Disciplina Operativa

Introducción
 Disciplina Operativa

Objetivo
Asegurar que todas las operaciones sean llevadas a
cabo en forma correcta, consistente y segura a
través de la disponibilidad, calidad, comunicación
y cumplimiento de los procedimientos.
Disciplina Operativa

Herramienta de soporte fundamental para

establecer Altos Estándares de Desempeño.

 Asegura cumplimiento riguroso y continuo de reglas,

normas, procedimientos, criterios de diseño e instrucciones de
trabajo de un Centro de Trabajo por todo el personal.

 A través del proceso de tenerlos: disponibles con la mejor

calidad, comunicados de forma efectiva a quienes aplican
y exigencia de cumplimiento.
 Disciplina Operativa

Productos Esperados:
1. Cobertura adecuada de Procedimientos para todas
actividades que los requieran.
2. Contar con Procedimientos con información correcta,
actualizada y consistente.
3. Identificación y comprensión de estándares de desempeño
homogéneos con un mismo patrón de aplicación en la
organización.
4. Contar con información actual sobre estado de procesos y
de operaciones, para la línea de mando, para el personal
que ejecuta y verifica el cumplimiento de los procedimientos.
5. Contar con medios para detectar desviaciones en el
cumplimiento de procedimientos.

6. Prevenir incidentes.
 Disciplina Operativa

Etapas de Disciplina Operativa

Asegurar que todas las operaciones sean llevadas a cabo
de manera segura, correcta y consistentemente
 Disciplina Operativa

Disciplina Operativa - Proceso Mejora Continua

Grado de Mejora “META CERO”
Disponibilidad
P
R
O
C Cumplimiento Calidad
Se incorporan
E Ejecución mejoras a los

}
S
procedimientos
O
detectadas
Comunicación y
Disponibilidad
Entendimiento durante la
Revisión de Ciclos
de Trabajo
Calidad
Cumplimiento
Ejecución

Comunicación y
Entendimiento

Tiempo
Ejercicio No. 1
En una empresa, Andrés Colín, trabaja como jefe de Operación y
Mantenimiento y tiene tres operarios de mantenimiento a su cargo y cuatro
operadores de diferentes máquinas.
Andrés, para realizar el mantenimiento preventivo mensual de un
ventilador para enfriamiento, tiene la problemática de que cada uno de los
operarios realiza el trabajo de manera diferente, aunque reconoce que los
tres hacen su trabajo de manera eficaz.
En el caso de los operadores de máquinas es lo mismo, algunos se llevan
más tiempo que otros en sus labores y no es por falta de conocimientos, ya
que han sido entrenados por representantes de los fabricantes de las
máquinas que operan.
Andrés se ha preparado en Disciplina Operativa y quiere implementarlo
con sus colaboradores en su planta, para esto, programa una reunión con
todos ellos e inicia su participación con la definición de Disciplina Operativa:
Disciplina Operativa “Es el cumplimiento riguroso y continuo de TODOS los
____________________ e instructivos de trabajo tanto operativos, administrativos
y de mantenimiento DE UN CENTRO DE TRABAJO, a través del proceso de
tenerlos disponibles con la mejor calidad y cumplimiento, comunicarlos de forma
efectiva a quienes los aplican y de exigir su apego estricto”.

Posteriormente Andrés les explica en que consiste el Proceso de Disciplina

_______________________, y les comenta que consta de cuatro Etapas.

Estas ___________ etapas son:

____________________de procedimientos.

__________________ en el contenido de los procedimientos.

Adecuada __________________________ y entendimiento de los procedimientos.

y, Riguroso ________________________ de su ejecución en todas las áreas.

ETAPAS DE DISCIPLINA OPERATIVA
 Disponibilidad de Procedimientos

Propósito

 Asegurar que todos los:

• Procedimientos
• Normas
• Instrucciones de trabajo
• Estándares
Requeridos para las operaciones y/o
actividades estén escritos, disponibles
y accesibles en las áreas de trabajo
donde se realizan.
 Disponibilidad de Procedimientos

Para Garantizar

 Una adecuada cobertura de procedimientos para

cada operación/actividad que los requiere.

 Se cuente con información correcta,

actualizada y consistente en todas las áreas.

 Se definan las prioridades para la elaboración y

revisión de los procedimientos.
Definiciones

Procedimiento:
Documento normativo que incluye un conjunto de actividades
ordenadas en secuencia cronológica para precisar la forma
sistemática de realizar un trabajo.

Procedimiento Disponible:
Procedimiento que esta vigente y accesible para
el personal de acuerdo a sus fechas de revisión.

Elaboración de procedimientos:
Los procedimientos deben ser elaborados por el
personal que realiza las actividades, contando
con el apoyo del equipo de trabajo.
Guía para determinar cuándo se requiere
elaborar un procedimiento escrito
Poder determinar cuáles son las operaciones/actividades que requieren
de un procedimiento escrito es de suma importancia, ya que de esto
depende el que se asegure que los procesos se lleven a cabo de forma
correcta, consistente y segura, además de poder determinar cuáles son
los procedimientos realmente necesarios.

El primer paso es enlistar todas las actividades de un área y

determinar cuáles ya tienen procedimiento o instructivo de trabajo.

El segundo paso es determinar si las actividades requieren de un

procedimiento o instructivos de trabajo, a continuación se muestra un
cuestionario de evaluación como guía de soporte para definir si una
determinada operación/actividad requiere de un procedimiento escrito.
 Cuestionario de Evaluación

Contestar las siguiente sección haciendo un análisis profundo de la operación

y/o actividad que se realiza asociada con el desempeño especifico del puesto
La operación / actividad: ________________________________________________________ SI NO
1. ¿La operación / actividad se realiza con frecuencia?

2. ¿La ejecución de la operación /actividad de manera no-uniforme impacta en la calidad del

objetivo de la función?

3. ¿ Para su ejecución, se requiere de normas estrictas de observancia?

4. ¿La operación involucra riesgos/recomendaciones específicas que son necesarias que las
conozca el personal que la ejecuta?

5. ¿Existe algún riesgo potencial de lesión, fuego, explosión, derrame, contaminación ambiental?

6. ¿Existe algún riesgo de que ocurra algún ilícito, conflicto de intereses y/o Impacto en los
bienes y el control interno de la empresa?

7. ¿Se tienen antecedentes de desviaciones que pudieran tener algún impacto en la empresa?

8. ¿Es necesario un conocimiento, habilidad o especial atención para ejecutarse en forma

correcta y consistentemente?

9. ¿Se requiere seguir una serie de pasos en secuencia para mantener la calidad y la
productividad requerida?
10. ¿Se requiere de alguna normatividad y/o controles específicos para cumplir con los parámetros
de Seguridad, Operación, Mantenimiento, Construcción, Calidad, Servicios al Cliente Costos,
Adquisiciones, Contratos, Contraloría, Legal, etc.?
11. ¿Se requiere de la participación y la coordinación de diferentes personas y/o departamentos
(incluyendo contratistas) para lograr obtener el resultado deseado?
Si la mayoría de las respuestas o cualquiera de las preguntas 5 y 6 son afirmativas,
la operación / actividad requiere de un procedimiento por escrito.
Ejercicio No. 2
Criterio para definir las prioridades para
la elaboración de los procedimientos
Se tienen dos mecanismos para definir las prioridades para la
elaboración de los procedimientos.
A.- Con base en las respuestas afirmativas del cuestionario para determinar si se
requiere elaborar un procedimiento, este mecanismo nos da las prioridades de
manera práctica y sencilla. Este mismo criterio nos permite considerar la frecuencia
de revisión de los procedimientos.

Nivel Prioridad Descripción

1 Alta Contestar “Si” cualquiera de las preguntas 5 y 6

2 Media Contestar 8 a 9 afirmaciones

3 Baja Contestar 6 a 7 afirmaciones

No requiere elaboración
4 Contestar 5 o menos afirmaciones
de un procedimiento
B.- Con base en el grado de riesgo determinado en base a los siguientes criterios
cuando se desarrolla la actividad, considerando el peligro que evita, la severidad del
incidente, la probabilidad de la ocurrencia y el riesgo.
Criterio para definir Prioridades
Titulo del Peligro que Severidad Probabilidad de Riesgo (D) Prioridad (E)
procedimiento evita (A) incidente (B) ocurrencia (C)

• Explosión (1)
• Alta
• Fuego (1) • Alta (5) • Alta (5) • Alta (5)
(75-125)
• Impacto

• Ambiental (1)
• Media
• Lesión (1) • Media (3) • Media (3) • Media (3) (27-74)
• Fuga de material
Tóxico (1)
• Baja
• Producción (1) • Baja (1) • Baja (1) • Baja (1) (1-26)
• Licito (1)
• Calidad (1)

• Alto costo (1)

1.- Riesgo y/o peligro que evita: Es el tipo de peligro involucrado en la operación
realizada. En caso de que se evite cualquiera de los peligros se debe considerar (1). Si
no se encuentra ninguno de esos peligros, indica que no se requiere un procedimiento.

2.- Severidad del Incidente: Permite determinar el impacto o la consecuencia que

se tendría en caso de que ocurriera alguna desviación al procedimiento, los daños
potenciales al personal, al medio ambiente, las instalaciones, la comunidad, la imagen
de la empresa. Se debe identificar si es ALTO (5), MEDIO (3) o BAJO (1).

3.- Probabilidad de Ocurrencia: Permite determinar con qué frecuencia podría

ocurrir algún incidente ocasionado o derivado de una desviación en el cumplimiento del
procedimiento. El tiempo en que podría ocurrir nos permite definir si es ALTO (5), MEDIO
(3) o BAJO (1).

4.-Riesgo: Se determina con base en el impacto que se tiene en las personas, el

medio ambiente y en el negocio en caso de perder la continuidad de las operaciones
parte o la instalación completa para. El impacto nos permite definir si es riesgo es ALTO
(5), MEDIO (3) o BAJO (1).

5.-La prioridad en la elaboración y la clasificación de los procedimientos se

obtiene multiplicando las columnas 1, 2, 3 y 4.
6.-Clasificación o Prioridad Alta: Cuando la operación o actividad implica un alto
grado de severidad, probabilidad y riesgos durante su ejecución. La puntuación está
dentro del rango de 75 a 125. La ejecución de estos procedimientos implica un riesgo
potencial de lesión, daños irreversibles a la salud, de fatalidades, contaminación, fuego,
derrame de productos químicos, exposición a altas temperaturas o bien a un impacto
muy alto en el cuidado, control interno o administración de la empresa.

7.-Clasificación o Prioridad Media: Cuando la operación o actividad implica un

moderado grado de severidad, probabilidad y riesgos durante su ejecución. La
puntuación está dentro del rango de 27 a 74. Estos procedimientos requieren de una alta
precisión, pues de su adecuada ejecución depende el correcto desempeño de equipos y
de las operaciones críticas.

8.-Clasificación o Prioridad Baja: Cuando la operación o actividad implica un grado

bajo de severidad, probabilidad y riesgo durante su ejecución. La puntuación está dentro
del rango de 1 a 26. Su ejecución implica un riesgo potencial bajo o un impacto bajo en el
control interno o administrativo; y de su ejecución no dependen los equipos u operaciones
críticas. Sin embargo, se requiere de algún grado de habilidad o especial atención para
desempeñarse correctamente.

9.-Todas las actividades o procesos que estén calificados como aspectos

significativos e importantes para el medio ambiente se deben considerar
de alto riesgo.
Ejemplo: Inventario de procedimientos
requeridos por la gerencia/planta
Programa de Elaboración de Procedimientos Requeridos
Control del resguardo, elaboración y cambios
en los procedimientos e instructivos de trabajo.

Objetivos
Establecer los mecanismos para la custodia de
los procedimientos e instructivos de trabajo
originales y mantener el control durante la
realización de cambios en los mismos.

Se debe considerar la importancia de mantener

un resguardo adecuado de los procedimientos
originales, que asegure que ninguna persona
que no esté autorizada pueda modificar o alterar
un procedimiento.
Índice de Disponibilidad de Procedimientos

Índice de Disponibilidad = Procedimientos disponibles X 100

(ID) No. Total de procedimientos

Definiciones:
Se entiende por procedimientos disponibles, aquellos que están vigentes y
accesibles al personal de acuerdo a sus fechas de revisión.
Interpretación:
El índice de disponibilidad = 100, indica que el centro de trabajo mantiene
sus procedimientos actualizados y vigentes, de acuerdo a sus programas de
revisión. Si se emiten nuevos procedimientos, éstos se sumarán al número
total de procedimientos.
El índice puede calcularse por área, y para fines del reporte corporativo por
centro de trabajo, gerencia, dirección.
Etapas de Disciplina Operativa
 Calidad de los Procedimientos

Propósito
Asegurar la calidad de los:
 Procedimientos
 Métodos y
 Que estén vigentes.
 Calidad de los Procedimientos

Para Garantizar que los Procedimientos

 Sean claros, específicos y concretos, resaltando
los puntos críticos y los límites de operaciones o
las actividades que describen.

 Identificando los riesgos existentes,

así como las acciones preventivas
necesarias.

 Reflejen el estado actual de los

procesos y las operaciones.

 la frecuencia requerida, incorporando

las modificaciones en equipos, funciones
y mejores formas de ejecución.
 Calidad de los Procedimientos

Elementos claves
 Guía para elaborar procedimientos.
 Guía y parámetros para verificar la calidad de los procedimientos.
 Criterios para definir frecuencias de revisión.
 Índice de Calidad de Procedimientos.
 ¿Qué debe contener un procedimiento?

Contenido General
A. FORMATO • Fecha revisión.
• Título. • Clasificación.
• Código. • Fecha próxima revisión.
• Fecha emisión. • Página _____ de _____.

B. CONTENIDO
• Objetivo. • Seguridad, Salud y Protección Ambiental.
• Alcance. • Desarrollo Paso a Paso (agregando
notas de Precaución o Seguridad).
• Requisitos.
• Definiciones. • Cuestionario.
• Frecuencias: Ejecución, • Elaborado por: Revisado por:
Revisión, Realización Aprobado por: Autorizado por:
Ciclo Trabajo.

C. ANEXOS
Criterio para la Frecuencia de
Revisión de Procedimientos

Debido a la importancia de
asignar una frecuencia de
revisión de los
procedimientos, se desarrolló
un criterio de clasificación
dividido en tres grupos, cuya
formación depende del grado
de riesgo involucrado y de la
importancia de la correcta
ejecución para el desempeño
eficiente y seguro del
negocio.

Nota importante: Si se presenta un cambio importante en las condiciones de operación, ejecución o

diseño en sus instalaciones, los procedimientos deberán ser revisados y actualizados antes de la
frecuencia indicada.
Guía y Parámetros para Verificar la Calidad de Procedimientos
Parámetro Calificación
0.- Fecha vencida
[Link]. 1.- Fecha vencida pero en revisión.
2.- Vigente en su Manual.

0.- No cumple con el formato y fecha vencida.

[Link] de acuerdo
1.- No cumple con el formato, fecha vencida y en revisión.
a guía establecida. 2.- Cumple totalmente con lo establecido.

0.- No cumple con las autorizaciones.

[Link]. 1.- Sólo tiene aprobación, falta firma de autorización. (Gerente).
2.- Cumple totalmente con lo establecido.

0.- No supervisor del área, subordinado y auditor hacen notar

que no es comprensible.
[Link] de redacción.
1.- Alguno de los auditados hace notar que no es entendible.
2.- Todos los auditados dicen que es entendible.

0.- No contempla ningún punto crítico y/o límites del proceso.

[Link] críticos y
1.- Contempla algunos puntos críticos y/o límites del proceso.
límites del proceso. 2.- Contempla todos los puntos críticos y/o límites del proceso.
 Guía y Parámetros para Verificar la Calidad de Procedimientos
Parámetro Calificación
0.- No cuenta con los anexos y dibujos de referencia.
[Link] y 1.- Los dibujos y anexos de referencia no concuerdan en algunos puntos con lo
dibujos. que existe en el área
2.- Los dibujos y anexos de referencia concuerdan con lo que existe en el área.

0.- Al ejecutarse el procedimiento, detectaron varias desviaciones.

[Link]ón
1.- Al ejecutarse el procedimiento, detectaron alguna desviación.
(ciclos de trabajo). 2.- Al ejecutarse el procedimiento, no detectaron desviación alguna.

0.- Durante la revisión, sólo interviene el que elabora el procedimiento.

[Link] de 1.- No se define un grupo de revisión, pero participan más de una persona en la misma
que conocen y realizan la operación.
revisión. 2.- Para la revisión se define un “grupo de revisión” integrado por el personal que
realmente conoce y realiza la operación.

[Link] 0.- Referencia a normas o estándares deficientes.

1.- Requiere mejorar el soporte técnico.
técnico. 2.- Cuenta con soporte técnico (estándares y guías corporativas)

[Link] al 0.- No existen registros de los cambios en los procedimientos. No los evalúa personal calificado.
1.- Los cambios los evalúa personal calificado, pero no hay registros de los mismos.
procedimiento. 2.- Los cambios los evalúa personal calificado y hay registros de los mismos
Guía y Parámetros para Verificar la Calidad de Procedimientos
FORMATO DE REGISTRO DE RESULTADOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA CALID AD DE LOS PROCEDIMIENTOS.
Auditorías de calidad de procedimientos y métodos
Gerencia/Planta: Fecha:

Área: Página _____ de : ______

Total de procedimientos. del área: No. de procedimiento. auditados :_________________

Máximo Total 100%

Límites de Proceso
Procedimiento

Ejecución (Ciclos
acuerdo a Guía

Procedimiento

Total de Puntos
Soporte Técnico
Anexos y Dibujos

Calidad de la
Puntos Críticos y
Claridad en la
Estructura de

Autorización
establecida

Cambios al
Redacción

Revisión
Vigencia

de Trabajo)
No. de

(8)

(10)
(1)

(3)

(20)
(2)

(4)

(7)

(9)
(5)

(6)

Total ( )

Máximo
Total
(100%)

Grados: 98 – 100% Excelente

Calificación Total 95 – 97% Muy bueno
92 – 94% Bueno
88 – 91% Regular
Auditoría efectuada por: < 88% Requiere atención inmediata
ÍNDICE DE CALIDAD

Suma de calificaciones individuales (0,1 o 2)

Para los 10 conceptos auditados
=
Máximo total de puntos posibles (20)
Índice de
Calidad

La suma de calificaciones individuales (0,1 o 2) en los conceptos de

Vigencia, Estructura, Autorización, Claridad, Puntos críticos y límites de
proceso, Anexos y dibujos, Ejecución, Calidad de revisión, Cambios,
Soporte técnico.
El índice se puede calcular por procedimiento o por grupo de
procedimientos incluidos en la auditoría.
Etapas de Disciplina Operativa
 Comunicación de los Procedimientos

Propósito
Contar con los mecanismos de comunicación
y el entrenamiento efectivo de y en los
procedimientos.
 Comunicación de los Procedimientos

Para Garantizar:

 Tener una definición clara de los procedimientos que

debe conocer el personal.
 Deben conocerlos de acuerdo a su responsabilidad.
 Utilizar las herramientas adecuadas de comunicación
de los procedimientos:
• Los procedimientos son conocidos y entendidos
por todo el personal.
• Se utilizan para entrenamiento y desarrollo del
personal ya sea nuevo o de reentrenamiento.
• Utilizar los mecanismos de evaluación para
asegurar el máximo entendimiento y conocimiento
de los procedimientos.
 Comunicación de los Procedimientos

Elementos Clave
 Guía para la Comunicación de los Procedimientos.

 Cuestionarios en cada procedimiento.

 Matriz de Procedimientos por área o puesto.

 Matriz de Conocimientos por área o puesto.

 Programa de Comunicación de Procedimientos.

 Registro de capacitación en Procedimientos.

 Índice de Comunicación de Procedimientos.

Pasos Recomendados para la Comunicación
de los Procedimientos
1. Objetivo
Establecer los lineamientos generales de los diferentes aspectos que
involucra la etapa de comunicación de la disciplina operativa.

2. Alcance
Este documento debe incluir los lineamientos para:
 Identificar los procedimientos e instructivos de trabajo que aplican
por áreas, los mecanismos de comunicación y las evaluaciones
que aseguren el conocimiento de éstos.
 Lo establecido aquí, no es limitativo, pero debe ser considerado
como base para implantar los procedimientos e instructivos de
trabajo que se desarrollen o actualicen.
3. Requisitos
Es responsabilidad de cada Gerencia o Centro de Trabajo, implantar
la Disciplina Operativa sobre la base de sus recursos y necesidades.

4. Información y referencia
Comunicar información es uno de los procesos más difíciles y
delicados, ya que involucra varios elementos que deben conjugarse
para lograr una comunicación efectiva.
Contando con un mensaje definido, los elementos a utilizar son: el
transmisor, el receptor y el medio o modo de comunicación.
En virtud de lo anterior, es importante contar con mecanismos
efectivos de difusión de procedimientos e instructivos de trabajo.
Considerando los controles que permitan evaluar los resultados
alcanzados, después de haber puesto en funcionamiento estos
mecanismos.
5. Definiciones
Alcance de la difusión
Establecer la audiencia o receptores a los que
se les quiere hacer llegar la información de los
procedimientos por medio de la difusión.

Intensidad de la difusión
Define el grado de recepción, entendimiento
o aprendizaje de los procedimientos que
alcanzan los receptores de la información.
6. Desarrollo
Mecanismos de comunicación
Los mecanismos para comunicar la información son:
a) Escrito a través de:
• Boletines.
• Revistas.
• Procedimientos.
b) Oral mediante:
• Pláticas.
• Cursos teóricos.
• Seminarios .

Para una difusión efectiva, debemos considerar el siguiente

proceso que consta de cuatro pasos:
• Objetivo de la comunicación.
• Planeación de la comunicación .
• Ejecución de la comunicación.
• Comprobación de la comunicación.
Objetivos de la Comunicación
Para definir nuestros objetivos, debemos de considerar dos elementos: el
alcance y la intensidad. Es decir, que en el objetivo deben quedar claramente
definidos a quién se le quiere hacer llegar la información y el grado con que los
receptores deberán recibir, entender, aprender y usar la información.
Puede haber en el objetivo combinaciones de alcance e intensidad para hacer
una difusión, por ejemplo: si se trata de darle difusión a un procedimiento sobre
inspección de vehículos, quizá el objetivo sea que el personal encargado de
hacer esa inspección, deberá conocer y aprender el procedimiento con el más
alto grado de intensidad y que el resto del personal, sólo tenga conocimiento de
que existe el procedimiento para esa inspección.

Planeación de la Comunicación
Lo más importante de la planeación se debe enfocar a cumplir y lograr el objetivo.
En esta etapa, debemos tomar en cuenta la disponibilidad del personal al
que dirigimos la difusión, para asegurar que el tiempo planeado para ello sea
realmente efectivo.
Ejecución de la Comunicación
Si se quiere lograr el objetivo propuesto, es importante que se
lleve a cabo la ejecución de la difusión en la forma en que se
diseñó y en la fecha y tiempo que se estimó.

Comprobación de la Comunicación
Se debe llevar a cabo una verificación del resultado
alcanzado después de la difusión, para conocer si se ha
logrado el objetivo de la comunicación.
Hay muchas y diversas formas de realizar la verificación, ya
sea por medio de encuestas, entrevistando al personal o bien
aplicando cuestionarios.
Los cuestionarios, es lo que se recomienda utilizar para
comprobar la comprensión de los procedimientos y determinar
la efectividad de la comunicación.
2.- Definición de Procedimientos
Es muy importante tener definidos cuáles procedimientos
aplican para cada área, a fin de asegurar que el personal que
labora en éstas, se concentre en los procedimientos que le
competen, los conozca y les dé cumplimiento.
Por lo anterior, es necesario desarrollar lo que se conoce
como: Matriz de Procedimientos por área.
Esta matriz de procedimientos por área debe ser elaborada por
el personal del área que corresponda, pues son ellos los que
realmente conocen los procedimientos que les aplican.
Las matrices deben estar disponibles para todo el personal y
servirán como soporte para asegurar que el personal de nuevo
ingreso, aprenda los procedimientos que aplican en el área
donde va a laborar.
Toda matriz de procedimientos por área, debe tomar en
cuenta las siguientes consideraciones para su elaboración:
a.- Identificar necesidades
De acuerdo con las actividades que se desarrollan en el área, haber
identificado los requerimientos de procedimientos e instructivos de trabajo.

b.- Desarrollo de procedimientos

Haber desarrollado los procedimientos y mantenerlos disponibles en el
área, Sobre esta base, se procederá a elaborar la matriz de
procedimientos por área.

c.- Elaboración de matrices

Las matrices se elaboran relacionando el área y los procedimientos que
aplican en ella. Se recomienda hacer matrices por cada área para que de
esta forma se tenga concentrada toda la información, facilitando su
consulta y su aplicación.
Matriz de Procedimientos por Área o Puesto
Actualización
Debido que con frecuencia se emiten nuevos
procedimientos, éstos deberán ser incluidos
en la matriz correspondiente, e informar al
personal que labora en el área, la nueva
inclusión para su conocimiento y difusión.

Auditorías
Auditorías periódicas deben ser realizadas
para verificar que las matrices se encuentran
actualizadas. Es recomendable que dichas
auditorías sean realizadas por los integrantes
del equipo de Disciplina Operativa o en caso
de no contar con dicho equipo, las auditorias
deben ser desarrolladas por la máxima
autoridad de la instalación y por el personal
del área de Seguridad.
3.- Evaluación de Conocimientos
 Se debe contar con controles que permitan evaluar el conocimiento
que tiene el personal acerca de los procedimientos.
 Existen diversas formas para verificar este proceso tales como:
encuestas, cuestionarios y/o entrevistas directas al personal.
 Dichos controles deberán ser registrados para poder comprobar que
fueron realizados y para los casos en que se requiera certificar
(confirmar) si las personas fueron capacitadas en determinados
procedimientos.
 Para tener control general sobre qué personas han sido certificadas
con relación a los procedimientos que debe conocer, se debe contar
con una Matriz de Conocimientos.
 La matriz de conocimientos se elaborará relacionando al personal
que labora en el área y los procedimientos que se aplican.
 Se deben establecer controles de actualización y resguardo.
Matriz de Procedimientos por Área o Puesto
Matriz de Procedimientos por Área o Puesto
Programa de Comunicación de Procedimientos
 Registro de Capacitación en Procedimientos
Empresa:___________________________________________________________________
Gerencia / planta:_____________________________________________________________
Área:_______________________________________________________________________
Fecha:__________________ Elaborado por:_______________________________________
Nombre del Procedimiento:_____________________________________________________
Procedimiento No.___________________________________ Revisión No. _____________
ÍNDICE DE COMUNICACIÓN

=
No. De Personas Capacitadas
(I CUM.) X 100
Índice de No Total de Personas a Capacitar
Comunicación

No. Personas Capacitadas: Son aquellas a quienes se les aplica el cuestionario adjunto en el
procedimiento y lo contestan correctamente, con lo que se confirma su entendimiento. Una vez
comunicados todos los procedimientos, este índice se calculará sobre la base del programa de
comunicación de procedimientos.
No. Total de Personas a Capacitar: Son el total de personas a quienes se les comunicarán los
procedimientos.
Interpretación
I COM. = 100, indica que los mecanismos de capacitación en los procedimientos que se están
aplicando, son lo suficientemente efectivos, lo que permite que el personal cumpla con los
procedimientos.
I COM. < 100, indica que se deberá reforzar los mecanismos de comunicación / capacitación de
procedimientos a manera de asegurar que el personal pueda cumplir con ellos en un 100%.
Ejercicio No. 3
Etapas de Disciplina Operativa
 Comunicación de los Procedimientos

Propósito
Asegurar el riguroso y continuo seguimiento
y apego a los procedimientos.
 Comunicación de los Procedimientos

Con el Objetivo de:

 Garantizar que se cuente con medios y sistemas para detectar
desviaciones en el cumplimiento de procedimientos.
 Determinación de causas de desviaciones para mejora continua de
los procedimientos y métodos.
 Que toda actividad se realice en forma correcta, consistente y segura.
 Se identifiquen oportunidades de capacitación en los procedimientos.
 Comunicación de los Procedimientos

ELEMENTOS
1. Guía para verificar cumplimiento de los procedimientos.
2. Revisiones de Ciclo de Trabajo.
3. Programas de revisión de Ciclo de Trabajo.
4. Índice de Cumplimiento.
Guía para Verificar el
Cumplimiento de los Procedimientos
Objetivo:
Establecer las bases para verificar el total cumplimiento de los
procedimientos establecidos.

Alcance:
La presente guía cubre lo requerido para verificar que se cumpla lo indicado
en los procedimientos.

Requisitos:
Esta guía está dirigida al personal responsable de verificar en el área donde
se realiza la actividad que se está cumpliendo con lo establecido en los
procedimientos. Para verificar el cumplimiento de cualquier procedimiento,
la persona que realiza la verificación, deberá conocer el procedimiento y
tener experiencia mínima de un año en el área en cuestión.
 Información de Referencia

El asegurar que el personal cumpla con

lo establecido en los procedimientos es La herramienta más comúnmente
de vital importancia, por ello es necesario utilizada para llevar a cabo la
contar con mecanismos que nos permitan verificación del cumplimiento de
verificar dicho cumplimiento, estableciendo procedimientos, es la revisión del
un canal de comunicación entre la persona ciclo de trabajo. En virtud de lo
que desarrolla una actividad y el que anterior, se debe de contar con un
verifica su cumplimiento, teniendo de esta programa formal de revisiones del
manera la oportunidad de mejorar ciclo de trabajo que involucre a todo
nuestras operaciones/actividades. el personal del área, así como los
procedimientos que aplican en ella.
Definiciones:

Revisión de ciclo de trabajo: auditoría documentada realizada por

el evaluador sobre el conocimiento que tiene el empleado sobre
procedimientos específicos aplicables a su trabajo y la habilidad para
realizar dicha actividad.
Auditoría de Proceso: Una auditoría de proceso se define como
una verificación de un procedimiento o práctica críticos generados por
la dirección, activo, área.
Evaluador: persona que verifica la actividad a realizar; por ejemplo:
un supervisor, un operador de la misma área, un operador de otra área.
Frecuencias:
Deberán de realizarse verificaciones a los procedimientos
como promedio cada 18 meses. Esta frecuencia puede ser
reducida o ampliada dependiendo de:
 La experiencia del empleado.
 El riesgo de seguridad, salud, ambiental y de proceso implicado.
 El impacto en el negocio.

Otra manera de determinar la frecuencia de las revisiones de

ciclo de trabajos, está basada en grado de riesgo (Alto, Medio o
Bajo). Se puede definir que para los procedimientos de trabajo
de riesgo alto, las revisiones de ciclo de trabajo deben hacerse
al menos, una vez cada año. Las de riesgo medio cada 18
meses y las de riesgo bajo cada 24 meses. Aunque cada
centro de trabajo puede identificar esas frecuencias de acuerdo
a sus peligros y grado de riesgo.
Pasos a Seguir para la Ejecución de los Ciclos de Trabajo.
1. Antes de efectuar la revisión de ciclos de trabajo, se debe explicar al personal
cuál es el objetivo del programa y por qué es necesaria su participación. Se debe
indicar que la razón de esta revisión es la de mejorar continuamente nuestras
actividades/operaciones.
2. La persona que realizará la verificación de un procedimiento, leerá y entenderá
el procedimiento relacionado con la operación a evaluar previamente a la
realización de la verificación.
3. El empleado realizará el trabajo como normalmente lo hace, haciéndolo en
presencia del evaluador quien revisará la operación realizada contra el
procedimiento.
4. Si la operación se realiza con desviaciones al procedimiento, se platicará con el
empleado para determinar si el procedimiento está correcto y es el empleado el
que debe de cambiar sus prácticas. Si el empleado siguió el método como está
indicado y se determina que es necesario hacerle cambios al procedimiento para
garantizar un buen desempeño, se procederá a realizar dichos cambios. Si al
realizar el trabajo se detecta alguna desviación, se detendrá inmediatamente
la operación o actividad corrigiendo la desviación observada.
5. Deberá efectuarse la operación tantas veces como sea necesario,
observando cuidadosamente cada paso de la misma, anotando cualquier riesgo
y/o desviación a las reglas y procedimientos establecidos.
6. Al terminar la operación, se deberá comentar con el empleado las
observaciones detectadas y las acciones o cambios requeridos para mejorar la
realización del trabajo, tomando siempre en consideración las sugerencias del
empleado.
7. Toda sugerencia de cambios a las reglas, procedimientos y/o equipo, deberá
transmitirse hasta la gerencia de la planta o función para su consideración y
aprobación.
8. Los procedimientos deberán estar accesibles en cada área correspondiente,
para que puedan ser consultados por el empleado en cualquier momento.
9. Se deberán llevar registros de las revisiones de cumplimiento a los
procedimientos para cada empleado en cada área o función.
10. En áreas o trabajos con responsabilidades de alto riesgo, es conveniente
que aquellos empleados que han recibido su capacitación básica o que han
tenido periodos de ausencia prolongados, a criterio de la supervisión, efectúen
las correspondientes revisiones de ciclos de trabajo previo a la incorporación a
sus funciones normales.
Revisión de Ciclos de Trabajo
Revisión de Ciclos de Trabajo
Índice de Cumplimiento

=
No. De Personas Certificadas
(I CUM.) X 100
Índice de No Total de Personas a Evaluar
Cumplimiento

No. Personas Certificadas: Son aquellas a quienes se les realizó una revisión de
ciclo de trabajo y cumplen totalmente con lo establecido en el procedimiento.
No. Total de Personas a Evaluar: Es el número total de personas a quienes se les
evaluará su desempeño en el cumplimiento de los procedimientos que ejecuta.

Interpretación
I CUM = 100, indica que los mecanismos de Disponibilidad, Calidad y Comunicación,
Supervisión y Auditoría en los procedimientos que se están aplicando, son lo
suficientemente efectivos, lo que permite que el personal cumpla con los procedimientos.
I CUM < 100, indica que se deberá reforzar los mecanismos de Disponibilidad, Calidad,
Comunicación / capacitación, Supervisión y Auditoría de procedimientos a manera de
asegurar que el personal pueda cumplir con ellos en un 100%.
Índice de Disciplina Operativa

No. de incidentes en: Seguridad,

Calidad, Control Interno, Operación,
= 100 - Mantenimiento, Diseño, Construcción. X 100
Índice de D.O. No. de empleados en el Centro de Trabajo

Interpretación:
Determinada, de acuerdo a la siguiente escala:
Excelente 98 - 100 %
Muy Bueno 95 - 97 %
Bueno 92 - 94 %
Regular 88 - 91 %
Requiere atención inmediata Menor a 88 %
Ejercicio No. 2
En equipo enlisten las actividades que se realizan en su área de trabajo. Posteriormente
van a seleccionar las tres que consideran criticas y les van a aplicar el cuestionario que
sirve para identificar si una actividad requiere de un procedimiento.
Al finalizar un representante de cada equipo comentará con el resto del grupo el resultado.

Empresa: _________________________________________________________________________
Centro de Trabajo: _______________________________Área:_______________________________
Fecha: ______________Elaborado por: _________________________________________________
Revisión No:_________

INVENTARIO DE OPERACIONES / ACTIVIDADES POR ÁREA

Nombre de la operación o Nivel/ ¿Requiere de ¿Ya tiene

actividad Prioridad procedimiento? procedimiento?
 Nivel/ ¿Requiere de ¿Ya tiene
Nombre de la operación o actividad
Prioridad procedimiento? procedimiento?
 Cuestionario de Evaluación

Contestar las siguiente sección haciendo un análisis profundo de la operación

y/o actividad que se realiza asociada con el desempeño especifico del puesto
La operación / actividad: ________________________________________________________ SÍ NO
1. ¿La operación / actividad se realiza con frecuencia?

2. ¿La ejecución de la operación /actividad de manera no-uniforme impacta en la calidad del

objetivo de la función?

3. ¿ Para su ejecución, se requiere de normas estrictas de observancia?

4. ¿La operación involucra riesgos/recomendaciones específicas que son necesarias que las
conozca el personal que la ejecuta?

5. ¿Existe algún riesgo potencial de lesión, fuego, explosión, derrame, contaminación ambiental?

6. ¿Existe algún riesgo de que ocurra algún ilícito, conflicto de intereses y/o Impacto en los
bienes y el control interno de la empresa?

7. ¿Se tienen antecedentes de desviaciones que pudieran tener algún impacto en la empresa?

8. ¿Es necesario un conocimiento, habilidad o especial atención para ejecutarse en forma

correcta y consistentemente?

9. ¿Se requiere seguir una serie de pasos en secuencia para mantener la calidad y la
productividad requerida?
10. ¿Se requiere de alguna normatividad y/o controles específicos para cumplir con los parámetros
de SSPA, Operación, Mantenimiento, Construcción, Calidad, Servicios al Cliente Costos,
Adquisiciones, Contratos, Contraloría, Legal, etc.?
11. ¿Se requiere de la participación y la coordinación de diferentes personas y/o departamentos
(incluyendo contratistas) para lograr obtener el resultado deseado?
Si la mayoría de las respuestas o cualquiera de las preguntas 5 y 6 son afirmativas,
la operación / actividad requiere de un procedimiento por escrito.
Ejercicio No. 3
En equipo, en el formato siguiente enlisten los procedimientos que requieren
en su área de trabajo y marquen a qué puesto aplican estos procedimientos.
Previamente anoten en el encabezado de las columnas los puestos que
existen en su área de trabajo.
Al finalizar un representante de cada equipo comentará con el resto del
grupo el resultado.
REGISTRO DE CAPACITACIÓN EN
Empresa: _________________________________________________________________________
Gerencia / planta:_______________________________Área:_______________________________
Fecha: ______________Elaborado por: _________________________________________________
Revisión No:_________

Título del
Puesto Puesto Puesto Puesto Puesto
procedimiento
 Título del
Puesto Puesto Puesto Puesto Puesto
procedimiento