ADMINISTRACIÓN I
UNIDAD I TEORIA DE LA ADMINISTRACIÓN
La teoría en la administración se refiere a un conjunto de ideas y conceptos que buscan
explicar y mejorar la práctica de la administración. Estas teorías surgen de la observación y
el análisis de la realidad empresarial, y buscan proporcionar un marco conceptual para
entender y mejorar la gestión empresarial.
1. Naturaleza
La definición etimológica de la palabra administración se forma del prefijo ad. Que
significa HACIA y con MINISTRATIO, este vocablo a la vez proviene a su vez de minister,
vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad y del sufijo TER, que funge
como término de comparación. “MINISTER” que es igual subordinación u obediencia, el
que realiza una función bajo el mando de otro, el que presta un servicio a otro. (Reyes
Ponce, Administración Moderna).
Administración proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia
el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional.
2. Objetivos
Nosotros los percibimos como tres situaciones que se entrelazan de manera continua con
los distintos temas que conforman la llamada “administración”.
Cambio
Iniciamos con este tema porque, desde nuestro punto de vista, constituye el área de
desafío más persistente, más difundida y de mayor influencia, a la cual todo gerente
deberá hacer frente en cualquier tipo de organización y en cualquier área geográfica del
mundo industrializado.
Tecnología
Los otros dos temas que se destacan a lo largo del libro, la tecnología y la globalización,
son tan importantes para cualquier administrador como el cambio. En el mundo actual,
ningún gerente podría ignorar la gran influencia de la tecnología, ni la forma en que ésta
afecta su trabajo y su empresa. Los avances tecnológicos, por supuesto, suelen forzar a los
administradores a realizar cambios, aunque no quieran hacerlos. Basta con señalar hacia
Internet para demostrarlo. La Internet ha tenido efectos de largo alcance en la manera en
que los gerentes realizan su trabajo.
Globalización
El tercer tema, que representa un desafío enorme para los gerentes, es la globalización; es
decir, la creciente naturaleza internacional de cualquier ámbito de la vida, desde la
política hasta los negocios. Los administradores ya no pueden afirmar que “lo que pasa en
el resto del mundo no nos afecta ni a mí ni a mi organización”. No importa si usted llega a
administrar una empresa fuera de su país de origen o no, aunque cada vez será más
probable que así sea. Más bien, la cuestión fundamental es que de manera casi inevitable
los acontecimientos globales llegarán de afuera hacia adentro de su organización, lo cual
afectará la forma en que usted establece metas, toma decisiones, coordina y dirige el
trabajo de otras personas.
3. Habilidades Administrativas
Las habilidades son competencias que determinan el grado de éxito o eficacia del gerente en el
cargo y de la organización. Diversos autores se han ocupado de este asunto. A continuación, se
considerarán algunas de las perspectivas más importantes sobre las habilidades administrativas.
HABILIDADES SEGÚN KATZ
Uno de los autores que estudiaron las habilidades administrativas o gerenciales fue Robert L. Katz,
al retomar y profundizar en las ideas de Fayol. En un trabajo que tuvo grandes repercusiones, Katz
dividió las habilidades administrativas en tres categorías:
Habilidad técnica. Se relaciona con la actividad específica del gerente: los conocimientos,
métodos y equipo necesarios para realizar las tareas que están dentro del campo de su
especialidad. Por ejemplo, la habilidad técnica de un director comercial incluye conocer los
productos y sus aplicaciones, precios de venta, canales de distribución, clientes y
mercados, así como las técnicas de ventas.
Habilidad humana. Abarca la comprensión de las personas y sus necesidades, intereses y
actitudes. La capacidad de entender, dirigir y trabajar con personas expresa la habilidad
humana del gerente.
Habilidad conceptual. Implica la capacidad de comprender y lidiar con la complejidad de la
organización como un todo y de utilizar el intelecto para formular estrategias. La
creatividad, la planeación, el raciocinio abstracto y el entendimiento del contexto son
manifestaciones de la habilidad conceptual.
Para Katz, conforme se asciende en la jerarquía, la importancia de la habilidad técnica
disminuye, mientras que la habilidad conceptual se vuelve más necesaria. Para un supervisor
de primera línea que está directamente ligado al trabajo operativo, el conocimiento técnico es
mucho más importante que para un ejecutivo de la alta gerencia (fig. 11.6)
HABILIDADES SEGÚN MINTZBERG
De acuerdo con Mintzberg, la formación de gerentes reside en el desarrollo de las habilidades;
considera que es preciso ir más allá de la transmisión de conocimientos y ofrecer oportunidades
para que las personas puedan desarrollar y mejorar sus habilidades gerenciales. Él identifica un
mayor número de habilidades que Katz y las asocia directamente a los papeles gerenciales que
creó. Las habilidades propuestas por Mintzberg son ocho:
o Habilidades para relacionarse con colegas
Para Mintzberg, en esta categoría se encuentra toda la capacidad de establecer y mantener
relaciones formales e informales con los colegas, en especial del mismo nivel jerárquico, a fin de
lograr los propios objetivos o atender intereses recíprocos.
o Habilidades de liderazgo
Las habilidades de liderazgo son necesarias para realizar las tareas que involucran al equipo de
subordinados del gerente: orientación, capacitación, motivación y uso de la autoridad. De acuerdo
con Mintzberg, las habilidades de liderazgo se asocian íntimamente con la personalidad innata.
o Habilidades de resolución de conflictos
En esta categoría se incluyen la habilidad interpersonal de arbitrar conflictos entre personas y la
habilidad de tomar decisiones para resolverlos. El uso de estas habilidades produce tensión. Así
pues, esta habilidad exige otra: la tolerancia a las tensiones.
o Habilidades de procesamiento de información
Para Mintzberg, los estudiantes de administración deben aprender a construir redes informales y
desarrollar habilidades de comunicación, como expresar en forma eficaz sus ideas y hablar
oficialmente como representantes de la empresa.
o Habilidades de toma de decisiones en condiciones de ambigüedad
La mayor parte de las situaciones que el gerente enfrenta no son estructuradas. Se trata de
situaciones imprevistas que es necesario diagnosticar y que exigen de él la capacidad de decidir,
en primer lugar, si es preciso decidir. Además, el gerente no lidia con una decisión a la vez, sino
que con frecuencia se enfrenta a innumerables problemas y necesita tomar muchas decisiones en
cortos periodos. La ambigüedad se produce cuando el gerente tiene poca información para lidiar
con esas situacio nes. Para Mintzberg, la ambigüedad es inherente a muchas decisiones
gerenciales.
o Habilidades de asignación de recursos
Los gerentes trabajan con recursos limitados que deben utilizarse para atender necesidades que
compiten entre sí; tienen que decidir las actividades a las que dedicarán.
o Habilidades de emprendedor
Según Mintzberg, “estas habilidades involucran la búsqueda de problemas y oportunidades y la
implantación controlada de cambios organizacionales”. Aunque las escuelas de administración
dediquen poca atención a este asunto, “es posible crear el clima para alentar el espíritu
empresarial”.
o Habilidades de introspección
Para Mintzberg, las habilidades de introspección se relacionan con la capacidad de reflexión y
autoanálisis. El gerente debe ser capaz de entender su cargo y el impacto que tiene en la
organización. La capacidad de aprender con la propia experiencia está por encima de cualquier
otra técnica de aprendizaje.
4. Productividad
El criterio más sencillo para evaluar la eficiencia de un proceso, organización o sistema es la
productividad, que se define como la relación entre los recursos utilizados y los resultados
obtenidos (o producción), como se muestra en la figura. Todo sistema tiene un índice de
productividad, que es la cantidad de productos/servicios que ofrece cada unidad de recursos. Por
ejemplo: la cantidad de alumnos por profesor, la cantidad de personas atendidas por hora, o la
cantidad de productos ofrecidos por empleado.
La idea básica de la productividad tiene diversas variaciones:
o Entre dos sistemas que utilizan la misma cantidad de recursos, es más productivo
aquel que produce mayor cantidad de resultados.
o Entre dos sistemas que producen la misma cantidad de resultados, es más
productivo aquel que emplea menor cantidad de recursos.
La diferencia entre eficiencia y eficacia es clara, pero son dos términos estrechamente
relacionados con significados diferentes:
o La eficiencia se refiere a la capacidad de hacer algo de manera óptima, utilizando la
menor cantidad posible de recursos (tiempo, dinero, energía, etc.). Se trata de
maximizar la productividad y minimizar los costos.
o La eficacia, por otro lado, se refiere a la capacidad de alcanzar los objetivos
establecidos. Se trata de lograr los resultados deseados, independientemente de la
cantidad de recursos utilizados.
5. La administración como ciencia, arte y técnica
Ciencia:
La administración es una ciencia, cuyo campo de estudio lo constituye el comportamiento
de la organización. Su conocimiento y el empleo de las técnicas administrativas permiten
la conducción de los grupos formales hacia la consecución de los objetivos previstos, en
un ambiente en que todas las personas, trabajando juntas, aporten sus mayores esfuerzos
de acuerdo con acciones preestablecidas. (Paniagua, p. 20)
Arte:
La imagen de la administración como arte implica que la capacidad de gestión es cuestión
de intuición, ingenio natural y personalidad. Administrar implica esas cualidades
indefinibles y, por tanto, imposibles de enseñar, asociadas con la idea de liderazgo, cuyas
habilidades se pueden desarrollar, pero no adquirir. Esta postura asume que el artista
(administrador) posee talentos innatos.
Técnica:
Como técnica la administración es apreciada desde dos ópticas. La primera la observa
como una función organizacional consistente en la ejecución de un proceso continuo. La
segunda la advierte como una práctica que solo se aprende adecuadamente a través de la
experiencia.
6. Relación de la administración con otras ciencias y técnicas
Ciencias sociales
Una ciencia social es cualquier rama del estudio académico o de la ciencia que se ocupa
del comportamiento humano en sus aspectos sociales y culturales.
Sociología
La sociología es el estudio de la vida social, el cambio social y las causas y consecuencias
sociales del comportamiento humano. Los sociólogos investigan la estructura de los
grupos, las organizaciones y las sociedades, y cómo interactúan las personas en estos
contextos: allí su relación de la administración, ya que esta área maneja el personal como
un sistema social cuyas personas son un engranaje para el correcto funcionamiento de la
compañía.
Psicología
La psicología es el estudio científico de la mente y el comportamiento. Los psicólogos se
dedican a estudiar y comprender los procesos mentales, las funciones cerebrales y el
comportamiento. Para la administración, la mente y la conducta humana han sido factores
indispensables para alcanzar una mejora laboral, ya que estudia los procesos mentales por
los que pasa el personal estando bajo estrés, bajo presión, bajo estímulos positivos, etc.
Derecho
El derecho es la disciplina y la profesión que se ocupa de las costumbres, los usos y las
normas de conducta de una comunidad que son reconocidas como obligatorias por esta.
Una organización sin leyes y normas no existe, toda empresa está regida tanto por reglas
internas como externas (el Estado), y el derecho se encarga de que la administración
pública funcione óptimamente.
Economía
La economía es una rama de las ciencias auxiliares que se centra en la producción,
distribución y consumo de bienes y servicios y, sabemos que una empresa no existe sin
tener una economía estable y próspera manejada por el departamento administrativo.
Marketing
El marketing conforma actividades y procesos para crear, comunicar, entregar e
intercambiar ofertas que tengan valor para los clientes, los socios y la sociedad en general.
El área administrativa se encarga de siempre confirmar que existan ideas y oportunidades
de negocio para ser explotadas, tomando decisiones estratégicas e innovadoras para la
gestión comercial.
Finanzas
Las finanzas son un término que designa la gestión, la creación y el estudio del dinero y las
inversiones. En concreto, se ocupa de la cuestión de cómo un individuo, una empresa o un
gobierno adquiere dinero -llamado capital en el contexto de una empresa- y cómo gasta o
invierte ese dinero.
Antropología
La antropología es el estudio de lo que nos hace humanos. Los antropólogos adoptan un
enfoque amplio para entender los muchos aspectos diferentes de la experiencia humana,
en tal sentido, ¿qué sería de la administración sin entender al importante factor humano
que se halla haciendo vida en la compañía? Por ello se considera parte relevante de las
ciencias que se relacionan con la administración.
Ciencias exactas
Otras ciencias que se relacionan con la administración son aquellas ciencias que admiten
una precisión absoluta en sus resultados; especialmente las ciencias matemáticas.
Matemáticas
Las matemáticas conforman una ciencia que se ocupa de la lógica de la forma, la cantidad
y la disposición. Respecto a la administración, las matemáticas son indispensables para
calcular y cuantificar los gastos, los ingresos y las inversiones.
Contabilidad
La contabilidad es la medición, el procesamiento y la comunicación de información
financiera y no financiera sobre entidades económicas como empresas y corporaciones.
De las ciencias que se relacionan con la administración, la economía y la contabilidad son
dos de las más importantes en el departamento.
Estadística
Es la ciencia que se ocupa de desarrollar y estudiar los métodos de recogida, análisis,
interpretación y presentación de datos empíricos. Esta área es ampliamente aplicada en la
administración ya que permite elaborar modelos, tratar gran cantidad de datos, estudiar
objetivamente la población laboral, manejar la información financiera de manera gráfica,
etc.
