Ley de Archivo

y otros Temas
GAES 3
Nuris Anyelica Rivera Varon
Tatiana Alejandra López Galindo
Jhoan Sebastian Muñoz López.

1.Cuál es la ley que habla de las

reglas de archivística

Ley 594 del

2000

2.Defina con sus palabras los

principios de la función archivística

FINES DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son conjuntos de documentos
que se conservan ordenadamente para su
utilización como prueba e información, los
fines esenciales de los archivos son servir a la
comunidad y garantizar la efectividad de los
principios constitucionales, así como
preservar la memoria colectiva y los derechos
fundamentales de los ciudadanos ahora los
principios fundamentales de los archivos
incluyen la autenticidad, la integridad, la
fiabilidad, la accesibilidad y la conservación a
largo plazo de los documentos.

LA IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS
Los archivos son esenciales para preservar
la historia y la memoria de una
organización, empresa o institución, ahora
La gestión apropiada de archivos es
esencial para garantizar que la información
esté disponible y sea accesible a las
personas que lo necesiten.

INSTITUCIONALIDAD E
INSTRUMENTALIDAD
La institucionalidad e
instrumentalidad se relacionan con
el diseño y aplicación de normas y
herramientas que permiten a las
instituciones públicas cumplir con
sus objetivos y metas en beneficio de
la sociedad. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DE
LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
La dirección y coordinación de la función
archivística es uno de los principios
fundamentales de la Ley General de
Archivos de Colombia (Ley 594 de 2000).
Además, la dirección y coordinación de
la función archivística debe estar a cargo
de profesionales capacitados y con
experiencia en el campo de la
archivística.
 ADMINISTRACIÓN Y ACCESO
La administración y acceso se refiere a la
gestión y manejo eficaz y eficiente de los
recursos y procesos de una organización,
con el objetivo de garantizar la
transparencia, la accesibilidad y la
equidad en el acceso a la información y
los servicios que ofrece.

RACIONALIDAD
La racionalidad en los archivos se refieren a la
forma en que se deben gestionar los
documentos y archivos para garantizar su
integridad, autenticidad y fiabilidad, con el fin
de que sean accesibles y útiles para los
usuarios y para la sociedad en general. La
implementación de estos principios es
fundamental para una adecuada gestión
documental y para promover la
transparencia y la rendición de cuentas en
las organizaciones.

FUNCION DE LOS ARCHIVOS

Se puede definir como la gestión y el
mantenimiento de los documentos y
registros para asegurar la información
precisa y confiable para uso presente y
futuro. Algunos de los principios
fundamentales de la función de los
archivos son el principio de procedencia,
el principio de respeto hacia los
documentos y el principio de integridad.

MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE
ARCHIVOS
Tienen por objeto garantizar la
conservación y accesibilidad de los
documentos por su valor jurídico, fiscal,
administrativo, histórico y cultural. A
continuación se exponen algunos de los
principios de gestión y utilización de
archivos.

3. A que se dedica SNA, quienes la

integran e indique al menos 3
funciones
La SNA (Servicio Nacional de Aduanas) se dedica a
la función pública aduanera. En su estructura, la
SNA cuenta con el Director Nacional,
administradores y supervisores regionales, agentes
de aduana y personal especializado en la
prevención y fiscalización aduanera.
Algunas de las funciones de la SNA incluyen: el
control de las importaciones y exportaciones, la
prevención del tráfico ilegal de bienes y el registro
y fiscalización de los impuestos y aranceles
aduaneros.
 4. Cuál es la entidad que el estado,
delegó para que emita y dirija todas
las directrices en la parte
archivística.
El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado
que determina la política archivística del país

5. Defina los principios archivísticos

Son reglas y pautas que rigen la organización,
gestión, conservación y acceso de los documentos
de archivo. Algunos de los principios archivísticos
más importantes son:
Principio de procedencia: Establece que los
documentos deben mantenerse en el archivo
original que los produjo o en la institución que los
adquirió, para preservar su contexto y
autenticidad.
Principio de pertinencia: Indica que solo los
documentos que son relevantes para las funciones
y actividades de la institución deben ser
conservados.
Principio de orden original: Establece que los
documentos deben mantenerse en el orden en
que fueron creados, para preservar su contexto y
facilitar su comprensión.
Principio de conservación: establece que los
documentos deben ser conservados de manera
adecuada para garantizar su preservación a largo
plazo.
Principio de acceso: Indica que los documentos
deben estar disponibles para su consulta por parte
de los usuarios autorizados, respetando las
restricciones legales y la privacidad de las
personas.
Conservar: En esta etapa, se aplican medidas
para preservar la integridad del documento a
largo plazo. Puede ser archivado física o
electrónicamente, incluyendo estrategias de
preservación.
Disposición final: Finaliza el ciclo del documento
donde puede ser eliminado siguiendo los requisitos
establecidos. En algunos casos el documento
puede ser preservado por su valor histórico.

7. Título IV Administración de los

Archivos.
El Título IV de la Ley 594, también conocida como la Ley General de
Archivos, describe las normas y reglamentos relacionados con la
administración de archivos, este título destaca la necesidad de que los
archivos públicos se mantengan y conserven adecuadamente, ya que se
consideran una parte esencial de la historia y el patrimonio cultural del
país.
Algunos de los puntos clave cubiertos por el Título IV incluyen:
La obligación del Estado de crear y mantener archivos públicos.
El desarrollo de un Sistema Nacional de Archivos para supervisar la
administración de archivos en todo el país.
El establecimiento de directrices para la creación, organización y acceso a
los archivos públicos, incluidos los procedimientos de clasificación,
conservación y eliminación de registros.
La función del Consejo Nacional de Archivos como órgano consultivo en
materia de archivos.
En resumen, el Título IV de la Ley 594 establece las normas para la
administración de los archivos en Colombia, haciendo hincapié en la
importancia de mantener y conservar adecuadamente los registros en
beneficio de las generaciones futuras.
 8 GESTIÓN
DOCUMENTAL
Se define como la reunión de actividades
en el área administrativa desde su inicio
hasta el final, facilitando el uso y la
conservación siendo un proceso que se

21
inclinan a:
Planificación En el articulo 21 titulo V sobre la
Manejo gestión de documentos, toda
Organización entidad pública con el objeto
debe desarrollar nuevas
tecnologias para la aplicacion de
procesos archivisticos.

9 Procesos
Archivisticos Documentos y
tablas

Producción o recepcion Archivo público.

Distribución Archivo privado.
Consulta. Archivo total.
Organización Patrimonio documental.
Recuperación Tablas de retención
Disposición final de los documental.
documentos Contables
Notariales
Administrativos
Historicos
privados.

11 Motivos de salida
documental

Historica: En casos que Administrativo: Por medio

requieren registros de tierras, del prestamos administrativo,
procedimientos de años de ser necesaria su
anteriores para dar una acreditación en procesos
trazabilidad y respuesta administrativos y llevando a
oportuna a una situación que nos cabo un registrpode salida
ha sido conclusa en el tiempo temporal de documentos

12 ¿Todos podemos acceder a los

documentos legales ?
Si! segun el articulo 27 de la ley 594 de 2000 TODAS las personas
tienen derecho a la consulta de los documentos archivisticos y a
recibir copias de los mismos

NOTA: Cabe resaltar que hay documentos que son de caracter

reservado y que asi estan estipulados por la constitución y las
leyes, estos documentos son los unicos que se excluyen del
acceso publico.
13
TIPOS DE
SANCIONES

EN LOS CASO DE:

A. "El establecimiento donde se conserva los
documentos, no estén cumpliendo los

21
lineamientos del AGN".

Si los documentos son del patrimonio

documental o por explotación ilegal, se
realizara un proceso penal acorde al codigo y se
solicitara la detención del autor de dicha acción

Los documentos
seran
B. "Que sustraigan decomisados y
ilegalmente puestos a ordenes
documentos que del Ministerio de
hagan parte del
Cultura, acto
patrimonio
seguido el Estado
documental."
se encargara de la
restauración de
los documentos

C. "Que se traslade o se
enajene archivos que hacen
parte del patrimonio D. "En caso de robo o daño a
documental, sin avisar al los documentos que hacen
AGN". parte del patrimonio del
EL Archivo general de la documental".
Nación esta establecido
como un ente de control que Se realizara una
salvaguarda junto con las denuncia formal ante las
entidades de control y autoridades
protección, por ende los competentes y se
documentos involucrados pondrá al responsable o
seran custodiados por parte los responsables en
de AGN, independiente de custodia de la policia.
que los documentos sean de
acceso publico no son
tendientes a la enajenación

14
¿Y si Maria se encuentra un
pergamino, que debe hacer?
Se le expropiaria según el articulo 4° y se le
indeminzaria por el hallazgo, esto es sujeto a un
procedimiento realizado por un representante del
AGN el cual declarará la legitimidad de dicho
documento historico.
 si, siempre y cuando se
declárase de interés
público o de interés social,
para efectos de la
Será que, a Maria, el
estado le pueden expropiación por vía
expropiar su administrativa a la que se
pergamino, una vez refiere la Constitución
que se ha Política,
demostrado que es
de importancia para
la nación. Que tipos de estimulos
podria recibir Maria,
estímulos no tributarios para las por se una poseedora
personas o instituciones que con sus de un archivo
acciones y trabajos técnicos, declarado de interés
culturales o científicos contribuyan cultural.
a la salvaguarda podrán consistir
en: becas, concursos, publicaciones,
pasantías, capacitación y
distinciones honoríficas. El Estado, a través de la AGN, tiene diversas formas
de adquirir documentos y asegurar su conservación.
Algunas de estas formas incluyen: Implementar un
Que otras formas, sistema integrado con la conservación de
tiene el estado por documentos en cada fase de su ciclo de vida,
medio del AGN, para Desarrollar lineamientos y manuales para la
poder adquirir este organización y conservación de archivos en las
documento o dependencias y entidades gubernamentales.
garantizar la Promover buenas prácticas y estándares para la
conservación del aplicación de la Ley General de Archivos.
mismo. Proporcionar instructivos y guías para apoyar el
trabajo de archivo. tienen como objetivo facilitar la
adquisición de documentos y garantizar su
conservación, asegurando que la información
si debido a que estan en la valiosa esté protegida para las generaciones
obligación de aquéllas de futuras.
entregar copias de los archivos
producidos en desarrollo de Las entidades
dichos proyectos, siempre y extranjeras con que
cuando no contraríen las normas las empresas del
sobre propiedad intelectual y no
estado, han tenido
contrato están en
se vulneren los derechos obligación de entregar
otorgados a dichas personas por los documentos que
el artículo 15 de la Constitución fidelizan el proceso
Política. que se realizo con
ellas.
Que estímulos becas, concursos,
reciben las publicaciones, pasantías,
personas, que capacitación y distinciones
contribuyan al honoríficas
incremento
patrimonial de
documento de la
nación.
Indique que dice la
La ley de archivos establece las normas para la
gestión documental y la conservación de archivos
ley de archivos con
en cualquier entidad. Esta ley establece la base a la
obligación de conservar los documentos y conservación de los
expedientes durante un cierto período de tiempo documentos.
dependiendo de la naturaleza y el tipo de los
documentos. Además, se establecen las
condiciones técnicas que deben cumplirse para
garantizar la preservación y consulta de los
documentos y expedientes.
La AGN tiene la responsabilidad de verificar el
cumplimiento de la normativa archivística por medio
Bajo que entidades de la inspección, vigilancia y control de los archivos
del AGN, se apoya de todas las entidades del Estado, así como a
para la supervision y personas jurídicas de derecho público y privado.
vigilancia. Además, el AGN presenta un Plan Anual de
Inspección, Vigilancia y Control que contiene la
metodología y acciones encaminadas a la
verificación y monitoreo del cumplimiento de la
normatividad archivística vigente
La clasificación documental es el proceso de
categorizar o agrupar los documentos en función
de su contenido, características o propósito
La ordenación documental se refiere al proceso Que es clasificacion
de establecer un orden lógico o físico para los documental,
documentos en función de su importancia, fecha, ordenacion
asunto u otro criterio relevante. documental y
La descripción documental se ocupa de descripcion
proporcionar información detallada y precisa documental.
sobre los documentos, como su título, autor,
fecha, resumen, contenido, formato, ubicación,
entre otros elementos relevantes.