PLAN DE VIAJE DE NEGOCIOS
Ana Gabriela Benites Yucra – Secretariado Ejecutivo/Turno Noche III
Semestre
1. Selección de Destinos
Consideraciones de Negocios: Evalúa los objetivos del viaje para determinar las
ciudades más adecuadas en los Estados Unidos, como Nueva York, Washington D.C., o
San Francisco.
Costos y Tiempo: Considera los costos de viaje y el tiempo de vuelo desde Perú a las
ciudades seleccionadas.
2. Reserva de Vuelos y Alojamiento
Reserva de Vuelos: Utiliza plataformas como Expedia, Kayak o Skyscanner para buscar
y reservar vuelos que se adapten al horario y presupuesto. Busca vuelos directos para
minimizar el tiempo de viaje.
Reserva de Alojamiento: Busca y reserva hoteles que cumplan con los requisitos del
viaje, considerando la ubicación cerca de las reuniones, la calidad del hotel y el
presupuesto disponible. Utiliza [Link] o Airbnb para opciones variadas.
3. Gestión de Documentos y Requisitos de Visas
Documentos de Viaje: Verifica que el pasaporte de tu jefe esté vigente y que tenga el
seguro de viaje adecuado.
Requisitos de Visas: Investiga y gestiona la visa de turista o de negocios necesaria para
entrar a los Estados Unidos. Realiza este proceso con anticipación para evitar
contratiempos.
4. Transporte y Movilidad
Servicios de Transporte: Investiga las opciones de transporte desde el aeropuerto hasta
el hotel, como taxis, Uber o servicios de alquiler de coches.
Movilidad en el Destino: Evalúa la necesidad de alquilar un coche o utilizar el
transporte público para moverse dentro de la ciudad. Plataformas como Enterprise,
Hertz o Avis pueden ser útiles para el alquiler de coches.
5. Seguridad y Salud
Seguridad: Verifica las condiciones de seguridad en las ciudades que visitará tu jefe y
toma medidas preventivas como contratar un seguro de viaje con Allianz o AXA.
Salud: Revisa las condiciones de salud en el destino y asegúrate de que tu jefe lleve los
medicamentos necesarios y que tenga las vacunas requeridas.
6. Comunicación y Contactos
Contactos: Asegúrate de tener los números de teléfono y direcciones de correo
electrónico de contactos clave en los Estados Unidos.
Comunicación: Verifica las opciones de comunicación en el destino, como acceso a
internet y servicios de mensajería para que tu jefe pueda mantenerse en contacto.
Herramientas y Recursos Útiles
Aplicaciones Móviles de Reservas: Utiliza apps como Expedia, [Link] o Airbnb
para gestionar las reservas de vuelos y alojamiento.
Plataformas de Búsqueda: Kayak, Skyscanner y Trivago son útiles para encontrar y
comparar opciones de vuelos y hoteles.
Servicios de Transporte: Uber y Lyft son opciones recomendables para moverse dentro
de las ciudades.
Plataformas de Alquiler de Coches: Empresas como Enterprise, Hertz y Avis son
recomendables para alquilar coches en el destino.
Servicios de Seguro de Viaje: Allianz y AXA ofrecen opciones para asegurar el viaje.
Tareas de la Secretaria
Obtener Pasaporte y Visa: Verifica y prepara los documentos necesarios para el viaje.
Comprar Moneda Extranjera: Compra dólares estadounidenses para gastos locales.
Reserva de Vuelos y Alojamiento: Realiza las reservas de vuelos y hoteles necesarios.
Preparar Documentación: Prepara toda la documentación necesaria, incluyendo
itinerarios de reuniones y materiales informativos.
Transporte al Aeropuerto: Organiza el transporte de tu jefe al aeropuerto y su regreso.
Preparación del Itinerario: Elabora un itinerario detallado de todas las actividades,
reuniones y compromisos durante el viaje.
Gestión de Gastos: Verifica y gestiona los gastos del viaje, incluyendo viáticos y gastos
de alojamiento.
Este plan asegura que todos los aspectos del viaje de negocios estén cubiertos,
facilitando un viaje eficiente y sin problemas para tu jefe.
Para canalizar el costo aproximado del viaje de negocios de Perú a los
Estados Unidos, consideremos los siguientes puntos clave y sus
estimaciones de costos:
1. Selección de Destinos
No tiene costo directo, pero es importante elegir una ciudad adecuada. Para este
ejemplo, consideraremos Nueva York.
2. Reserva de Vuelos y Alojamiento
Reserva de Vuelos:
Vuelo de Lima, Perú a Nueva York, [Link]. (ida y vuelta): Aproximadamente $800 -
$1,200 por persona.
Reserva de Alojamiento:
Hotel en Nueva York (5 noches en un hotel de 4 estrellas): Aproximadamente $200 -
$300 por noche.
Total alojamiento: $1,000 - $1,500
3. Gestión de Documentos y Requisitos de Visas
Documentos de Viaje:
Renovación de pasaporte (si es necesario): Aproximadamente $70.
Requisitos de Visas:
Costo de la visa de negocios para [Link].: Aproximadamente $160.
4. Transporte y Movilidad
Servicios de Transporte:
Taxi/Uber del aeropuerto al hotel y viceversa: Aproximadamente $50 - $100 cada
trayecto.
Total transporte aeropuerto-hotel: $100 - $200
Movilidad en el Destino:
Uber/Taxis dentro de la ciudad: Aproximadamente $20 - $50 por día.
Total movilidad (5 días): $100 - $250
5. Seguridad y Salud
Seguridad:
Seguro de viaje: Aproximadamente $50 - $100.
Salud:
Medicamentos y vacunas (si es necesario): Aproximadamente $20 - $50.
6. Comunicación y Contactos
Comunicación:
Plan de datos móviles internacional: Aproximadamente $10 - $20 por día.
Total comunicación (5 días): $50 - $100.
Resumen de Costos Aproximados
Este resumen proporciona un rango de costos aproximado para cada aspecto del viaje,
sumando un total que oscila entre $2,350 y $3,630. Estos costos pueden variar
dependiendo de la disponibilidad, la época del año, y otras condiciones específicas del
viaje.
Calendario de Actividades
26/06/2024 (Miércoles) 2:00 PM - Visita a una agencia de
Mañana: publicidad destacada.
8:00 AM - Salida del vuelo de Lima, Noche:
Perú a Nueva York, [Link]. 7:00 PM - Cena con el equipo local de
4:00 PM - Llegada a Nueva York y la oficina de Nueva York.
traslado al hotel. 9:00 PM - Retorno al hotel y descanso.
Tarde: 28/06/2024 (Viernes)
5:00 PM - Check-in en el hotel y Mañana:
descanso. 8:00 AM - Desayuno en el hotel.
Noche: 9:00 AM - Conferencia de marketing
7:00 PM - Cena en el hotel o restaurante digital en una universidad local.
cercano. Tarde:
9:00 PM - Revisión del itinerario y 12:00 PM - Almuerzo con ponentes de
documentos para el día siguiente. la conferencia.
27/06/2024 (Jueves) 2:00 PM - Reunión con proveedores de
Mañana: servicios tecnológicos.
8:00 AM - Desayuno en el hotel. Noche:
9:00 AM - Reunión con socios 7:00 PM - Cena libre.
estratégicos en Manhattan. 9:00 PM - Revisión de notas y
Tarde: preparación para el día siguiente.
12:00 PM - Almuerzo de negocios con 29/06/2024 (Sábado)
clientes potenciales. Mañana:
9:00 AM - Desayuno en el hotel.
10:00 AM - Visita turística a puntos 9:00 PM - Revisión de notas y
emblemáticos de Nueva York preparación para el día siguiente.
(opcional). 03/07/2024 (Miércoles)
Tarde: Mañana:
1:00 PM - Almuerzo libre. 8:00 AM - Desayuno en el hotel.
3:00 PM - Tiempo libre para actividades 9:00 AM - Visita a una empresa de
personales. tecnología de marketing.
Noche: Tarde:
7:00 PM - Cena en un restaurante 12:00 PM - Almuerzo de networking.
recomendado. 2:00 PM - Reunión con consultores de
9:00 PM - Retorno al hotel y descanso. marketing.
30/06/2024 (Domingo) Noche:
Mañana: 7:00 PM - Cena con equipo de
9:00 AM - Desayuno en el hotel. liderazgo.
10:00 AM - Día libre para descanso o 9:00 PM - Retorno al hotel y descanso.
actividades personales. 04/07/2024 (Jueves)
Tarde: Mañana:
1:00 PM - Almuerzo libre. 8:00 AM - Desayuno en el hotel.
3:00 PM - Tiempo libre para actividades 9:00 AM - Día libre por el Día de la
personales. Independencia de [Link].
Noche: Tarde:
7:00 PM - Cena en el hotel. 12:00 PM - Almuerzo libre.
9:00 PM - Revisión del itinerario y 2:00 PM - Participación en eventos del
preparación para la semana. Día de la Independencia.
01/07/2024 (Lunes) Noche:
Mañana: 7:00 PM - Cena en un lugar
8:00 AM - Desayuno en el hotel. emblemático.
9:00 AM - Reunión con equipo de 9:00 PM - Espectáculo de fuegos
marketing digital de Nueva York. artificiales y retorno al hotel.
Tarde: 05/07/2024 (Viernes)
12:00 PM - Almuerzo de negocios con Mañana:
directores de marketing. 8:00 AM - Desayuno en el hotel.
2:00 PM - Taller sobre nuevas 9:00 AM - Reunión con startups de
tendencias en marketing digital. marketing.
Noche: Tarde:
7:00 PM - Cena con inversores 12:00 PM - Almuerzo de negocios.
potenciales. 2:00 PM - Revisión de proyectos y
9:00 PM - Retorno al hotel y descanso. estrategias futuras.
02/07/2024 (Martes) Noche:
Mañana: 7:00 PM - Cena con socios estratégicos.
8:00 AM - Desayuno en el hotel. 9:00 PM - Retorno al hotel y descanso.
9:00 AM - Seminario sobre estrategias 06/07/2024 (Sábado)
de branding. Mañana:
Tarde: 9:00 AM - Desayuno en el hotel.
12:00 PM - Almuerzo libre. 10:00 AM - Tiempo libre para
2:00 PM - Reunión con equipo de actividades personales.
desarrollo de productos. Tarde:
Noche: 1:00 PM - Almuerzo libre.
7:00 PM - Cena con colegas de la 3:00 PM - Preparación para el retorno a
industria. Perú.
Noche: 9:00 AM - Check-out del hotel y
7:00 PM - Cena de despedida. traslado al aeropuerto.
9:00 PM - Revisión de documentos y Tarde:
empaque. 12:00 PM - Vuelo de regreso a Lima,
07/07/2024 (Domingo) Perú.
Mañana: Noche:
8:00 AM - Desayuno en el hotel. 8:00 PM - Llegada a Lima y traslado a
casa.
Nota:
Comunicación constante: Asegúrate de que tu jefe tenga acceso a internet y servicios de
mensajería en todo momento.
Gestión de gastos: Lleva un registro detallado de todos los gastos durante el viaje.
Documentación: Mantén una copia de todos los documentos importantes, itinerarios y
contactos disponibles en todo momento.
