10 HERRAMIENTAS DE
AUTOMATIZACIÓN Y
PRODUCTIVIDAD
PARA PODER HACER
MÁS EN MENOS
TIEMPO
academiatrabajovirtual
El tiempo es algo que, definitivamente, no le sobra a
nadie actualmente. Y por eso se hace cada vez más
importante saber cómo gestionar cada hora de tu día
para sacar adelante todos esos proyectos laborales y
personales que tengas.
Y es que sí, por más empeño que pongas por cuenta
propia, es muy fácil distraerse con la ingente cantidad
de contenido que nos llega diariamente desde
Instagram, Netflix o Tik Tok; por lo que somos muy
propensos a perder el tiempo sin darnos cuenta o sin
querer.
Pero no te preocupes, pues en este documento
encontrarás 10 herramientas que te ayudarán a ser
mucho más productiv@ en tu día a día, hacer una
gestión efectiva de tu tiempo y cumplir con esas
actividades que siempre has querido hacer, pero aún
no has podido.
Además, podrás sacarle mucho más provecho a cada
minuto, salir más rápido de tus obligaciones laborales,
dentro o fuera del mundo virtual, y tener más tiempo
para disfrutar la vida haciendo lo que te gusta, que es
lo que realmente vale la pena.
EL MEJOR GESTOR DE TAREAS
Empieza a mejorar tu productividad:
1. Click Up.
Click Up es uno de los mejores gestores de tareas que
se encuentran en internet actualmente, pues ofrece la
oportunidad de integrar sus servicios con otras
aplicaciones para que puedas controlar todo desde allí.
Disponible en móviles, navegador web y con su propia
app para Windows; Click Up cuenta con una interfaz
muy intuitiva que desde el primer momento te ayuda a
entender la plataforma sin mayores sobresaltos.
Dentro de ella, podrás asignar tareas recurrentes para
que, por ejemplo, se repitan de lunes a viernes todas
las semanas y así no tener que perder tiempo
programándolas todos los días.
Por si fuera poco, esta herramienta te permite separar
tus tareas dependiendo de su enfoque. Puedes crear
una sección que sea para tus actividades relacionadas
al trabajo y otra para tus actividades personales o de
ocio; así podrás tener todo separado y ordenado.
Como componente extra, si eres responsable de un
equipo completo de trabajo o lideras una empresa, en
Click Up también puedes invitar a otros usuarios a tu
organizador; teniendo la posibilidad de asignarles
tareas individuales a cada uno, con orden de
prioridad, plazos de entrega y temporizadores para
ver cuánto tiempo trabaja cada empleado.
Sin dudas, Click Up es una de las herramientas más
completas y funcionales que te ayudarán a gestionar
correctamente tu tiempo; y mientras más la uses, más
utilidad le encontrarás.
PROGRAMA TUS PUBLICACIONES EN REDES SOCIALES
2. Buffer.
Buffer es otra de esas herramientas que se ha vuelto
indispensable en el día a día de las personas
productivas, pues permite programar tus publicaciones
en las redes sociales más importantes, todo desde una
sola interfaz.
Desde Buffer podrás gestionar tus cuentas de
Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn y Pinterest sin
tener que entrar una a una a programar tu contenido,
dándote un margen de planificación enorme y
permitiéndote ver directamente cómo abordarás cada
una de las plataformas y su enfoque.
Lo negativo de Buffer es que en su versión gratuita limita
la cantidad de publicaciones que puedes programar (99
posts). Sin embargo, por unos euros al mes, serás capaz
de programar publicaciones ilimitadas y acceder a otras
herramientas dentro de la plataforma, como un
analizador de estadísticas que te ayudará a medir tu
impacto.
Así que ya lo sabes, si te está llevando demasiado tiempo
añadir contenido a tus redes sociales, Buffer será tu
mejor aliado para ahorrarte tiempo y darte una mejor
presencia en cada plataforma.
GESTIÓN DE TUS REDES SOCIALES
3. IFTTT.
Ahora es el turno de IFTTT, otra app que te ayudará a
gestionar tus redes sociales pero con tareas o ‘recetas’
mucho más específicas que también te ahorrarán
muchísimo tiempo y automatizarán mucho tu paso por
ellas.
IFTTT es una herramienta que ofrece una serie de atajos
entre aplicaciones, para que cuando hagas alguna acción
en Facebook, por ejemplo, esta también se replique en
Twitter o Instagram, por más complicado que parezca.
Todo esto gira en torno a las recetas de la herramienta,
en las que podrás asignar tareas concretas para cada
red social o aplicación en la web como Google Drive.
Por ejemplo, IFTTT cambia automáticamente tu foto de
perfil en Facebook e Instagram después que la hayas
cambiado en Twitter; siempre y cuando hayas creado esa
receta que ejecute el comando, por así decirlo.
Y las posibilidades son casi infinitas, pues con esta
herramienta también podrás programar un mensaje de
bienvenida por defecto a todos tus nuevos seguidores,
crear un listado con los tweets a los que le diste like para
no perderlos, compartir tus tuits en otras redes, y así
muchas tareas más.
Bear File Converter
CONVIERTE AUDIOS EN TEXTO
4. Bear File Converter.
Otra de las tareas que toman mucho tiempo a las
personas es la de escuchar audios o conferencias
grabadas; pues no hay forma de resumir los mensajes
y acelerar el sonido puede hacer que las palabras se
vuelvan inentendibles, sobre todo si no son de tu
idioma nativo.
Para este problema tenemos Bear File Converter, una
página que te permite convertir en texto, audios WMV,
WAV y OGG que no superen los 3 MB de peso.
Por supuesto, esta es una herramienta que solo podrás
utilizar en el caso de audios cortos y no te permite
transcribir largas sesiones. Pero esto lo compensa al ser
muy fácil y rápida de usar, pues no tienes que
descargarte nada, con solo entrar a su web basta para
sacarle el máximo provecho.
A pesar de que las transcripciones no son 100% fiables,
los resultados te permitirán ahorrar muchísimo tiempo,
sobre todo si te destacas por tener una lectura rápida.
Pomodoro Tracker
GESTIÓN DE PROYECTOS Y TAREAS
5. Pomodoro Tracker.
Esta herramienta gratuita y online será tu mejor aliado
para gestionar proyectos y tareas, pues este te permite
registrar el tiempo que inviertes en cada uno de ellos y
también clasificarlos por orden de prioridad e
importancia.
La Técnica Pomodoro es un método de gestión de tiempo
que se puede usar para cualquier tarea. Para muchos, el
tiempo es un enemigo. La ansiedad producida por los
“ticks del reloj”, sobre todo si se tiene una fecha límite,
conduce a hábitos de trabajo y estudio ineficaces que a su
vez conducen a la procrastinación.
El espíritu de la Técnica Pomodoro es usar el tiempo como
un valioso aliado para alcanzar lo que se quiere hacer
del modo en que se quiere hacer, y permitirnos mejorar
continuamente la forma en que trabajamos o
estudiamos.
En la página encontrarás las indicaciones para sacarle
máximo partido a cada Pomodoro.
CONVIERTE Y COMPRIME DOCUMENTOS EN PDF
6. I Love PDF.
La herramienta I Love PDF es literalmente el paraíso
para todas las personas que trabajan diariamente con
documentos PDF y necesitan manipularlos a su antojo
para sacarles toda su información y utilidad.
¿Cuántas veces no te ha pasado que necesitas dividir
las páginas de un PDF y no sabes cómo hacerlo
rápidamente? Seguro que muchísimas veces, así que
aquí te traemos la solución para prácticamente todos
tus problemas relacionados con este formato.
I Love PDF es una página web que te permitirá dividir,
unir, dividir y comprimir documentos en PDF. Lo único
que debes hacer es entrar a la web, subir los archivos
que quieres manipular y la página en cuestión de un
par de minutos te permitirá descargarlos tal y como los
pediste.
Además, I Love PDF también te da la opción de Editar los
PDF para corregirles algunos errores de ortografía,
añadir notas manuales para tus alumnos o marcadores
para hacer más fácil su navegación.
Por si fuera poco, en la página también podrás
convertir archivos de Word, Powerpoint, Excel e incluso
hasta imágenes a formato PDF, para darle una
visualización más formal y organizada a tus proyectos.
Y todavía no te he hablado de las opciones de proteger,
desbloquear y hasta reparar PDFs que tiene está página.
Así que mejor entra por ti mism@ y mira cómo te cambia
la vida en unos cuantos segundos.
MICROSOFT TEXT TO SPEECH
CONVIERTE TEXTOS EN AUDIOS
7. Microsoft Text to Speech.
Ya hablamos de la posibilidad de transformar audio a
texto; ahora con Microsoft Text to Speech haremos
justamente lo contrario, convertir el texto a audio en
cuestión de segundos.
Esta herramienta, proporcionada por la misma Microsoft
como parte de Azure, nos permite transformar cualquier
texto a voz; con la posibilidad de editar la intención de la
voz, la velocidad con la que se habla, la entonación y
mucho más.
Con una cuenta gratuita podrás acceder solamente a las
voces de Álvaro y Elvira, que son las neutrales en
masculino y femenino.
Más allá de la simpleza aparente de la herramienta, esta
te puede ayudar a grabar mensajes predeterminados
que quieras hacerle llegar a otras personas con voz pero
sin usar la tuya o añadirle una voz en off a algún video
introductorio que necesites sin tener que utilizar un
micrófono.
HERRAMIENTA DE DISEÑO Y EDICIÓN
8. Canva.
Canva es el editor de imágenes y herramienta de
diseño perfecta para todas las personas que somos
inexpertas en esta área pero necesitamos crear
contenido en nuestras redes sociales para crear mayor
relevancia e impacto en el mercado.
La interfaz de Canva es realmente intuitiva, y con una
cuenta totalmente gratuita, te permitirá crear
imágenes con formatos definidos para Instagram,
historias de Instagram, Twitter, Facebook, Banners
para YouTube, miniaturas y mucho más.
Esta herramienta cuenta con plantillas predefinidas
dependiendo del tema que quieras abordar con tu
imagen, ya sea de un concierto musical, un espectáculo
deportivo o una conferencia para hablar de finanzas;
Canva tiene una plantilla para casi todo y además
puedes añadir los colores de tu marca.
El diseño es bastante cercano a un trabajo profesional,
sobre todo si le sacas provecho a todos los iconos, objetos
y marcos que ofrece la herramienta.
Además, puedes subir las imágenes y vídeos que quieras
desde tu ordenador para personalizar las plantillas, con
una libertad creativa que hace décadas era totalmente
impensado para una página web.
TESTEO DE PÁGINAS WEB
9. Watir
Hablar de Watir es hablar de una de las aplicaciones de
testeo de páginas web más fiables y accesibles de todo
internet; pues tiene la capacidad de interactuar con un
navegador de la misma forma que lo haría una persona
real; permitiéndote ver el comportamiento de los
usuarios incluso antes de haberle dado luz verde al sitio.
Esta app se puede comparar con Selenium, pues también
completa formularios y valida textos.
No obstante, para poder aprovechar las bondades de
Watir primero tendrás que instalar Ruby, un pequeño
software que hará que puedas generar códigos en este
lenguaje de código abierto, al que pertenece Watir.
Aunque para sacarle el máximo partido se necesitan
conocimientos medios y avanzados en programación,
Ruby y Watir son bastante intuitivos y permiten que el
usuario aprenda rápidamente y ponga sus conocimientos
en práctica
CREA Y ALMACENA TUS ARCHIVOS
10. Google Docs y Drive.
Terminamos el artículo con una herramienta que, si
bien es conocida por muchos, es siempre importante
tener en claro todas las funcionalidades que tiene para
sacarle su máximo provecho.
Hablemos primero de Google Docs, una herramienta
totalmente gratuita a la que puedes acceder con tu
correo Gmail para crear documentos, hojas de cálculo,
presentaciones como las de Powerpoint y formularios.
Google Docs cuenta con plantillas predefinidas para
cada uno de estos tipos de archivos, para que puedas
abordar rápidamente el tema que deseas y darle un
acabado visual adecuado sin muchos esfuerzos.
Adicionalmente, Docs es ideal para trabajar en equipo,
pues cada archivo podrá ser visto, revisado y editado
por las personas a las que le hayas dado permiso, ya
sea tu equipo de trabajo o un compañero con el que
tengas asignado un proyecto y todo en tiempo real.
Puedes crear tu propio equipo de trabajo en Docs y
darle acceso automático a los documentos que crees,
algo que también te hará ahorrar mucho tiempo y
automatizará muchos procesos.
Y claro, nada de esto fuera posible sin la existencia de
Drive, pues allí podrás guardar los archivos de Google
Docs y también archivos más grandes como vídeos o
audios que superen los 25 MB de tamaño.
Quienes tengan permiso podrán visualizar y descargar
los documentos que subas a tu Drive, ya sea desde el
ordenador, móviles o tablets.
Y ya estaría, ahora es tu turno probar estas
herramientas y darle un cambio de 180 grados a tu
rutina diaria. Intenta darle un uso inmediato a las apps
que creas que son más afines a tus intereses y, poco a
poco, se irán creando costumbres que te harán
familiarizarte cada vez más con ellas.
Tu tiempo vale oro; y cuando sabes gestionarlo, vale aún
más.
Johanna Juha
academiatrabajovirtual
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