Universidad privada del sur de México
Catedrático: Hugo Alejandro Cueto Gutiérrez
Informática Básica Il
Alumno(a): Paola Fernanda Fuentes Nucamendi
Licenciatura en contaduría Pública(sábado)
INTRODUCCION
En este tema veremos que una base de datos es una herramienta que nos sirve para poder
recopilar información y organizar, en ella se puede guardar información personal, algún
producto o pedido, algo muy importante de esto es que cuando trabajas con mucha
información puedes ocupar el programa de Excel que es una hoja de calculo o ya sea un
programador que sea un procesador de texto. También la base de datos puede llevar
muchas tablas, ya que cuando uno hace inventarios se usa mas de una y es una mejor
manera de poder organizar nuestra información y poner suficiente información de lo que
cada uno quiere a demás de que tiene un proceso para poder hacer una base de datos bien
echa como consultar, reportar, hacer la impresión y hacer un buen trabajo.
¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases
de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas.
Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa
de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer
redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos
en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para
revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena
idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración
de bases de datos (DBMS), como Access.
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede
contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa
tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas.
Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen,
una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros
objetos como formularios, informes, macros y módulos.
CARACTERISTICAS DE LAS BASES DE DATOS
• Los datos están ordenados: La información contenida en una base de datos es
estructurada y organizada de acuerdo a ciertos criterios que depende generalmente
del tipo de base de datos.
• Trabaja junto a un gestor de base de datos: Para administrar una base de datos,
se usa lo que se conoce como sistema de gestión de base de datos, una
herramienta que permite almacenar, estructurar, modificar, acceder y consultar
información.
• Permite almacenar grandes volúmenes de datos: Un banco de datos tiene la
capacidad de guardar una gran cantidad de información.
• La información contenida puede consultarse rápidamente: Los datos
almacenados pueden ser consultados con gran rapidez, independientemente de la
dificultad de la consulta. Y aunque pueda haber bases de datos con lentitud en sus
consultas, estos pueden ser optimizados para mejorar sus tiempos de respuestas.
• Es seguro, si se toman las medidas adecuadas: Una base de datos puede ser
un sistema seguro siempre y cuando se apliquen las técnicas correctas para
garantizar su solidez.
ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS
Tablas
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto
a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una
hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los
datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que
están organizados los datos.
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere
almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una
vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los
productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se
almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.
Formularios
Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y
modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros
controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios
con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría
de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar
datos en las tablas.
Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el
formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede
tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los
clientes.
Informes
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo
general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos
de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe
se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base
de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también
pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en
un correo electrónico.
Consultas
Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función
más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver
generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una
única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros
a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los
registros que quiere.
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas
subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la
hoja de datos de la consulta.
Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones.
Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su
uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al
portapapeles.
Macros
Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación
simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede
adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute
cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan
tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría
de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar
mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar
mucho tiempo.
Módulos
Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones
a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de
una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación
Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones,
instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo
puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a
formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para
el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen
procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto.
CONSULTA DE BASE DE DATOS
Una consulta funciona de la misma manera; le da sentido al código utilizado en cualquier
lenguaje de consulta. Ya sea SQL o cualquier otro, tanto el usuario como la base de datos
pueden intercambiar información en cualquier momento, siempre que «hablen» el mismo
lenguaje.
De igual forma, una base de datos bien diseñada almacena los datos en varias tablas. Las
mismas están formadas por columnas que contienen los atributos de los datos, junto con
filas o registros de información. Una consulta ayuda a recuperar los datos de las distintas
tablas, ordenarlos y mostrarlos según los comandos.
Una consulta puede ser una selección, una acción o una combinación de ambas. Las
consultas de selección pueden recuperar información de las fuentes de datos, y las de
acción sirven para manipular los datos, por ejemplo, para añadirlos, modificarlos o
eliminarlos.
Los usuarios avanzados también pueden utilizar los comandos de consulta para realizar
diversas tareas de programación, desde la creación de usuarios de MySQL y la concesión
de permisos hasta la modificación de las URL de WordPress en las bases de datos de
MySQL.
A continuación se muestran algunos de los comandos de consulta más comunes junto con
sus funciones:
• SELECT – Obtener datos de la base de datos. Es uno de los comandos más
populares, ya que todas las peticiones comienzan con una consulta select.
• AND – combina datos de una o más tablas.
• CREATE TABLE – construye diferentes tablas y especifica el nombre de cada
columna que contiene.
• ORDER BY – ordenar los resultados de los datos numérica o alfabéticamente.
• SUM – resume los datos de una columna concreta.
• UPDATE – modificar las filas existentes en una tabla.
• INSERT – añadir nuevos datos o filas a una tabla existente.
• WHERE – filtrar datos y obtener su valor en función de una condición establecida.
IMPRESIÓN DE BASE DE DATOS
La ventana Relaciones es una ventana en la que puede ver, crear y editar relaciones entre
tablas y consultas. Según el modo en que la configure, la ventana Relaciones no siempre
muestra todas las relaciones en la base de datos. Debe decidir qué relaciones desea
documentar, y preparar la ventana Relaciones en consecuencia, antes de imprimir las
relaciones entre tablas. Se pueden mostrar u ocultar las tablas en la ventana Relaciones y
se puede reorganizar su diseño.
Mostrar u ocultar una tabla en la ventana Relaciones
1. En la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.
2. Siga uno de estos procedimientos:
• Para mostrar una tabla, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en
Agregar tablas (Mostrar tablaenAccess 2013 ) para agregar la tabla que desee.
• Para ocultar una tabla, en la ventana Relaciones haga clic en la tabla que desea
ocultar y, a continuación, presione la tecla SUPR.
Presione CTRL+G para guardar los cambios.
Reorganizar las tablas en la ventana Relaciones
1. Para reorganizar las tablas, arrástrelas a las posiciones que desee en la ventana
Relaciones.
2. Presione CTRL+G para guardar los cambios.
Imprimir la ventana Relaciones
Puede crear un informe en el que se muestren las relaciones en su base de datos tal y
como aparecen en la ventana Relaciones. Este informe tiene el nombre
predeterminado Relaciones de nombre de la base de datos. De forma predeterminada, el
encabezado del informe contiene el nombre y la fecha en que se creó el informe.
CONCLUSION
En este trabajo de investigación que realizamos, nos da una detallada información sobre
las bases de datos, asi como los elementos de una base de datos, partes muy importantes
de sus áreas de aplicación.
Nos da la pauta para que empecemos a crear y diseñar nuestras propias bases de datos,
los pasos que requerimos para hacerlo y darle una solución correcta al problema, de este
tema podemos hacer muy bien organizada nuestras bases de datos ya que para nuestra
carrera nos será de mucha ayuda ya que siempre tendremos que hacer inventarios y tener
una base de datos para poder almacenarlo ahí, es muy eficaz podemos poner suficiente
información, y poder llevar el orden para que sea más fácil para nosotros.
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