Contabilidad.

De manera general, podemos decir que contabilidad es el sistema de

información que nos permite registrar de manera ordenada todas las transacciones
financieras realizadas por una empresa, con el fin de generar unos reportes que ayuden, a la
administración de la empresa, a la toma de decisiones.

Cotización. Es el documento de carácter informativo que el departamento de compras de

una empresa, usa en una negociación. Este no genera registro contable y se emplea para
fijar el precio de un bien o servicio que se le ofrece a un cliente. Las características
principales de una cotización son: 1. El producto, bien o servicio de interés; 2. Referencia
del producto; 3. Descripción del producto o del servicio; 4. Precio por unidad y por el
número deseado; 5. Fecha de expedición de la cotización; 6. Logo, número de
identificación y nombre de la empresa. 7. Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de
costes; 8. Nombre de la persona a quién va dirigida.

Pedido. Acuerdo contractual entre una organización y un solicitante sobre la entrega de

productos o la prestación de un servicio con precio, unas cantidades y unos plazos.

Las diferentes partes del pedido, normalmente, son las siguientes: Nombre o razón social
del comprador y vendedor; número de pedido (ordenado por una serie numérica); fecha de
emisión del pedido; descripción del concepto; el precio por unidad y el precio antes del
impuesto de cada uno de los bienes o servicios; posibles descuentos o anticipos; impuesto
(IVA); el importe total.

Remisión. De forma directa, la nota de remisión es un documento mercantil usado como

comprobante de compra. Se da en el momento que uno o varios artículos han sido
entregados por el vendedor y recibidos por el comprador.

Una de sus principales características es que no tiene un valor tributario, por lo que su uso y
función se mantiene para temas de control interno y entre las partes relacionadas en la
interacción comercial. A pesar de no tener el mismo valor que una factura, la nota de
remisión es un documento que puede servir a modo de respaldo ante errores que se
pudieron haber cometido al momento de una facturación. En caso de discrepancias, la nota
de remisión puede usarse como prueba documentada para corregir y garantizar la precisión
de las transacciones, así como de su transparencia.
Factura de venta. En pocas palabras, es el documento para cobrar al cliente un bien o
servicio. En ese sentido, el propósito de la factura de venta es el de documentar la venta de
productos o servicios. El momento de emisión de la factura de venta es después de la
entrega del artículo.

Requisitos de la Factura de venta. Este documento debe contener los siguientes

requisitos: Estar denominada como factura de venta; apellidos y nombres o razón social y
NIT del vendedor o quien presta el servicio; apellidos y nombres o razón social y NIT del
adquiriente de los vienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado; llevar un
número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;
valor total de la operación; el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura;
indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Comprobante de Egreso. Es el documento que se utiliza para registrar todas las salidas de
dinero que percibe la empresa. Cada vez que registres un gasto asociado a categorías o
facturas de compra automáticamente quedará registrado un comprobante de egreso para
dicho pago.

Comprobante de ingreso. Es el documento que se utiliza para registrar todas las entradas
de dinero de dinero que percibe la empresa, ya sea moneda, billetes o cheques.

Reembolso de caja menor. Es la acción que permite reponer o reembolsar el dinero que se
ha gastado del fondo de caja menor, para que este vuelva a tener los fondos disponibles
asignados por la administración de la empresa.

Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los
formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los pagos
realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye
fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en
la contabilización.

Recibo de caja menor. Es el documento contable que se utiliza para registrar y controlar
los pequeños gastos operativos o pagos menores que se realizan dentro de una empresa u
organización. Este sistema se emplea para manejar desembolsos que, por su bajo monto, no
justifican la emisión de cheques o el uso de procedimientos de pago más formales. El
recibo de caja menor cuenta con algunas características:

 Fondo fijo: La caja menor opera bajo el concepto de fondo fijo, lo que significa
que se asigna una cantidad específica de dinero para cubrir estos pequeños
gastos. Una vez que el fondo se agota o llega a un mínimo establecido, se reembolsa
el monto gastado, presentando los recibos de caja menor como justificantes de los
pagos realizados.

 Control y registro: Cada recibo de caja menor debe incluir información detallada
sobre el gasto realizado, como la fecha, el monto, la persona que recibió el dinero,
la firma de quien autoriza el gasto, y una breve descripción de este. Esto permite
un seguimiento detallado y transparente de los pequeños desembolsos.

 Tipos de gastos: Los gastos cubiertos con la caja menor suelen incluir, pero no se
limitan a, materiales de oficina, gastos de correo, pequeñas reparaciones, transporte
local y otros gastos menores de operación que requieren pagos inmediatos.

 Auditoria y revisión: Los recibos de caja menor son importantes para la auditoría
interna y la revisión de gastos, ya que proporcionan evidencia documental de los
desembolsos realizados.

Nota crédito. Es un documento contable que se genera para registrar un saldo a favor de un
cliente o comprador posterior a la emisión de la factura, este puede ser un cobro de un gasto
incurrido de más o la devolución de bienes. Este tipo de comprobante luego de ser emitido
deberá ser enviado al cliente con una copia de la factura, para garantizar la devolución de
dinero. En este sentido, la emisión de una nota crédito generará en la mayoría de los casos
un reembolso en la transacción de compraventa. Por eso es importante dentro de una
empresa, porque es la constancia en la contabilidad que el dinero ha sido devuelto al
cliente. Algunos de los casos en los que sucede esto es:

- Para dar un descuento que no se haya especificado en la factura.

- Para corregir diferencias de precios entre lo que se cobró y el valor real.
- Devoluciones por mercancía dañada.
- Anulaciones, bonificaciones o saldos a favor que no tuvieran en cuenta.
En Colombia no se permite la anulación de una factura. La nota crédito sirve para hacer
modificaciones a la factura original por diferentes motivos. Las características de la nota
crédito son las siguientes:

 Referencia de la factura de origen con la enumeración correspondiente.

 Fecha de emisión.
 Concepto o motivo por el que se realiza.
 Importe total.
 Monto de disminución (si se genera una nueva factura)
 Información del cliente como datos de teléfono, nombre, documento de identidad.
 Información de la empresa que emite la factura (nombre completo, NIT, razón
social, ciudad de la oficina, número de teléfono).

Cabe aclarar que hay una nota crédito comercial y una nota crédito bancaria. La primera se
realiza por operaciones comerciales entre la empresa y el proveedor o el cliente, con la
finalidad de que quede reflejado el saldo a su favor. La segundo por el contrario se emite
por parte de las entidades financieras, con el fin de que conste la entrega de un dinero a un
cliente.

Nota débito. Es un documento contable emitido por un vendedor a un comprador para

notificarle las obligaciones de deuda en curso. Por lo general, estas notas se dan en
transacciones interempresariales: por ejemplo, una empresa puede suministrar artículos o
prestar servicios a otra antes de enviar una factura oficial. La nota de débito “registra” la
transacción a efectos de documentación.

Las notas de débito también se utilizan en transacciones entre empresas y clientes, como
cuando un cliente devuelve artículos a una empresa recibidos a crédito. En este caso, el
comprador le emite la nota de débito al vendedor.

Cabe aclara que también hay una nota débito bancaria. Esta nota debito bancaria es la
operación que el banco hace en la cuenta del cliente, esto representa una disminución en su
saldo, generalmente es por pago de cheque, comisiones, IVA, retenciones de ingresos
brutos, pagos de la tarjeta y transferencia bancarias.