PARTIDA DOBLE
Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que
representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad
actual y parte integral de la Ecuación patrimonial
La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de
naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las
cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero
por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un
dinero.
Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble:
“Quien recibe debe a quien entrega”
Fuentes y recursos
Las cuentas se clasifican en:
- De valuación: Cuentas reales, expresan el valor real de determinados activos, disminuyen el valor de los
respectivos bienes y derechos.
- De orden: Aquellas operaciones que si bien en forma inmediata no afectan la situación financiera de la
empresa o el resultado de las operaciones, en el futuro si lo pueden afectar. Ejemplo: carta de crédito
concedidas, mercancías en consignación, fianzas otorgadas.
Los Tipos de asientos:
- Simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora
- Compuesto: cuando un asiento cuenta de dos o más cuentas, que pueden ser deudoras o acreedoras.
Ejemplo: una cuenta deudora y varias acreedoras, varias cuentas deudoras y una acreedora, varias cuentas
deudoras y varias cuentas acreedoras
Al finalizar cada página debe ponerse en la columna de la Cuenta la palabra VAN y totalizar las columnas
Debe y Haber y al comenzar la próxima poner VIENEN y los importes de los totales anteriores.
No debe tacharse ni borrarse, si hay un asiento errado se deja así y se corrige en otro asiento.
Todo asiento debe estar amparado por un comprobante que justifique la veracidad de la operación.
Criterios para determinar donde colocar una cuenta
Consecuencias de la Ecuación Básica de la Contabilidady el Abono por Partida Doble
Las modificaciones más comunes que pueden ocurrir en la Ecuación Básica de la Contabilidad puede
analizarse a partir de la forma A-P-C=0, que de forma resumida se muestran en la tabla siguiente:
La cuenta
Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que buscar siempre
una doble modificación en los elementos patrimoniales de la misma.
El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al
Haber de otra.
Por ejemplo, si nos conceden una subvención pero nos la dejan a deber y no nos la pagan hasta tres meses
más tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la concesión y el cobro cuando nos la paguen, y mientras
tanto esa cantidad estará recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la paguen.
Cuando se emplea este sistema, se dice que seguimos el criterio de devengo, porque apuntamos los gastos e
ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se dé el pago o el cobro.
Capital contable
El capital contable es el derecho de los propietarios cobre los activos netos que surgen por aportaciones de los
dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan a una entidad, el cual se ejerce
mediante reembolso o distribución.
Movimientos de las cuentas de activo y pasivo
Caja. Representa el dinero en efectivo, o sea, billetes de banco, monedas, cheques y
pagarés de tarjetas de crédito (vouchers) recibidos, giros bancarios, postales y
telegráficos, etcétera.
cuando se recibe dinero efectivo,
Caja
cuando se paga con dinero efectivo.
Porque representa el dinero efectivo propiedad del comerciante* en México caja
Caja es cuenta del se utiliza con un monto menor de $ 2,000.00
Activo * En México la cuenta de Caja prácticamente ha sido sustituida por la cuenta de
Bancos.
Bancos. Por bancos entendemos el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en
instituciones bancarias.
cuando se depositan dinero o valores al cobro
Bancos
cuando se expiden cheques por la empresa.
Bancos es cuenta del Porque representa el dinero propiedad del comerciante, depositado en
Activo instituciones bancarias.
Mercancías. Es todo aquello que es objeto de compra o venta.
cuando se compran o nos devuelven mercancías
Mercancías
cuando se venden o se devuelven mercancías.
Mercancías es cuenta Porque representa el valor de las mercancías que son propiedad del comerciante,
del Activo aunque lo es únicamente al principiar y terminar el ejercicio; más adelante se
explicará que, durante el ejercicio, es cuenta mixta.
Clientes. Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito,
y a quienes no se exige especial garantía documental.
cada vez que se venden mercancías a crédito
Clientes
cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve
mercancías o se le concede algún descuento o rebaja.
Clientes es cuenta del Porque representa el valor de las ventas hechas a crédito, que el comerciante tiene
Activo el derecho de cobrar.
Entendemos por documentos por cobrar los títulos de crédito a favor del negocio,
Documentos por cobrar.
tales como letras de cambio, pagarés, etcétera.
cuando se reciben letras de cambio o pagarés a favor del
negocio
Documentos por cobrar
cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o
cuando se cancelan.
Documentos por cobrar Porque representa el importe de las letras y pagarés que el comerciante tiene el
es cuenta del Activo derecho de cobrar.
Deudores diversos. Son las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de venta de
mercancías.
cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto de
ventas de mercancías; por ejemplo, al prestar dinero en efectivo;
Deudores diversos al vender a crédito cualquier valor que no sea mercancía, etc.
cuando dichas personas pagan total o parcialmente su cuenta o
devuelven los valores que estaban a su cargo.
Deudores diversos en Porque representa el importe de los deudores que no sean por ventas de
cuenta del Activo mercancías a crédito que el comerciante tiene el derecho de cobrar.
Las cuentas anteriores son las que, por lo regular, tienen movimiento constante en todo
negocio comercial.
Terrenos. Son los predios que pertenecen al comerciante.
Terrenos es cuenta del Porque representa el precio de costo de los terrenos que son propiedad del
Activo comerciante.
Edificios. La cuenta de Edificios está constituida por las casas propias del comerciante.
Edificios es cuenta del Porque representa el precio de costo de los edificios que son propiedad del
Activo comerciante.
Mobiliario y equipo. Se considera mobiliario y equipo a los escritorios, las sillas, las mesas, los
libreros, los mostradores, las básculas, las vitrinas, las máquinas de oficina,
etcétera.
Mobiliario y equipo es Porque representa el precio de costo del mobiliario y equipo propiedad del
cuenta de Activo comerciante.
Equipo de cómputo Son las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras,
electrónico. drives, scanners, ploters, entre otros.
Equipo de cómputo es Porque representa el precio de costo del equipo de cómputo electrónico que es
cuenta del Activo propiedad de la empresa.
Equipo de entrega o de Por ejemplo de entrega o de reparto entendemos todos los vehículos de
reparto. transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc., que
se usan en el reparto de las mercancías.
Equipo de entrega o de Porque representa el precio de costo del equipo de entrega o de reparto que es
reparto es cuenta del propiedad del comerciante.
Activo
Las cuentas de Terrenos, Edificios, cada vez que se compra uno de esos bienes
Equipos de oficina, Equipos de cómputo
y Equipo de entrega o reparto tienen un cuando se vendan o se den de baja pro
movimiento muy semejante: inservibles.
Depósitos en garantía. La cuenta de Depósitos en garantía está constituida por los contratos mediante
los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar
valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo, el depósito que
exige la Compañía de Luz para proporcionar energía eléctrica; el depósito que
se deja como garantía para el arrendamiento de un edificio, etcétera.
cada vez que se deja en guarda dinero o valores.
Depósito en garantía conforme nos devuelvan el importe de dichos depósitos por
haber terminado el plazo del contrato o por la cancelación del
mismo.
Depósito en garantía es Porque representa el importe de las cantidades dejadas en guarda que el
cuenta del Activo comerciante tiene el derecho a exigir, le sean devueltas por el depositario al
terminarse el plazo del contrato o al cancelarse el mismo.
Gastos de instalación. Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades
del negocio, así como para darle al mismo tiempo comodidad y presentación.
por cada uno de los gastos que se hagan para acondicionar el
La cuenta Gastos de local
instalación por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya
amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo.
Gastos de instalación es Porque representa el costo de las instalaciones que son propiedad del
cuenta del Activo comerciante. Naturalmente, la baja del valor que vayan sufriendo las
instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es al que debe
considerarse un gasto.
Papelería y útiles. La constituyen los materiales y útiles que se emplean en la empresa, los
principales son el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, los sobres, bloques
de remisiones, talonarios de facturas o recibos, libros, registros, las tarjetas, los
lápices, los bolígrafos, las tintas, los correctores, etcétera.
cada vez que se compren artículos de papelería y útiles de
escritorio
Papelería y útiles.
por el valor de los materiales que se vayan utilizando.
Papelería y útiles es Porque representa el precio de costo de la papelería y útiles que es propiedad del
cuenta del Activo comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya utilizando o consumiendo es la
que debe considerarse un gasto.
Propaganda y Son los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad,
publicidad. servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios
más conocidos son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, en
revistas, en estaciones radiodifusoras y otros vehículos de divulgación.
cada vez que se pague por la impresión de folletos,
prospectos, volantes, por a publicidad en diarios, revistas,
La cuenta de radiodifusoras, etc
propaganda y
publicidad por la parte de publicidad y propaganda que se vaya
utilizando
Propaganda y Porque representa el precio de costo de la propaganda y publicidad que es
publicidad es cuenta propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya distribuyendo o
del Activo la parte del servicio que se haya recibido es al que debe considerarse un gasto.
Primas de seguros. Por primas de seguros entendemos los pagos que hace la empresa a las
compañías aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los
bienes de su negocio contra incendios, riegos y accidentes, robos, etcétera.
cada vez que se pague a las compañías aseguradoras primas
sobre contratos de seguro.
Primas de seguros.
por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya
disfrutado del servicio.
Primas de seguros es Porque representa el importe de las primas de seguros que el comerciante ha
cuenta del Activo pagado, por las cuales tiene el derecho de exigir a las compañías aseguradoras,
en caso de algún siniestro, el pago correspondiente a los daños ocasionados.
Naturalmente, la parte que de dichas primas se haya disfrutado del servicio
durante el tiempo transcurrido es la que debe considerarse un gasto.
Rentas pagadas por Entendemos por rentas pagadas por anticipado el importe de una o varias rentas
anticipado. mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa el
negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente. Estos pagos
anticipados se hacen por estipularlo así el contrato de arrendamiento o porque
así le conviene a los intereses del comerciante.
cada vez que el comerciante paga por anticipado el importe
La cuenta de Rentas de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales
pagadas por anticipado por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado
en el transcurso del tiempo.
Rentas pagadas por Porque representa el valor de varias rentas que la empresa ha pagado, por las
anticipado es cuenta cuales tiene el derecho de ocupar el local durante el tiempo que se ha pagado
del Activo por anticipado. Naturalmente, la parte de dichas rentas vaya disminuyendo es la
que debe considerarse un gasto.
Intereses pagados por Entendemos por intereses pagados por anticipado los intereses que se pagan
anticipado. antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se presenta en aquellos
préstamos en los cuales los intereses se descuentan de la cantidad originalmente
recibida; por ejemplo, se recibe en calidad de préstamo la cantidad de
$20,000.00, de la cual se descuentan $75,000.00, por intereses correspondientes
a dos años, que es el plazo del crédito; como puede verse, dichos intereses
equivalen a un pago anticipado.
cada vez que se paguen intereses por anticipado
La cuenta de Intereses
pagados anticipado por la parte proporcional que de dichos intereses se haya
convertido en gasto
Intereses pagados por Porque representa el importe de los intereses que el comerciante ha pagado por
anticipado es cuenta de anticipado, por los cuales tiene el derecho de pagar el préstamo hasta el fin del
Activo plazo que comprenden los intereses. Naturalmente, la parte de dichos intereses
vaya disminuyendo es al que debe considerarse un gasto.
Procedimientos de registro de inventarios
El Sistema de Inventario Perpetuo: En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro
continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el
tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un
alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los
negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las
joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca
de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los
términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La
derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:
Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancías vendidas = Saldo Final
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario disponible
en cualquier momento. Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes
decisiones:
La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo tanto los empleados no
pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema
perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía. Los registros perpetuos alertan al
negocio para reorganizar el inventario cuando éste se muestra bajo. Si las compañías preparan los estados
financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es
necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para
verificar la exactitud de los registros. Asientos bajo el Sistema Perpetuo En el sistema de inventario perpetuo,
el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una
venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas
por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a
costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para
llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías
vendidas llevan un saldo actual durante el periodo.
Analitico o pormenorizado
El sistema analítico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro del Mayor para cada
uno de los conceptos de que se forma el movimiento de la cuenta de Mercancías generales.
Por lo tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:
Inventarios
Compras
Gastos de compras
Devoluciones sobre compras
Rebajas sobre compras
Ventas
Devoluciones sobre ventas
Rebajas sobre ventas
Las cuentas que se abren cada uno de los conceptos de mercancías se conocen con el nombre de cuentas
auxiliares de mercancías, o simplemente cuentas de mercancías
Asientos de diario
Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas
por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se
anotan todas las operaciones.
El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se
vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos
columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro
debidamente autorizado.
A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera
anotación.
El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles deben acreditarse posteriormente en
el mayor.
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior).
Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Por
ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos debía, las cuales cobramos por caja. El
asiento sería el siguiente:
Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo se le llama Libro Diario. El
libro diario simplemente nos informa del movimiento en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las
cantidades y el concepto.
En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. La
representación de éstos se efectuará mediante anotaciones como la que sigue:
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior
Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la
operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que
expresen los conceptos correspondientes a los recursos.
En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los
valores de las cuentas abonadas.
El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en
cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos.
El Libro Mayor
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa.
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la
cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el
libro debidamente autorizado.
Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer
su movimiento y saldo en forma particular.
Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las
cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.
Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el
saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en
los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo
acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de
continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se
habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por
el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por
la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
– Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
– Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.
– Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma
de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las
sumas del Haber.
Balanza de comprovacion
Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido
registrados en las cuentas del mayor correspondientes, respetando los principios de la partida doble. La
balanza de comprobacion se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de
cada mes, con objeto de facilitar la preparacion de la balanza de comprobacion que se presenta a fin de año.
La balanza de comprobacion debe contener los siguientes datos:
1.- Nombre del negocio
2.- Nombre del documento, o sea, balanza de comprobacion
3.- Folio del mayor de cada cuenta
4.- Nombre de las cuentas
5.- Movimientos deudor y acreedor de las cuentas
6.- Saldo deudor y acreedor de las cuenta
En la balanza de comprobacion deben aparecer los movimientos de las cuentas que esten saldadas.
Al formular la balanza de comprobacion y saber si se realizo correctamente los saldos deudor y acreedor
deben ser los mismos, asi como los de debe y haber, tomando en cuanta que los saldos y movimientos pueden
se diferentes.
Hoja de trabajo
Concepto.
Todo el proceso desarrollado, desde la Balanza de comprobación hasta la formulación de los Estados
financieros, se puede hacer en un solo documento denominado Hoja de trabajo. Hoja de trabajo, también
conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene
carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de las
operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias
y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el
libro de inventarios y balances. El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en las
cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones.
Estructura.
Balanza de comprobación. En las 4 primeras columnas se registran la Balanza de comprobación; en la primera
de ellas se anotan los movimientos deudores; en la segunda, los acreedores;
en la tercera los saldos deudores y en la cuarta, los acreedores.
Asientos de ajuste. Las columnas quinta y sexta se destinan para anotar los asientos de ajuste; en la primera de
ellas se asientan los cargos y en la segunda los abonos.
Balanza de saldos ajustados. Las columnas séptima y octava
se destinan para anotar los saldos que quedan
en las cuentas después de haber hecho los asientos de ajuste; en la primera de ellas se anotan los saldos
deudores y en la segunda los acreedores.
Asientos de pérdidas y ganancias. Las columnas novena y décima se destinan para anotar los asientos de
pérdidas y ganancias,
también conocidos como traspasos, éstos se hacen para transferir los saldos de las cuentas de resultados a la
de Pérdidas y ganancias con el objeto de conocer la utilidad o pérdida de l ejercicio.
