada célula que
será necesaria para fijarla y utilizarla ($).
A referencia absoluta, portanto, se dá ao fixar tanto a línea como a columna de
una célula.
ejemplo
Referencia equivocada
Finalmente, hay una referencia errónea, cuando se quiere ordenar ya sea la columna o
la línea. Para ello, utilice únicamente el signo peso como referencia para organizar.
Formato condicional
El formato condicional es una característica que le permite formatear celdas según
una determinada condición. Proporciona análisis visual y gestión de datos y está
disponible en la pestaña "Página de inicio", como se muestra a continuación:
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DEGRAU 1
Las celdas seleccionadas se pueden formatear en base a: valores mínimos y
máximos, el contenido de un rango de texto o numérico, valores por encima y por
debajo de un promedio, entre muchos otros.
Además, existen formatos preconfigurados (1) o es posible personalizar el tuyo
desde cero (2).
1
2
ejemplo
a) En una hoja de cálculo de datos de recursos humanos, el equipo quiere hacer que
los empleados que se desempeñaron por debajo, dentro o por encima del
desempeño esperado sean más visuales.
1. Seleccione el rango de datos presente en la columna H.
2. Seleccione el tipo de formato preconfigurado “Reglas de resaltado de celdas” ->
“Texto que contiene...”
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DEGRAU 1
[Link] como se muestra a continuación, para que las celdas que contienen "Por
encima de lo esperado" tengan formato con relleno verde y texto verde oscuro..
4. Al replicar los pasos anteriores para otros rendimientos, sus datos se vuelven
más visuales, de la siguiente manera:
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DEGRAU 1
a) En esta misma base de datos de [Link]., el equipo quiere crear una barra de
datos para evaluar las puntuaciones de compromiso de los empleados.
1. Seleccione el rango de datos presente en la columna I
2. Selecciona el tipo de formato preconfigurado "Barras de datos"
Su base de datos se verá así:
c) Finalmente, el equipo de Recursos Humanos quiere ver todos los salarios por
encima de un valor base. Para hacer esto, es posible seleccionar un formato
condicional preconfigurado como "Reglas de resaltado de celdas" -> "Es mayor
que...".
Recuerde siempre seleccionar el rango al que se aplicará la regla, en este caso la
columna B.
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En este caso, la condición se aplicará a todos aquellos que contengan salario por
encima del valor base presente en la celda K3, aplicando un formato
personalizado (relleno azul y texto blanco) a las celdas.
De esta manera, si el salario base cambia, el formato cambia con él.
Después de aplicar estos tres tipos diferentes de formato, vea la diferencia en la
base de datos de Recursos Humanos:
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DEGRAU 1
función SI
La función SI utiliza una prueba lógica para verificar una condición, si es verdadera
la celda devolverá un valor o si es falsa devolverá otro.
Su estructura es la siguiente:
=SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])
Argumentos:
prueba_lógica: condición a probar
[value_if_true]: valor a devolver si la condición es verdadera. Parámetro opcional,
si no se completa, devuelve VERDADERO
[value_if_false]: valor a devolver si la condición es falsa. Parámetro opcional, si
no se completa, devuelve FALSO
ejemplo
Condición: Beneficio (presente en la columna M) mayor que el valor objetivo
(presente en la celda Q4)
Si es cierto: devolverá “Bateu a Meta”
Si es falso: devolverá "No alcanzó el objetivo"
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DEGRAU 1
Excel en inglés: =IF()
Gráficos
Los gráficos tienen como objetivo traducir visual y rápidamente datos de
innumerables líneas en una base de datos.
Por tanto, con un sesgo analítico, un gráfico permite la toma de decisiones en las
más diversas empresas y escenarios.
Se pueden encontrar en la pestaña "Insertar".
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DEGRAU 1
Elementos gráficos
Un gráfico se compone de varios elementos. En primer lugar, el título es
extremadamente importante para informar qué contenido se presentará.
También existen ejes cartesianos X e Y, respectivamente, horizontal y vertical, que
representan los valores de datos a agrupar. Las líneas de cuadrícula pueden ser
de dos tipos (verticales y horizontales) y están presentes en el fondo, delimitando
visualmente los rangos de datos.
Además de estos, también es posible encontrar elementos como la etiqueta de
datos (describe los valores presentados), la leyenda (para gráficos con diferentes
colores), entre otros.
A continuación puedes encontrar algunos ejemplos de gráficos; Más adelante
hablaremos de sus diferentes tipos, así como de consejos de mejora
Para crear un gráfico, puede seleccionar los datos y luego seleccionar el tipo de
gráfico deseado. O también es posible seleccionar el tipo de gráfico deseado y
luego hacer clic en “Seleccionar datos”.
En la ventana abierta se deben completar dos campos. En el lado izquierdo hay
entradas de leyenda que representan la serie de valores que se insertarán en el
gráfico. En el lado derecho hay etiquetas en el eje horizontal que representan las
categorías del gráfico.
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DEGRAU 1
ejemplo
Tipos de gráficos
Gráfico de columnas
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DEGRAU 1
El gráfico de columnas se suele utilizar para presentar datos separados por
categorías para un período determinado.
El eje X se caracteriza por las categorías mientras que el eje Y presenta los valores.
Entre los más diversos formatos, este tipo de gráfico permite insertar columnas 2D
o 3D, e incluso columnas agrupadas o apiladas.
Columnas apiladas:
Las columnas apiladas se pueden utilizar cuando desee comparar datos de la
misma categoría que suman un todo. Vea el ejemplo a continuación:
Consulte aquí los mejores consejos y las práctica sobre gráficos de columnas
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DEGRAU 1
El gráfico de columnas se suele utilizar para presentar datos separados por
categorías para un período determinado.
El eje X se caracteriza por las categorías mientras que el eje Y presenta los valores.
Entre los más diversos formatos, este tipo de gráfico permite insertar columnas 2D
o 3D, e incluso columnas agrupadas o apiladas.
Gráfico de barras
El gráfico de barras es similar al gráfico de columnas, pero representado
horizontalmente. Si bien el gráfico de columnas se puede utilizar para presentar
categorías durante un período de tiempo, el gráfico de barras se suele utilizar para
comparar categorías.
Verifica má s sobre el gráfico de barras aquí
Gráfico de lineas
El gráfico de líneas se utiliza normalmente para datos continuos durante un
período de tiempo. En otras palabras, un gráfico para análisis temporal.
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DEGRAU 1
Ver más sobre gráfico de líneas aquí
Tipos de gráfico de lineas
Entre los diferentes tipos de gráfico lineal, se encuentra el gráfico lineal simple,
que refleja exactamente los valores de las líneas y columnas.
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DEGRAU 1
A su vez, el gráfico de líneas apiladas presenta la suma de los valores del mismo
intervalo, es decir, la contribución de cada valor. Vea el ejemplo a continuación:
Al presentar los datos de Breno, el valor se da como la suma de Juliano y Breno.
Luego, al presentar los datos de Luis, el valor viene dado por la suma de Juliano,
Breno y Luis; y así sucesivamente.
Gráfico de pizza/rosca
El gráfico circular/anular se utiliza normalmente para analizar el porcentaje/
contribución de los valores individuales al conjunto.
Cabe señalar que es una buena práctica no utilizarlo para más de 3
segmentaciones, y también es posible agrupar las segmentaciones con menor
contribución en una sola categoría clasificada como “Otros”.
La diferencia entre el gráfico circular y el gráfico de anillos se debe principalmente
a la estética, en el que el gráfico de anillos tiene el centro en blanco y por tanto
permite insertar algún tipo de información en su interior, como por ejemplo el
valor/suma total de los segmentos.
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DEGRAU 1
Función BUSCARV
La función BUSCARV se utiliza cuando se desea buscar datos organizados en las
columnas de una tabla en función de la información. Por lo tanto, esta función de
búsqueda se realiza de forma vertical en las columnas de una tabla, por lo que la
función tiene este nombre: BUSCARV.
Su estructura es la siguiente
=BUSCARV(valor_de_búsqueda; matriz_tabla; núm_índice_columna;
[rango_de_búsqueda])
Argumentos:
[valor_buscado]: valor a buscar
Matrix_table: tabla base de búsqueda
column_index_num: número de la columna de la tabla con la información que
devolverá la función (recordando que las columnas de una tabla comienzan con
el índice 1)
[rango_búsqueda]: FALSO si la información a buscar debe ser exacta o
VERDADERO si la coincidencia es aproximada (nota: parámetro opcional, si no se
ingresa se considera VERDADERO)
Atención: la función BUSCARV requiere que la información a buscar esté
presente en la primera columna de la tabla/rango seleccionado
(especificado en el parámetro table_matrix).
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DEGRAU 1
ejemplo
Excel en inglés: =VLOOKUP()
Función BUSCARH
La función BUSCARH es similar a la función BUSCARV, sin embargo, la búsqueda se
realiza horizontalmente como sugiere el nombre. Por lo tanto, esta función se utiliza
cuando se desea buscar datos ordenados en las filas de una tabla en función de la
información.
Su estructura es la siguiente
=BUSCARH(valor_búsqueda; matriz_tabla; núm_índice_línea; [rango_búsqueda])
Argumentos:
[valor_buscado]: valor a buscar
Matrix_table: tabla base de búsqueda
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DEGRAU 1
column_index_num: número de la fila de la tabla con la información que
devolverá la función (recordando que las filas de una tabla comienzan con el
índice 1, siendo el índice 1 generalmente el encabezado de la tabla)
[rango_búsqueda]: FALSO si la información a buscar debe ser exacta o
VERDADERO si la coincidencia es aproximada (nota: parámetro opcional, si no se
ingresa se considera VERDADERO)
Atención: al igual que la función BUSCARV, la función BUSCARH requiere
que la información a buscar esté presente en la primera fila de la tabla/
rango seleccionado (especificado en el parámetro table_matrix).
ejemplo
Excel en inglés: =HLOOKUP()
Función BUSCARX
Esta es una función más nueva en Excel y busca simplificar las funciones
BUSCARV y BUSCARH.
Al ser más nueva, esta función no está disponible en Excel 2016 y Excel 2019.
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DEGRAU 1
=BUSCARX(búsqueda_valor; búsqueda_matriz; matriz_retorno;
[si_no_encontrado]; [modo_coincidencia]; [modo_búsqueda])
[valor_búsqueda]: valor a buscar
Matrix_search: rango de búsqueda base (que solo puede ser la fila/columna en
la que está presente el valor)
return_matrix: rango a devolver ((solo puede ser la fila/columna en la que está
presente el valor)
[if_not_found]: si no se encuentra la coincidencia, se devolverá el texto de su
elección. (nota: parámetro opcional, si no se proporciona nada, se considera #N/
A)
[modo_correspondencia]: tipo de correspondencia entre el valor a buscar y el
valor presente en la matriz de búsqueda. Parámetro opcional.
[modo_búsqueda]: cómo se debe realizar la búsqueda, como comenzar desde el
primer elemento o búsqueda inversa a partir del último elemento. Parámetro
opcional.
Clic aqui para saber más sobre los parámetros de la función BUSCARX
ejemplo
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nivel 1
Excel en inglés: =XLOOKUP()
función [Link]
Esta es una función matemática que suma todos los argumentos si cumple con
un determinado criterio.
Su estructura es la siguiente:
=[Link](rango; criterios; [suma_rango])
Argumentos:
intervalo: intervalo en el que se comprobarán los criterios
criterios: criterio que define qué celdas se deben agregar
[sum_range]: rango de celdas a sumar según los criterios ya definidos
ejemplo
Tenga en cuenta en el siguiente ejemplo que el rango en el que se verificará el
criterio es la columna C (descripción de varios productos), el criterio a respetar
está presente en la columna H (descripción de un producto específico) y el rango
que se agregará (cantidad vendido) está presente en la columna D.
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DEGRAU 1
Excel en inglés: =SUMIF()
Función SUMAR SI CONJUNTO
Similar a [Link], la función [Link] se utiliza cuando tienes más de
un criterio a considerar en la suma.
Su estructura es la siguiente:
=[Link](rango_suma; rango_criterios1; criterios1; rango_criterios2; criterios2;
...)
Consulta aquí más detalles sobre la función SUMA
Excel en inglés: =SUMIFS()
Función EXTRAE
La función EXTRAE extrae una parte del texto según la posición y longitud
señalizada.
Su estructura es la siguiente:
=EXTRAE(texto; núm_inicial; núm_carácter)
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DEGRAU 1
ejemplo
Excel en inglés: =MID()
Función ENCONTRAR y BUSCAR
Ambas funciones devuelven la posición de un carácter determinado en un texto.
Sin embargo, la función BUSCAR no diferencia entre letras mayúsculas y
minúsculas, a diferencia de la función BUSCAR, que sí hace esta distinción.
Ambas funciones tienen como argumentos, respectivamente:
texto_buscado: texto de interés para descubrir posición
no_texto: texto base de la búsqueda
ejemplo
=BUSCAR("p";A2)
=ENCONTRAR("p";A2)
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DEGRAU 1
Tenga en cuenta que al utilizar la función BÚSQUEDA se devuelve el valor 4, es
decir, la función diferencia entre la letra mayúscula “p” y la letra minúscula “p”.
Esto no sucede con la función ENCONTRAR, que no hace tal distinción y devuelve el
valor 1 informando que hay una letra “p” en la primera posición, sin importar si es
mayúscula o minúscula.
Excel en inglés:
BUSCAR -> =SEARCH()
ENCONTRAR -> =FIND()
Función PROMEDIOSI
La función PROMEDIOSI calcula el promedio de un rango numérico en función de
un criterio determinado.
Su estructura es la siguiente:
=PROMEDIOSI(rango; criterios; [rango_promedio])
Argumentos:
intervalo: intervalo en el que se evaluará el criterio
criterio: condición que debe cumplirse para que el valor de línea correspondiente
sea considerado en el cálculo promedio
Average_interval: intervalo cuyos valores se insertarán para calcular el promedio.
ejemplo
Existe una base de datos que contiene la fecha de venta de los diferentes
productos con sus respectivos valores de cantidad vendida e ingresos. Quiere
calcular el ingreso promedio por producto.
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DEGRAU 1
En este caso, el rango de criterios será la columna B, que contiene las
descripciones (nombres) de los productos, y el criterio es la condición que se
debe cumplir, es decir, el nombre del artículo específico cuyo promedio se
calculará - presente en la columna H.
Finalmente, para calcular los ingresos promedio, el último argumento
"intervalo_promedio" debe ser la columna de ingresos - columna E.
Excel en inglés: =AVERAGEIF()
Función PROMEDIO SI CONJUNTO
Similar a PROMEDIOSI, la función [Link] se utiliza cuando hay
más de un criterio a considerar al calcular el promedio.
Su estructura es la siguiente:
=PROMEDIOS(rango_promedio; rango_criterio1; criterio1; rango_criterio2;
criterio2; ...)
ejemplo
Usando la misma base que en el ejemplo anterior en PROMEDIOIF, ahora queremos
calcular el ingreso promedio para cada producto. Por tanto, existen dos criterios:
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DEGRAU 1
El primero es el producto a considerar, cuya gama está presente en la columna B
y el criterio a cumplir es el nombre de un producto específico presente en la
columna H.
El segundo criterio se refiere al precio de venta, cuyo rango está presente en la
columna E y el criterio que debe cumplirse es el año específico presente en el
encabezado del cuadro resumen.
Clic aquí para má detalles sobre la función [Link]
Excel en inglés: =AVERAGEIFS()
función [Link]
La función [Link] cuenta cuántas veces aparece un texto determinado en un
rango.
Su estructura es la siguiente:
=[Link](rango; criterios)
Argumentos:
rango: rango donde se buscarán y contarán los criterios uno por uno
criterio: condición de lo que se quiere buscar en el rango
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DEGRAU 1
ejemplo
En el caso siguiente, la columna I devuelve la cantidad total de productos
vendidos. Para hacer esto, use la función [Link] basada en la columna E
(Cantidad vendida de cada producto).
Sin embargo, también quieres saber el número de ventas realizadas (pedidos
realizados), es decir, el número de líneas en las que aparece un determinado
producto.
En este caso, para crear los datos de la columna I, utilice la función [Link],
contando en el rango de la columna B cuántas veces aparece un determinado
producto.
Excel em inglês: =COUNTIF()
Función CONTAR SI CONJUNTO
Similar a [Link], la función [Link] se utiliza cuando hay más
de un criterio a considerar en el conteo.
Su estructura es la siguiente:
=CONTADORES(rango_criterios1; criterios1; rango_criterios2; criterios2; ...)
Clic aquí para más detalles sobre la función [Link]
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DEGRAU 1
Excel en inglés: =COUNTIFS()
Función MÁXIMO y MÍNIMO
Las funciones MÁXIMO y MÍNIMO devolverán, respectivamente, el valor más
grande y más pequeño de un rango.
La estructura es la siguiente:
=MÁXIMO(intervalo)
=MÍNIMO(intervalo)
ejemplo
Excel en inglés:
MÁXIMO -> =MAX()
MÍNIMO -> =MIN()
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DEGRAU 1
De donde k es la posición en el ranking, se decide, el k-ésimo valor de interés
ejemplo
Excel en inglés:
MAYOR -> =LARGE()
MENOR -> =SMALL()
Redondeo
Las funciones de redondeo son útiles para tener control sobre los decimales en
una base de datos. Veamos algunos de ellos a continuación.
Función REDONDA
La función ROUND redondea un valor a decimales específicos.
Atención, la regla de redondeo considera que si el último dígito es igual o mayor
que 5, el redondeo se hará hacia arriba; si es menor que 5, el redondeo se hará
hacia abajo.
La estructura es la siguiente:
=REDONDEAR(número;núm_dígitos)
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NIVEL 1
Argumentos:
número: número a redondear
num_digits: número de decimales, es decir, número de dígitos deseados después
del punto decimal
ejemplo
Bonificación: para que sea posible redondear siempre hacia arriba o hacia
abajo, existen las funciones, respectivamente, [Link] y [Link]
que contienen los mismos argumentos que la función ROUND.
Excel en inglés: =ROUND()
función TRUNCAR
La función TRUNCAR elimina la parte fraccionaria del número (decimales) sin
redondear hacia arriba o hacia abajo.
La estructura es la siguiente:
=TRUNCAR(número;núm_dígitos)
Argumentos
número: número que se va a truncar
num_digits: número de decimales que se mantendrán
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NIVEL 1
ejemplo
Excel en inglés: =TRUNC()
Función Entero
La función ENTERO tiene un comportamiento similar a la función TRUNCAR cuando
se aplica a valores positivos. Sin embargo, para valores negativos la función
ENTERO redondea hacia abajo al número entero más cercano según el valor de la
parte fraccionaria.
La estructura es la siguiente:
=ENTERO(número)
ejemplo
Excel en inglés: =INT()
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DEGRAU 1
Función SI ERROR
La función IFERROR permite corregir errores automáticamente.
Su estructura es la siguiente:
=SIERROR(valor; valor_si_error)
Argumentos:
valor: valor u operación a comprobar
value_if_error: información a insertar en la celda si el valor presenta un error
ejemplo
Veamos este ejemplo en el que queremos dividir los valores de la columna K por
la columna L. Sin embargo, no es posible dividir por 0, así como no es posible
dividir por el texto “N/A” debido a un dado ausente. Por lo tanto, las celdas
muestran un error: #DIV/0! ¡Y #VALOR!
Para corregirlo, simplemente use la función [Link].
Excel en inglé s: =IFERROR()
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