SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SEDE
UNIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO DE
DIA MES AÑO NÚMERO DE TRANSFERENCIA
ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO:
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN FOLIOS FRECUENCIA DE
No. ITEM CÓDIGO SOPORTE NOTAS
ASUNTOS INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO DEL AL CONSULTA
CONTRATOS VARGAS MACIAS
0890 10 CONSTRUCCION HUELLASLTDAVEHICULARES
VEREDA
5203952LA CUCHILLA
SERVICIO DEDEL MUNICIPIO
REMOCION DE
DE COSTRAS Y 9/14/2010 9/8/2011 1 8 PAPEL
PIEDECUESTA
CONTAMINADO
CONTRATOS SANTANDER
CON HIDROCARBUROS
VARICHEM DE COLOMBIA GEN E PLOS
S
CAMPOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA CIRA 12/23/2008 4/13/2012 1 8 PAPEL
INFANTAS DE LAGERENCIA REGIONAL DEL
1235 05 PADIMENTACION
CONTRATOS
MAGDALENA VICTOR ELIASDE
MEDIO CARRERA
MRAD 42 ENTRE
TRUJILLO
ECOPETROL SA
CALLE 29 Y BAJOS
DURANTE LOS AÑOSDEL BARRIO
2008 2009 EL CASTILLO
2010 Y 2011 12/31/2005 12/19/2006 1 10 PAPEL
COMUNA
117 4 DELDEMUNICIPIO
12 MANO OBRA PARA DELA
CONTRATOS
BARRANCABERMEJA
CONFORMACION VICTOR
DELGIL CASTRO
LECHO FILTRANTE EN LA
PLANTA DE
4023423 TRATAMIENTO
OBRAS CIVILES PARA DELLA ACUEDUCTO 4/9/2012 7/12/2012 1 7 PAPEL
URBANO DEL
CONSTRUCCION
CONTRATOS VICTORMUNICIPIO
DE POZOS
MANUEL DE BARANCABERMEJA
SEPTICOS
ACOSTA100 110 Y
DEPARTAMENTO
63000002197
93 EN LOS CAMPOS DE SANTANDER
OBRASLACIVILES
CIRA INFANTAS DE LA
COMPLEMEMTARIAS ENOPERACIONES
PLATAFORMASLAEN EL 7/27/2009 11/17/2009 1 6 PAPEL
SUPERINTENDENCIA DE CIRA
CAMPO
INFANTAS EL DE
LA LA
CIRA INFANTAS
GERENCIA Y EL AREA DE
REGIONAL 7/26/2011 12/14/2011 7 11 PAPEL
INFLUENCIA
MAGDALENA
CONTRATOS EN EL DEPARTAMENTO
MEDIO
VICTOR DE ECOPETROL
ORLANDO DE
SA
339 2009
SANTANDER
142 CONSTRUCCION
13 MANTENIMIENTO DIEZ GARRIDO
RESANE SEPTICOS
Y
VEREDA CAMPO GALA CORREGIMIENTO
REPARACION DE LAS INSTALACIONES COLEGIO EL 2/18/2010 3/5/2010 1 5 PAPEL
LLANITO MUNICIPIO
SANTA TERESA DE BARRANCABERMEJA
SEDE DEL COLEGIO INDUSTRIAL 6/20/2013 10/24/2013 6 PAPEL
20 DE JULIO
4018629
CONTROS DEL CIVILES
OBRAS
VIGMON MUNICIPIO
LTDAPARA DEELPUERTO
WILCHES
4031085 SUMINISTRO
CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
DE ESTANDARES EN DE
LA
4024193 OBRAS CIVILES
MANTENIMIENTO DE LAS PARA
ZONAS LA VERDES
PRODUCCION
E DE 8/11/2008 8/3/2009 1 6 PAPEL
ESTACION
LIMPIA EN SANTOS
LOS POZOS DELDE CAMPO PROVINCIA
LA COORDINACION
INSTALACIONES DE
LA SUPERINTENDENCIA LAS INSTALACIONES
DE MARES DE LA DEL
GRMM 11/4/2009 7/15/2010 7 15 PAPEL
PROVINCIA DE LA SUPERINTENDENCIA
CAMPO PROVINCIA Y CAMPO BONANZA DE LA DE
OPERACIONES
4027672 OBRAS DECIVILES
MARES DE LALADE
PARA GRMM 4/4/2011 12/16/2011 16 21 PAPEL
SUPERINTENDENCIA DE MARES LA GERENCIA
RECUPERACION
CONTRATOS
REGIONAL DEL DE LASLTDA
VIMATAC
MAGDALENA ESTRUCTURAS
MEDIO UBICADO
METALICA
EN EL MUNICIPIO DE SABANA TORRESY DIQUES
CONCRETOS REFORZADOS 8/9/2010 12/22/2011 1 9 PAPEL
PERIMETRALES
SANTANDER DE TANQUES UBICADOS EN LA
CONTTRATOS
GERENCIA VIRGILIOBARRANCABERMEJA
REFINERIA
0374 06 CONSTRUCCION ALFARO
COLECTOR GONZALEZ DE
DE AGUAS
ECOPETROL
079 CALLESA 73A BARRIO
13 CONSTRUCCION
NEGRAS TRAMITE DE
LA LIBERTAD DEL 9/7/2006 9/27/2006 1 7 PAPEL FOLIOS DEL 8 AL 13
ALCANTARILLADO SANITARIO EN LA CALLE 45
MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA 5/14/2013 7/31/2013 8 13 PAPEL DETERIORADOS POR
CON CARRERA
4023630 59 DEL BARRIO
CONSTRUCCION EL CAMPINVIALES
DE BARRERAS DEL
CONTRATOS VLADIMIR CALDERON HUMEDAD
MUNICIPIO DE LINEAS DEPINILLA
BARRANCABERMEJAA
PARA LA PROTECCION DE FLUJO EN
319 09 PRINCIPAL
LA VIA CONSTRUCCIONDE LA DE CIRAVEINTE
EN LAPOZOS
REGIONAL 10/9/2009 12/10/2009 1 5 PAPEL
SEPTICOS
MAAGDALENA VEREDA EL QUEMADERO
MEDIO DURANTE LA VIGENCIA
320 2/28/2010 3/24/2010 6 10 PAPEL
200909 CONSTRUCCION
CORREGIMIENTO EL CENTRODE QUINCE POZOS
MUNICIPIO DE
SEPTICOS VEREDA CAMPO
BARRANCABERMEJA
321 09 CONSTRUCCION DE16 CORREGIMIENTO
QUINCE POZOS 2/18/2010 3/24/2010 11 16 PAPEL
EL CENTROVEREDAV
SEPTICOS MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA
MA 0013987
322 OBRASTERERIFE
09 CONSTRUCCION CIVILES YCORREGIMIENTO
ELECTRICAS
DE VEINTE POZOS DE 2/12/2010 3/24/2010 17 21 PAPEL
EL CENTOR
MANTENIMINETOMUNICIPIO
SEPTICOS VEREDA EN LAS
LA CIRADEINSTALACIONES
BARRANCABERMEJA
CORREGIMIENTO ENELEL 2/18/2010 3/24/2010 22 26 PAPEL
COLEGIO LUIS LOPEZBARRANCABERMEJA
CENTRO MUNICIPIO DE MESA DENTRO DEL 12/24/2012 12/31/2012 27 31 PAPEL
BARRIO 25 DE AGOSTO EN EL CAMPPO 22
CORREGIMIENTO EL CENTRO DE LA GRMM
ELABORADO POR DE ENTREGADO POR RECIBIDO POR
ECOPETROL SA
NOMBRE
Hoja 1 de
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
SEDE
UNIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO DE
DIA MES AÑO NÚMERO DE TRANSFERENCIA
ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO:
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN FOLIOS FRECUENCIA DE
No. ITEM CÓDIGO SOPORTE NOTAS
ASUNTOS INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO DEL AL CONSULTA
CARGO
FIRMA
FECHA
Secretaria General - Grupo Administración de Documentos
GD-F-004-V3
Hoja 1 de
VARGAS MACIAS LTDA
VARICHEM DE COLOMBIA G E P S
VICTOR ELIAS MRAD TRUJILLO
VICTOR GIL CASTRO
VICTOR MANUEL ACOSTA
VICTOR ORLANDO LINARES GARRIDO
VIGMOND LTDA
VIMATAC LTDA
VIRGILIO ALFARO GONZALES
VLADIMIR CALDERON PINILLA
NOTA: NO IMPRIMIR ESTA HOJA DE INSTRUCCIONES
Los campos se deben diligenciar en MAYÚSCULA SOSTENIDA, sin excep
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO D
SEDE : Registre el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora, acorde con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓ
Formación, se identificará con el nombre de la Regional seguido del nombre del Centro de Formación. Ej: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO D
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Registre el nombre de la dependencia de superior jerarquía de la que depende la oficina productora. Ej. DIREC
DE CENTRO
OFICINA PRODUCTORA: Registre el nombre de la dependencia de donde procede la documentación. Ej: GRUPO DE PRODUCCIÓN CURRICU
FUNCIONALES, GRUPO DE ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
REGISTRO DE ENTRADA: NO DILIGENCIE campos, pues éstos los realizar el Grupo de Administración de Documentos o del área encargada d
de Formación para llevar el respectivo control.
NÚMERO DE TRANSFERENCIA: NO DILIGENCIE. Control de parte del Grupo de Administración de Documentos o del área encargada del pro
Formación.
OBJETO: Registre el motivo por el cual realiza el inventario. Ej. Inventario para el archivo de gestión, inventario para el archivo central, inve
No ÍTEM: Digite el Número Consecutivo y en orden de cada uno de los expedientes que se registran en el inventario.
CÓDIGO: Registre el código de la serie y/o subserie documental indicado en la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente de la Oficina
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Registre el nombre de la serie y/o subserie documental junto con los datos necesarios p
SERVICIOS - ÁNGEL ALBERTO AMAYA ABRIL - CC 5742814
FECHAS EXTREMAS: Digite en la respectiva casilla las Fechas Extremas (inicial y final) en la casilla correspondiente con los dígitos requerid
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Marque con una equis (X), el tipo de unidad de conservación en el que se encuentra la documentación: Cuan
marcará en la columna “OTRO” y describa el tipo de soporte en el área de notas.
FOLIOS: Registre allí en números arábigos el rango de folios que contiene cada unidad de conservación. Ej. 1 al 25; 200 al 301
SOPORTE:Registre la presencia de soportes diferentes al papel. Videos (V), casetes (C), CD, DVD, etc
FRECUENCIA DE CONSULTA: Seleccione de la lista desplegable si la consulta de la documentación en ALTA, MEDIA o BAJA.
NOTAS: Registre los datos que sean relevantes y cuya informacion no es posible incluir en las columnas anteriores. Para la documentación
entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en difere
ELABORADO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha en que la persona elaboró el inventario. Una vez impres
ENTREGADO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha de la persona que entrega el inventario. Una vez impre
RECIBIDO POR: Registre en la casilla correspondiente Nombre, Cargo y la fecha de la persona que recibirá el inventario. Una vez impreso,
HOJA DE INSTRUCCIONES
YÚSCULA SOSTENIDA, sin excepción.
MATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
grama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL, REGIONAL SUCRE. En caso de ser una Centro de
j: REGIONAL QUINDÍO - CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO
nde la oficina productora. Ej. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN, DIRECCIÓN REGIONAL, SUBDIRECCIÓN
: GRUPO DE PRODUCCIÓN CURRICULAR, GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO Y SUS ÁREAS
Documentos o del área encargada del proceso de Gestión Documental en las Regionales y Centros
entos o del área encargada del proceso de Gestión Documental en las Regionales y Centros de
entario para el archivo central, inventario de eliminación, etc.
el inventario.
mental (TRD) vigente de la Oficina Productora. Ej: 40-2
tal junto con los datos necesarios para identificar el expediente. Ej: CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE
pondiente con los dígitos requeridos completos en el orden AAAA/MM/DD. Ej:1983/01/01
encuentra la documentación: Cuando se encuentre un soporte diferente a los relacionados, se
Ej. 1 al 25; 200 al 301
TA, MEDIA o BAJA.
anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, circulares,
del número consecutivo en diferentes documentos.
aboró el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva
trega el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva
rá el inventario. Una vez impreso, se debe firmar en la casilla respectiva
