PLANIFICACION PRESUPUESTARIA
El significado de la palabra “ administración” ha sido materia de diferentes interpretaciones.
Para expresarlo en una definición concisa, sería necesario, ante todo vencer muchos
obstáculos, cuando se habla de “ administración” se habla de “ tomar decisiones”, dar órdenes
establecer normas y políticas , dar trabajo, otorgar gratificaciones y contratar el personal
necesario para poner en práctica las normas establecidas, con el objeto de dar al término el
significado más extenso y complicado posible. Todas estas interpretaciones parecen implicar
que la administración consiste en trazar ciertas metas (planes) a las que se tratará de llegar
con el esfuerzo de todas las personas que se encuentran bajo tal administración.
Algunos gerentes hábiles, poseedores de un conocimiento técnico básico y de experiencia
suficiente, encontrarán que, además de lo que puede considerarse como trabajo cotidiano
dentro de sus actividades, se requiere otra habilidad especial, dirigir con eficiencia,. La
capacidad técnica necesaria para llevar a cabo el trabajo especializado referente a sus
funciones, es insuficiente para la realización de un verdadero trabajo administrativo. Si el
gerente va a ejecutar la tarea a través de los esfuerzos de empleados y trabajadores, ciertas
funciones administrativas son esenciales para lograr los objetivos:
Cuales son las etapas del proceso administrativo?
PLANEAMIENTO
EJECUCION
CONTROL
Las anteriores son funciones básicas de toda empresa:
a- El “planeamiento” es una función básica del proceso administrativo. Resulta, también,
fundamental para el cumplimiento de las otras funciones.
Sin planeamiento, no hay nada que ejecutar o controlar. Esta función proporciona las bases
sobre las cuales se llevarán a cabo las otras funciones administrativas.
El planeamiento efectivo se base en hechos. Los hechos se producen y se analizan, y son los
que en realidad rigen el plan de acción.
Planear es mirar hacia el futuro.
b- Ejecutar es realizar lo planeado. Es ejercer la acción necesaria para que los planes
elaborados se conviertan en realidad. Debe controlarse, para conocer los resultados de la
ejecusión.
c- Control es la operación consistente en revisar los resultados a la luz de los planes. Esta
función nos dice cómo fueron nuestros planes, de lo cual depende en gran parte del futuro
planeamiento.
Lo que se establece entonces, es un círculo:
PLANEAR = EJECUTAR= CONTROLAR = PLANEAR, entre otros.
Una empresa bien organizada no puede prescindir de estas tres funciones.
Etapas del proceso administrativo
Las etapas del proceso administrativo son la planificación, la organización, la
dirección y el control.
1. Planificación
La planificación está compuesto por aquella parte que se encarga de ver cómo se
va a hacer algo. Es decir, responder a preguntas del tipo:
¿Qué queremos conseguir?
¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?
¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?
¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?
¿Qué recursos necesitamos?
¿Dónde podemos conseguir los recursos?
¿Cuál es el coste de dichos recursos?
¿Qué tipo de contratiempos podemos tener y cómo vamos a solucionarlos si
surgen?
¿Qué hacemos ante un contratiempo que no habíamos previsto?
En definitiva, se trata de todo aquello que debemos decidir antes de ponernos en
marcha. Sin la planificación, iremos corriendo sin rumbo fijo. Y cómo sabemos, de
nada importa correr muy rápido si no tenemos un plan.
2. Organización
Una vez hemos realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de
manera muy simple, repartir las tareas. De algún modo darle sentido a todas las
preguntas a las que hemos tratado de responder en la etapa de planificación.
Algunas preguntas a resolver en es esta etapa del proceso administrativo son:
¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?
¿Quién se va a encargar de cada tarea?
¿Vamos a realizar las tareas de forma conjunta o cada uno se va a encargar de una
cosa?
A la hora de tomar decisiones, ¿Las tomaremos de forma democrática?
¿La jerarquía será horizontal o vertical?
Aunque pueda parecer que estas preguntas forman parte de la planificación, el
enfoque aquí es el de transmitir el concepto. Es decir, es una parte que establece
cómo se organiza todo. Es decir, cuando se está ejecutando que principios
organizativos se siguen.
3. Dirección
La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a
cargo de una sola persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No
obstante, la dirección se encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el
trabajo que se está ejecutando.
Así, por ejemplo, los directores se encargan de influir en los integrantes del
proyecto. Bien sea ayudándolos, dándole alternativas o evitando conflictos entre
distintas partes de la organización.
4. Control
El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su
medición a través de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas
establecidas, la organización tratará de realizar un seguimiento en las actividades
para comprobar si se sigue el plan previsto.
Por ejemplo, imaginemos que el objetivo de ventas anuales es de 10.000. En el
plan, se establece que en el mes de enero deben realizarse, para conseguir el
objetivo, 1.000 ventas. Comprobar si se están siguiendo esas metas intermedias,
nos ayuda a controlar que la meta principal se está cumpliendo.
LA DIRECCION Y LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.
La DIRECCION es como el corazón de la empresa. Debe dar los impulsos necesarios a los
diferentes departamentos o secciones.
Ella desencadena la acción para que puedan ejecutarse, por medio de la organización, los
planes. La ORGANIZACIÓN es como las venas y arterias que trasladan las actividades de
cada función, es el medio que coordina los esfuerzos.
Las funciones básicas se establecen mediante:
Establecimiento de objetivos
Planeamiento
Coordinación y dirección
Control.
Conforme se asciende en jerarquía dentro de la empresa, van desplazándose las funciones
operativas a las administrativas. Esto no quiere decir que un obrero no tenga necesidad de
planear su trabajo, pero lo hace en grado mínimo. También ejecuta y controla.
A- ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Establecer objetivos dentro de una empresa es tener una meta, Un objetivo es un blanco, un
resultado final. Surge entonces la pregunta: ¿Cuál es el objetivo de una empresa comercial
¿ Muchos dirán “ El objetivo es lograr una ganancia”.
Un objetivo NO es obtener un máximo de utilidades esto es muy general y limitado. Se debe
ser más específico. Los objetivos, por ejemplo, pueden ser:
Máximo de venta.
Máximo de aprovechamiento de la capacidad de la empresa
Venta a precio más favorable superar al competidor
Prestigio en el mercado
Calidad del producto
Personal satisfecha.
Estos objetivos sobrepasan el concepto de que el único motivo de la existencia y del
funcionamiento de una empresa es lograr una ganancia. La ganancia será, de todos modos,
obtenida, pero sólo como un producto derivado del servicio prestado a los consumidores y a los
trabajadores.
B) PLANEAMIENTO.
Planear es mirar hacia el futuro. En la mayoría de los casos, planear involucra la selección de
diferentes alternativas. Se transforman, en realidad, en la necesidad de tomar una decisión.
El planeamiento, sin que importe el tamaño del problema, debe estar antes de la acción.
Realizar una actividad que no ha sido planeada resulta, en la mayoría de los casos, no sólo
costosa. Sino que, además, no considera el hecho de que la función de planeamiento es tan
importante como la misma realización del trabajo. El dinero y el tiempo invertidos en hacer
planes, casi siempre resultan en mejores y más rápidos resultados.
Pueden distinguirse tres clases de planes:
a- a largo plazo
b- a mediano plazo
c- a corto plazo
1. A LARGO PLAZO.
Puede considerarse tal uno que abarque entre tres a cinco años.
2. A MEDIANO PLAZO.
Es el que puede desarrollarse aproximadamente entre uno y tres años.
3. A CORTO PLAZO.
Es el que abarca entre tres meses y un año.
Todos estos planes deben ser considerados con base en las tres funciones específicas:
Ventas
Producción
Finanzas.
A) por medio de la sección o departamento de Ventas se debe hacer:
Investigación de mercado
Establecimiento de planes de venta hacia el futuro.
b- Una vez establecidos los planes de venta, PRODUCCION, deberá:
Determinar las necesidades en relación con las posibilidades.
Hacer planes de coordinación con los factores productivos (mano de obra, medio de
producción: equipos, materiales, entre otros).
d- FINANZAS deberá:
Estudiar si los planes son realizables con los medios con que se cuenta, es decir, estudiar la
FACTIBILIDAD.
Establecer planes y presupuestos.
1- En los planes a largo plazo, se determina:
a- Desarrollo de nuevos productos. Ventas investigará qué productos podrán venderse a uno,
dos o tres años vista.
b- Inversiones requeridas. Estos se refieren a nuevos productos o al aumento de las líneas
existentes. Edificios, equipos, entre otros.
2- Los planes a mediano plazo son más exactos:
¿Qué podemos vender en los próximos tres años?
¿Qué movimiento de dinero tendremos? Entre otros.
3- Los planes a corto plazo son todavía más específicos:
¿Qué es lo que vamos a producir en los próximos tres, seis o un año?.
Dentro de todos estos planes, los costos nos sirven para establecer:
a- Presupuestos financieros
b- Estimaciones de precios
c- Estimaciones de utilidades
d- Posibilidades de continuar o descontinuar la fabricación de un producto
e- Nuevas líneas de productos.
La Dirección de la empresa tomará parte solo en aquellos aspectos en donde la realidad NO ha
coincidido con lo previsto.
B- DIRECCION Y COORDINACION.
Una vez hechos los planes, se pasa al proceso de ejecusión. Esto se realiza por medio de la
organización, que es la que dirige y coordina.
La organización se refiere al aspecto humano. Se establecen departamentos, los cuales deben
estar debidamente coordinados, Del grado de coordinación depende en gran parte el éxito de
una empresa.
Se establece el organigrama de la empresa y las funciones de cada uno de los departamento
que la constituyen
C- CONTROL
Es la comprobación del desarrollo de los planes. Es un paso de primordial importancia y
necesidad para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Mientras más grande y
complicada sea la organización, mayor será también la necesidad de controlar. Control puede
definirse como el procedimiento que asegura a la gerencia que el desempeño de las
actividades de la Compañía concuerda con los planes previamente establecidos. El control
cierra el ciclo que se inició con el planeamiento.
El control puede ejercerse mediante diferentes formas:
1- Hojas estadísticas que muestran las unidades producidas, unidades vendidas, valor de las
unidades vendidas, entre otros.
2- Indice de productividad, de nada nos sirve saber que producimos 1.000 unidades de un
producto, si no sabemos cuanto tiempo, con cuántas horas hombre, con qué volúmen de
capital, entre otros.
Un índice o razón es la relación entre dos cifras significativas.
Ejemplo:
Producción:
Horas hombre (horas – máquina, material usado, entre otros)
Estos índices no sólo son buenos para medir la producción, sino para ventas. El control más
perfecto se establece mediante un buen sistema de costos. Costo no da un resultado integral,
como puede apreciarse.
Cuando se habla de control, debe verse qué papel juega la contabilidad de costos dentro de la
empresa.
Costos nos da la contestación sobre:
1- Costos por departamentos
2- Costos por órdenes
3- Costos por procesos
4- Costos por unidad
5- Resultado del período
Si tenemos costos por departamentos, pueden establecerse responsabilidad en relación con
los estándares establecidos.
También en los costos por órdenes se puede establecer el por qué una orden va más alta de lo
previsto.
Todo este análisis nos lleva de nuevo a planificar, a establecer nuevos estándares.
PRESUPUESTO
Se dan diferentes definiciones sobre el concepto del presupuesto veamos:
Un plan escrito expresado en términos cuantitativos y se refiere a la proyección de las
actividades futuras de la organización, en términos de costos e ingresos, por un período de
tiempo específico, generalmente un año.
Presupuesto es un procedimiento de planeamiento para ayudar a asignar los recursos
escasos y controlar los insumos.
Presupuesto es un documento que contiene palabras, cifras y detalles que expresan
propósitos y gastos para ciertos rubros.
Un presupuesto es la expresión cuantitativa de los insumos necesarios para realizar un plan
de acción, expresión que se presentan normalmente en términos monetarios.
VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS
1- Motivan a la empresa para que defina los objetivos básicos.
2- Propician estructura adecuada, responsabilidad y autoridad.
3- Incrementan la participación en todos los niveles
4- Obligan a mantener archivos de datos históricos
5- Facilitan la utilización óptima de diversos insumos
6- Facilitan la coparticipación e integración de áreas
7- Obligan a realizar autoanálisis período y análisis financieros
8- Facilitan el control administrativo.
9- Reto a los ejecutivos para ejercitar su creatividad y criterio profesional
10- Ayudan a lograr mayor efectividad y eficiencias en las operaciones.
DESVENTAJAS O LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS.
1- Basados en estimaciones, reducir incertidumbre al mínimo.
2- Debe adaptarse constantemente a los cambios de importancia que surjan. Es una
herramienta dinámina.
3- Su ejecución no es automática se necesita el elemento humano
4- No debe tomar el lugar de la administración. Es para que cumpla su objetivo, no entrar en
competencia con ella.
5- Toma tiempo y costo prepararlos.
6- No se deben esperar resultados demasiado pronto.
